Confluence en Jira Software gebruiken voor het plannen en verfijnen van agile sprints

Nu je het voertuig (Confluence) en de brandstof (Jira Software) hebt, is het tijd om naar een hogere versnelling te schakelen en de agile projectmanagementlevenscyclus van je team te optimaliseren. Deze twee krachtpatsers bieden robuuste mogelijkheden die zijn gebouwd om mee te groeien en op te schalen met je onderneming. Of je nu een doorgewinterde agile expert bent of net aan de slag gaat, de functies en sjablonen die in deze tools worden aangeboden, kunnen je team helpen de kracht van agile te ontsluiten.

Confluence en Jira werken naadloos samen om je team tijd te besparen, het probleemoplossingsproces te verbeteren en de manier waarop je team samenwerkt aan projecten te transformeren. Individueel bieden ze op hun eigen manier grote voordelen. Samen vormen ze een niet te stoppen kracht die je team zal helpen de agile visie tot leven te brengen.

Laten we eens kijken hoe we de twee in actie kunnen brengen voor elke fase van de sprint van je team.

Het sprintplan wordt opgesteld door de teamleden en is uniek voor elk team. Planning omvat het creëren van de productbacklog en het bepalen van de scope van het werk die tijdens de sprint haalbaar is voor alle teamleden. Confluence en Jira werken hand in hand om het doel van de sprint te beschrijven en te visualiseren hoe je team eraan gaat werken.

Jira Software ondersteunt elke agile methodologie, inclusief scrum, kanban, gemengde methodologieën en meer. Jira is de enige bron van waarheid voor al het werk dat je team nodig heeft om te leveren tijdens een sprint. Met vooraf geconfigureerde sjablonen om uit te kiezen die volledig aanpasbaar en eindeloos flexibel zijn, helpt Jira Software je team klaar te stomen voor succes.

Jira heeft ingebouwde workflows (to-do, in uitvoering en gereed) die je kunt gebruiken zonder dat je wijzigingen hoeft aan te brengen, of je kunt fris beginnen en je eigen workflows maken. Om je workflow verder aan te passen, hoef je alleen maar een extra status te creëren die past bij de behoeften van je team. Het toevoegen van een 'review'-status geeft bijvoorbeeld aan dat er behoefte is aan kwaliteitsborging voordat de taak als voltooid kan worden gemarkeerd. Je kunt Jira net zo goed (of zo weinig!) laten reflecteren over hoe je team werkt als je zelf wilt.

Voordat je in het planningsproces duikt, is de beste praktijk om de definitie van epics, story's en labels binnen je team vast te stellen. Dit helpt bij het organiseren van het plan van je team en creëert een duidelijke roadmap om aan de slag te gaan met de tools. Het gebruik van checklists in Jira creëert ook een extra laag van toegankelijkheid en zichtbaarheid voor de taakdefinities van je team.

De Jira Issue Checklist App kan automatisch checklists voor definities toevoegen aan elk story. Door Jira-story's op te splitsen in lichte to-do-items wordt het proces nog verder gestroomlijnd, aangezien elke taak duidelijk en gemakkelijk in scope kan worden gedefinieerd. Houd er rekening mee dat de definities in de loop van de tijd zullen veranderen naarmate je team blijft leren, groeien en verbeteren.

Zodra je team best practices in Jira heeft gemaakt, is het tijd om documentatie te maken voor je agile projecten. De beste manier om een project te beheren, is door een projectspace te creëren voor alle relevante kennis in Confluence. Een projectspace fungeert als één aanspreekpunt voor de details van je project, zodat je team gemakkelijk toegang heeft tot de informatie.

Het is belangrijk om een georganiseerde en gestructureerde hiërarchie te creëren in Confluence. Hier zijn twee manieren waarop je team de documentatie kan organiseren:

• Een space aanmaken voor elk functioneel team en pagina's voor elk groot project of initiatief.
• Een space aanmaken voor elk product en pagina's voor elke releasecyclus of lancering.

Confluence biedt meer dan 80 sjablonen om agile praktijken te behouden en iedereen in het team up-to-date te houden. De sjabloon voor sprintplanning is een geweldige blauwdruk om nieuwe projecten te starten en sprintdoelen te definiëren.

Bovendien houdt de sprint retro-sjabloon je team verantwoordelijk voor wijzigingen die in de volgende sprint moeten worden aangebracht. Van strategische planning tot productvereisten en statusupdates, Confluence heeft een sjabloon die perfect past bij jouw project.

Nu je team klaar is met Jira en je Confluence-documentatie in orde is, ben je gereed om Confluence-pagina's te koppelen aan Jira-projecten. Dit biedt je team alle context, informatie en traceerbaarheid die het nodig heeft om met succes aan de slag te gaan met hun taken, zonder tussen meerdere applicaties te hoeven wisselen.

In Jira kun je Confluence-pagina's eenvoudig rechtstreeks in de software toevoegen. Verbind in Confluence je projectspaces rechtstreeks met Jira. Nu heb je een link tussen alle gekoppelde pagina's en de documentatie!

Pro-tip: je kunt ook snel actie ondernemen voor ontbrekende stukken werk door taken rechtstreeks in Confluence aan te maken! Markeer de tekst in je documentatie en tijdens de integratie wordt de tekst automatisch in een Jira-issue ingevoegd.

Confluence en Jira bereiden je team voor op succes door een toegankelijke, gestroomlijnde aanpak van je agile proces te creëren. De software zorgt ervoor dat je team op de goede weg is voor een optimale agile sprintcyclus door alle issues te elimineren - behalve die welke je zelf maakt.

De sprintplanningsfase biedt een solide basis voor het agile proces van je team. In dit stadium moet de productbacklog up-to-date en verfijnd zijn om duidelijkheid te bieden. Merk op dat het succes van je sprintplanning afhangt van hoe goed je de verfijningsfase hebt doorlopen. Daarom is het cruciaal om zoveel mogelijk duidelijkheid vooraf te krijgen om iedereen te helpen de transparantie te verkrijgen die nodig is om aan het werk te gaan.

Zoals eerder vermeld, gebruik je de sjabloon Sprintplanningmeeting in Confluence om je team te helpen het planningsproces te optimaliseren. Hier zijn vier stappen om je op de goede weg te helpen:

1. Begin je sprintplanningsmeeting door alle open vragen van de vorige sprint op te volgen voordat je de huidige sprintdoelen aanpakt.
2. Bepaal als team wat je gaat bereiken in de loop van de sprint. Gebruik de sjabloon om je team op één lijn te brengen met dezelfde visie.
3. Presenteer de snelheid van je team om je team te helpen de bijdragen van elk lid te begrijpen en te zien hoeveel werk ze kunnen voltooien tijdens de sprint.
4. Plan de capaciteit van je team en registreer eventuele risico's. Je hebt alles wat je nodig hebt op één plek om je voor te bereiden op de komende sprint.

Bij Atlassian zijn we sterk afhankelijk van sprintplanning om de uitvoering opnieuw te focussen, verrassingen te minimaliseren en code van hogere kwaliteit te garanderen. Onze stapsgewijze processen voor het aansturen van scrumprojecten met Jira en Confluence helpen ons bij het prioriteren en organiseren van onze agile sprintcycli.

Het doel van de verfijningsfase (ook wel backlog-grooming of backlogverfijning genoemd) is duidelijke verwachtingen te scheppen bij belanghebbenden en andere teams. Tijdens deze fase beoordelen de producteigenaar en het team items op de productbacklog om ervoor te zorgen dat story's prioriteit krijgen en klaar zijn voor levering. Deze fase is cruciaal om ervoor te zorgen dat de backlog gezond blijft en wordt gevuld met relevante items die op de juiste manier met details en prioriteiten worden geschat.

Userstory's zijn een informele uitleg van een softwarefunctie die is geschreven vanuit het perspectief van de persoon die een bepaalde capaciteit wenst. Een userstory is bedoeld om te definiëren hoe een softwarefunctie waarde aan de klant biedt. Goed geschreven userstory's helpen het team om productverhogingen te bereiken op basis van de voltooiing van die userstory's.

Volg als best practice de INVEST-criteria bij het schrijven van userstory's. Dit framework helpt het team werk op te splitsen in kleine werkeenheden en de schatting en sprintplanning te verbeteren, wat leidt tot nauwkeurigere prognoses en meer wendbaarheid.

• Het acroniem INVEST definieert een goede userstory als:
• Independent (onafhankelijk)
• Negotiable (onderhandelbaar)
• Valuable (waardevol)
• Estimable (schatbaar)
• Small (klein)
• Testable (testbaar)

Onthoud dat de productbacklog ook als basis dient voor iteratieplanning. Userstory's zijn maar een van de meegeleverde werkitems, samen met bugs, ontwerpwijzigingen, verzoeken van klanten, actie-items enz. Op deze manier kan je team ervoor zorgen dat de werkitems van iedereen worden opgenomen in de algemene discussie voor elke iteratie.

Enkele veelvoorkomende valkuilen in deze fase zijn het niet aanpassen van de backlogfeedback, beperking van backlogitems tot alleen items die klantgericht zijn en de behandeling van de backlog als een opslagdocument in plaats van een middel om updates te bieden. Om dit te voorkomen, kun je een verfijningsbord aanmaken in het Jira-project van je team om het hele verfijningsproces te visualiseren en je team te helpen zicht op de voortgang van het werk te houden. Het opzetten van een tijdlijn is ook een goed initiatief om een actieplan op te stellen dat zich in de loop van de tijd verder ontwikkelt.

In Jira Software wordt al het werk van het team, inclusief items over de productbacklog, gevisualiseerd op de tijdlijn. Deze mate van transparantie maakt het voor het team makkelijker om beslissingen te nemen over huidig of toekomstig werk. De tijdlijn in Jira helpt teams ook om afhankelijkheden te beheren en de voortgang van het grote geheel in realtime te volgen. Houd er rekening mee dat agile niet gaat over het creëren van beperkingen met rigide plannen, maar om flexibel te blijven over het pad dat je volgt voor een geslaagde sprintcyclus en om waarde te leveren aan je klant. Jira heeft tientallen gratis sjablonen waarmee je snel aan de slag kunt.

Het kan een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat projectinformatie up-to-date blijft zonder jouw team extra werk te bezorgen. Gelukkig is er een eenvoudigere manier dankzij automatisering in Jira. Met een regelbouwer zonder code kunnen teams hun processen met een paar klikken automatiseren. Bovendien is automatisering in Jira volledig aanpasbaar en stelt het jouw team in staat om regels op te stellen die voldoen aan hun specifieke behoeften om tijd te besparen en Jira up-to-date te houden.

Enkele voorbeelden van regels zijn onder meer:

• Sluit de hoofdissue als de laatste subtaak wordt gesloten.
• Sluit alle issues en verstuur een melding naar klanten als een bugfix wordt geleverd.
• Wanneer een klant een issue aan de orde stelt, maak je een gekloond issue en wijs je dit toe aan een ingenieur.

Om je team te helpen snel en probleemloos aan de slag te gaan, bevat Jira Software voorbeeldsjablonen voor automatiseringsregels die zijn gebouwd rond veelvoorkomende usecases.

Hoewel Jira Software je team helpt beter samen te werken, is het belangrijk om voortgang, resultaten en beslissingen te delen met teamleden en belanghebbenden. De plek waar kennis en samenwerking samenkomen, is waar Confluence uitblinkt. Ga aan de slag door een Confluence-pagina te maken met de sjabloon voor Jira-rapporten. Selecteer het project waar je een rapport van wilt opstellen en de sjabloon maakt automatisch een vooraf geconfigureerde pagina voor de rapportstatus. Het rapport geeft automatisch cirkeldiagrammen weer op basis van de velden van je Jira-project, zoals prioriteit, issuetype en meer.

Zoals je kunt zien, zijn er eindeloos veel manieren waarop Jira en Confluence elkaar aanvullen, vooral tijdens de verfijningsfase. Confluence verzamelt de ideeën, plannen, rapporten en kennis van je team, terwijl Jira je issues en workflow bijhoudt. Je team kan erop vertrouwen dat de twee toepassingen samenwerken om hen te helpen de klus te klaren.

Naarmate je team agile processen en tools in de loop van de tijd begint te implementeren, past de toepassing zich op natuurlijke wijze aan de behoeften van je team aan. We hopen dat je team de enorme voordelen zal ervaren van het gebruik van Confluence en Jira om agile projecten te beheren met georganiseerde workflows, taakregistratie en geïntegreerd documentbeheer.

Klaar om te sprinten naar het volledige potentieel van je team? Ga aan de slag met Confluence en Jira Software.