In de sterk geïntegreerde en snelle omgeving van vandaag kunnen zelfs kleine projecten complex zijn. Een projectroadmap biedt een uitgebreide aanpak voor het definiëren en beheren van het werk om dit succesvol te voltooien. Het maakt duidelijk wat je aan het bouwen bent, hoe je dit aanpakt en waarom je het bouwt. In tegenstelling tot een projectplan dat gedetailleerder is en de voortgang bijhoudt, bevat de projectroadmap doelen op hoog niveau, de scope van het project en de benodigde bronnen.
Een goed uitgevoerde projectroadmap is een belangrijke tool voor projectbeheer om teams en belanghebbenden gedurende het hele proces gefocust te houden met een visueel en eenvoudig te begrijpen document. Gebruik deze handleiding om erachter te komen hoe je een projectroadmap aanmaakt om teams te helpen bij het plannen, definiëren en communiceren van de essentiële informatie van elk project.
Hoe maak je een projectroadmap aan in acht stappen
De eenvoudigste manier om een visuele projectroadmap aan te maken is door deze in stappen op te splitsen, te beginnen met de doelen en de scope. Met deze basis kun je de belanghebbenden identificeren, de vereisten verzamelen, het werk in fasen opsplitsen, de taken en bronnen definiëren, de voltooiingstijd inschatten en de afhankelijkheden in kaart brengen. Het resultaat is een roadmap waarin staat wat je aan het bouwen bent, hoe je dit aanpakt en waarom je het bouwt. Lees verder om te leren hoe je in acht eenvoudige stappen een projectroadmap schrijft.
Jira biedt zichtbaarheid van bovenaf om teams te helpen hun werk te plannen, de voortgang bij te houden en afhankelijkheden in kaart te brengen. Het vertrouwde platform van Jira voor het aanmaken van roadmaps en de ingebouwde flexibiliteit bieden de tools om projecten van het begin tot de markt te beheren, ongeacht wat er in het proces naar voren komt. Van belanghebbenden tot ontwikkelaars, de visuele weergave zorgt voor een snel inzicht en bevordert weloverwogen besluitvorming.
Stap 1: definieer de doelen en de scope van het project
De eerste stap bij het aanmaken van een projectroadmap is het definiëren van je projectdoelen, wat helpt om te bepalen wat je moet opnemen en bewaren voor later in de roadmap. Bedrijven die producten van hoge kwaliteit leveren, begrijpen de voordelen van projecten die zijn gericht op SMART-doelen. Hoewel het verleidelijk is om functies en opties toe te voegen die geen deel uitmaken van de vereisten, is het verstandig om meerdere kleinere projecten te plannen, elk met een eigen focus. Dit zal de algehele kwaliteit en de time-to-market verbeteren en ervoor zorgen dat de behoeften van de klant worden vervuld.
De scope is het werk dat het project omvat. Stel bijvoorbeeld dat je doel is om de inschatting van de kosten voor de ontwikkeling van een nieuwe startpagina te verbeteren tot een marge van vijf procent ten opzichte van de werkelijke kosten. In dat geval kan de scope van het project bestaan uit de integratie met actuele leveranciersgegevens, de implementatie van trendmodellen op basis van kunstmatige intelligentie en het ontwikkelen van realtime updates.
Om het project gericht en haalbaar te houden, kan de scope verbeteringen in de gebruikerservaring uitsluiten. Het helpt om dit te benoemen, zodat je scope-creep voorkomt.
Stap 2: stel vast wie de belanghebbenden zijn
Stel de belanghebbenden, teamleden, sponsors, klanten en andere belangrijke partijen vast. Teams die goed samenwerken verbeteren de productiviteit doordat ze weten wie verantwoordelijk is voor elk projectelement. Dit versnelt de besluitvorming en voorkomt dat er overbodig werk wordt gedaan. Het bevordert ook effectieve communicatie vanaf het begin.
Stap 3: verzamel de vereisten
De vereisten bieden duidelijke richtlijnen over wat het eindproduct moet bereiken. Als de scope strategische partnerschappen bevat, zijn de vereisten afhankelijk van de partner, het soort gegevens dat moet worden geïntegreerd, hoe je de gegevens gaat integreren en de verwachte resultaten van het project.
Voorbeeldverklaring: de functie voor de inschatting van kosten haalt via een open API realtime inventarisgegevens van een leverancier, zodat gebruikers uit de beschikbare opties kunnen kiezen om de huidige kosten te zien.
Rangschik samen de vereisten op basis van prioriteit en haalbaarheid. Op basis van de tijdlijn van het project, de inspanning en de beschikbare bronnen helpt dit het team met beslissen wat ze moeten inplannen ten opzichte van wat ze moeten bewaren voor later.
Stap 4: splits het project op in fasen
Splits het werk op in fasen of mijlpalen. Elke fase vertegenwoordigt een belangrijke projectfase met een duidelijk omschreven resultaat.
Fase 1 kan bijvoorbeeld zijn het op betrouwbare wijze ophalen van alle partnergegevens op aanvraag; fase 2 kan zijn het voltooien van de gebruikersinterface van de applicatie op basis van hoe de gebruiker omgaat met de gegevens; fase 3 kan bestaan uit het standaardiseren van rapporten voor continue gebruikersanalyses, enzovoort.
Stap 5: definieer de taken en activiteiten
Splits de taken en activiteiten binnen de fasen op om de doelstelling te bereiken. Fase 1 kan bijvoorbeeld bestaan uit het implementeren van API-codes en het valideren van de toegankelijkheid en integriteit van gegevens.
Het is belangrijk om het team te betrekken bij projectsamenwerking zodat je de collectieve ervaring van alle leden krijgt. Deze stap verfijnt de projectplanning door ervoor te zorgen dat alle activiteiten worden opgenomen. Identificeer wie verantwoordelijk is voor elke activiteit om je voor te bereiden op de volgende stap.
Stap 6: maak een schatting van de tijd en bronnen
Je hebt de doelen, fasen en activiteiten gedefinieerd. In deze stap helpt een visuele weergave om de geschatte tijd en bronnen weer te geven. De bronnen zijn onder ander mensen, technologie, materialen en budgetten, alles wat nodig is om het project te voltooien.
Maak gebruik van de ervaring van je team om een schatting te maken van tijd en bronnen. Je data-engineer weet waarschijnlijk hoe lang het duurt om gegevens te integreren op basis van het type, volume en volwassenheid van de bron. Beveiligingsleden kunnen bepalen welke hardware of beleid nodig zijn om aan de regelgeving te voldoen. Dit kan van invloed zijn op het budget en de tijdlijn, dus dit is het moment om ze vast te leggen.
Stap 7: identificeer de afhankelijkheden
Breng de afhankelijkheden in kaart om een projecttijdlijn aan te maken met behulp van een Gantt-diagram, Kanban-bord of een andere visuele weergave van taken. Het bouwen van een interface voor externe gegevens is bijvoorbeeld afhankelijk van de ontwikkeling van een API of een andere integratie om de gegevens te verkrijgen. Een visuele weergave helpt om snel knelpunten, beperkingen en de hoeveelheid bronnen te identificeren.
Stap 8: communiceer en volg de voortgang
Deel je projectroadmap met belanghebbenden en vraag om hun goedkeuring voordat het project begint. De resultaten moeten aan hun behoeften voldoen en het aanpassen van de scope of aanpak zal eenvoudiger zijn als er al een roadmap is opgesteld. Projectmanagers houden vaak een kick-offvergadering om iedereen bij elkaar te brengen om het werk te bespreken en vragen te stellen.
De communicatie stopt echter niet bij de kick-offvergadering. Zorg ervoor dat je de voortgang van het project in de gaten houdt en dat je op de hoogte blijft van problemen. Organiseer regelmatig statusvergaderingen met belanghebbenden om hen gedurende het project op de hoogte te houden.
Essentiële componenten van een projectroadmap
Een uitgebreide projectroadmap bevat het volgende:
- Doelen begeleiden het werk van het team door te definiëren wat je team aan het bouwen is en waarom.
- Mijlpalen helpen het team om het werk in haalbare fasen te verdelen en vooruitgang te tonen.
- Met vereisten kan het succes van mijlpalen en taken gemeten worden.
- Taken identificeren al het werk dat nodig is om het project te voltooien.
- Tijdlijnen bevatten de duur en volgorde van elke mijlpaal en taak.
- Afhankelijkheden helpen bij het identificeren van de logische volgorde van taken en bij het verbeteren van tijdsinschattingen.
De juiste tool kiezen voor het opstellen van projectroadmaps
Het kiezen van de juiste tool hangt af van de vereisten en voorkeuren van je project. Functies zoals Gantt-diagrammen en Kanban-borden tonen projectinformatie in een visuele indeling die afhankelijkheden en tijdlijnen begrijpelijker maken. Jira biedt tools voor end-to-end projectbeheer en bevat de volgende roadmapfuncties:
- Borden helpen teams bij het plannen, visualiseren en beheren van het werk. Dit doen ze door onderdelen van het werk weer te geven als visuele kaarten die je kunt verplaatsen tussen kolommen of fasen en waarvan je automatisch de tijdlijninformatie kunt bijwerken.
- Issues splitsen een grote hoeveelheid werk op in kleinere, beheersbare onderdelen. Je kunt issues gebruiken om relevante taakinformatie en statussen vast te leggen om je hele team op de hoogte te houden.
- Met tijdlijnen kunnen teams epics toevoegen en werkitems, afhankelijkheden en releases in kaart brengen.
Als je klaar bent om een projectroadmap aan te maken, gebruik dan het gratis sjabloon voor een projectroadmap van Jira om teams naadloos op elkaar af te stemmen en de samenwerking te verbeteren.
Best practices voor het aanmaken van projectroadmaps
Door belanghebbenden bij het planningsproces te betrekken, zorg je ervoor dat wat je bouwt aan hun behoeften voldoet. Door je roadmap eenvoudig en visueel aantrekkelijk te houden, blijven teams en belanghebbenden betrokken naarmate het project vordert. Daarnaast zorgt het regelmatig bijwerken van de roadmap ervoor dat het team flexibel blijft. Verwacht veranderingen en pas je hierop aan.
Jira kan teams helpen zich aan de best practices te houden. Door complex werk op te splitsen in issues, beheer je kleinere hoeveelheden werk en zorg je voor de flexibiliteit om prioriteiten te veranderen, problemen vroegtijdig te identificeren en op koers te blijven. Teams kunnen Confluence-pagina's rechtstreeks vanuit Jira aanmaken, zodat ze één informatiebron hebben die het project van begin tot eind georganiseerd houdt.
Projectroadmaps aanmaken met Jira
Het zien en begrijpen van overkoepelende doelen zorgt ervoor dat je effectief je werk kunt plannen en prioriteren, afhankelijkheden in kaart kunt brengen, bronnen kunt beheren en de voortgang kunt volgen. Jira biedt flexibiliteit in een visuele weergave zodat iedereen op één lijn zit. Teams kunnen zien waar ze aan werken, wat er nog moet komen in de context van de projectdoelen en ze kunnen effectief samenwerken binnen het bedrijf met behulp van een centrale repository.
Projectroadmap: veelgestelde vragen
Wat moet een projectroadmap bevatten?
Bijna elke projectroadmap, ongeacht de omvang, bevat dezelfde elementen: doelen, mijlpalen, vereisten, taken, resources, tijdlijnen en afhankelijkheden.
Wat is een voorbeeld van een projectroadmap?
De indeling van een projectroadmap kan variëren, afhankelijk van het soort project. Een roadmap voor softwareontwikkeling kan plannings-, ontwikkelings-, test- en implementatiefasen bevatten. Binnen elke fase kunnen er specifieke mijlpalen zijn op basis van de taken en deadlines.
De ontwikkelingsfase kan bijvoorbeeld mijlpalen bevatten voor gegevensstandaardisatie, externe integratie en het berekenen van prijzen en kortingen. Gedetailleerde taken, afhankelijkheden, toewijzing van resources en tijdlijnen vallen binnen die mijlpalen.
Kun je een sjabloon gebruiken om projectroadmaps te maken?
Teams gebruiken vaak sjablonen om het maken van een projectroadmap te versnellen. Je kiest een tool op basis van je specifieke projectbehoeften. Met zeer flexibele tools kun je het proces aanpassen, ongeacht de omvang en scope van je projecten.
Jira biedt sjablonen, de flexibiliteit om je projectroadmap aan te passen en complete tools voor projectbeheer, waardoor je met één gecentraliseerde tool van idee naar project en ondersteuning kunt gaan.