Programmamanagement versus projectmanagement

Programma's en projecten vormen de kern van veel zakelijke inspanningen. Om een metafoor te gebruiken: projecten zijn als treinen die worden bediend door projectmanagers, die helpen het werk van een team tot stand te brengen om doelen te bereiken en uiteindelijk met een afgewerkt product of een service komen.

Om verder te gaan met de metafoor: een programma is als een verzameling treinen die op verschillende sporen rijden, maar toch naar hetzelfde station of doel gaan. De programmamanager is de stationschef en leidt de verschillende projecttreinen naar de juiste plek.

Programmamanagement is het proces van het beheren van programma's die zijn afgestemd op zakelijke doelstellingen die de prestaties van de organisatie verbeteren. Programmamanagers houden toezicht op de verschillende projecten en andere strategische initiatieven in een organisatie en coördineren deze.

Programmamanagers helpen ook om organisatieverandering te stimuleren door te helpen met agile transformaties, waaronder het helpen implementeren van DevOps-praktijken en -principes. Programmamanagers kunnen programmamanagementpraktijken en -processen afstemmen op agile waarden zoals samenwerking, teamautonomie en empowerment, waarde leveren aan klanten en zich aanpassen aan veranderingen in het moment. Een programmamanager kan agile en DevOps tot leven brengen voor teams in grote programma's of individuele projecten door programma's af te stemmen op de specifieke vereisten en kansen van het bedrijf.

Programmamanagement wordt soms verward met projectmanagement. Projectmanagement is het proces waarbij een project wordt geleid dat door een team wordt uitgevoerd om bepaalde doelen te bereiken, zoals het bouwen van een nieuw product.

Een project vertegenwoordigt één gefocust stuk werk met een specifieke scope en gedefinieerde output. Projecten kunnen meerdere jaren lopen, maar hun belangrijkste focus blijft hetzelfde. Het succes van een project kan worden gemeten aan de hand van de levering van artefacten en resultaten die aansluiten op de grotere doelen van een programma.

Projectmanagement is het proces van het leveren van waarde die een programma stapsgewijs vooruit helpt. Ondanks de nadruk op artefacten en deliverables, omvat projectmanagement nog steeds strategie en planning, aangezien een projectmanager moet bepalen hoe hij de doelen kan bereiken die aan het begin van het project zijn uiteengezet. Zodra een project aan de gang is, volgt een projectmanager de voortgang, wijst hij middelen toe, beheert hij risico's, communiceert hij, enzovoort.

Programmamanagement omvat het beheren van een programma met meerdere, gerelateerde projecten. Omdat programma's gekoppeld zijn aan strategische initiatieven, zijn ze vaak langlopend en mogelijk permanent. Programma's lopen bij organisatieverandering door, dragen bij aan meerdere doelen en bevatten veel projecten die specifieke componenten van het grotere strategische initiatief opleveren.

Projecten hebben:

• Een reeks taken met een duidelijke deliverable en een deadline voor voltooiing
• Betrekking op het maken, bijwerken of beoordelen van een bepaald document, proces, resultaat of een andere enkele werkeenheid
• Een vooraf gedefinieerde scope die beperkt is tot een specifieke output
• Verbeterde kwaliteit, efficiëntie, kostenbeheer of klanttevredenheid op een specifieke en vooraf bepaalde manier
  

Programma's hebben:

• Onbekende of vloeiende deadlines vanwege de grote scope en impact van het werk dat gedurende een lange periode continu moet worden uitgevoerd
• Meerdere deliverables met onderling gerelateerde afhankelijkheden die kunnen blijven evolueren op basis van veranderende bedrijfsbehoeften
• Een reeks deliverables die samen zijn voltooid om de efficiëntie, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of andere zakelijke behoeften te verhogen
• Het werk stelt het bedrijf in staat om een bedrijfsdoel of initiatief op lange termijn te bereiken dat voor altijd zal worden uitgevoerd
• Succes levert voordelen op lange termijn op of ontsluit nieuwe mogelijkheden voor de organisatie
  

Programmamanagers moeten een evenwicht vinden tussen het leveren van artefacten, het oppakken van strategische beslissingen, het beheren van belanghebbenden en het beperken van risico's in het hele programma. In een volledig ondersteund organisatieprogramma moeten programmamanagers zelf in staat zijn (of contact kunnen leggen met de juiste mensen daarvoor) om elk probleem op te lossen en af te zwakken dat van invloed is op het strategische initiatief dat ze willen bereiken.

Vanwege hun ruime verantwoordelijkheden spelen programmamanagers een sleutelrol in bedrijven. De rol is van nature flexibel om de verschillende uitdagingen aan te gaan waarmee teams worden geconfronteerd tijdens de productie.

Op elke willekeurige dag kan een programmamanager een van de volgende taken uitvoeren:

De status van de portfolio evalueren

Een programmamanager beoordeelt en evalueert een portfolio door contact te leggen met teams om eventuele mogelijkheden voor risicobeperking of verbetering te identificeren. Deze contacten kunnen plaatsvinden in de vorm van een praatje bij de koffieautomaat of een teamvergadering. Het doel van de programmamanager is om voldoende in contact en betrokken te blijven om gezamenlijk naar gedeelde doelen toe te werken. Dit omvat het in contact blijven met projectteams om ervoor te zorgen dat de projectmanagers worden ondersteund en gedeblokkeerd.

Risico's beheren

Risicobeheer is een belangrijk onderdeel van portfoliobeheer. Risico's zijn onder meer het loslaten van een projecttijdlijn, veranderende vereisten of de ontdekking van extra belanghebbenden. Een programmamanager moet zich bewust zijn van alles wat van invloed kan zijn op de voortgang of uitkomst van het programma en gerelateerde projecten. Idealiter kan een programmamanager corrigerende maatregelen nemen om risico's in de portfolio te verminderen of beheren.

Het programma uitvoeren

Programmamanagers zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma. Dit omvat:

• Beheer van budgetten en middelen in samenwerking met projectmanagers
• De bedrijfsparameters en controles definiëren
• Handhaving van de kernelementen van het programma die de basis vormen van teamcharters en andere vaststellingsdocumenten
  

In gesprek gaan met belanghebbenden

Een programmamanager legt contact met belanghebbenden om een idee te krijgen van de bredere context rond doelen. Deze gesprekken bieden belangrijke inzichten in het totale plaatje. Door samen te werken met belanghebbenden kan een programmamanager projectteams helpen begeleiden.

Het bedrijfsmodel verfijnen

Het bedrijfsmodel geeft vorm aan de manier waarop teams vooruitgang boeken in de richting van hun doelen. Dit kan het opzetten van communicatiekanalen en rapportagemethoden omvatten, het identificeren van doelen of het vaststellen van prioriteiten in het hele programma. In de loop van een programma optimaliseert een programmamanager het bedrijfsmodel om de kans op succes te vergroten en de impact van risico's te verminderen.

Beslissingen ondersteunen

Besluitvorming neemt vele vormen aan, van het houden van een vergadering met besluitvormers tot het verzamelen van achtergrondinformatie over de vereiste beslissingen, of het uitvoeren van een vergelijkende analyse van meerdere opties. Specifieke programmamanagers kunnen verschillende gebieden prefereren, afhankelijk van hun sterke punten. De programmamanager beoordeelt de resultaten om mogelijkheden voor verbetering in systemen, processen of resultaten te identificeren.

De focus en scope van elke programmamanager bepalen de specifieke kenmerken van hoe ze omgaan met deze praktijken.

Een gemiddelde dag voor een projectmanager kan bestaan uit het volgende:

• Controleren van de status van een deliverable om te bepalen of deze op tijd en binnen budget wordt geleverd
• Een wachtrij bekijken om nieuw werk te identificeren, bestaande taken te bewaken en specifieke elementen voor het projectteam te deblokkeren
• Maak een plan voor het bereiken van een specifieke mijlpaal waarin de mogelijkheden voor belanghebbendenmanagement en communicatie worden beschreven
• Zorg ervoor dat projectwerk voldoet aan de kwaliteits- en betrouwbaarheidseisen die aan het begin van het project zijn vastgesteld
  

Zoals je kunt zien, werken programma- en projectmanagers aan sterk gerelateerde taken. Het belangrijkste verschil tussen deze twee rollen betreft scope en dubbelzinnigheid:

• Projecten worden vanaf het begin strak ingedeeld en gecontroleerd, terwijl programma's een grotere scope hebben die in de loop van het programma kan veranderen.
• Projecten hebben beperkte dubbelzinnigheid omdat succes in het begin duidelijk is gedefinieerd, terwijl programma's door dubbelzinnigheid heen moeten werken om te definiëren wat er moet gebeuren en te bepalen hoe 'succes' voor het algemene programma kan worden geconceptualiseerd.
  

Het Program Management Institute merkt op dat "organisaties met volwassen programmabeheer veel succesvoller zijn dan organisaties zonder". Dat komt omdat programmabeheer organisaties in staat stelt beter af te stemmen op strategische doelen, onderlinge afhankelijkheden van projecten te beheren, resources beter te beheren enzovoort.

Jira Align biedt functies voor programmabeheer die de bedrijfsstrategie verbinden met technische uitvoering. De functies voor programmabeheer omvatten visuele programmaborden, prognoses en simulatie, programmatracking, roadmaps op meerdere niveaus, beheer van onderlinge relaties enzovoort.

Meer informatie over de functies voor programma-management van Jira Align. Bekijk ook de geavanceerde planning van Jira voor strategische planning.