Workflowschema's, of stroomdiagrammen, zijn visuele infographics waarmee de opeenvolgende stroom van stappen of taken wordt beschreven die bij een proces is betrokken. De schema's functioneren als roadmaps om het werk gedaan te krijgen.
Workflowschema's bevatten standaardvormen en -symbolen waarmee elke fase van een proces of elke beslissing wordt weergegeven. Het beste van alles is dat het diagram laat zien hoe elke stap overgaat in de volgende, inclusief alle vertakkingspaden en meerdere keuzes. Het zijn handige hulpmiddelen voor projectplanning en het verbeteren van de manier waarop je werk verloopt.
In deze handleiding wordt dieper ingegaan op workflowschema's, zoals wanneer je ze moet gebruiken, hoe je ze aanmaakt en meer.
Wat is een workflowschema?
Een workflowschema (of stroomdiagram) is een visuele weergave van een proces. Met een workflowschema wordt een reeks stappen beschreven van begin tot eind. De diagram kan meerdere vertakkingsopties bevatten op elk beslissingspunt. In workflowschema's wordt traditioneel gebruikgemaakt van verschillende vormen, verbanden en symbolen om taken te onderscheiden van beslissingen en om de werkstroom te beschrijven.
Deze stroomdiagrammen helpen teams te begrijpen hoe hun werk past in het algemene proces van het bedrijf en hoe dit bijdraagt aan het eindproduct. Workflowschema's zijn cruciale hulpmiddelen voor de onboarding van nieuwe teamleden. Je kunt er namelijk onbekende processen mee omzetten in gemakkelijk verwerkbare infographics.
Wanneer moet je een workflowschema gebruiken?
Workflowschema's zijn handig als je een proces in meerdere stappen wilt visualiseren of het moet definiëren voor je belanghebbenden, maar er zijn nog genoeg andere situaties waarin je een workflowschema moet gebruiken.
Stroomdiagrammen zijn ideaal voor procesoptimalisatie. Door een proces visueel op te stellen, kun je zien in welke stappen beslissingen of taakoverdrachten tot vertragingen kunnen leiden. Zo kun je gemakkelijker gebieden identificeren die je moet verbeteren en optimaliseren.
Stroomdiagrammen zijn handig voor onboarding en training. Als je nieuwe teamleden nog niet bekend zijn met je proces, is het workflowschema handig als trainingstool. Je kunt ze met een stroomdiagram snel aan het werk krijgen. Nog een reden waarom procesdocumentatie cruciaal is voor je werk, aangezien je processen zo voortdurend veranderen!
Workflowschema's zijn essentieel voor projectmanagement. Complexe projecten beheren is nooit lineair, maar met behulp van een workflowschema kun je de verschillende stappen en afhankelijkheden tussen taken visualiseren. Dit visuele hulpmiddel is een hulpmiddel voor agile projectmanagement waarmee je een betere strategische planning kunt krijgen, omdat elke stap in je proces erin wordt gedocumenteerd en iedereen erop kan afstemmen.
Voordelen van het gebruik van een workflowschema
Workflowschema's zijn om verschillende redenen waardevolle hulpmiddelen, waaronder de volgende:
- Duidelijkheid: Dankzij stroomdiagrammen leer je een proces begrijpen en wordt het makkelijker dit te volgen. Door alles op een pagina te zetten, kunnen belanghebbenden op de hoogte worden gesteld van je proces en de tijdlijn van je project. Als je deze stappen namelijk deelt met je team, kun je interne processen sneller aanleren en iedereen op dezelfde lijn houden over hoe je dingen doet binnen je bedrijf.
- Knelpunten: Met stroomdiagrammen kun je gemakkelijk inefficiënties in je proces detecteren. Je kunt gemakkelijk de beslissingspunten zien waar mensen vertragingen kunnen ervaren als gevolg van knelpunten. Als je dit risico identificeert, kun je het proces optimaliseren om die inefficiënties weg te nemen.
- Samenwerking: Workflowschema's zijn uitstekende uitgangspunten voor samenwerking, hoewel ze op het eerste gezicht misschien niet zo lijken. Wanneer je een proces opstelt in een stroomdiagram, kunnen teamleden helpen bij het werk wanneer er knelpunten optreden. Door de werkstroom in kaart te brengen, kunnen teams ook bepalen wie verantwoordelijk is voor specifieke beslissingen. Zo weten mensen bij wie ze terecht kunnen voor hulp.
Een workflowschema aanmaken
Workflowschema's zijn nuttig, maar hoe maak je een nuttig sjabloon voor een workflowschema? In dit gedeelte worden de belangrijkste stappen behandeld om een effectief stroomdiagram op te stellen; van het proces definiëren tot de juiste symbolen gebruiken voor elke stap.
Het proces definiëren
Met een workflowschema wordt een specifiek proces geschetst. Je moet duidelijk definiëren welk proces je wilt omzetten in een stroomdiagram. Wat zijn de doelstellingen van je diagram? Zoek uit wat de scope van het werk is, oftewel wat onderdeel uitmaakt van het visuele en wat niet, en de belangrijkste componenten die deel moeten uitmaken van het beeld. Als je de tijd neemt om dit goed te doen, voorkom je dat je een al te ingewikkeld beeld maakt.
Een lijst van de stappen maken
In het stroomdiagram wordt een proces beschreven, dus je moet alle stappen uitzoeken en in een lijst zetten. Als je processen hebt die uit meerdere stappen bestaan, moet je de processen verdelen in afzonderlijke taken die je achter elkaar kunt uitvoeren. Zo blijft het diagram gemakkelijk te begrijpen, terwijl je toch een nauwkeurige weergave aanmaakt van het het proces dat je wilt vastleggen.
Informatie verzamelen
Welke gegevens worden in elke stap verwerkt? Verzamel relevante gegevens en leg die vast voor het workflowschema. Deze informatie heeft een teamlid wellicht nodig om een stap te kunnen voltooien en kan details bevatten zoals invoervereisten, verantwoordelijke partijen en zelfs afhankelijkheden tussen taken. Hoewel niet alle gegevens in het uiteindelijke stroomdiagram terechtkomen, kan het handig zijn om deze gegevens bij de hand te hebben om elke stap context te geven.
Inefficiënties identificeren
Als je eenmaal alle stappen hebt opgesomd en de nodige informatie hebt verzameld, moet je het proces kritisch bekijken. Wat zijn de huidige inefficiënties? In welke fase ervaar je vertragingen of knelpunten? Om het proces te optimaliseren voordat je de workflow aanmaakt, moet je deze uitdagingen al vroeg identificeren.
De workflow aanmaken
Maak vervolgens de eigenlijke afbeelding voor je workflowschema. Gebruik een visualisatietool om je nieuw gedefinieerde proces om te zetten in een visuele workflow. Kies de juiste symbolen en connectoren om aan te geven hoe de taken in elke stap verlopen, zodat in je diagram het hele proces effectief wordt geïllustreerd.
Jira is het perfecte platform om dit workflowschema te maken, omdat de projectmanagementfuncties teams helpen om werk te definiëren, projecten te plannen en de voortgang in realtime bij te houden voor belangrijke data en resultaten. Je kunt Jira-workflows gebruiken om te beschrijven welke stappen je team neemt om een project van aanmaak tot voltooiing te brengen.
Deel met het team
Wanneer je het workflowschema hebt aangemaakt, is de volgende stap om het te delen met het team dat het proces gebruikt. Gebruik het schema als uitgangspunt voor feedback over de vraag of het proces nauwkeurig wordt weergegeven door het schema, of gebruik het als hulpmiddel om te brainstormen over hoe je de workflow kunt verbeteren.
Evalueren en verfijnen
Stel tot slot een proces op waarbij je het workflowschema regelmatig bekijkt om er zeker van te zijn dat er rekening wordt gehouden met eventuele wijzigingen of verbeteringen in je proces. Net zoals een productteam een product perfectioneert door constante verbetering, moet je je proces optimaliseren door het stroomdiagram bij te werken en te verbeteren naarmate de stappen veranderen. Zo blijft het diagram een betrouwbare referentie voor je team.
Jira gebruiken voor workflowschema's en -diagrammen
Als je je proces definieert en met je team samenwerkt om het te optimaliseren, vergeet dan niet dat het een werk in uitvoering is. De meeste mensen kennen het Jira-bord, dat laat zien hoe het werk verloopt van 'te doen' naar 'voltooid'. Maar met de workfloweditor van Jira kun je je workflow als diagram aanmaken, visualiseren en bewerken. Hier kun je complexere workflows samenstellen dan die je misschien op het bord ziet. Processen evolueren in de loop van de tijd. Een deel van het werk is dan ook dat je moet documenteren hoe het er op dit moment uitziet.
Doorgaans stellen teams de kolommen van het bord zo in dat ze aansluiten bij de stappen in de workflow. Voor eenvoudige workflows komen de statussen die in elke kolom aan issues zijn toegewezen, rechtstreeks overeen met de respectieve workflowstap. Voor complexe workflows is het mogelijk dat in de bordkolommen slechts een deel van de volledige workflow wordt weergegeven. In dat geval koppelen teams meerdere statussen aan elke kolom.
Jira is een platform waarmee je een sjabloon voor je workflowdiagram kunt bouwen en projecten kunt beheren voor elk soort team. Met de vele ingebouwde sjablonen kun je Jira aanpassen tot precies het soort werkbeheertool dat je team nodig heeft.
Workflowdiagrammen: veelgestelde vragen
Wat zijn de verschillende soorten workflowdiagrammen?
Er zijn veel voorbeelden van workflowdiagrammen, en elk type heeft een ander doel, waaronder de volgende:
- Procesworkflow: dit is het klassieke stroomdiagrammodel. Het beschrijft de stappen in een proces en gebruikt meestal vormen in een reeks. Het helpt je begrijpen hoe het werk verloopt en wat de belangrijkste fasen in een proces zijn.
- Swimlane-stroomdiagram: dit is een van de meest voorkomende voorbeelden van workflowdiagrammen, doordat het processen opdeelt in afzonderlijke 'swimlanes', één voor elk team of persoon dat het proces uitvoert. Swimlanes zijn handig omdat ze laten zien waar overdrachten plaatsvinden, met name bij agile workflows, en omdat ze helpen mogelijke knelpunten aan het licht te brengen.
- Stroomdiagram voor beslissingen: dit workflowtype laat zien waar beslissingen genomen moeten worden en schetst de verschillende paden die uit deze beslissingen voortkomen. Dit diagram verduidelijkt de beslissingslogica en analyseert mogelijke uitkomsten.
- Gegevensstroom: dit type stroomdiagram laat zien hoe gegevens zich door een proces bewegen, inclusief inputs, outputs en eventuele transformaties die plaatsvinden. Het is goed te gebruiken bij de identificatie van gebieden waar mogelijk gegevens verloren gaan en om de gegevensintegriteit te waarborgen.
Wat zijn de belangrijkste elementen van een workflowschema?
Een stroomdiagram bevat vormen en lijnen met specifieke betekenissen, vooral als het werkprocessen illustreert. Dit zijn een paar van de belangrijkste elementen die je in een stroomdiagram zult vinden:
- Ovalen duiden het begin- of eindpunt van elk proces aan.
- Rechthoeken staan voor afzonderlijke acties of taken.
- Diamanten staan voor beslissingspunten, waarbij de antwoorden ja en nee zorgen voor een splitsing in de grafiek die naar verschillende paden leidt.
- De pijlen geven het verloop aan voor de uitvoering van elke stap.
- Parallellogrammen geven een plaats aan voor gegevensinvoer of -uitvoer.
Door te begrijpen wat deze symbolen en vormen betekenen, kun je je workflowdiagram nauwkeurig schetsen of stroomdiagrammen van andere teams goed interpreteren. Houd er rekening mee dat je indien nodig altijd kunt aanpassen wat de vormen betekenen.
Hoe verbeteren workflowdiagrammen processen?
Workflowdiagrammen geven aan de hand van een tweedimensionale afbeelding weer hoe je proces er in de praktijk uitziet. Dit helpt je je proces te stroomlijnen door mogelijke knelpunten te identificeren, zoals gebieden waar een beperkte hoeveelheid middelen bepaalde acties kunnen tegenhouden of waar beslissingen die door slechts één belanghebbende worden genomen dwars kunnen zitten. Door samen met je team je proces te visualiseren, maak je ruimte voor ideeën over hoe je de workflow voortdurend kunt blijven verbeteren.