Jak zbudować zespół interdyscyplinarny

Co to jest zespół interdyscyplinarny?

Zazwyczaj myślimy o zespołach jako o grupach osób na podobnych stanowiskach — zespół ds. marketingu, dział IT, dział sprzedaży. Jednak zespół interdyscyplinarny to ludzie o różnej wiedzy lub z różnych działów w Twojej organizacji.

Zespół interdyscyplinarny może mieć członków o różnym stażu pracy. Może również mieć szczególne uprawnienia decyzyjne. Na przykład zespół przedstawia swój plan dotyczący projektu bezpośrednio dyrektorowi generalnemu, zamiast przechodzić przez zwykły proces zatwierdzania.

O zespołach interdyscyplinarnych jest dziś głośno, ale nie są żadną nowością. Są z powodzeniem stosowane w różnych branżach, od ubezpieczeń, przez przemysł samochodowy, aż po technologię.

Jakie wyzwania stoją przed zespołami interdyscyplinarnymi?

Zważywszy wszystkie te informacje, pewnie się zdziwisz na wieść, że około 75% zespołów interdyscyplinarnych jest dysfunkcyjnych. Co się więc z nimi dzieje?

Czasami zespół interdyscyplinarny ma rozmytą lub źle zdefiniowaną misję. Zespół może nie otrzymać kluczowych parametrów (lub może nie zdecydować o nich wystarczająco szybko), takich jak czas, w jakim musi osiągnąć swój cel, a także ile środków może wydać. Bez wyraźnego celu i bez drogi do niego zespół utknie na dobre.

Innym ważnym powodem, dla którego zespoły interdyscyplinarne schodzą z obranego kursu, jest to, że jego członkowie mają sprzeczne priorytety lub obowiązki. Koncentrują się na zainteresowaniach własnych lub swojego działu zamiast na celu zespołu.

To nie jedyny problem personalny, który może zakłócić działanie zespołów interdyscyplinarnych. Gdy zespół obejmuje członków na różnych poziomach, dynamika relacji może być trudna.

Następnie mamy do czynienia z prostym faktem, że zespoły interdyscyplinarne stanowią dodatkową pracę dla członków, którzy są również częścią zespołu danego działu. To powoduje stres, presję i frustrację, zwłaszcza jeśli niektórzy w zespole wypadają słabo.

Ale nawet jeśli zespół pracuje wydajnie i profesjonalnie, może okazać się nieskuteczny, jeśli brakuje mu uprawnień do podejmowania działań i zostanie zawieszony w oczekiwaniu na zatwierdzenie lub decyzje liderów organizacji.

Kto powinien należeć do Twojego zespołu interdyscyplinarnego?

Znając cele swojego zespołu, możesz zdecydować, kto powinien do niego należeć. Oto kilka kryteriów, które należy wziąć pod uwagę:

• Jakiego rodzaju wiedzy potrzebujesz? Kto w Twojej organizacji może ją zapewnić?
• Oprócz konkretnych umiejętności członkowie zespołu powinni mieć również cechy osobnicze, które uczynią ich wartościowymi współpracownikami. Czy mają wcześniejsze doświadczenia ze współpracą interdyscyplinarną? Czy potrafią pracować samodzielnie i wydawać zalecenia lub decyzje?
• Nie zapomnij o bardziej politycznych aspektach praktycznych. Jeśli Twój zespół koncentruje się na uruchomieniu projektu lub podjęciu decyzji, kim są interesariusze? W Twoim zespole powinna być reprezentowana każda grupa interesariuszy.

Wybór lidera

Twój zespół interdyscyplinarny nie musi mieć lidera, ale mając go, będzie działał o wiele lepiej. Kim więc powinna być ta osoba?

Lider zespołu interdyscyplinarnego musi być w stanie prowadzić dyskusje, delegować zadania i pociągać innych członków do odpowiedzialności. Musi być w stanie to zrobić, nawet jeśli niektórzy członkowie zespołu zajmują wyższe stanowisko w hierarchii korporacyjnej. Innymi słowy, czy może skłonić ludzi do zrobienia czegoś, nawet jeśli nie ma formalnej władzy, aby powiedzieć im, co mają robić? Czy może używać wpływów i perswazji, aby kierować innymi?

Ustalanie podstawowych zasad dla zespołu interdyscyplinarnego

Gdy w zespole jest lider, jedną z pierwszych rzeczy, które powinien zrobić, jest współpraca z pozostałymi członkami zespołu w celu ustalenia podstawowych zasad dotyczących tego, jak będą załatwiane sprawy. Jest to coś, co naprawdę warto zrobić, gdy zespół rozpoczyna pracę, ale nigdy nie jest na to za późno.

Po pierwsze, jasno określ, czego oczekujesz od wszystkich. Każdy członek musi zrobić to, co do niego należy, aby nikt nie czuł się nadmiernie obciążony obowiązkami.

Oprócz jasnych oczekiwań dotyczących wkładu, Twój zespół potrzebuje również konkretnego określenia pożądanych zachowań. Członkowie zespołu muszą czuć się bezpiecznie, zabierając głos, nawet jeśli się nie zgadzają. W zespołach interdyscyplinarnych chodzi o szukanie lepszych rozwiązań poprzez wspólną pracę różnych ludzi. Natomiast osiągnięcie tych rozwiązań będzie nie możliwe, jeśli członkowie zespołu nie będą mogli sobie poradzić z różnicami między sobą.

Wreszcie, każdy powinien jasno określić sposób, w jaki Twój zespół będzie podejmował decyzje. Czy wszyscy będą się wypowiadać na każdy temat? Kiedy lider zespołu może działać jednostronnie?

Kolejnym podstawowym krokiem do zbudowania udanego zespołu interdyscyplinarnego jest wybór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. Prawdopodobnie nie będziecie się widywać każdego dnia, więc będziesz często używać tych narzędzi. A jeśli członkowie zespołu są w różnych lokalizacjach, Twoje narzędzia komunikacyjne będą głównym sposobem współpracy. W tym obszarze myśl kreatywnie. Na przykład, zamiast wysyłać wiele e-maili, być może w Twoim zespole sprawdzi się udostępniony blog.

Oprócz kanałów komunikacji możesz potrzebować innych narzędzi i zasobów. Rozważ takie pytania:

• Czy wszyscy członkowie zespołu mają sprzęt i oprogramowanie potrzebne do współpracy?
• Potrzebujesz fizycznej lub wirtualnej przestrzeni do przechowywania zasobów i materiałów do swojej pracy? Czy wszyscy członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do tej przestrzeni?
• Jeśli Twój zespół odbywa spotkania osobiste, gdzie mają miejsce?

Spotkania dla zespołów interdyscyplinarnych

Utrzymuj odpowiedni kierunek działania swojego zespołu interdyscyplinarnego

Niezależnie od tego, czy pomagasz powołać nowy, czy udoskonalasz istniejący zespół interdyscyplinarny, mamy nadzieję, że ten artykuł rozwieje Twoje wątpliwości i pozwoli Ci zwiększyć tempo działań. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:

• Regularnie monitoruj postępy zespołu. W tym miejscu pojawiają się owe dobrze zdefiniowane cele. Czy osiągasz wyznaczone kamienie milowe? Aby dotrzeć do sedna sprawy, zastosuj monitor kondycji Health Monitor dla zespołu, korzystając z szablonów Health Monitor dla zespołu w Confluence.
• Zachowaj elastyczność. Jeśli nie osiągasz kamieni milowych, co należy zrobić inaczej? Być może trzeba będzie zareagować na inne zmiany w planach. Na przykład dyrektor generalny może zmienić termin lub członkowie zespołu mogą zostać nieoczekiwanie zwolnieni.
• Pamiętaj, nie musisz tego robić samodzielnie. Confluence oferuje zasoby, które pomogą Ci sprostać wyzwaniom zespołów interdyscyplinarnych, od wyznaczania celów przez spotkania i podejmowanie decyzji.