Efektywne rozpoczęcie projektu

Wcześniejsze przygotowanie

Spotkanie otwierające projekt nie powinno odbywać się na zasadzie „transmisji informacji”. Warto wcześniej udostępnić podstawowe informacje, wykorzystująć w tym celu dokument taki jak strona Confluence. W spotkanie otwierające projekt aktywnie zaangażowany powinien być cały zespół i każda inna zainteresowana strona lub osoba, której praca będzie mieć wpływ na projekt.

Przygotowanie planu spotkania pomaga przeprowadzić je w sposób sprawny i wydajny. Warto też sporządzić listę pytań do swojego zespołu. (Najlepiej wysłać im te pytania przed spotkaniem, aby mieli czas na przemyślenie odpowiedzi). Warto też przygotować odpowiedzi na pytania, które może zadać zespół.

Struktura spotkania

Struktura planu spotkania zależy od projektu, jednak kluczowe elementy powinny odpowiadać na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak.

• Wstęp
• Co jest kontekstem projektu
• Dlaczego projekt jest realizowany
• Co wchodzi w zakres projektu
• Co zawiera plan działania
• Kto wykona poszczególne zadania
• Jak będzie przebiegać współpraca
• Czym będzie przejawiać się pomyślne ukończenie projektu

Ponadto należy uwzględnić plan spotkania otwierającego projekt z zespołem oraz ewentualne pytania lub inne niewiadome.

Jaka jest różnica między spotkaniem otwierającym projekt z zespołem a spotkaniem otwierającym projekt z klientem?

Niektóre projekty są realizowane wewnątrz firmy, na przykład wdrożenie nowego systemu zarządzania dokumentami lub opracowanie nowej funkcji produktu. Inne są projektami zewnętrznymi, realizowanymi dla klienta. W obu przypadkach pierwsze spotkanie pełni tę samą podstawową funkcję: ma ono na celu nakreślenie tonu, stylu i wizji projektu jako całości oraz ustalenie wspólnych celów, zadań i terminów z zespołem projektowym.

W przypadku współpracy z klientem spotkanie otwierające projekt będzie służyć też przedstawieniu zespołu, omówieniu z klientem etapów projektu i uzgodnieniu sposobów efektywnej współpracy, aby pomyślnie ukończyć projekt. To szansa dla zespołu, aby lepiej poznać kontekst projektu, wykazać się znajomością tematu i entuzjazmem oraz przygotować grunt pod pozytywne relacje robocze z klientem.

Co składa się na spotkanie rozpoczynające projekt?

Wstępne planowanie pozwala przygotować się do spotkania otwierającego projekt z zespołem. Dobra organizacja to podstawa! I choć każdy projekt jest inny, to na pierwszym spotkaniu zawsze warto poruszyć następujące tematy:

Wstęp

Wyjdź z inicjatywą. Nie należy zakładać, że wszyscy się znają, dlatego wszyscy powinni przedstawić się, opisać swoją rolę w projekcie i zadania, które będą realizować. Do tego celu można wykorzystać szybkie i zabawne ćwiczenie integracyjne.

Zestawienie prac, zakres projektu, harmonogram i końcowe rezultaty

Są to najważniejsze elementy spotkania otwierającego projekt. Pozwalają ugruntować najważniejsze założenia projektu i upewnić się, że wszyscy rozumieją je w ten sam sposób.

Zestawienie prac przesłane klientowi zawiera opis zadań, które zostaną wykonane, i terminy ich realizacji.

Zakres projektu to szczegółowy opis końcowych rezultatów projektu i prac potrzebnych do ich osiągnięcia.

Harmonogram projektu pokazuje, co ma zostać zrealizowane i kiedy. Jego szczegółowość zależy od potrzeb danego projektu.

Końcowe rezultaty oznaczają rzeczywiste, fizyczne wyniki prac, które zostaną przekazane klientowi. Zwykle są one wskazane w harmonogramie.

Śledzenie postępu/kamieni milowych i informowanie

Podczas spotkania rozpoczynającego należy ustalić punkt odniesienia dla sposobu informowania zainteresowanych stron lub klienta o postępach. Można w tym celu użyć raportu o statusie, który uwzględnia budżet, zadania, kamienie milowe i oś czasu. Raport o statusie powinien być dostępny dla wszystkich zainteresowanych stron i wszystkich, których praca może mieć wpływ na projekt, aby wszyscy byli świadomi postępów (lub opóźnień). W przypadku projektów realizowanych dla klienta ważne jest, aby uzgodnić z nim poziom szczegółowości raportu o statusie, co ułatwi fakturowanie i płatności.

Narzędzia i metody

Wraz z zespołem warto wybrać narzędzia do współpracy i komunikacji podczas trwania projektu. Ustalcie, w jaki sposób udostępniane będą raporty o statusie i inne pliki. Wczesne uzgodnienie tych kwestii pomaga usprawnić komunikację. Warto również upewnić się, że zespół lub klient mają dostęp do wszystkich narzędzi wybranych na potrzeby projektu. Oto przykłady takich narzędzi:

• System zarządzania pracą do śledzenia elementów będących w toku realizacji. Przykładem może być Jira, Basecamp lub Asana.
• Współdzielony system dokumentów, który pozwala upewnić się, że wszyscy (w tym klient) mają dostęp do ważnych dokumentów i informacji o projekcie. Przykładem może być aplikacja Microsoft Docs, Dokumenty Google lub system zarządzania dokumentami z wbudowanymi narzędziami do tworzenia hierarchii i organizowania informacji, taki jak Confluence.
• Narzędzie do komunikacji takie jak e-mail lub Slack, dzięki któremu zespoły mogą pozostawać w kontakcie, wspólnie szukając odpowiedzi na pytania, i spełniające inne potrzeby.

W przypadku realizowania projektu dla klienta mogą też istnieć inne narzędzia, do których trzeba uzyskać dostęp przed rozpoczęciem prac. Chodzi o materiały takie jak logo, czcionki lub arkusz stylów, szablony, bazy danych, loginy (do CMS, mediów społecznościowych, narzędzi analitycznych itp.), dostęp do intranetu klienta czy prawidłowe dane do fakturowania.

Zarządzanie ryzykiem i problemami

Z zespołem (i klientem) należy ustalić, w jaki sposób będziecie wspólnie identyfikować problemy i na nie reagować. Nawet najlepsze planowanie nie zapobiegnie bowiem nieoczekiwanym sytuacjom podczas realizacji projektu. Umiejętne zarządzanie ryzykiem projektu — realizowanego czy to wewnętrznie, czy dla zewnętrznego klienta — oznacza, że Ty i Twój zespół będziecie stale identyfikować, analizować, określać powagę sytuacji i łagodzić zagrożenia, które mogą przeszkodzić w realizacji projektu na czas i bez przekraczania budżetu. Oznacza to na przykład monitorowanie przez członków zespołu liczby rozliczanych godzin czy nadchodzących aktualizacji oprogramowania lub zmian dotyczących narzędzi technicznych używanych na potrzeby projektu.

Dobrym pomysłem jest również zapytać klienta na spotkaniu rozpoczynającym o jego podejście do zmian, na przykład czy jest jakiś margines swobody, jeśli chodzi o wielkość budżetu.