Harmonogram projektu mający usprawnić zarządzanie projektami

Czym jest harmonogram zarządzania projektem?

Harmonogram zarządzania projektem to szczegółowe rozplanowanie projektu w czasie, od początkowej idei aż po jego zakończenie. Rozkłada on cały projekt na mniejsze zadania i kamienie milowe z przypisanymi terminami.

Taka oś czasu wyraźnie pokazuje nie tylko, na kiedy trzeba wykonać poszczególne elementy, ale także kiedy przypada termin dostarczenia całego projektu.

Czym jest harmonogram zarządzania projektem?

Harmonogram zarządzania projektem to szczegółowe rozplanowanie projektu w czasie, od początkowej idei aż po jego zakończenie. Rozkłada on cały projekt na mniejsze zadania i kamienie milowe z przypisanymi terminami.

Taka oś czasu wyraźnie pokazuje nie tylko, na kiedy trzeba wykonać poszczególne elementy, ale także kiedy przypada termin dostarczenia całego projektu.

1. Ogólny obraz całego projektu

Wszyscy wiemy, jak łatwo pogubić się w gąszczu obowiązków podczas pracy nad projektem. Oś czasu pozwala zespołowi uzyskać szerszy obraz sytuacji, dzięki czemu mogą z dalszej perspektywy zobaczyć, jakie kroki są podejmowane i kiedy. W ten sposób otrzymują kontekst — widzą, jak poszczególne elementy układanki do siebie pasują.

Na oś czasu można też nanieść wszelkie potencjalne przeszkody lub wymagania, które należy spełnić przed rozpoczęciem projektu.

2. Efektywniejsze zarządzanie zasobami

Każdy projekt wymaga zasobów takich jak sprzęt, budżet i czas członków zespołu. Realizacja projektów byłaby bułką z masłem, gdyby wszystko było dostępne dokładnie wtedy, gdy jest potrzebne, ale rzeczywistość wygląda zgoła inaczej.

W ankiecie PMI z 2018 r. 21% respondentów wskazało ograniczone lub nadwyrężone zasoby jako główną przyczynę niepowodzenia projektu.

Świadomość tego, kiedy wykonywane są określone zadania, pomaga efektywniej alokować zasoby projektu i nimi zarządzać. Na przykład jeśli wiadomo, że firmowy grafik nie będzie w stanie pomóc przy przeprojektowywaniu witryny do końca miesiąca, można to odpowiednio uwzględnić w planie projektu.

3. Łatwiejsze zarządzanie wymagającymi projektami

Jak zjeść samolot? Kawałek po kawałku.

Harmonogram sprawia, że olbrzymie projekty są łatwiejsze do przełknięcia. Aby stworzyć oś czasu, trzeba podzielić projekt na mniejsze, wykonalne czynności. W ten sposób zespół otrzymuje plan działań, pozwalający stawiać krok za krokiem, by konsekwentnie posuwać się naprzód bez poczucia przytłoczenia.

Potrzebujesz pomocy? Wszystko możesz zapisać w naszym szablonie listy zadań do wykonania, aby upewnić się, że poszczególne „porcje” nie są za duże.

4. Pozostawanie na właściwym torze

Jedną z największych zalet harmonogramu projektu jest to, że pomaga trzymać się obranego kursu. Rozłożenie całości na mniejsze elementy pozwala dostrzec wszelkie luki lub niespójności i monitorować postęp. Jeśli któryś kawałek nie zostanie wykonany w terminie, od razu wiesz, że całemu projektowi grozi opóźnienie.

Oś czasu zwiększa również poczucie odpowiedzialności wśród członków zespołu, ponieważ każdy wyraźnie widzi, kto ma jakie zadania do wykonania (i na kiedy).

Ma to duże znaczenie, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że 91% pracowników twierdzi, że w swoim miejscu pracy chcieliby zobaczyć skuteczniejsze rozliczanie z nałożonych obowiązków.

Jak stworzyć harmonogram zarządzania projektem

Harmonogram wspiera bezstresową realizację projektu: pokazuje zespołowi, że pracując wspólnie, jego członkowie mogą osiągnąć cel, i pomaga w utrzymaniu porządku.

Jego zalety są oczywiste, jednak wciąż pozostaje ważne pytanie: jak go stworzyć? Poniższe kroki pomogą sporządzić harmonogram projektu, który będzie motywować zespół do wykonania pracy jak najlepiej.

Jak stworzyć harmonogram zarządzania projektem

Harmonogram wspiera bezstresową realizację projektu: pokazuje zespołowi, że pracując wspólnie, jego członkowie mogą osiągnąć cel, i pomaga w utrzymaniu porządku.

Jego zalety są oczywiste, jednak wciąż pozostaje ważne pytanie: jak go stworzyć? Poniższe kroki pomogą sporządzić harmonogram projektu, który będzie motywować zespół do wykonania pracy jak najlepiej.

1. Zapoznaj się z zakresem projektu

Wyobraź sobie, że masz zrobić tost z masłem orzechowym i dżemem. Jak myślisz, ile ci to zajmie? Maksymalnie pięć minut?

Ale nie powiedzieliśmy na początku, że chleb ma być domowej roboty. I że dżem musi pochodzić od konkretnego rzemieślnika, który sprzedaje swoje wyroby na targu organizowanym tylko w niedzielne poranki. I że skórka ma być odcięta, a całość ma mieć kształt gwiazdy. Teraz przygotowanie tego tosta nie wydaje się już tak łatwe, prawda?

Dlatego tak ważne jest dokładne poznanie zakresu swojego projektu. Określa on wszystko, co jest potrzebne do jego ukończenia (w tym zadania, czas i zasoby).

Świadomość wszystkich wymagań od samego początku umożliwia nie tylko stworzenie bardziej realistycznej osi czasu, ale także pomaga aktywnie zapobiegać niekontrolowanemu rozrostowi zakresu poza pierwotne uzgodnienia. Skala tego problemu jest bowiem ogromna i dotyczy aż 52% projektów.

Collaboration capabilities

Aby zdefiniować zakres projektu, musisz ustalić:

• Cele: co ma pomóc osiągnąć projekt?
• Końcowe rezultaty: co ma być wynikiem projektu?
• Zadania i działania: jakie kroki należy podjąć, aby uzyskać te końcowe rezultaty?
• Wyłączenia: co nie jest przedmiotem projektu?
• Ograniczenia: z jakimi ograniczeniami musisz sobie poradzić?

Odpowiedzi na powyższe pytania należy następnie uwzględnić w opisie zakresu projektu, do którego Ty i Twój zespół będziecie mogli się odnosić na kolejnych etapach pracy. Opis ten pomoże skupić się na podstawowych elementach projektu i odrzucać składniki spoza zakresu.

2. Zidentyfikuj zadania w ramach projektu

Harmonogram nie polega na ustaleniu jednego terminu ukończenia całego przedsięwzięcia, a na określeniu dat realizacji poszczególnych zadań, stanowiących kamienie milowe projektu.

W terminologii technicznej jest to określane mianem struktury podziału pracy (WBS), której zadaniem jest rozbicie dużego projektu na mniejsze końcowe rezultaty. Dzięki temu wyraźniej widać, które zadania składają się na końcowy rezultat.

Wracając do przykładu tosta z masłem orzechowym i dżemem, końcowym rezultatem jest pyszna, słodka kanapka na toście bez skórki w kształcie gwiazdy. Mniam. Ale żeby to osiągnąć, trzeba najpierw uzyskać kilka innych, pośrednich rezultatów (pamiętaj, nie chcieliśmy chleba ze sklepu!):

• Domowy bochenek chleba tostowego
• Dżem z targu
• Masło orzechowe

Teraz, gdy znamy cząstkowe rezultaty, łatwiej określić zadania, które pozwolą osiągnąć każdy z nich:

Rezultat 1: Chleb tostowy

• Wybrać przepis na chleb.
• Kupić składniki na chleb.
• Upiec chleb.
• Zostawić chleb na godzinę do ostygnięcia.
• Pokroić chleb na kromki.

Rezultat 2: Dżem

• Sprawdzić, o której godzinie i gdzie jest organizowany targ z przetworami.
• Pojechać na targ.
• Kupić dżem.
• Wrócić do domu.

Rezultat 3: Masło orzechowe

• Pójść do sklepu spożywczego.
• Kupić masło orzechowe.
• Wrócić do domu.

Jak stworzyć harmonogram zarządzania projektem

Harmonogram wspiera bezstresową realizację projektu: pokazuje zespołowi, że pracując wspólnie, jego członkowie mogą osiągnąć cel, i pomaga w utrzymaniu porządku.

Jego zalety są oczywiste, jednak wciąż pozostaje ważne pytanie: jak go stworzyć? Poniższe kroki pomogą sporządzić harmonogram projektu, który będzie motywować zespół do wykonania pracy jak najlepiej.

Jak stworzyć harmonogram zarządzania projektem

Harmonogram wspiera bezstresową realizację projektu: pokazuje zespołowi, że pracując wspólnie, jego członkowie mogą osiągnąć cel, i pomaga w utrzymaniu porządku.

Jego zalety są oczywiste, jednak wciąż pozostaje ważne pytanie: jak go stworzyć? Poniższe kroki pomogą sporządzić harmonogram projektu, który będzie motywować zespół do wykonania pracy jak najlepiej.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

• Goals: What will your project accomplish?
• OKRs:  How will you measure the success of your project?
• Deliverables: What is the output of your project?
• Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
• Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
• Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

• Homemade loaf of bread
• Specific jelly from the farmer's market
• Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

• Choose a bread recipe
• Purchase ingredients to bake bread
• Bake bread
• Give bread an hour to cool
• Slice bread

Deliverable #2: Jelly

• Find the time and location of the farmer's market
• Drive to the farmer's market
• Purchase the jelly
• Return home

Deliverable #3: Peanut butter

• Visit the grocery store
• Purchase the peanut butter
• Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

•  
• Gather a knife and other supplies
• Spread peanut butter on one slice of bread
• Spread jelly on another slice of bread
• Put two pieces of bread together
• Remove crust
• Slice the sandwich into a star-shape
• Put the sandwich on a plate to serve
•  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

• Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
   
• Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Znaczenie ustalenia końcowego terminu realizacji projektu

Los lubi płatać figle — dlatego żaden plan nie jest w stu procentach niezawodny. Jednak opracowanie harmonogramu projektu jest nadal warte zachodu.

Całkowita rezygnacja z osi czasu spowoduje trudności z zarządzaniem obłożeniem pracą poszczególnych członków zespołu i kolejnością wykonywania zadań, zmieniając projekt w prawdziwy koszmar.

Harmonogram nie musi obowiązywać bezwarunkowo; warto zachować pewną elastyczność, aby w razie potrzeby go dostosować. Więc nawet jeśli nie będziesz sztywno trzymać się planu, przygotowanie takich fundamentów wyeliminuje zamieszanie, zwiększy poczucie odpowiedzialności za swoje zadania wśród członków zespołu i pomoże projektowi posuwać się do przodu.