Zostań ekspertem w zakresie wykonywania projektów
Jak stworzyć plan, który gwarantuje jego wykonanie
Przeglądaj tematy
Czym jest wykonanie projektu? Wykonanie projektu to etap, na którym wszystkie zaplanowanie czynności są faktycznie realizowane.
Zespół robi wszystko, co w jego mocy, aby zacząć z impetem, nadając projektowi właściwy kierunek. Organizowane są spotkania rozpoczynające projekt, aby wszyscy kluczowi uczestnicy mieli spójne informacje, wytyczane są szczegółowe ramy czasowe i wspólnie opracowuje się plan projektu.
Wszystko jest na swoim miejscu. Aż nagle... pojawiają się kłopoty.
Terminy są stale wydłużane. Plan projektu przestaje bezwzględnie obowiązywać i zaczyna być traktowany jedynie jako ogólna sugestia. Pojawia się zamieszanie, frustracja i poczucie, że czas przeznaczony na planowanie został zmarnowany.
Na czym polega problem? Otóż ogólne planowanie projektu poszło świetnie, ale jego wykonanie pozostawia wiele do życzenia.
Czym jest wykonanie projektu?
Realizacja projektu oznacza, że podwijasz rękawy i podejmujesz działania w odniesieniu do wszystkiego, co zostało wymienione w planie projektu (możesz użyć naszego szablonu planu projektu). Inaczej mówiąc, wcielasz w życie strategie pozwalające sfinalizować projekt.
Wykonanie projektu jest również nazywane wdrożeniem projektu. To tylko kolejna wymyślna nazwa, które oznacza to samo.
Wykonanie jest trzecim etapem typowego cyklu życia projektu, który składa się z czterech etapów: inicjacji, planowania, wykonania i zamknięcia.
Można by pomyśleć, że po wysiłku włożonym w stworzenie podwalin projektu etap wykonania to łatwizna. W rzeczywistości okazuje się, że dla wielu zespołów prawdziwe schody zaczynają się właśnie na etapie wykonania.
Porównajmy to do sytuacji z życia: ustalenie budżetu jest stosunkowo łatwe. Prawdziwym wyzwaniem jest trzymanie się go (zwłaszcza, gdy masz ochotę się złamać i zamówić pizzę, gdy stan portfela sugeruje, że jest to zły pomysł).
Porozmawiajmy o lukach
Luka realizacyjna brzmi przerażająco, prawda? Bo tak faktycznie jest.
Niezależnie od tego, czy mówimy o przekroczonym osobistym budżecie (każdemu to się kiedyś przytrafiło...) czy o projekcie, który nie toczy się zgodnie z planem, luka realizacyjna (często nazywana również luką strategiczną) stanowi rozdźwięk między wizją a rzeczywistością.
Co z tego, że ułożyliśmy strategie i wspaniałe plany realizacji projektu? Gdy nie jesteśmy w stanie ich realizować i osiągnąć celów, mamy do czynienia właśnie z luką realizacyjną.
Niestety, takie rozbieżności są powszechne. Według badania Pulse of the Profession przeprowadzonego w 2017 r. przez Project Management Institute przedstawiciele kadry kierowniczej twierdzą, że tylko 60% inicjatyw strategicznych spełnia swoje cele.
Co powoduje luki realizacyjne?
Istnieje wiele potencjalnych przyczyn luk realizacyjnych, takich jak zbyt ambitne cele czy ramy czasowe, niesprecyzowane lub niedoprecyzowane cele lub wizja projektu, a nawet brak akceptacji i wsparcia ze strony kluczowych uczestników.
Największa grupa przyczyn to te związane z zasobami. Zasoby to materiały potrzebne do ukończenia projektu. Mogą obejmować określone działy lub członków zespołu, czas i zasoby fizyczne (takie jak programy, sale konferencyjne itp.).
Podczas planowania projektu można wpaść w pułapkę pomijania szerszego kontekstu, tj. faktu, że wszystkie zaangażowane osoby mają też inne zobowiązania.
Rzeczywistość wygląda zgoła inaczej. Realizacja projektu będzie wciśnięta między inne codzienne obowiązki i nagłe zdarzenia wymagające uwagi. Zasoby okazują się nagle o wiele bardziej ograniczone, niż zakładaliśmy podczas planowania projektu.
Trzeba o nie konkurować albo wybierać te aktualnie bardziej potrzebne, a czasem po prostu zaczekać. Te tzw. wąskie gardła zagrażają pierwotnemu planowi i harmonogramowi.
W skrajnych przypadkach mogą doprowadzić do całkowitego zaprzepaszczenia projektu. Badanie przeprowadzone przez Project Management Institute w 2018 r. wykazało, że 21% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu ograniczonych lub przeciążonych zasobów.
Strategie pomyślnego wykonania projektu
Oto pytanie za milion dolarów: jak raz na zawsze zlikwidować luki? Poniżej omówiono kilka strategii, które mogą wspomóc zespół w efektywnym wykonywaniu projektu.
Klarowność od samego początku
Niełatwo zmotywować się do wykonania zadania, gdy nie wiadomo, jaki jest jego cel. A jednak tylko 55% osób regularnie uczestniczących w projektach twierdzi, że cele biznesowe projektu są dla nich zawsze jasne.
Wszyscy powinni mieć spójny obraz projektu, zanim rozpocznie się jego realizacja. Dlatego warto zacząć od spotkania otwierającego, podczas którego można omówić cele projektu i plan ich osiągnięcia. Dobrym pomysłem jest też przeznaczenie dużej ilości czasu na pytania, aby rozwiać ewentualne wątpliwości.
Być może pomyślisz sobie: „przecież zawsze opracowujemy szczegółową kartę projektu, zespół może w każdej chwili się do niej odwołać”. Z drugiej strony odpowiedz sobie na pytanie: jak często wertujesz długie dokumenty, aby uzyskać odpowiedź na proste pytanie? Niezbyt często, prawda?
Dlatego lepiej opracować plakat projektu, który jest wspólnie stworzonym dokumentem, przedstawiającym problem, jaki ma rozwiązać dany projekt, zakres projektu i ewentualne luki w wiedzy. Plakat projektu jest żywym dokumentem, a zatem może ewoluować wraz z postępem projektu.
Pomyślne wykonanie projektu nie oznacza bowiem, że plan nie może się zmieniać w miarę uczenia się i przechodzenia do kolejnych kroków. Stale mogą pojawiać się nowe aspekty i elementy, dlatego ważne jest zachowanie elastyczności.
Znaczenie planu przekazywania projektu
Podczas planowania projektu interdyscyplinarnego łatwo założyć, że przekazywanie go między zespołami nie powinno sprawiać żadnych trudności. Oczami wyobraźni widzisz płynne podawanie go dalej jak pałeczki w sztafecie (najlepiej przy dźwiękach piosenki „Eye of the Tiger” albo „Chariots of Fire”).
Niestety, rzeczywistość jest o wiele bardziej skomplikowana. Kiedy nadchodzi czas faktycznego przekazania projekt innemu zespołowi, często zaczyna się zamieszanie, a niekiedy dochodzi nawet do wyhamowania tempa.
Dzieje się tak dlatego, że następny zespół nie jest w stanie ot tak wskoczyć w miejsce poprzedniego. Podczas planowania harmonogramu warto więc zarezerwować trochę czasu na wspomniane przekazywanie. Daje to nowemu zespołowi szansę na wdrożenie i doinformowanie się.
Wszystkie uczestniczące zespoły powinny na bieżąco otrzymywać informacje o statusie projektu, wszelkich zmianach itp., aby w chwili, gdy nadejdzie ich kolej, nie przejmowały projektu na oślep.Confluence oferuje szablony zarządzania projektami, które mogą w tym pomóc.
Szkodliwy efekt domina
Wspomnieliśmy wcześniej o pułapce planowania projektu w oderwaniu od kontekstu. W związku z tym trzeba pamiętać, że w ramach projektu będzie toczyć się walka o ograniczone zasoby.
Dlatego już na etapie planowania należy zwrócić uwagę na wszelkie zależności występujące między poszczególnymi zadaniami lub zasobami, aby uwzględnić je w całym procesie i harmonogramie.
Zastanów się na przykład, czy istnieje krok projektu, którego nie można ukończyć, dopóki kilka innych poprzednich zadań nie zostanie wykonanych? To zależność między zadaniami. Następnie pomyśl: czy analityk danych w Twojej firmie ma naprawdę ograniczoną dostępność i trzeba będzie wbić się w jego harmonogram? To przykład istotnej zależności między zasobami.
Proaktywne planowanie tego aspektu może przyczynić się do płynniejszej realizacji projektu, zwłaszcza że typowe przyczyny niepowodzenia projektu to:
- Nieodpowiednie prognozowanie zasobów (23%)
- Ograniczone zasoby (20%)
- Zależności między zadaniami (11%)
Można ponadto skorzystać z metody ścieżki krytycznej (CPM), aby zweryfikować swój harmonogram. Brzmi poważnie, ale w praktyce jest to proste narzędzie.
Zasadniczo chodzi o zidentyfikowanie najdłuższej linii zależnych od siebie zadań w danym projekcie. Wyobraź sobie rząd płytek domino. Jeśli opóźnienie wystąpi wzdłuż ścieżki krytycznej, negatywnie wpłynie na cały projekt. Ścieżka krytyczna pozwala też zidentyfikować momenty, w których jest trochę zapasu oraz w których trzeba ściśle trzymać się harmonogramu.
Regularne sprawdzanie postępu
Czy po opracowaniu i udostępnieniu zespołowi planu projektu można liczyć, że teraz wszystko się już ułoży? Przecież to wystarczy, aby zapewnić sprawną realizację projektu.
Niezupełnie. Aby z powodzeniem ukończyć projekt, trzeba stale monitorować jego postęp i ewentualnie korygować odstępstwa. Nie wystarczy wpisać do kalendarza spotkania otwierającego i podsumowującego; konieczne jest również zaplanowanie regularnych spotkań kontrolnych.
Służą one rozwiązywaniu problemów, wyjaśnianiu wszelkich wątpliwości i „popychaniu” projektu we właściwym kierunku. Oprócz tego można poprosić zespół o przekazywanie opinii na temat stanu projektu, aby dać poszczególnym członkom poczucie, że ich głos się liczy, a ich wkład jest doceniany.
A jeśli na początku projektu ustalono sygnały i miary (do czego gorąco zachęcamy), spotkania te będą również szansą na dokładną analizę postępu.
Każdy projekt to okazja do nauki
Nikt nie chce doświadczyć tego przygnębiającego uczucia, jakie towarzyszy uświadomieniu sobie, że staranne planowanie projektu poszło na marne.
Dobra wiadomość jest taka, że można temu zapobiec. Wykorzystanie wspomnianych strategii wykonania projektu pozwala uniknąć tracenia energii na nieumiejętne planowanie, które później zemści się na zespole.
Przy czym mimo tych przydatnych wskazówek należy pamiętać, że mamy do czynienia z procesem uczenia się. Nawet jeśli wykonanie nadchodzącego projektu nie będzie idealne, nie martw się! Każdy kolejny będzie okazją do doskonalenia. I zanim się obejrzysz, Ty i zespół będziecie to mieć w małym palcu.
