Simplifica las aprobaciones interdisciplinares con Confluence

You’re dealing with a lot of different files and documents, and you need to make sure the right cross-functional team members are involved in your approval process. One way you can do that is by setting up approval chains—like budget approval, content approval, or policy change approval—based on the project’s specific needs and approval requests required.

In Confluence, you can build this approval process into rules, or automated workflows that are built using an “If This, Then That” formula. Each rule is created by combining different components:

• Triggers: The catalyst that sets your rule in motion (e.g., “When marketing receives a campaign request”).
• Conditions: Optional aspects that must be met for the rule to continue running (e.g., The rule only runs “When the marketing manager (user condition) signs off on the campaign request”).
• Branches: Optional components (“for each” plus a type of object) that can branch a linear rule into multiple routing paths, with the possibility of performing different actions (e.g., “For each campaign strategy sent by the creative team (submitters) on due date, email the marketing manager for sign-off”).
• Actions: What you want to happen if the rule is executed successfully—in this case, automated approvals (e.g., “Publish new page for the selected marketing campaign strategy”).

Using the above example, it would mean that even though your whole product team has access to a space, only the specific marketing manager and creatives will be involved in the strategy approval process.

You can use a rule template from the Confluence Automation Library if you want a starting point with relevant pre-selected and arranged rule components. Or you can use the rule builder from the automation page to create a new rule from scratch.

To keep visibility high and your cross-functional approval process running smoothly, you need to make sure you’re keeping everyone in the loop, regardless of team or department. Team and individual mentions in Confluence keep the right people informed and keep the approval process moving.

Create a team profile to organize everyone involved in a cross-functional process, regardless of what department they represent. These profiles offer a centralized location to see individual contributors and even team documentation. You can @mention a team within your Confluence page or inline comment to alert them that they’re up to bat in the approval chain.

Alternatively, you can @mention individual users if you want to draw a single person’s attention to a particular page, comment, or task you’ve assigned to them. Once you mention a team member on a page, the user will receive a Confluence email notification, but only the first time they’re mentioned. Mentioning users at the comment level will notify them in real time every time. So, if you’re looking to keep the communication and approval moving along, mention users with inline and page comments.

Now that you’re using mentions to keep everyone in the loop, build out those mentions by providing feedback and suggestions. Feedback is the driver, and comments are the car. And just as you have different auto models, there are different types of Confluence comments and reasons to use them:

• Inline comment: Good for conversations around specific sections of content. With inline comments, you can highlight unresolved issues or offer corrections to sections of the page content. Always make sure to @mention specific team members so they can action the feedback.

• Page-level comment: Good for broader discussions around entire pieces of content. Page comments apply to the entirety of the page rather than specific sections. And remember, if you @mention teammates in page comments, it only notifies them the first time, so if you need additional feedback after the first comment, make sure to tag them in subsequent comments.

A la hora de ofrecer comentarios y sugerencias para mantener el proceso de aprobación en marcha, debes seguir un par de reglas generales para que las aportaciones no acaben siendo abrumadoras.

Tu objetivo es que el destinatario resuelva el comentario. Para conseguirlo, sé lo más concreto posible y no respondas una pregunta con otra. Muchas veces, en el caso de errores pequeños de edición o formato, los equipos pueden ponerse de acuerdo para realizar las correcciones pertinentes y resolver las incidencias sin que tenga que intervenir el creador de la página.

Con los comentarios de página, los nuevos usuarios pueden hacerse una idea de lo que se ha debatido, preguntado, respondido y decidido. Los comentarios de página permanecen durante toda la vida de tu página de Confluence, así que conviene que estén limpios y ordenados. Los miembros de equipo deben responder a los comentarios de página con respuestas directas para mantener hilos de calidad y prácticos para los demás usuarios.

Aunque el proceso de aprobación necesita comentarios y sugerencias, los miembros del equipo tienen que considerar si deben hacer comentarios y, de ser así, cómo. Los comentarios pueden acumularse, especialmente en los equipos grandes, así que, si tus compañeros de equipo hacen un gran volumen de comentarios, deberían considerar la posibilidad de programar una reunión individual o mantener un debate más detallado.

Si los usuarios ven un comentario que les gusta, ¡anímalos a pulsar el botón Me gusta! Me gusta suele ser una función infravalorada en Confluence, pero sirve para reconocer un buen trabajo o estar de acuerdo con una sugerencia.

En algunos casos, tendrás que poder ofrecer funciones adicionales de gestión del flujo de trabajo y revisión en tu proceso. En Confluence, puedes utilizar las integraciones para conseguir aprobaciones en proyectos multifuncionales.

Estas son algunas integraciones de Confluence que pueden servir para gestionar aprobaciones:

• Comala Document Management: revisa y aprueba las aportaciones del equipo, crea tareas, haz un seguimiento de las tareas y publica contenido.
• Page Approval for Confluence: haz que tus equipos multifuncionales y las partes interesadas estén coordinados en cuanto a procesos y decisiones.
• Cenote Lockpoint y Scroll Documents for Confluence: desbloquea y bloquea la documentación y los archivos adjuntos de Confluence para su aprobación manual, hacer cambios y controlar la edición.
• Approvals for Confluence: revisa y aprueba documentos y páginas.
• Approval Path for Confluence: crea una ruta de flujo de trabajo, añade pasos de aprobación y añade usuarios y niveles de permiso. Añade correos electrónicos de llamada a la acción para avisar a los usuarios.
• Adobe PDF: incrusta archivos PDF en tus páginas de Confluence para facilitar la revisión.

• Contract Signatures for Confluence: mantén tus contratos y procesos dentro de Confluence, sin tener que exportarlos, imprimirlos ni utilizar herramientas de firma externas.

Echa un vistazo a las demás aplicaciones de Confluence para encontrar las integraciones perfectas para el proceso de aprobación de tu equipo.