Cómo crear planes de proyecto sencillos y sólidos

A medida que vayas trazando el mapa, te ayudará a preguntarte lo siguiente:

• ¿Cuál es el destino?
• ¿Cómo sabrás cuándo ha terminado el proyecto?
• ¿Quiénes son las personas que siguen este mapa?
• ¿Qué hitos superarán por el camino?
• ¿Qué obstáculos podrían encontrarse?

• ¿Existe alguna ruta alternativa?

Analiza la política organizativa, las personalidades difíciles y los puntos de debate que puedan surgir durante el proceso de gestión del proyecto. Larry W. Smith, PMP y gestor de proyectos en el Software Technology Support Center, recalca la importancia de analizar a las partes interesadas. Según Smith, todo el mundo quiere que el proyecto salga bien, pero olvidarse de satisfacer las necesidades de tan solo una parte interesada influyente podría hacer descarrilar hasta los planes más elaborados.

Smith recomienda dedicar tiempo a lo siguiente:

• Aclarar quiénes son las partes interesadas del proyecto
• Entender sus expectativas y su nivel de influencia
• Decidir cómo incorporarás el feedback de los compañeros y las partes interesadas a medida que el proyecto avance
• Relacionar todas las necesidades y expectativas con la planificación de riesgos y las actividades de respuesta ante el riesgo
• Planificar concienzudamente todas las estrategias de comunicación del proyecto

Nunca se recalca lo suficiente la importancia de una comunicación clara. Por ese motivo, Bernie Ferguson, experto residente en liderazgo de proyectos de Atlassian, comienza a comunicarse con las partes interesadas en las etapas más tempranas de un proyecto:

"Empleamos la técnica del cartel de proyecto para que los miembros del equipo y las partes interesadas tengan una visión común. ¿Qué vamos a hacer? ¿Qué valor aportaremos a los clientes y a la empresa? ¿Por qué pensamos que esta es la solución adecuada? Recibimos feedback sobre las respuestas a todas estas preguntas antes de que entre nada en la hoja de ruta del equipo". — Bernie Ferguson, Atlassian

Los gestores de proyectos suelen cometer el error de ser demasiado optimistas. En lugar de centrarse en el mejor resultado posible, los gestores de proyectos deberían tener en cuenta los problemas que puedan surgir y cómo afectan al cronograma de gestión del proyecto.

Realizar la diligencia debida esencial, organizar un taller de «análisis pre mortem» o celebrar reuniones individuales con las principales partes interesadas es una buena forma de identificar posibles obstáculos.

Plantéate la opción de esbozar un cronograma preguntándoles a otros gestores de proyectos cuánto tiempo tardaron en planificar proyectos similares. Reúnete con los equipos con los que trabajarás para saber cuánto durarán las tareas específicas del proyecto. Utiliza las herramientas de gestión de proyectos y busca en los archivos de proyectos los calendarios de proyectos anteriores.

Como gestor de proyectos, de ti depende entregar el plan del proyecto (y, en última instancia, el proyecto), pero no se trata de que te encierres en un cubículo a redactarlo. A medida que desarrolles el plan del proyecto, debes mantener a todas las partes interesadas clave involucradas. Mantén un contacto casi constante y te darás cuenta de que son unos recursos excelentes.

Si recopilas lo que piensa tu equipo y hacéis una lluvia de ideas juntos, podrás llegar rápidamente a conclusiones provechosas. La colaboración en equipo fomenta la sensación de apoyo de la comunidad y, por lo tanto, genera planes de proyectos más acertados.

En Atlassian, usamos plantillas para reducir los gastos generales asociados al proceso de planificación y para suscitar debates esenciales sobre las prácticas recomendadas de planificación de proyectos. Las plantillas de planes de proyectos constituyen una forma excelente de hacer que las personas piensen en aspectos de la gestión de proyectos que tal vez no se hayan planteado todavía.

Tener un buen discurso de ventas para tu proyecto es una cosa, pero crear un plan sólido y eficaz es una tarea totalmente distinta. Afrontémoslo: planificar los riesgos y las dependencias del proyecto no es muy divertido. Las plantillas eficaces y las indicaciones útiles de Atlassian permiten a los gestores de proyectos reflexionar metódicamente sobre la creación de planes de proyectos, lo que reduce los descuidos y aumenta la productividad.

Elabora un planteamiento del problema que defina, sin vaguedades, qué es lo que pretendes solucionar exactamente. A continuación, desarrolla una hipótesis que establezca lo que crees que debería suceder gracias a la resolución del problema. Acto seguido, describe brevemente el contexto del proyecto y todos los datos o datos relevantes que lo respalden. Por último, establece las métricas clave que utilizarás para calibrar el éxito del proyecto. Es probable que estas métricas de éxito influyan sobre varios aspectos del plan y determinen su dirección y enfoque.

Pregunta a los miembros del equipo qué necesitan de verdad, qué estaría bien tener y qué no hace falta. Si se conoce con claridad el alcance del proyecto desde las primeras etapas de la planificación (también lo que queda descartado de forma expresa), habrá menos riesgo de problemas de comunicación entre las partes interesadas. También sirve para asignar el tiempo de forma adecuada entre los colaboradores del proyecto. Con esta claridad, será más fácil identificar y hacer frente a los cambios en el alcance del proyecto a medida que se produzcan.

Casi todos los planes de proyecto incluyen datos sobre el presupuesto, la planificación y el alcance, pero un plan adecuado también responde a preguntas esenciales sobre tu proyecto, como estas:

• Los recursos: ¿Qué tipos de competencias se necesitan? ¿Quién está disponible? ¿Qué presupuesto tienes?
• Las decisiones: ¿Quién hará las recomendaciones? ¿Quién aprobará o rechazará las solicitudes?
• La comunicación: ¿Quién debe encargarse de comunicar los avances y los obstáculos?
• El riesgo: ¿A qué deben estar atentos los miembros del equipo? ¿Cuál es el proceso para registrar y monitorizar las amenazas?
• Las revisiones: ¿Cómo vas a recopilar comentarios antes de lanzar el proyecto?
• Las aprobaciones: ¿Quién más tiene que validarlo? ¿A quién le corresponde tomar la decisión final?

• Los plazos: ¿La planificación de trabajo de los miembros del equipo se ajusta al cronograma del proyecto? ¿Cómo se eligió el plazo?

No hace falta que tu plan entre en demasiados detalles sobre todas y cada una de estas cuestiones, pero sí debería darte la suficiente información para permitirte implementar el proyecto con fluidez, sin muchas sorpresas.

Marca de verificaciónConsejo: Utiliza el método DACI para tomar decisiones sensatas sobre tu proyecto de forma oportuna.

Casi todos los gestores de proyectos eligen entre un concepto de gestión de proyectos en cascada o un concepto de metodología ágil. Un concepto inspirado en la metodología ágil ofrece resultados rápidamente a través de un proceso iterativo que evalúa los planes, los requisitos y los resultados del proyecto de forma continua. En este método, se considera que el tiempo y los recursos son fijos.

El concepto en cascada es un proceso lineal y secuencial que hace avanzar el proyecto etapa por etapa y equipo por equipo. Aquí, se considera que el alcance es fijo, pero los plazos y los recursos son flexibles.

En cuanto hayas dado respuesta a todas las preguntas, tenido todos los debates y llenado un almacén de notas adhesivas, habrá llegado el momento de redactar el plan de tu proyecto. Mantén la sencillez, tanto en las palabras que elijas como en el formato y el diseño.

Estos son algunos detalles útiles que no deberían faltar en ningún plan:

• Nombre del proyecto
• La fecha de entrega
• Presupuesto
• Los objetivos del plan
• Los hitos destacados y el impacto medible previsto
• Las fechas de inicio y finalización previstas de cada tarea
• Rótulos en los que se recalquen los propietarios de tareas sueltas
• Los detalles de las tareas y las notas, para dejar claro lo que debería suceder

• Rótulos en los que se indiquen el riesgo y las tareas (o equipos) con interdependencias para evitar retrasos

Cuando tu plan de proyecto esté terminado, pídele a alguien que aún no haya participado en el proceso de redacción que lo revise. Esta revisión a cargo de otra persona puede servir para detectar los errores humanos naturales.

Marca de verificaciónConsejo: A la hora de calcular el tamaño de cada tarea, resiste la tentación de adentrarte en demasiados detalles. Recuerda: son estimaciones fundamentadas.

Cuando el plan del proyecto esté finalizado y revisado a fondo, es el momento de presentarlo a las personas que participan activamente y a las partes interesadas, que deben mantenerse informadas. Prepárate para una puesta en marcha del proyecto que será emocionante. Es fundamental saber que los cambios y los desafíos son una parte integral de todo proyecto, por lo que es esencial estar preparado para hacerles frente.

Durante todo el ciclo de vida del proyecto, mantén un contacto estrecho con el plan. Céntrate en los elementos principales del proyecto, el alcance previsto y los pasos acordados. Con esta estrategia, te mantendrás según lo previsto y aumentarás las probabilidades de entregar tu proyecto con éxito, aunque haya imprevistos.