Cómo hacer menos reuniones con Confluence
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La mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo. ¡Queda dicho! Esto no debería sorprender a nadie que haya estado presente (aunque realizara otras tareas al mismo tiempo, tuviera la cabeza en otra parte o incluso se durmiera) en una reunión aparentemente innecesaria.
¿Cuántas reuniones has tenido hoy que fueran simplemente para informarte sobre modificaciones o encuentros habituales sin un orden del día definido? Según algunos estudios, un 67 % de los trabajadores afirman que un exceso de reuniones supone una distracción para su trabajo, lo que no está exento de costes: las empresas estadounidenses gastan 399 mil millones de dólares en reuniones innecesarias. Si sabemos que a menudo las reuniones suponen una pérdida de tiempo (y de dinero), ¿por qué seguimos haciéndolas?
Si lo que te impide reducir el número de reuniones es la incertidumbre de no saber cómo hacerlo, ¡no temas! Hemos pedido a los miembros de la comunidad de Atlassian que compartan con nosotros sus prácticas recomendadas, soluciones y consejos probados para hacer menos reuniones.
Elige la colaboración asíncrona en Confluence
CONSEJOS PARA SUSTITUIR LAS REUNIONES POR LA COLABORACIÓN ASÍNCRONA EN CONFLUENCE
- Utiliza la colección de plantillas de gestión de proyectos para mantener a tu equipo informado y coordinado al colaborar en un proyecto.
- Utiliza la macro del informe de tareas para añadir, asignar y ver tareas.
- Utiliza la macro del informe de decisión para hacer un seguimiento de las decisiones que toma tu equipo.
- Utiliza macros para añadir información de desarrollo, como gráficos y hojas de ruta de Jira, a tus páginas de Confluence.
- "Aquellos que usan Jira y Confluence para hacer un seguimiento del trabajo y recoger conocimientos pueden reducir el número de reuniones creando páginas de presentación de información en Confluence mediante el eficaz conjunto de macros y los paneles de Jira. Al tener toda la información en una ubicación central, los miembros del equipo se ahorran mucho tiempo y tienen la certeza de estar utilizando los recursos más recientes y adecuados, lo que les permite trabajar con mayor confianza". – Andrew Kendris, líder de la comunidad de Atlassian
Elige una herramienta de comunicación
"Deja claro cuál es tu [método de comunicación] favorito y que el equipo puede utilizarlo para ponerse en contacto contigo, sobre todo si es para tratar o aclarar cuestiones que pueden evitar [tener que hacer una reunión]". – Nic Brough, líder de la comunidad de Atlassian
Con una única fuente de información, se puede aumentar la claridad, ahorrar tiempo e incluso evitar reuniones al equipo, ya que todos los miembros dispondrán de la información necesaria. Igualmente, al definir estándares de comunicación, las confusiones son mínimas y es más fácil llegar a acuerdos. Dada la infinidad de vías para contactar con los compañeros de trabajo, es importante establecer dónde deben producirse las comunicaciones.
CONSEJOS PARA SIMPLIFICAR LA COMUNICACIÓN
- Utiliza el manual de estrategias de equipo de Atlassian para la comunicación con las partes interesadas para definir un plan de comunicación que indique al equipo la frecuencia, el público y los canales de comunicación de los distintos tipos de información.
- Utiliza herramientas de gestión de trabajo y colaboración como hace Karen Lewis. Esta miembro de la comunidad de Atlassian, cuyo equipo solía hacer una sesión de actualización de la hoja de ruta una vez por sprint para mantener a todos los miembros informados sobre el progreso, ahora anima a los miembros del equipo a consultar el enlace a la hoja de ruta de Jira.
- Consulta y actualiza las páginas de Confluence en las que se producen las conversaciones de tu equipo. Para ello, integra las herramientas de comunicación favoritas del equipo en Confluence.
- Responde a los comentarios y previsualiza los enlaces a Confluence en Slack con la aplicación Confluence for Slack.
- Captura las notas de las reuniones y publícalas directamente en Confluence desde una reunión de Microsoft Teams con la aplicación Microsoft Teams for Confluence.
- Deja atrás las aburridas reuniones de puesta al día: usa objetivos con Confluence como hace Jonathan Nolen, miembro de la Comunidad de Atlassian. Su equipo utiliza Confluence para crear contenido de largo recorrido, como desarrollar ideas, actualizar procedimientos y comunicar políticas, y objetivos para las comunicaciones semanales más efímeras que informan sobre el estado de los proyectos.
Mantente al día con la plantilla de notas semanal
"Intentamos organizar reuniones solo cuando hay que hacer cosas concretas: superar una dificultad, obtener ayuda para resolver un problema, tomar una decisión, etc. [Si] no tenemos el orden del día antes de una reunión, normalmente la cancelamos". – Brant Schroeder, líder de la comunidad de Atlassian
La plantilla de notas semanal nos ayuda a crear órdenes del día, consultar actas de reuniones anteriores, identificar elementos de acción y hacer un seguimiento de los resultados. Ofrece un espacio donde los equipos pueden colaborar de manera asíncrona para que las reuniones sean breves y concisas.
CONSEJOS PARA COLABORAR EN LAS NOTAS DE UNA REUNIÓN EN CONFLUENCE
Organiza las notas de la reunión para facilitar el acceso a ellas
"Tenemos plantillas de actas para diferentes tipos de reuniones (p. ej., estado del cliente, desarrollo interno, etc.). Estas plantillas están organizadas cronológicamente mediante títulos". – Jared Olson, miembro de la comunidad de Atlassian
Las notas de la reunión solo son útiles si puede accederse a ellas en todo momento. Crea un sistema para organizarlas en función del objetivo, el tipo de reunión u otras características clave. Así, los miembros del equipo las encontrarán fácil y rápidamente.
CONSEJOS PARA ORGANIZAR LAS NOTAS DE LA REUNIÓN
- Organiza las páginas, los archivos adjuntos e incluso los espacios con etiquetas de palabra clave, como "tipo de reunión".
- Utiliza la macro de árbol de página para mostrar páginas relacionadas como, por ejemplo, todas las notas de una reunión relativas a un proyecto.
- Utiliza la macro de índice para que los usuarios puedan encontrar información rápidamente. Para ello, resume el contenido y crea enlaces a los títulos de página.
- Utiliza la macro de anclaje para crear enlaces a partes específicas de una página de Confluence (no solo los títulos).
Limita la duración de las reuniones
CONSEJOS PARA LIMITAR LA DURACIÓN DE LAS REUNIONES
- Asigna a las reuniones la mitad del tiempo que elegirías normalmente (p. ej., 30 minutos en lugar de una hora).
- Crea y comparte un orden del día para definir claramente los objetivos de la reunión y evitar que se hable de cuestiones irrelevantes.
- Cambia la configuración de tu calendario para reducir cinco o diez minutos la duración predeterminada de las reuniones.
Acepta solo las reuniones que sean necesarias
"Si estás en una reunión conmigo, no puedes hacer el trabajo necesario para que el proyecto avance". – Andrew Kendris, líder de la comunidad de Atlassian
Aunque parezca lógico, si todas las empresas siguieran realmente esta práctica, no se dedicarían 31 horas al mes a reuniones improductivas. Vamos pues a mejorar los hábitos de tu empresa para evitar programar reuniones innecesarias.
¿Cómo? A través de la infraestructura. Implementa un sistema que pida tanto a los organizadores como a los asistentes que evalúen la necesidad de celebrar una reunión antes de programarla. Con un formulario de solicitud de invitación o una plantilla, puedes animar a todas las partes a reflexionar si es posible conseguir los mismos resultados con la colaboración asíncrona. Esto también ayudará a normalizar el hecho de que se rechacen invitaciones a reuniones y se prefiera usar la colaboración asíncrona.
CONSEJOS PARA EVALUAR SI UNA REUNIÓN ES NECESARIA
- El líder de la comunidad de Atlassian Dave Liao sugiere lo siguiente: "Cuando alguien quiere programar una reunión contigo, pídele que rellene un breve formulario de solicitud de reunión. En él, debe poder describir lo que necesita en una o dos frases y lo que espera obtener de la reunión. Estaría bien que pudieras dar respuesta a su solicitud de forma asíncrona".
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El formulario o la plantilla debe incluir el objetivo y las metas de la reunión, lo que los asistentes deben preparar con antelación y enlaces a la información de referencia necesaria. Si la persona que solicita la reunión no puede rellenar el formulario, espera antes de reservar una hora en tu agenda.
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Fija un día sin reuniones
CONSEJOS PARA DESTINAR TIEMPO AL TRABAJO PRODUCTIVO
- Sopesa las distintas opciones a la hora de elegir el día de la semana en el que no se celebrarán reuniones. Según se ha comprobado, hay quienes prefieren los lunes sin reuniones, mientras que otros se muestran favorables a incluir un descanso a mitad de la semana o un tiempo para recapitular y prepararse para la siguiente semana los viernes.
- No te limites a un día por semana: reserva tiempo en tu agenda de forma periódica para poder dedicarte intensamente a trabajar. Así, los demás verán que no estás disponible. No programes nada durante esos periodos y, con un poco de suerte, acabarás creando un hábito.
CONSEJOS PARA DESTINAR TIEMPO A LA SOCIALIZACIÓN
- Fíjate en las actividades virtuales para fomentar el espíritu de equipo o en los rituales probados que se utilizan en Atlassian y aplícalos en tu empresa para mantener la conexión de los equipos.
- Apuesta por iniciativas virtuales que sustituyan las actividades informales de socialización en la oficina, como los chats con café.
- El equipo del líder de la comunidad de Atlassian Jimmy Seddon instauró "una llamada abierta de 30 minutos en Zoom para [los miembros del equipo] que querían charlaran libremente con otras personas antes de iniciar la jornada laboral".
Dedica tiempo a socializar fuera de las reuniones