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Cómo trazar tu plan para conseguirlo
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¿Qué es la ejecución del proyecto? La ejecución del proyecto es la etapa del proyecto en la que se pone en marcha todo lo que tu equipo ha planificado.
El equipo hace todo lo posible para que los proyectos comiencen con buen pie. Se organizan reuniones de lanzamiento para que todos los actores clave se pongan de acuerdo, se establecen calendarios detallados y se colabora con todo el mundo en la creación de un plan de proyecto.
Todas las piezas están colocadas. Y entonces... una de ellas cae.
Los plazos acaban retrasándose una y otra vez. Ese plan de proyecto es ahora más una sugerencia que una regla. Hay confusión, frustración, y sientes que has perdido el tiempo que dedicaste a tener todo listo.
¿Cuál es el problema? Pues bien, la planificación del proyecto es de primera calidad, pero la ejecución tiene carencias importantes.
¿Qué es la ejecución de un proyecto?
La ejecución de un proyecto significa que tienes que remangarte y tomar medidas en relación con todo lo que has descrito en tu plan de proyecto (puedes utilizar nuestra plantilla de plan de proyecto). En pocas palabras, vas a ejecutar esas estrategias para llevar el proyecto a la línea de meta.
Es posible que también oigas hablar de la ejecución de proyectos como la implementación de estos. Básicamente, es otra forma elegante de decir lo mismo.
La ejecución es el tercer paso del típico ciclo de vida del proyecto, que tiene cuatro etapas totales: inicio, planificación, ejecución y cierre.
Se podría pensar que la fase de ejecución es la más fácil de todas, sobre todo si ya has hecho lo más difícil y has sentado las bases para el éxito del proyecto. Pero es en la fase de ejecución precisamente donde muchos equipos tienen problemas.
Piensa en ello en el contexto de tu vida personal: establecer un presupuesto es sencillo, lo difícil es seguirlo (sobre todo cuando lo único que quieres es ceder y pedir una pizza sin que importe lo que diga tu billetera).
Hablemos de las lagunas en la ejecución
Una laguna en la ejecución suena aterrador, ¿no es así? Bueno, en cierto modo lo es.
Tanto si piensas en el fracaso de tu presupuesto personal (¡oye!, todos hemos pasado por eso) como en un proyecto de equipo que no está saliendo según lo previsto, una laguna en la ejecución (con frecuencia llamada “laguna estratégica”) representa una desconexión entre los principios establecidos y la realidad.
¿Sabes cómo trazaste todas esas estrategias y planes bien diseñados para tu proyecto? Cuando no eres capaz de seguirlos y cumplir tus objetivos, entonces hablamos de una laguna en la ejecución.
Por desgracia, estas desconexiones son habituales. Según la encuesta Pulse of the Profession 2017 del Project Management Institute, los líderes ejecutivos afirmaron que solo el 60 % de sus iniciativas estratégicas cumplieron sus objetivos.
¿Cuáles son las causas de las lagunas en la ejecución?
Existen numerosas causas posibles de las lagunas en la ejecución, como objetivos y plazos demasiado ambiciosos, poca o ninguna claridad sobre los principios o los objetivos del proyecto, e incluso falta de aceptación por parte de los actores clave.
Una de las principales causas está relacionada con los recursos de tu proyecto. Los recursos son los materiales que necesitas para terminar el proyecto. Pueden incluir departamentos o miembros del equipo concretos, tiempo y materiales reales (piensa en cosas como programas de software, salas de reuniones y más).
Cuando planificamos un proyecto, caemos en la trampa de pensar en él unilateralmente, como si fuera el único del que todo el mundo tendría que ocuparse.
En la práctica, las cosas no funcionan así. Ese proyecto se interpone entre otras responsabilidades y problemas diarios. Los recursos son mucho más escasos de lo que pensábamos cuando planificamos el proyecto construyendo castillos en el aire.
Al final, tienes que competir por los recursos que necesitas o priorizarlos, y a veces terminas simplemente esperando a que lleguen. Estos cuellos de botella socavan el plan y el cronograma que trazaste al principio.
O, lo que es peor, destruyen tu proyecto por completo. La encuesta de 2018 del Project Management Institute reveló que el 21 % de los proyectos fracasan debido a recursos escasos o limitados.
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta
Y aquí va la pregunta del millón: ¿cómo se pueden acortar distancias de una vez por todas? A continuación, se presentan algunas estrategias diferentes que puedes usar para dar a la ejecución de proyectos de tu equipo un impulso muy necesario.
Garantiza la alineación desde el principio
En primer lugar, es difícil ejecutar algo si no entiendes por qué está sucediendo. Sin embargo, solo el 55 % de las personas que participan en proyectos consideran que tienen claros los objetivos empresariales de sus proyectos.
Hay que conseguir que todo el mundo esté de acuerdo antes de que el proyecto se ponga en marcha. Empieza con una reunión inicial eficaz en la que puedas hablar de los objetivos del proyecto y del plan que has trazado para alcanzarlos. Deja tiempo suficiente para las preguntas, para así poder abordar de forma proactiva las dudas o preocupaciones.
Quizá pienses: “Nosotros siempre elaboramos un acta de constitución del proyecto detallada a la que se puede recurrir”. Ahora, pregúntate: ¿cuándo fue la última vez que consultaste un documento extenso para obtener una simple respuesta u orientación? No muy a menudo, ¿verdad?
Es mejor crear un cartel del proyecto, que es un documento colaborativo que describe el problema que resuelve tu proyecto, además del alcance y las posibles lagunas de conocimiento. El cartel del proyecto es un documento vivo, por lo que puede evolucionar a medida que lo hace tu proyecto.
Al fin y al cabo, el éxito de la ejecución del proyecto no significa que tu plan no pueda cambiar a medida que aprendes y progresas. Siempre surgen cosas nuevas y hay que ser flexibles.
Planifica el traspaso de proyectos
Cuando se planifican proyectos interdisciplinares, es fácil funcionar con la suposición de que el traspaso del proyecto entre los equipos se hará sin mayores dificultades. Te imaginas un cambio de testigo perfecto en una carrera de relevos (tal vez incluso suene en tu mente la banda sonora de Rocky III con “Eye of the Tiger” o la de Carros de fuego de Vangelis).
Lamentablemente, la realidad es mucho más complicada que tu imaginación. Cuando llega el momento de traspasar el proyecto a otro equipo, a veces hay muchos titubeos, arranques y paradas.
Esto se debe a que otros equipos no pueden intervenir en los proyectos con cualquier pretexto. Teniendo esto en cuenta, cuando se planifique el cronograma, es conveniente prever un margen de tiempo específico para los traspasos. Eso da al equipo entrante un poco de flexibilidad para ponerse al día.
Mantén a todos los demás equipos al tanto de las actualizaciones del estado del proyecto, los cambios, etc., para que no se queden atrás cuando les toque tomar el relevo. Confluence cuenta con plantillas de gestión de proyectos que pueden ayudar con esto.
No olvides el efecto dominó
¿Recuerdas cuando hablamos de la trampa de planificar un proyecto unilateralmente? Debes tener en cuenta que tu proyecto va a depender de recursos limitados y competir por ellos.
Por eso, hay que detectar las dependencias de tareas o recursos durante las fases de planificación para poder tenerlas en cuenta de inmediato en el proceso y el cronograma.
Por ejemplo, ¿hay algún paso de tu proyecto que no pueda completarse hasta que se hayan marcado otras tareas anteriores? Esa sería una dependencia de tarea. ¿Tiene el científico de datos de tu empresa una disponibilidad horaria realmente limitada y dependes de su carga de trabajo? Esa es una dependencia de recursos importante que hay que tener en cuenta.
La planificación proactiva de estos aspectos puede ayudarte a ejecutar un proyecto mucho más fluido, sobre todo si tienes en cuenta que algunas de las causas habituales del fracaso de los proyectos son:
- Previsión inadecuada de recursos (23 %)
- Recursos limitados (20 %)
- Dependencia de tareas (11 %)
También puedes utilizar el método del camino crítico (CPM, por sus siglas en inglés) para asegurarte de que estás siendo realista en lo que respecta a tu cronograma. Parece un trabajo tedioso, pero en la práctica es sencillo.
Básicamente, tienes que identificar la línea de tareas dependientes más larga de tu proyecto. Piensa en ella como en una fila de fichas de dominó. Si se produce un retraso en este camino crítico, se retrasará todo el proyecto. Esto te ayuda a saber dónde tienes un poco de espacio para respirar y dónde tienes que ceñirte lo máximo posible al calendario.
Comprueba el progreso con frecuencia
Has trazado un plan de proyecto, lo has compartido con el equipo y, ahora, puedes dar por hecho que todo encajará. Porque eso es lo único que hace falta para que los proyectos salgan bien.
Pues no. Para que los proyectos salgan bien, hay que supervisar con frecuencia los progresos y corregir el rumbo cuando sea necesario. No basta con una reunión de inicio y otra de finalización del proyecto en el calendario; también hay que programar revisiones periódicas.
Durante estas reuniones, puedes abordar los problemas, aclarar cualquier confusión y seguir impulsando tu proyecto en la dirección correcta. También puedes pedir feedback al equipo sobre cómo marcha el proyecto para asegurarte de que todos se sientan escuchados y valiosos colaboradores.
Si has establecido señales y medidas al inicio de tu proyecto (lo que recomendamos encarecidamente), estas reuniones son también una oportunidad para evaluar a fondo tus progresos.
Prepara el baile de la victoria de tu proyecto
Nadie quiere experimentar la sensación de desazón que se tiene cuando toda la cuidadosa planificación del proyecto se desperdicia.
La buena noticia es que no estás solo. Utilizar las estrategias de ejecución de proyectos que hemos descrito te ayudará a evitar invertir energía en una planificación que, a pesar de todas tus buenas intenciones, esté llena de trampas en las que tu equipo pueda caer.
Incluso después de aplicar estos nuevos consejos, recuerda que este es un proceso de aprendizaje. Puede que no ejecutes tu próximo proyecto a la perfección, ¡y no pasa nada! Seguirás mejorando con cada nuevo proyecto que abordes. Y, en poco tiempo, tu equipo y tú seréis auténticas máquinas de la ejecución de proyectos ágiles y eficaces.
