Cuatro formas de mejorar la comunicación entre el equipo y las partes interesadas

1. Crea estrategias y campañas coherentes

Ningún equipo trabaja aislado. Siempre se están aportando nuevas ideas a las estrategias de comunicación, las campañas y los flujos de trabajo de tu equipo. Además, si trabajas en un entorno dinámico y de metodología ágil, es probable que esto se haga cada cierto tiempo. Entre los correos electrónicos, los mensajes directos y las videollamadas, la comunicación puede complicarse y las ideas pueden volverse inconexas y difíciles de implementar. Para evitarlo, empieza a usar las plantillas de Confluence.

La práctica de crear documentos únicos y enviarlos por correo electrónico tras editar o añadir algo se ha quedado obsoleta. Gracias a las plantillas de Confluence, tu equipo y tú podéis desarrollar documentos de proyectos, estrategias de marketing, actualizaciones empresariales y mucho más en un solo lugar. Las plantillas también facilitan la comunicación con las partes interesadas, ya que permiten la rápida actualización de la documentación y el acceso a ella para consultarla o leerla con más detenimiento. De esta forma, los responsables de la toma de decisiones podrán encontrar y asimilar tus conclusiones sin complicación.

Las plantillas facilitan a tu equipo la tarea de abordar un gran número de proyectos, desde planes de marketing hasta requisitos de productos. Independientemente de las necesidades de tu empresa, Confluence cuenta con una plantilla que puede ayudarte a mantener la coherencia y la claridad, sobre todo a la hora de comunicar las actualizaciones de los proyectos a las partes interesadas. Entre los temas de las plantillas de Confluence, se incluyen:

• Estrategia empresarial
• Diseño
• Documentos e informes
• Recursos humanos
• Marketing y ventas
• Personal
• Gestión de productos
• Productividad
• Planificación de proyectos
• Desarrollo de software/TI
• Startup
• Trabajo en equipo

Usa las plantillas como punto de partida para tus proyectos y campañas y haz que sean coherentes desde el principio.

2. Comparte datos relevantes y comentarios en tiempo real

Si tu equipo trabaja a partir de documentos inconexos en varias plataformas, es muy probable que se pierda información. A veces, cuando los equipos trabajan en varios departamentos o proyectos, se forman silos de información, de modo que esta y los datos pueden quedar atrapados en un grupo concreto al que otros miembros de la empresa no pueden acceder. Ya sea para contribuir a las iniciativas, las entregas o la comunicación entre los equipos y las partes interesadas, necesitas una herramienta de espacio de trabajo que pueda gestionar todas tus necesidades de intercambio de información.

Confluence facilita la colaboración entre las distintas partes interesadas en los espacios. Los equipos crean páginas que se encuentran en un espacio abierto y organizado, lo que hace que encontrarlas resulte más sencillo. Estas páginas contienen información útil sobre la empresa o los proyectos a la que los usuarios pueden añadir comentarios en línea de inmediato seleccionando el texto para aportar datos relevantes y observaciones. También pueden comentar todo el contenido al final de la página o publicación.

Cuando los miembros del equipo o las partes interesadas responden a los comentarios o reaccionan a ellos con un "me gusta", se notifica al autor del comentario original. Los miembros del equipo también reciben notificaciones puntuales si se modifica el contenido existente o si se añade algo nuevo, lo cual resulta de gran utilidad cuando se trabaja de forma asíncrona, ya que ello permite que todo el mundo conozca el motivo exacto de la modificación.

Confluence no se limita a las carpetas personales, sino que ofrece espacios de trabajo orientados a equipos y proyectos que permiten el fácil acceso de los miembros del equipo y las partes interesadas, la inclusión de documentación en la que se puedan hacer búsquedas y la formación de una estructura organizativa escalable. Cuando alguien se marche de un equipo o se una a él, sus documentos y proyectos no se perderán y quienes los necesiten podrán seguir accediendo a ellos.

3. Pon en práctica una toma de decisiones fundamentada

Según Qatalog y el Ellis Idea Lab de la Universidad de Cornell, el 43 % de las personas que se encuentran en el lugar de trabajo afirma que dedica demasiado tiempo a cambiar de unas aplicaciones y herramientas en línea a otras. En las situaciones en las que el tiempo es dinero, estos usuarios finales no pueden darse el lujo de perder valiosos minutos cambiando de contexto. Si se les da contexto a las partes interesadas, podrán comprender mejor y más deprisa la idea general. Confluence admite contenido de distinta índole que puede ayudar a perfeccionar tus mensajes y a que las partes interesadas tomen decisiones con más confianza.

• Análisis: al incluir informes de análisis de Google, Adobe o cualquier otro lugar en las páginas del espacio de trabajo de tu equipo, las partes interesadas pueden reconocer fácilmente las oportunidades de crecimiento, los datos relevantes y las tendencias en los datos de los clientes.
• Tablas: las tablas os ayudan a tu equipo y a ti a comunicar una gran cantidad de información de un vistazo, pero debes asegurarte de que las celdas tengan el formato adecuado para que todo pueda entenderse lo mejor posible.
• Imágenes: al incorporar las imágenes y los archivos multimedia pertinentes a las páginas de Confluence, podrás ofrecer más contexto rápidamente a quienes accedan a ellas.
• Enlaces inteligentes a otras herramientas (por ejemplo, Jira o Figma): cuando tengas todo tu trabajo en una herramienta (Atlassian u otra plataforma de terceros compatible) y quieras mostrarlo en Confluence, podrás hacerlo gracias a los enlaces inteligentes. Solo tienes que copiar la página, el tablero del proyecto, el calendario u otro enlace y pegarlo en el lugar de Confluence en el que quieras que aparezca. El enlace permitirá a las partes interesadas obtener una vista previa de la página, o bien editarla o insertarla directamente.

El contexto de las partes interesadas va más allá de las tablas, los gráficos, las imágenes y los enlaces; también es importante ilustrar las áreas que puedan precisar más ayuda por parte de la organización. Cuando crees actualizaciones de los proyectos, incluye los siguientes elementos:

• Datos del proyecto: nombre, gestor del proyecto y fecha del informe.
• Resumen del proyecto: ubicación, cronograma, objetivo y presupuesto.
• Project timeline: Milestones and individual task details, including what has been completed
• Partes implicadas: miembros del equipo, principales partes interesadas y clientes.
• Riesgos: posibles incidencias, cuellos de botella y cambios necesarios.
• Estado del presupuesto: inversión utilizada e inversión restante.
• Recursos importantes: archivos adjuntos y enlaces a los documentos pertinentes.
• Próximos pasos: elementos de acción.

A la hora de desarrollar una cultura empresarial de transparencia, es importante proporcionar a tu equipo y a las partes interesadas un contexto detallado.

4. Presenta las actualizaciones del proyecto y los resultados de la campaña

Una de las mejores formas de ilustrar las actualizaciones y los resultados de los proyectos y las campañas es compartirlos en una presentación. Con Confluence, es fácil cambiar al modo presentador. Este diseño es perfecto para mostrar el contenido de páginas o entradas de blog con menos distracciones (y con él no hace falta que crees diapositivas o presentaciones adicionales). Al seleccionar este modo, el contenido se muestra en una vista limpia y a pantalla completa, sin barras laterales, comentarios en línea ni menús opcionales.

En el modo presentador, también puedes cambiar el aspecto de la presentación eligiendo el foco de cursor o el tema oscuro. El foco de cursor convierte el cursor en un círculo grande para que el público pueda seguirlo sin problemas. El tema oscuro se puede usar si se quiere reducir la fatiga visual por la noche, para ahorrar batería o si simplemente es el que más le gusta al usuario.

También se puede usar la plantilla del modo presentador, que incluye directrices para crear una página optimizada para presentaciones.

Coordinar a los equipos y las partes interesadas con Confluence

Cuando la transparencia es un aspecto fundamental de tus prácticas empresariales, es mucho más fácil coordinar tus grupos de partes interesadas. Confluence facilita la comunicación abierta mediante herramientas y plantillas diseñadas para equipos.

Prueba Confluence gratis y descubre cómo puede ayudarte a informar a todos los miembros de tu empresa y a interactuar con ellos, tanto si son responsables de la toma de decisiones como si se trata de colaboradores individuales.