Estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos
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Si alguna vez sientes que tu proyecto se está descontrolando, con plazos atrasados y tareas sin cumplir, una estructura de desglose del trabajo te puede ayudar. Una EDT bien elaborada es tu hoja de ruta hacia unos procesos correctos, ya que divide los proyectos en partes manejables para garantizar que asignas las tareas de forma eficiente y no incumples los plazos.
Estas herramientas posibilitan la comunicación de todos los objetivos con claridad a nivel empresarial, reduciendo al mínimo las sorpresas e impidiendo que alguien desconozca su rol.
En este artículo se explica cómo es una EDT, sus componentes clave y cómo puedes crear una para tu proyecto y transformar tu enfoque de la gestión de proyectos.
¿Qué es la estructura de desglose del trabajo (EDT)?
Una EDT en la gestión de proyectos es una descomposición jerárquica de un proyecto en componentes menores. Empieza con el objetivo general del proyecto en la parte superior y, luego, divide las partes en entregas más pequeñas y eficientes.
Cada nivel de una estructura de desglose del trabajo proporciona descripciones más detalladas de las tareas del proyecto, empezando por el nivel superior que define el objetivo del proyecto. El siguiente nivel describe los principales productos, después, los subproductos y, por último, los paquetes de trabajo.
El propósito de una EDT en la gestión de proyectos
Una EDT en la gestión de proyectos organiza y define el alcance del proyecto dividiéndolo en secciones manejables. Establece un marco de trabajo claro para la planificación, la ejecución y el control de los proyectos.
La EDT describe claramente cada tarea para ayudar a asignar las responsabilidades. Cada paquete de trabajo contiene suficiente información como para predecir con exactitud las necesidades y la duración de los recursos, lo que ayuda a estimar los costes y los plazos.
Puedes usar una EDT para realizar un seguimiento de la finalización del plan del proyecto y asegurarte de que tu proyecto va según lo previsto.
Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es una representación visual del ciclo de vida del proyecto. Enumera las tareas en un cronograma y muestra los plazos, las dependencias y el progreso. Esta herramienta resulta muy eficaz para los equipos que precisan de instrucciones claras sobre la planificación del proyecto.
Si bien no es una EDT, puedes combinarlo con una para planificar y programar mejor.
EDT centrada en la entrega
Una estructura de desglose de trabajo (EDT) basada en las entregas se centra en los resultados del proyecto. Divide el proyecto en entregas principales en lugar de en fases. Esto es más útil para proyectos en los que el producto final o el resultado son claros y distintos.
Kanban
Kanban es un método visual para gestionar el trabajo de un proyecto a medida que avanza en el marco de un proceso. Utiliza tarjetas en los tableros de kanban para representar las tareas y columnas para indicar las distintas etapas del flujo de trabajo.
Este método es ideal para proyectos de metodología ágil y requiere una supervisión continua y ajustes frecuentes.
EDT basada en fases
A diferencia de la EDT orientada a la entrega, una EDT basada en fases divide el proyecto según sus fases o etapas. Cada fase representa una sección importante del cronograma del proyecto y todas las fases se dividen en tareas y actividades adicionales.
Este tipo es ideal para proyectos con etapas bien definidas, como el desarrollo o la construcción de software.
Calendarios
Los calendarios en la gestión de proyectos proporcionan una estructura basada en el tiempo para la EDT. Ayudan a garantizar la finalización de las tareas dentro de los plazos establecidos. Este método también ayuda a hacer un seguimiento de los plazos, los hitos y la disponibilidad de los recursos.
El método del calendario es el mejor para proyectos con plazos estrictos o fijos.
Componentes clave de la estructura de desglose del trabajo
Cada componente de una EDT tiene una finalidad diferente. Tienen roles y niveles de detalle específicos. El nivel más alto representa el objetivo final y el nivel más bajo define detalles específicos.
Entre los componentes clave de la EDT se incluyen los siguientes:
- Fases: representan las principales etapas del ciclo de vida del proyecto. Cada fase agrupa las actividades y tareas pertinentes.
- Tareas: estas son actividades individuales dentro de cada fase de un proyecto.
- Subtareas: cada tarea se divide en subtareas, lo que permite una planificación y ejecución precisas.
- Entregas: son resultados tangibles o intangibles que se obtienen de la finalización de las tareas.
- Subentregas: son resultados más pequeños que contribuyen a completar entregas más grandes.
- Paquetes de trabajo: son las unidades de trabajo más pequeñas de una EDT. Son tareas detalladas o grupos de tareas con entregas específicas.
- Dependencias: indican las relaciones entre las tareas. Muestran qué tareas hay que completar antes de poder empezar otras.
- Estimaciones: calculan los recursos, el tiempo y los costes necesarios, lo que ayuda a presupuestar y a planificar.
Hitos: marcan la finalización de las fases clave, las entregas u otros objetivos del proyecto importantes.
La EDT organiza el proyecto en componentes manejables dividiendo el alcance en partes más pequeñas y detalladas. Los componentes claramente definidos facilitan la asignación de responsabilidades, la estimación de los costes, la planificación de los plazos y el seguimiento del progreso del proyecto.
Cómo crear una estructura de desglose del trabajo
Crear una EDT implica una serie de pasos para garantizar un proyecto bien planificado y organizado. No te apresures en el proceso de toma de decisiones; una estructura cuidadosamente diseñada resulta fundamental para el éxito de tu proyecto.
Estos son los pasos necesarios para crear una EDT:
Definir el alcance y los objetivos del proyecto
Define claramente el alcance general del proyecto y los objetivos específicos. Esto implica entender los objetivos, las restricciones y los requisitos del proyecto. Un alcance bien definido es la base de toda la EDT. Cuanto más sólida sea la base, mayores serán tus probabilidades de éxito.
Determinar las entregas principales
A continuación, identifica los principales resultados o entregas del proyecto. Enumera los resultados clave que pretende lograr el proyecto. Por ejemplo, las entregas principales de un proyecto de aplicaciones móviles podrían incluir el diseño de la interfaz de usuario, el desarrollo del backend, la configuración de bases de datos, etc.
Dividir las entregas en subentregas
Una vez que hayas identificado las entregas principales del proyecto, divídelas en subentregas más pequeñas y manejables. Por ejemplo, las subentregas podrían incluir esquemas, maquetas y revisiones de diseño para una entrega de interfaz de usuario.
Identificar los paquetes de trabajo
Tras desglosar las entregas, divide las subentregas en paquetes de trabajo específicos. Enumera todos los paquetes de trabajo necesarios para lograr las subentregas. Por ejemplo, los paquetes de trabajo para las subentregas de esquema podrían incluir los primeros bocetos, la revisión de muestras y la finalización del esquema.
Definir las actividades dentro de cada paquete de trabajo
Identifica y describe las actividades detalladas necesarias para completar cada paquete de trabajo. Enumera todas las tareas, recursos y dependencias de gestión necesarios para alcanzar los objetivos del paquete de trabajo.
Volviendo al ejemplo de los esquemas iniciales, las actividades podrían incluir la recopilación de requisitos, la creación de una capa básica y la presentación del boceto inicial para su revisión.
Crear el gráfico de EDT
Por último, organiza los componentes de la EDT en un diagrama o gráfico visual. Este gráfico representa la jerarquía del alcance del proyecto, desde el proyecto general hasta las tareas de gestión individuales. Usa el modelo del diagrama de Gantt para este paso.
Afortunadamente, puedes simplificar el proceso con una plantilla de estructura de desglose del trabajo. Esta divide las tareas grandes en partes más pequeñas para que sean más manejables y fáciles de lograr. Los flujos de trabajo de Jira ayudan a mejorar la eficacia de los equipos de gestión de proyectos.
Crea una estructura de desglose del trabajo para tu proyecto con Jira
Crear una EDT es crucial para organizar y gestionar tu proyecto de forma eficaz, pero adquirir las herramientas adecuadas puede resultar complicado. Pero ya no es el caso.
Jira hace que este proceso sea más fácil que nunca. El software utiliza las incidencias de Jira para gestionar y hacer un seguimiento de las tareas individuales, garantizando que no se pase nada por alto durante el ciclo de vida del proyecto. También puedes utilizar las plantillas prediseñadas de Jira para crear y gestionar proyectos de forma eficiente. La planificación colaborativa de proyectos garantiza que tu equipo pueda trabajar en conjunto en tiempo real para rastrear y gestionar la EDT para los proyectos de la plataforma.
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