Project life cycle: The 5 phases explained
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Whether you’re building an app or overhauling your branding strategy, effective project management is crucial. One key to success is understanding the project life cycle—a series of stages that a project goes through from start to finish.
The life cycle includes five main stages: initiation, planning, execution, monitoring and control, and closure. Monitoring each phase helps ensure the project stays on time and within budget.
This article defines the project life cycle stages, reviews the three main types of life cycles, and discusses how project management tools such as Jira can streamline and enhance each stage of the process.
¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.
Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.
- Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
- Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
- Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
- Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
- Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.
When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.
The 5 phases of a project life cycle
Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.
Fase de inicio
Fase de planificación
During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.
In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.
Below are some items you might create in the planning phase.
- Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
- Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
- Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
- Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
- Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
- Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.
With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.
Fase de ejecución
The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.
As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.
This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.
Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.
Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.
With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.
Fase de supervisión y control
In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.
Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.
As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.
Here are some examples of hiccups you might have to manage.
- Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
- Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
- Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
- Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
- Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.
The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.
You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.
Closure phase
Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.
Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.
Here are some questions you might ask during the closure phase:
- Did everyone accomplish their tasks?
- Did communication ever break down?
- What talents and shortcomings did you find in each team member?
Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.
In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.
- Is it up to the client’s standards?
- Did it solve the problem you set out to solve?
- Where did it underperform and overperform?
These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.
Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.
Types of project life cycles
There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.
Modelo de metodología ágil
El modelo de metodología ágil hace hincapié en la flexibilidad y el progreso iterativo. Permite hacer ajustes y mejoras a lo largo del proyecto. Los equipos se adaptan de forma gradual en función de los comentarios constantes.
La metodología ágil es popular entre los equipos de desarrolladores de software que se basan en una colaboración constante recíproca y se encuentran con obstáculos imprevistos de forma regular.
Dos marcos ágiles que puedes considerar son kanban y scrum. El de kanban implica visualizar las tareas, limitar el trabajo en progreso y garantizar un flujo continuo de trabajo, por lo que es ideal para los proyectos que requieren flexibilidad sin plazos estrictos. El de scrum funciona mediante sprints planificados, con objetivos establecidos y revisiones periódicas, lo que promueve las iteraciones estructuradas y la responsabilidad del equipo.
Modelo en cascada
La metodología en cascada sigue un flujo secuencial lineal y cada fase depende de los resultados de las anteriores. A diferencia de la metodología ágil, no es un proceso iterativo.
Algunos ejemplos de tipos de proyectos que suelen seguir el modelo en cascada son los proyectos de fabricación, construcción y atención médica.
Modelo iterativo
El modelo iterativo implica repetir ciclos para mejorar el proyecto mediante comentarios y varias iteraciones.
Es un poco diferente del modelo de metodología ágil, ya que los comentarios suelen producirse al final de un hito. En el marco ágil, los comentarios son más continuos y frecuentes.
¿Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los proyectos?
Al gestionar el ciclo de vida de los proyectos con eficacia, los procesos se optimizan de varias maneras.
- Visibilidad del proyecto mejorada: los equipos pueden eliminar los obstáculos de forma proactiva para garantizar resultados puntuales y de excelente calidad, lo que permite tomar decisiones con mayor eficacia.
- Mejora de la gestión de riesgos: los equipos pueden detectar los riesgos de forma temprana y encontrar soluciones. Los controles periódicos del riesgo garantizan que los proyectos se lleven a cabo a tiempo y evitan costosos retrasos o fallos.
- Comunicación con las partes interesadas mejorada: con actualizaciones periódicas, informes del progreso y reuniones, los participantes permanecen mejor informados y más involucrados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Los gestores de proyectos pueden utilizar las herramientas de Jira para organizar y priorizar ideas. Gracia a ello, se facilita la creación y el intercambio de hojas de ruta personalizadas con el equipo.
- Jira divide los proyectos grandes en tareas gestionables, hace un seguimiento del progreso y fomenta el trabajo en equipo en toda la organización.
- Jira Product Discovery funciona con Jira, lo que aporta contexto y visibilidad en los proyectos de desarrollo de software y las tareas empresariales, entre otras cuestiones.
Desafíos de la gestión del ciclo de vida de los proyectos
La gestión de proyectos puede resultar compleja y difícil. Requiere prestar especial atención a los posibles obstáculos, como la corrupción del alcance, las limitaciones de recursos y las interrupciones de la comunicación.
La corrupción del alcance se produce cuando los requisitos del proyecto se amplían más allá de lo que el equipo decidió al principio del proyecto, lo que provoca escasez de recursos y que se produzcan retrasos y desviaciones con respecto al plan del proyecto. Los procesos de control de cambios ayudan a eliminar la corrupción del alcance. Los gestores de proyectos deben revisar asiduamente el alcance del proyecto, comunicar los cambios e involucrar a las partes interesadas para asegurarse de que todo cambio se ajuste a los objetivos del proyecto.
Las limitaciones de recursos pueden provocar retrasos y poner en peligro la conclusión satisfactoria del proyecto. Para solventar los problemas de recursos, hay que revisar los recursos al principio de la planificación del proyecto. Crea un plan alternativo para detectar posibles problemas y pensar en soluciones, como conseguir ayuda externa o cambiar los recursos.
Las interrupciones de la comunicación pueden hacer que la productividad se vea afectada. Estos pueden incluir la falta de comunicación, los desacuerdos y la mala colaboración. Crear una cultura de trabajo en la que el personal esté predispuesto a compartir información dentro del equipo del proyecto y a asistir a reuniones periódicas, tanto formales como informales, puede mantener a todo el mundo al corriente y prevenir fallos en la comunicación. Las herramientas de gestión de proyectos como, por ejemplo, Jira, simplifican la comunicación, la supervisión del progreso y optimizan el intercambio de información.
Prácticas recomendadas de la gestión del ciclo de vida de los proyectos
¿En qué se diferencia la metodología ágil de los ciclos de vida de los proyectos tradicionales?
Estas son algunas técnicas probadas para dominar la gestión del ciclo de vida de los proyectos:
- Implementa hitos claros. Divide tu proyecto en hitos con plazos. Esto hace que tu proyecto parezca más viable y te permite hacer un seguimiento de su progreso de forma más eficaz.
- Comunícate con regularidad. Reúnete con los miembros del equipo con frecuencia para hablar sobre los avances, descubrir los cuellos de botella y encontrar nuevas ideas.
- Involucra a las partes interesadas. Involucra a las partes interesadas en el proceso pidiéndoles comentarios, dándoles actualizaciones y aclarando sus solicitudes para garantizar que el equipo cumple con todas las expectativas.
Vigila de cerca el progreso de las tareas y haz que los miembros de tu equipo también puedan hacerlo fácilmente. Esto evita que se incumplan los plazos y que el trabajo pase desapercibido.
¿Cómo contribuye la gestión del ciclo de vida de los proyectos al crecimiento de la organización?
Aquí es donde una herramienta como los tableros de Jira resulta útil.
Los tableros de kanban de Jira te ayudan a planificar, visualizar y hacer un seguimiento de tu trabajo. Te proporcionan a ti y a tu equipo una visión general compartida de todas las tareas y su estado. Los miembros del equipo pueden pasar fácilmente sus tareas a la etapa correcta mientras mantienen a todo el mundo informado.
Uso de Jira para gestionar el ciclo de vida de los proyectos de forma eficaz
La gestión de proyectos puede ser compleja y problemática, y obliga a prestar mucha atención a los posibles obstáculos como, por ejemplo, la corrupción del alcance, las limitaciones de recursos y las interrupciones de la comunicación.
La corrupción del alcance se produce cuando los requisitos del proyecto se amplían más allá de lo que el equipo decidió al principio del proyecto, lo que provoca escasez de recursos y que se produzcan retrasos y desviaciones con respecto al plan del proyecto. Los procesos de control de cambios ayudan a eliminar la corrupción del alcance. Los gestores de proyectos deben revisar asiduamente el alcance del proyecto, comunicar los cambios e involucrar a las partes interesadas para asegurarse de que todo cambio se ajuste a los objetivos del proyecto.
Las limitaciones de recursos pueden provocar retrasos y poner en peligro la conclusión satisfactoria del proyecto. Para solventar estos problemas de recursos, hay que revisar los recursos al principio de la planificación del proyecto. Crea un plan de respaldo con antelación. De este modo, podrás detectar posibles problemas y pensar en soluciones, como conseguir ayuda externa o cambiar los recursos.
La productividad se resiente cuando hay fallos en la comunicación (comunicación insuficiente, desacuerdos o una colaboración deficiente). Crear una cultura de trabajo en la que el personal esté predispuesto a compartir información dentro del equipo del proyecto y a asistir a reuniones periódicas, tanto formales como informales, puede mantener a todo el mundo al corriente y prevenir fallos en la comunicación. Las herramientas de gestión de proyectos como, por ejemplo, Jira, simplifican la comunicación, la supervisión del progreso y el intercambio de información.
El ciclo de vida de un proyecto consta de cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. Gestionar y hacer un seguimiento del trabajo que implica cada etapa del ciclo de vida de un proyecto puede resultar abrumador. Muchos gestores de proyectos utilizan un software especializado para ayudarlos.
Jira, una conocida herramienta de gestión de proyectos, ofrece varias funciones para agilizar los procesos, hacer un seguimiento del progreso y fomentar un entorno colaborativo. Con Jira y Confluence, los gestores de proyectos pueden mantenerse al día sobre todas las fases del ciclo de vida del proyecto mediante las siguientes prestaciones:
- Visibilidad mejorada de las tareas: Jira, con paneles claros y flujos de trabajo personalizables, garantiza que los miembros del equipo puedan ver fácilmente el progreso del proyecto y las dependencias de las tareas, lo que reduce los problemas de comunicación y mejora la responsabilidad.
- Informes en tiempo real: las funciones de elaboración de informes en tiempo real de Jira, como los diagramas de trabajo pendiente y los informes de sprints, permiten a los gestores de proyectos supervisar el progreso, identificar rápidamente los cuellos de botella y tomar decisiones basadas en los datos para entregar los proyectos a tiempo.
- Seguimiento de tareas mejorado: Los sólidos tableros de kanban y las vistas de cronograma de Jira garantizan que ninguna tarea pase desapercibida. Los equipos pueden hacer un seguimiento del estado del trabajo, asignar prioridades y automatizar los recordatorios, lo que mejora la eficiencia general.
- Soporte de la escalabilidad: ya se gestione un proyecto pequeño o se amplíe a una iniciativa de nivel empresarial, Jira se adapta a las necesidades en desarrollo y permite a los equipos gestionar varios proyectos de forma rápida y flexible.
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