Cómo incorporar reuniones colaborativas y evitar llamadas innecesarias

Las reuniones en las que se pide a los asistentes que hagan una lluvia de ideas para llegar a una conclusión importante son ineficaces debido al freno que supone el miedo al rechazo por haber propuesto una idea estúpida. Además, la lluvia de ideas en tiempo real suele hacer que nos vayamos por las ramas y no sirve de mucho. La colaboración asíncrona que tiene lugar antes de una reunión colaborativa permite que los asistentes desarrollen y organicen sus ideas previamente y esto hace que se sientan más seguros a la hora de compartirlas en tiempo real.

Según HBR, más del 65 % de las reuniones se "celebran para intercambiar conocimientos, proporcionar información en grupo o debatir en grupo", lo que es una forma bonita de decir que la mayoría de las reuniones pueden sustituirse por correos electrónicos. Ahora bien, aunque es cierto que las reuniones para debatir en grupo suelen ser una pérdida de tiempo para los asistentes, el correo electrónico tampoco es la mejor solución.

Básicamente, el correo electrónico no tiene la capacidad necesaria para facilitar la lluvia de ideas eficaz en un equipo. Los hilos de mensajes se convierten rápidamente en un laberinto de archivos adjuntos y respuestas, donde los participantes tienen que descifrar cuál es la información más reciente y pertinente como, por ejemplo, qué se debe hacer (y quién debe hacerlo). En lugar de servir de punto de partida para una reunión colaborativa y productiva, el orden del día divide al equipo y arruina la sesión antes de que empiece.

Una herramienta de colaboración en equipo puede mejorar el proceso de lluvia de ideas de tu equipo al facilitar la comunicación asíncrona, que permite a los miembros disponer de un tiempo de reflexión para dar con ideas más creativas.

A este proceso de lluvia de ideas de mayor duración y con comunicación intermitente a veces se le llama comunicación a ráfagas. Consiste en "comunicaciones a rachas rápidas con periodos de silencio más largos en medio". Piensa en cuanto mejora tu claridad mental cuando dispones de largos periodos de tiempo para trabajar, reflexionar y considerar las situaciones difíciles en lugar de intentar enfrentarte a los problemas a media que surgen, como si estuvieras apagando fuegos. ¿No te parece que la primera opción es más productiva y menos estresante?

Procura que tu equipo tenga tiempo suficiente para la lluvia de ideas (al menos dos días), sobre todo si trabajáis en distintas zonas horarias. Luego, las notas de la lluvia de ideas pueden servir como punto de partida para el orden del día de la reunión.

Por más productiva que sea una reunión colaborativa, también puede quedar en nada si no se asignan responsabilidades en relación con las decisiones tomadas y las tareas creadas durante la reunión o si no se hace un seguimiento de ellas.

Reserva siempre los últimos cinco minutos de las reuniones para crear un plan de acción. Recuerda que el orden del día es un documento dinámico, así que consulta tus notas de la reunión para definir los pasos siguientes. Usa la sección Elementos de acción de la plantilla Notas de reunión para asignar responsabilidades a los asistentes directamente en la misma página.

No es necesario que rebusques entre tus correos electrónicos, tus notas y tus documentos para saber quién realiza cada tarea y cuándo: todo está en una única ubicación a la que pueden acceder todos los miembros del equipo.