Cómo superar la falta de comunicación en el lugar de trabajo
Cómo salir de la espiral y hacer más cosas
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Las empresas tienen dificultades por innumerables razones, pero uno de los culpables más habituales es la falta de comunicación. Para que la planificación de un proyecto sea exitosa, todos deben recibir el mensaje correcto.
No entender bien una pregunta sencilla puede poner a un negocio en apuros. La falta de comunicación en el trabajo afecta a la eficiencia y mina la moral de la empresa.
En este artículo se explica cómo detectar los malos hábitos de comunicación en tu empresa, se identifican las posibles causas y se ofrecen sugerencias para mejorar tu cultura de la comunicación.
Cómo identificar la falta de comunicación
La falta de comunicación se produce cuando los miembros del equipo no transfieren la información de forma eficaz. Describe un desajuste entre lo que una persona dice y lo que otra persona escucha.
Por ejemplo, el responsable de equipo espera recibir un informe escrito en el que se detalle el último error del software, pero solo recibe un correo electrónico breve. La discrepancia se debe a menudo a la falta de comunicación.
Identificar las señales flagrantes de una comunicación ineficaz, como alzar la voz o hablar con enfado, es fácil. Pero los verdaderos problemas pueden ser más sutiles. Aquí tienes tres formas de identificar la falta de comunicación en el lugar de trabajo:
- Observa los malentendidos en las interacciones del equipo. Presta atención a los esfuerzos por comunicarse de forma colaborativa entre los diferentes equipos. ¿Están claros sus objetivos? ¿Alguien parece confundido o mal informado?
- Fíjate en los plazos que no se han cumplido y en los errores frecuentes. Si tus empleados cometen errores por falta de atención, como no cumplir los plazos o ignorar los parámetros del proyecto, puede que no entiendan del todo sus responsabilidades.
- Supervisa los ciclos de comentarios. Los comentarios limitados a menudo conducen a habilidades de comunicación imperfectas. Por ejemplo, un gerente que da instrucciones incompletas puede no darse cuenta de lo que pasa si nadie se queja.
Causas habituales de la falta de comunicación
Los errores en la comunicación interna suelen tener varias causas habituales, como la falta de claridad en las instrucciones y los objetivos, la escasez de comentarios o los problemas en la jerarquía. Las diferencias culturales, las barreras lingüísticas, las barreras físicas y ambientales, y la ineficacia de los canales de comunicación también pueden crear problemas.
Piensa cómo se produce la comunicación en tu empresa. ¿Los empleados reciben instrucciones que entiendan y puedan consultar más adelante? Puede que el equipo demuestre interés cuando presentes tu plan de cinco puntos para avanzar, pero ese entusiasmo se perderá si nadie recuerda los detalles al cabo de una semana. Asegúrate de que todo el mundo entienda tanto los requisitos como el objetivo general de su trabajo.
Una forma de asegurarse de que todo el mundo mantenga el rumbo es utilizar varios canales de comunicación. Una plataforma de colaboración como Confluence es perfecta para las instrucciones extensas, mientras que las plataformas de chat son mejores para las actualizaciones rápidas. Tener varias formas de comunicarse también ayuda a los empleados a comunicarse a pesar de las diferencias culturales. Por ejemplo, los mensajes por escrito pueden ser de ayuda si un empleado tiene problemas con el idioma.
Piensa en otros posibles obstáculos para la comunicación. La colaboración en proyectos puede resultar difícil si las reuniones tienen lugar demasiado tarde para los empleados extranjeros. O puede que una oficina de concepto abierto dificulte la concentración.
Encontrar la causa de los problemas de comunicación de tu empresa solo ayuda si alguien tiene el poder de implementar cambios. El hecho de que este liderazgo no esté presente o sea ineficaz supone un gran problema cuando se quieren mejorar las habilidades de comunicación de los empleados.
Estrategias para mejorar la falta de comunicación en el lugar de trabajo
Cuando se detectan fallos en la comunicación en el lugar de trabajo, es fundamental actuar con rapidez. Casi el 50 % de los encuestados del sondeo Forbes Advisor de 2023 declararon que la falta de comunicación afectaba a su satisfacción laboral.
Afortunadamente, los daños son reversibles. Estas son algunas estrategias para mejorar la comunicación en los entornos corporativos.
Promover la escucha activa
A veces, los empleados se pierden detalles porque no están escuchando de verdad. Se centran en lo que quieren decir a continuación o empiezan a pensar en temas que no tienen ninguna relación. Promover la escucha activa marca una gran diferencia. Anima a los empleados a evitar las interrupciones y a centrarse al cien por cien en la conversación.
También hay que tener en cuenta que hablar a alguien no es lo mismo que hablar con alguien. Pide de vez en cuando a los oyentes que resuman lo que han oído. Esto ayuda a evaluar su comprensión y a garantizar que la conversación siga siendo cordial y respetuosa.
Mejorar la claridad y la precisión
Incluso las mejores ideas están condenadas al fracaso si los empleados no tienen claros los objetivos de la empresa. Todos los miembros del equipo de gestión de proyectos o con poderes de toma de decisiones deben saber cómo transmitir instrucciones claras y sin jerga.
Por ejemplo, en lugar de decir: "Vamos a darle un empujón a esto", di: "Vamos a aumentar las ventas de productos un 5 % el próximo trimestre". Los dos mensajes suenan parecidos, pero es más probable que uno reciba la respuesta deseada.
Crear un entorno en el que los comentarios y las preguntas sean bienvenidos te mantendrá al tanto en caso de que surjan nuevos malentendidos.
Usar las herramientas adecuadas
Puede que, para colaborar en equipo, los miembros del equipo tengan que ir constantemente de correos electrónicos a chats en línea, llamadas telefónicas, herramientas de seguimiento de proyectos, etc. La comunicación se vuelve más fluida si se eligen las plataformas y tecnologías adecuadas.
Algunos equipos viajan con frecuencia y necesitan teléfonos del trabajo para gestionar el volumen de llamadas. Otros trabajan de forma remota y se comunican totalmente por medios digitales. Sea cual sea el método que utilices para comunicarte, informa a todo el equipo y explica cómo utilizar cualquier tipo de tecnología.
Si tu equipo dispone de oficina, equilibra la relación entre las conversaciones digitales y las interacciones cara a cara.
Enviar un mensaje rápido por Internet es la opción más rápida, pero hay gente que encuentra la inspiración cuando las ideas fluyen en persona. Por ejemplo, hablar permite a los empleados presentar su estrategia de sesión de pizarra y recibir comentarios al instante y sin editar.
Impartir formación en comunicación
¿Tienes empleados a los que les cuesta hacerse oír porque son introvertidos o les faltan habilidades interpersonales? La formación en comunicación les ayudará a tener voz.
Puede que los empleados no tengan experiencia escuchando a los demás o que se distraigan fácilmente. Quieren hacerlo bien, pero necesitan más formación.
Un taller breve de comunicación podría incluir clases sobre cómo expresarse con claridad, escuchar de forma activa e interpretar las señales no verbales. Esta formación resulta más eficaz cuando se personaliza según los problemas específicos del equipo. Por ejemplo, si en redes sociales publicas contenido plagado de errores porque el equipo de contenidos comparte información desfasada, haz una sesión de formación centrada en la colaboración entre equipos para solucionar este tema.
Fomentar los comentarios abiertos y honestos
Las personas que se sienten cómodas al señalar problemas de comunicación son compañeros de equipo muy valiosos. Sin embargo, esta honestidad solo se da en los entornos laborales que protegen los comentarios abiertos y directos. Si los empleados temen las repercusiones, no querrán dar su opinión e ignorarán los posibles problemas.
Puede que los gerentes tengan que acordarse de explicar las fases de la gestión del proyecto o de transmitir información crítica. Tener empleados que dan comentarios con regularidad te permite resolver estos problemas antes de que empeoren.
Organiza sesiones de control periódicas, reuniones individuales y encuestas anónimas. Si aparece una queja, resuélvela lo antes posible. Actuar en función de los comentarios de los empleados demuestra su valor.
Cómo fomentar una cultura de comunicación positiva
Crear una cultura de comunicación positiva es esencial para que cualquier empresa prospere. Exploremos las estrategias clave para fomentar un entorno que promueva la comunicación abierta, la confianza y la transparencia y que, en última instancia, beneficie a las personas y al equipo.
Predicar con el ejemplo
Los empleados obtienen la información de los cargos superiores. Si los gerentes se comunican mal, los empleados también lo harán.
Si quieres trabajar en un entorno en el que predomine la comunicación clara, presta mucha atención a los líderes del lugar de trabajo. Fíjate en su forma de hablar, lee sus correos electrónicos y notas internas y asegúrate de que entienden cómo aceptar los comentarios. Si ocupas un puesto de liderazgo, asegúrate de mantener los estándares de comunicación de la manera más coherente posible.
El objetivo es que los líderes sean un modelo de comportamiento para los empleados. También hay que tener en cuenta que la coherencia es importante. Los estándares de comunicación tienen que ser fiables antes de que puedan influir en el comportamiento.
Fomentar la confianza y la transparencia
La desconfianza genera ausencia de comunicación entre los empleados. Nadie va a querer sacar a relucir las dificultades si tiene miedo de meterse en problemas por hacerlo. La comunicación surge cuando las empresas valoran la honestidad y la integridad.
Prepárate para recibir quejas con las que no estés de acuerdo o que involucren a miembros del equipo que aprecies. Para mantener la transparencia, evalúa cada inquietud e informa de tus conclusiones.
Si las quejas provocan cambios operativos, avisa a todo el mundo. Compartir información debería ser algo normal.
A veces, se difunde información falsa. Puede ser sobre un determinado miembro del equipo, una nueva línea de productos o cualquier otra cosa. La desinformación a menudo se transmite rápidamente de un equipo a otro y se afianza entre los empleados. Si escuchas un rumor, acaba con él cuanto antes y comparte la información correcta u oficial.
Reconoce la buena comunicación
Si elogias a las personas que comunican bien, darás energía a tu equipo y aumentarás las probabilidades de que ese comportamiento continúe. Prueba diferentes estructuras de recompensas hasta que encuentres una a la que los empleados respondan.
Los equipos que se comunican bien también merecen reconocimiento. Elogia en público para motivar y celebrar los éxitos del equipo delante de toda la empresa.
Los éxitos en comunicación también deberían influir en las evaluaciones del rendimiento. Si el estilo de comunicación de alguien mejora notablemente, recuerda destacar el cambio.
Aprovecha Confluence para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo
La forma en que tu equipo se comunica afecta a todo, desde la calidad del producto hasta la satisfacción de los empleados. Las plataformas como Confluence ayudan a coordinar las iniciativas de comunicación y facilitan la supervisión de las mejoras.
Confluence te ofrece una única fuente de información. Permite a los miembros del equipo compartir y comentar los documentos directamente, lo que elimina la necesidad de buscar datos en todas las plataformas. Todos los que participan en el proyecto pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente, como si estuvieran en la misma habitación.
Si los empleados trabajan solos, pueden revisar los cambios ininterrumpidamente. Los comentarios en la página crean un ciclo de comentarios que impulsa las conversaciones y aclara los malentendidos. Si necesitas más experiencia, etiqueta al experto en la sección de comentarios.
Confluence también permite a los equipos comunicarse a través de herramientas de mensajería integradas. Comparte información con toda la empresa o crea espacios de colaboración para hablar de proyectos concretos. Todos los documentos, comentarios y revisiones relacionados con el proyecto estarán disponibles para su revisión.
¿Quieres transformar la comunicación de tu equipo? Prueba Confluence gratis hoy mismo.
