Amplía la incorporación de equipos con Confluence

Fija expectativas de incorporación claras (y específicas) con las funciones de Confluence

En esa encuesta de SHRM, el 23 % afirmó que tener unas directrices claras (que incluyeran sus funciones y responsabilidades específicas) podría haber impedido una salida rápida. Si bien un documento de incorporación universal es útil para aprender lo básico, un recurso específico para cada rol es mucho más beneficioso para conocer los pormenores de cada función laboral. Cada empleado tiene que conocer sus responsabilidades específicas en la organización.

Puedes conseguirlo configurando diferentes elementos de página en Confluence para adaptarse a los diferentes roles de los empleados. Por ejemplo:

• Crea "elementos de acción" que los empleados puedan marcar cuando los terminen, para que tengan una lista de tareas pendientes. Por ejemplo, puedes ayudar a un empleado a fijar sus prestaciones en unos plazos determinados.
• Crea tablas individuales en Confluence. Puedes incluir en ellas las expectativas de los logros de incorporación de los empleados en un plazo de 30, 60 o 90 días, o combinar esos plazos.

• En tus documentos principales de incorporación, crea enlaces a documentos de proyectos específicos para que los empleados estén informados inmediatamente de los proyectos a los que se van a unir.

Al mismo tiempo, puedes crear páginas de equipo individuales para ayudar a describir los roles únicos del contexto de tu empresa. ¿Quieres que RR. HH. añada información sobre algunas funciones, responsabilidades y expectativas específicas para cada miembro del equipo? Usa las restricciones de página para limitar la edición a esa persona. De esta manera, cada nuevo empleado tiene el contexto que necesita de los equipos y las personas que mejor conocen su rol.

Amplía tu proceso de incorporación con plantillas

Si has leído la sección anterior, puede que pienses que todo ello es un sinsentido:

¿Una página nueva para cada empleado? Eso va a llevar muchísimo tiempo. Mi departamento incluye muchos roles. Por ejemplo, un departamento de marketing puede tener hasta 20 roles diferentes y crear materiales de incorporación para cada uno llevaría mucho tiempo. Pero con el uso de las plantillas de Confluence, ese trabajo se reduce. Usa las plantillas de Confluence para crear planes de incorporación y recursos de formación coherentes para los nuevos miembros de tu equipo. Rellena estas plantillas con toda la información esencial que van a necesitar, como:

• Datos del proyecto
• Directrices de marketing y marca
• Información de contacto para que puedan acudir a empleados clave si necesitan ayuda

• Manuales para empleados, integrados automáticamente

Con Confluence, puedes crear una página nueva a partir de una plantilla de RR. HH. prediseñada. Si necesitas crear una página específica para un nuevo empleado, Confluence puede rellenar automáticamente la información del manual para empleados y la presentación de la empresa.

Usa los comentarios en línea para mantener a los nuevos empleados al día

En algún momento, te encontrarás con algún bache en el camino. No importa la cantidad de información que reciba un empleado ni cuánto intente consultar tu documentación existente: habrá que hacer algunos ajustes antes de que se incorpore plenamente a los proyectos de tu equipo.

Pero no es un problema. Confluence ofrece funciones de colaboración en línea, como el etiquetado con "@" para los comentarios específicos de los usuarios y los comentarios de las páginas, que ayudan a mantener a todos los participantes coordinados a la hora de abordar estos problemas. Los nuevos empleados pueden dejar comentarios en las páginas para hacer preguntas. O puedes mencionar a un representante de RR. HH. para que ayude a poner al día a un empleado.

Por ejemplo, si un nuevo empleado se une a un espacio de equipo por primera vez, puede utilizar los comentarios en línea para hacer preguntas específicas a los empleados que puedan tener las respuestas. Esto ayuda a evitar el desorden y los comentarios que todo el mundo puede ver, lo que hace que el espacio de equipo funcione a buen ritmo incluso cuando un nuevo empleado se está aclimatando.

Separa los datos de incorporación de tus empleados del resto de tus proyectos

Confluence tiene funciones de etiquetado de temas para ayudar a delinear los diferentes tipos de contenido. Esto también facilita mucho la búsqueda de documentos y la comunicación de los empleados. Por ejemplo, supongamos que un nuevo miembro del equipo necesita consultar su documentación de incorporación. En ese caso, primero puede buscar la etiqueta incorporación, lo cual separa esta información de cualquier otra relacionada con los proyectos existentes.

De hecho, puedes usar las etiquetas por muchos motivos. Por ejemplo, puedes designar las prestaciones, la información sobre las vacaciones y los requisitos de los empleados con la etiqueta "políticas de la empresa" para facilitar la navegación a los nuevos empleados.

También puedes usar etiquetas para que los objetivos del proyecto queden más claros para los nuevos miembros del equipo. Etiqueta los objetivos de tu equipo y del proyecto, así como las páginas pertinentes que los respaldan, y asegúrate de distinguir los resúmenes generales del proyecto de la documentación de respaldo. Darás a los nuevos empleados una hoja de ruta más clara para empezar de inmediato.

Haz que tu empleado sienta que forma parte del equipo

Dato no tan divertido: los empleados que no están implicados son casi el doble de los que lo están. Y la implicación suele ser el resultado del trabajo en equipo. Cuanto más rápido los empleados sientan que son miembros valiosos del equipo, que hacen contribuciones coherentes, es más probable que se sientan implicados en el trabajo.

Como señala Harvard Business Review: "Los estudios han demostrado que los empleados con relaciones cercanas en el trabajo son más productivos, creativos y colaborativos".

¿Cómo puedes utilizar software como Confluence para fomentar ese trabajo en equipo? Sencillo: utilizando tus funciones de comunicación al máximo. Puedes usar Confluence y Trello juntos para la incorporación, por ejemplo. Los miembros del equipo pueden bloguear juntos o utilizar reacciones con emoticonos para expresar su personalidad; esto ayuda a fomentar el espíritu de colaboración, más que la sensación de marcar casillas de verificación de una lista. Lo ideal es que, con Confluence y Trello, hagas ambas cosas a la vez.

Provide communication training

La base de conocimientos de Confluence se puede integrar en uno o más espacios: crearás páginas en un espacio de equipo o de proyecto. Con el tiempo, puedes convertirla en una base de conocimientos del equipo o de la organización que sirva de ayuda a muchos empleados. Tú decides el tipo de espacios y los usos que quieres darles. Una base de conocimientos para la incorporación puede ser como un nuevo manual para empleados, en el que los nuevos empleados reciben todos los detalles de lo que necesitan saber y las tareas que tienen que completar a medida que se incorporan. Un espacio de equipo puede ser el espacio compartido al que se une este empleado cuando se pone al día con los objetivos y los proyectos de su equipo.

Encourage open and honest feedback

La base de conocimientos de Confluence se puede integrar en uno o más espacios: crearás páginas en un espacio de equipo o de proyecto. Con el tiempo, puedes convertirla en una base de conocimientos del equipo o de la organización que sirva de ayuda a muchos empleados. Tú decides el tipo de espacios y los usos que quieres darles. Una base de conocimientos para la incorporación puede ser como un nuevo manual para empleados, en el que los nuevos empleados reciben todos los detalles de lo que necesitan saber y las tareas que tienen que completar a medida que se incorporan. Un espacio de equipo puede ser el espacio compartido al que se une este empleado cuando se pone al día con los objetivos y los proyectos de su equipo.