Siete consejos para una estrategia de sesión de pizarra eficaz

¿Qué son las sesiones de pizarra?

Las sesiones de pizarra son una técnica colaborativa que implica una lluvia de ideas visual en una pizarra física o virtual. Este enfoque permite a los equipos captar ideas e ilustrar conceptos de forma interactiva, lo cual fomenta la creatividad y la participación.

Las sesiones de pizarra animan a cada miembro del equipo a participar en el intercambio de ideas, lo que mejora la comunicación del equipo. También fomentan un entorno creativo en el que las personas pueden mejorar aún más esas ideas y convertirlas en estrategias viables. Estas sesiones son una herramienta poderosa para la resolución de problemas y la visualización de ideas. En ellas se utilizan diagramas, gráficos y ayudas visuales, lo que hace que las ideas complejas sean más accesibles y prácticas para todos.

Las sesiones de pizarra ayudan a coordinar a las partes interesadas en torno a los objetivos comunes del proyecto. Por lo tanto, son beneficiosas en la fase inicial del ciclo de vida del proyecto, una fase crucial de la gestión de proyectos en la que el responsable del proyecto establece el alcance y los objetivos. Durante esta fase, el equipo y sus partes interesadas pueden generar ideas sobre cómo ejecutar el proyecto antes de desarrollar el plan completo.

¿Por qué celebran los equipos empresariales sesiones de pizarra?

Las sesiones de pizarra son plataformas dinámicas para fomentar la colaboración. También ayudan a generar ideas que resuelvan problemas o impulsen nuevas fuentes de ingresos. Estos son los principales objetivos de dichas sesiones:

• Colaboración: estas sesiones fomentan la participación activa de los miembros del equipo. Ofrecen un espacio en el que pueden compartir ideas y comentarios libremente. La gente se siente escuchada cuando los demás tienen en cuenta sus ideas, y en estas sesiones tienen la oportunidad de expresarlas.
• Visualización: escribir ideas en una pizarra ayuda a convertir las ideas abstractas en imágenes concretas, lo cual puede ayudar a que todo el mundo las entienda y contribuya a mejorarlas. También puede servir de ayuda al grupo cuando hay ideas dispares. Por ejemplo, si tu equipo está haciendo una lluvia de ideas para el diseño de un nuevo proyecto, puedes utilizar flujogramas para representar visualmente cómo se relacionan entre sí las fases del proceso de forma secuencial.
• Participación: la naturaleza visual de las pizarras ayuda a fomentar la interacción y la participación de todos los implicados. Esto se debe, en parte, a que es muy fácil contribuir a una sesión de pizarra. También se debe a que es satisfactorio aportar valor al debate y ver tu idea en la pizarra.

• Productividad: las sesiones de pizarra aumentan la productividad del equipo al capturar las ideas rápidamente y permitir que las personas se centren en las ideas escritas. El acto de escribir o dibujar en una pizarra estimula la creatividad, lo que conduce a ideas productivas.

Siete prácticas recomendadas para las estrategias de sesión de pizarra

Las sesiones de pizarra son una forma estupenda de colaborar con los equipos en tiempo real, sin importar su ubicación. Permiten generar ideas, compartir archivos y aportar feedback en un solo espacio.

A continuación explicamos siete prácticas recomendadas para organizar sesiones de pizarra más eficaces.

1. Establece los objetivos

Sin objetivos, una sesión puede perder el norte rápidamente, así que debes establecerlos para cada sesión de pizarra. Explica claramente las expectativas en cuanto a los resultados y el nivel de participación de todos los asistentes.

2. Organízate con un orden del día

Como en todas las reuniones de equipo, proporciona a los participantes un orden del día estructurado que incluya los objetivos y el horario de la reunión. Por ejemplo, indica cuánto tiempo piensas dedicar a una lluvia de ideas individual, a compartir ideas y a explorar las más prometedoras. En la última parte se debería evaluar lo que ha logrado el equipo. También se deberían incluir los siguientes pasos o elementos de acción.

3. Gestiona la pizarra

Un elemento crucial de cualquier sesión es la forma en que gestionas las ideas de la pizarra. La gestión eficaz de la pizarra te permite ver cómo se relacionan las ideas entre sí. Hay varias maneras de hacerlo:

• Creando secciones: divide la pizarra en secciones mediante líneas o formas.
• Codificando las ideas por colores: utiliza rotuladores de pizarra de diferentes colores. Asigna un color diferente a cada categoría de ideas.
• Usando notas adhesivas: escribe cada idea en una nota adhesiva. Esto te permite mover las ideas sin tener que borrarlas y volver a escribirlas.

• Creando un mapa mental: genera un mapa mental con líneas para conectar ideas relacionadas.

4. Fomenta las ideas creativas y divertidas

Si quieres que tu sesión de pizarra sea divertida y creativa, debes establecer las reglas básicas de antemano. También necesitas crear un entorno en el que prospere la creatividad. Esto implica decir a los participantes que en la reunión pueden expresar sus ideas con total tranquilidad. Asegúrate de que entiendan que las ideas que aporten no tendrán repercusiones.

La persona que lleve la sesión debe ser entusiasta y dinámica. Debe ser alguien que pueda marcar un tono colaborativo para la reunión y hacer que las cosas avancen. Empezar la sesión con una actividad para romper el hielo o un juego también puede ayudar a las personas a sentirse cómodas y a prepararse para una sesión de ideas creativas.

5. Reúne las ideas para el futuro

Una vez que todas las ideas estén en la pizarra, identifica los temas clave o puntos en común entre ellas. Luego, reúnelos para pasar a la acción en el futuro. Tienes que valorar cómo se relacionan entre sí las ideas y agruparlas en lotes similares. Si ya has dividido tu pizarra en secciones, simplemente registra y documenta los temas o secciones.

6. Resume la sesión de pizarra

Tras reunir las ideas en grupos, resume los puntos principales y los resultados de la sesión para asegurarte de que todos entienden cómo pueden afectar los resultados al equipo o a la empresa. El resumen ayuda a los participantes a recordar los puntos importantes de la conversación. También permite que todos estén en sintonía respecto a los resultados del debate.

7. Habla sobre los próximos pasos

Para terminar, determina los elementos de acción de los debates de la sesión de pizarra. Asigna los próximos pasos a los miembros del equipo correspondientes. Luego puedes incluir estas tareas en un software de gestión de proyectos para hacer el seguimiento y la supervisión del trabajo.

Mejora tu estrategia de sesión de pizarra con las pizarras de Confluence

Con las prácticas recomendadas anteriores en tu haber y una comprensión clara de por qué las sesiones de pizarra son una actividad tan beneficiosa, tienes que llevarlas un nivel más allá y mejorar su eficacia.

Una de las mejores formas es utilizar una herramienta de visualización colaborativa. Es útil elegir una a la que puedan acceder los miembros del equipo independientemente de su ubicación.

Las pizarras de Confluence son pizarras virtuales integradas en Confluence que aportan flexibilidad a tus proyectos. Puedes importar fácilmente incidencias de Jira a la pizarra o convertir las ideas directamente en páginas de Confluence. Incluso puedes editar incidencias de Jira y páginas de Confluence sin salir de la pizarra.

Las pizarras de Confluence, con su lienzo infinito, son el espacio de colaboración más adecuado para que tu equipo cree y aporte ideas. Los miembros del equipo pueden pasar rápidamente de la generación de ideas a la ejecución, con lo que se reduce la brecha entre el proceso de pensamiento y el de acción en los equipos multifuncionales. Gracias a las pizarras de Confluence, no tendrás que moverte nunca de tu única fuente de información. Todas tus ideas, planes y tareas estarán en un solo lugar.

Probar las pizarras de Confluence

¿Cómo puedes dirigir una sesión de pizarra?

Antes de la sesión, establece los objetivos y el programa para la pizarra. A continuación, facilita a todos el acceso a las herramientas necesarias (como tu software de pizarra virtual). Da ejemplos de ideas para que el equipo sepa qué es lo que se espera como resultado.

Empieza la sesión con un juego o un ejercicio para romper el hielo. Esto ayuda a que todos se sientan cómodos y crea un ambiente relajado y colaborativo. Para hacer una lluvia de ideas, divide los equipos grandes en grupos más pequeños para que todos tengan la oportunidad de participar.

Asigna a cada miembro un límite de tiempo a la hora de presentar ideas para asegurarte de que todas las ideas reciban la debida atención. Recuerda que no debes descartar ideas en esta fase: puedes perfeccionarlas más adelante. Centra los debates en el tema que se esté tratando. Por último, documenta y guarda todas las ideas en la pizarra para usarlas en un futuro proceso de toma de decisiones.

¿En qué consiste la lluvia de ideas con pizarra?

La lluvia de ideas con pizarra es un proceso colaborativo en el que varias personas piensan ideas. Se utiliza una pizarra como lienzo visual para capturar las ideas a través de listas, dibujos, notas adhesivas o archivos adjuntos. Los equipos pueden completar el proceso de forma presencial o virtual con una herramienta de software de pizarra. El objetivo es crear una representación visual de las ideas que un equipo ha generado y perfeccionado. A continuación, los equipos pueden consultar las ideas para futuras sesiones de trabajo.

¿Por qué son tan eficaces las pizarras?

Las pizarras son eficaces porque son fáciles de usar. También son muy útiles para captar ideas rápidamente. Tener una herramienta visual para documentar las ideas es clave para cualquier proyecto creativo. Esto incluye idear nuevas funciones de producto, estimar las fechas de vencimiento de un cronograma de proyecto o crear un embudo de marketing por correo electrónico.

Las pizarras pueden reforzar cualquier concepto con un simple diagrama o ilustración. También vinculan ideas mediante líneas y otras señales visuales. En general, las pizarras ayudan a mejorar la comunicación del equipo al proporcionar un espacio en el que se pueden visualizar las ideas y los conceptos, lo que propicia un debate más centrado en torno a esas ideas.

¿Cuáles son las posibles dificultades de implementar las estrategias de pizarra?

Como ocurre con cualquier sesión de lluvia de ideas creativa, la pizarra puede suponer un reto para los equipos o el moderador. Por ejemplo:

• Es muy probable que haya una sobrecarga de información. Si hay demasiadas ideas en la pizarra, puede que te resulte difícil saber cuáles priorizar y el desorden visual por sí solo puede ser suficiente para causar confusión. Es posible que algunas ideas se pierdan entre el montón de ideas recogidas. Y, si no llevas un registro de la sesión, documentar los resultados será una pesadilla.
• Otro reto al que te enfrentarás es la participación de los miembros. Como en cualquier reunión, habrá personas que querrán dominar el debate mientras que otros se quedarán callados. Si el moderador no concede a cada miembro un tiempo fijo para hablar, es posible que no todos puedan hacer aportaciones durante la sesión.

• Luego están las dificultades técnicas. Con las pizarras tradicionales, no puedes hacer capturas de pantalla ni manipular digitalmente las ideas en tiempo real. Documentar los resultados de una sesión se convierte en un esfuerzo manual que implica tomar notas y fotos del tablero con una cámara o un teléfono.

Puedes superar fácilmente estos retos con la plataforma adecuada. Las pizarras de Confluence facilitan las sesiones de pizarra en persona o de forma remota gracias a una herramienta integrada en la plataforma Confluence. Puedes capturar ideas rápidamente y utilizar diferentes elementos digitales para mejorar la sesión, como notas adhesivas, pegatinas, etiquetas y temporizadores. Y lo que es mejor, con la edición entre varias personas, todo el mundo tiene la oportunidad de plasmar sus ideas en el tablero.

• Da algunos ejemplos de posibles retos, como limitaciones de tiempo, problemas de accesibilidad, dificultades técnicas, etc.

• Habla sobre cómo superarlos con las herramientas de pizarra adecuadas (como las pizarras de Confluence).