Comprensión de las fases de la gestión de proyectos
Hay cosas más allá del “por hacer” y “hecho”
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El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco fases de gestión: inicio, planificación, ejecución, supervisión y cierre. Estas fases son la hoja de ruta para que tú y tu equipo superéis los proyectos más complicados.
Esta es Sofía, responsable del equipo de RR. HH. de su empresa, que está a punto de abordar el colosal proyecto de revisar el proceso de incorporación de sus empleados.
La mayoría de nosotros (incluida Sofía) pensamos en los proyectos en dos fases: cuando los empiezas y cuando los acabas.
Sin embargo, hay mucho más que eso. Debes pensar en ellos como si fueras a hornear un pastel. Es imposible pasar directamente de un montón de ingredientes al azar a una deliciosa obra maestra glaseada. En el proceso, hay que hacer muchas compras, preparaciones, mezclas y pruebas de sabor.
Las fases de la gestión de proyectos representan los diferentes pasos que se dan para ir desde el principio hasta el final. Comprenderlos te ayudará a crear planes de proyecto más precisos, a estimar calendarios más realistas y a superar proyectos de forma estratégica y organizada.
Sofía y su equipo nos servirán de ejemplo para ver el típico ciclo de vida de un proyecto y las fases que lo componen.
Las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Cinco etapas pueden parecer demasiada carga (especialmente si estás acostumbrado a pensar en los proyectos solo en términos de “principio” y “final”). No obstante, cada fase tiene un propósito distinto para impulsar tu proyecto hacia los mejores resultados.
Como en el alfabeto, estas fases son secuenciales. Por lo que, para aprovechar los beneficios del ciclo de vida de la gestión de proyectos, es necesario pasar por ellas en orden.
Fase 1: Inicio del proyecto
Sofía y su equipo están deseando dar un cambio muy necesario a su proceso de incorporación de empleados. ¿Crees que el primer paso es trazar un plan y un calendario? ¡No tan rápido!
La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el inicio.
Durante esta etapa, el proyecto no está realmente aprobado y en marcha. El equipo de Sofía define el proyecto desde una perspectiva amplia para determinar antes de nada si el proyecto merece la pena. Para ello, tratarán de comprender:
- El plan de negocio del proyecto
- El beneficio de completarlo (es decir, ¿qué objetivo empresarial más amplio respalda?)
- Los principales resultados
- En qué consiste el éxito
Tras reflexionar sobre estos elementos, Sofía y los miembros de su equipo han determinado lo siguiente:
- Plan de negocio: La empresa de Sofía tiene problemas con la rotación de personal. La mayoría de los empleados se va en los primeros 12 meses de trabajo.
- Ventaja: El proceso de incorporación revisado aumentará la claridad, la comunicación y el compromiso durante los primeros meses de un empleado en la empresa, y es de esperar que lo mantenga a largo plazo.
- Resultados: El equipo de RR. HH. necesita un procedimiento documentado al que remitirse y que gestionar, así como un panel en línea para que los empleados puedan trabajar durante sus primeras semanas de empleo.
- Indicadores de éxito: Un aumento del 15 % en la retención de empleados a finales del cuarto trimestre, y valoraciones positivas de, al menos, el 85 % de los nuevos empleados.
Todos estos elementos pueden recogerse en un cartel de proyecto, que el equipo de Sofía puede consultar siempre que necesite tomar distancia para comprender mejor el proyecto.
Una vez que el equipo haya analizado todos estos factores, deberá preguntarse: ¿Es factible el proyecto y merece la pena llevarlo a cabo?
Si la respuesta es afirmativa, obtendrán la aprobación del proyecto (si fuera necesario) y pasarán a la siguiente fase. ¿Y si no? No hay que alarmarse. El equipo empezará de nuevo para ver si hay una forma diferente de resolver el problema que se les plantea, como utilizar una plantilla de cartel de proyecto.
Fase 2: Planificación del proyecto
Ahora que Sofía ha definido el proyecto a grandes rasgos, es el momento de entrar en los detalles. En esta fase, ella y su equipo elaborarán un plan para llevar a cabo el proyecto.
Aunque estés deseando ponerte manos a la obra, es importante no escatimar en la fase de planificación. Una planificación eficaz puede evitar muchas de las principales causas del fracaso de los proyectos, como una visión y unos objetivos inadecuados, una mala comunicación y unas estimaciones de tiempo inexactas.
La planificación también va a requerir algo de tiempo y esfuerzo, así que asegúrate de reservar mucho tiempo para ello al inicio de tu proyecto.
Las preguntas a las que Sofía y su equipo darán respuesta en esta fase son, entre otras, las siguientes:
- ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
- ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
- ¿Cuál es el alcance?
- ¿Cuál es el presupuesto?
- ¿Cuáles son los riesgos?
- ¿Qué miembros del equipo participan?
- ¿Qué tareas conlleva?
- ¿Qué hitos hay que cumplir?
Lo mejor es empezar por definir un objetivo para el proyecto utilizando el marco de trabajo de objetivos SMART. Esta es la sigla en inglés que corresponde a específicos (Specific), cuantificables (Measurable), factibles (Achievable), relevantes (Relevant) y de duración determinada (Time-bound).
Siguiendo ese acrónimo, Sofía y su equipo definen el siguiente objetivo para su proyecto de incorporación de empleados:
Crear un proceso de incorporación de nuevos empleados que eduque e involucre a los nuevos contratados y que aumente la retención de empleados en un 15 %. Este nuevo programa debería ponerse en marcha antes del 25 de enero de 2021.
Ahora Sofía y su equipo saben lo que tienen entre manos. Pero no van a alcanzar ese objetivo deseando y esperando. El equipo tiene que averiguar qué trabajo hay que realizar realmente.
La creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) puede ayudar. Esta divide todo el proyecto en tareas que se muestran en un formato gráfico, para que todos los implicados puedan ver fácilmente los elementos de acción del proyecto. En el caso de Sofía y su equipo, identifican las siguientes tareas:
- Encuestar a los actuales empleados para conocer su opinión sobre el proceso de incorporación existente
- Entrevistar a los gerentes sobre lo que quieren que se incluya en el proceso
- Crear el flujo general del nuevo proceso de incorporación: plan de 90 días
- Grabar tutoriales en vídeo e incluirlos en el panel de los empleados para una mayor claridad
- Crear un panel de los empleados digital
- Poner en marcha un tablero en el que los nuevos empleados puedan pedir ayuda
- Elaborar procedimientos y listas de comprobación para el proceso de incorporación
- Cargar vídeos y documentación en el panel
Una vez que el equipo sabe lo que requiere el proyecto, es mucho más sencillo para ellos calcular cuánto tiempo les llevará, qué recursos necesitan y qué deben hacer primero.
También son capaces de identificar quiénes son los actores clave del proyecto (en este caso, el equipo de RR. HH., el equipo de desarrollo web, el diseñador gráfico y el equipo de contenidos), así como cualquier dependencia de tareas y recursos. Estas dependencias son aspectos del proyecto que están vinculados a otros.
Un ejemplo de dependencia de tarea sería el siguiente: los materiales no pueden cargarse en el panel de los empleados antes de que ese panel exista realmente. Hay que completar una tarea antes de realizar la siguiente. O tal vez el equipo de desarrollo web no pueda ayudar con este proyecto hasta que termine el rediseño del sitio web de la empresa. Un recurso necesario no está disponible, porque depende de otra cosa.
Ahora bien, el equipo de Sofía puede tener en cuenta esas dependencias, poner las tareas del proyecto en un orden razonable y asignar plazos a todos y cada uno de los pasos de las listas de tareas pendientes.
Una vez hecho esto, pueden dar por concluido su plan de proyecto. Ahora deberán documentarlo y almacenarlo en algún lugar al que todo el equipo tenga acceso (Confluence es el lugar perfecto para ello).
Fase 3: Ejecución del proyecto
En esta fase, es donde se realiza gran parte del trabajo.
Es aquí donde el equipo de Sofía se pone manos a la obra y completa las tareas del proyecto que han identificado. Están redactando los procedimientos, grabando vídeos, realizando entrevistas, etc.
A medida que vayan avanzando en las tareas del proyecto, también se ocuparán de la siguiente fase...
Fase 4: Supervisión del proyecto
Volvamos al ejemplo de hornear un pastel. ¿Acaso consultas la receta solo una vez y luego ves con asombro cómo se hace el mejor pastel del mundo? Probablemente no.
Consultas la receta de nuevo mientras cascas los huevos y remueves la masa para así asegurarte de que estás haciendo las cosas bien. Te asomas al horno cada cinco minutos para ver que no se te está quemando. En definitiva, sigues de cerca ese delicioso pastel tuyo.
Los proyectos funcionan exactamente igual y en eso consiste la fase de supervisión. Sucede al mismo tiempo que la fase de “ejecución” y, en ella, Sofía evaluará el proyecto con frecuencia para asegurarse de que el equipo:
- Cumple los plazos de las tareas
- Evita la corrupción del alcance
- Cumple con el presupuesto
- Mantiene el compromiso con el objetivo (cuando se está ejecutando, puede perderse una visión más amplia o, como dice el refrán, puede que los árboles no dejen ver el bosque)
La supervisión es mucho más fácil cuando se utiliza un software de gestión de proyectos. Aumenta la visibilidad de todo el proyecto y centraliza las conversaciones y la información relacionadas con este.
Además, las reuniones periódicas de estado ayudan a todo el equipo a estar al tanto de los avances. Esta plantilla de notas de reunión semanal facilita el registro de los temas de debate, las decisiones y las acciones adoptadas a partir de esas conversaciones.
Si Sofía se da cuenta de que las cosas no están funcionando según lo previsto, puede corregir el rumbo de inmediato o hacer ajustes en el plan original del proyecto para tener en cuenta esta nueva dirección.
Fase 5: Cierre del proyecto
El equipo lo ha conseguido. Han puesto en marcha un nuevo y mejorado proceso de incorporación de empleados. Están dispuestos a celebrarlo con una comida victoriosa y a olvidarse de ese proyecto de una vez por todas.
Pero antes de considerar este proyecto como una victoria, tienen que pasar por esta fase de cierre para atar todos los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:
- Realizar un análisis retrospectivo o una retrospectiva para debatir lo que ha ido bien y lo que les hubiera gustado que fuera mejor
- Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas, si fuera necesario
- Almacenar toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para poder acceder a ella fácilmente y consultarla más adelante (de nuevo, Confluence puede mantener todo esto organizado en un mismo lugar)
Después de todo ese duro trabajo, tus proyectos merecen terminar con una nota alta. Aunque las tareas reales del proyecto hayan quedado atrás, el cierre es importante para terminar bien este proyecto y preparar los proyectos futuros para el éxito.