Una guía para la gestión de carteras de proyectos (PPM)

¿Qué es la gestión de carteras de proyectos?

La gestión de carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) garantiza que todos los proyectos de la cartera cumplan con los objetivos estratégicos. Si bien la gestión de proyectos se centra en fomentar un proyecto específico, la PPM adopta un punto de vista integral. Todos los proyectos están sujetos a la revisión por parte del equipo de PPM.

A medida que las empresas crecen, a menudo se comprometen con demasiados proyectos. Las iniciativas se acumulan unas sobre otras hasta que los empleados se sienten sobrecargados y la producción se ve afectada.

La PPM detiene este problema. La planificación de la capacidad es parte integral del rol de un experto en PPM, y todos los proyectos de la empresa entran en los cálculos.

Componentes clave de la gestión de carteras de proyectos

Una PPM consolidad requiere al menos cuatro elementos:

• Control de carteras: las normas que rigen tu cartera deben abordar la selección, la revisión y la priorización de los proyectos. Para crear estas reglas, determina los objetivos de tu empresa a corto y largo plazo.
• Gestión de recursos: una planificación cuidadosa de los recursos maximiza las oportunidades al asignar la ayuda donde es más eficaz. En un marco de PPM, los recursos se destinan a proyectos críticos.
• Gestión de riesgos: identifica los posibles riesgos creando un plan que tenga en cuenta los factores importantes del sector. Por ejemplo, el coste de los chips de ordenador es importante si diriges un centro de datos. Un aumento de precios podría arruinar el flujo de caja.
• Gestión del rendimiento: tu equipo necesita definir el éxito de cada proyecto y supervisar el rendimiento. Para obtener información más detallada, utiliza informes periódicos o una herramienta de PPM sofisticada, como Jira.

Estrategias para una gestión eficaz de carteras de proyectos

Un proyecto de PPM eficaz tendrá un aspecto diferente para cada persona. Algunas empresas quieren reducir su carga actual de proyectos, mientras que otras quieren lanzar nuevas ideas de forma continua. Sean cuales sean tus objetivos finales, hay estrategias viables que puedes implementar si quieres que tu empresa siga los principios de PPM.

Adapta las carteras a la estrategia empresarial

La gestión de carteras de proyectos es más fácil de gestionar cuando todos los proyectos comparten los mismos objetivos generales, aunque el método en que lo hacen puede variar. Por ejemplo, un proyecto podría centrarse en mejorar la calidad del software y otro en reducir el tiempo de respuesta del servicio de atención al cliente. Ambos proyectos fomentan más ventas y mejores críticas.

Para comprobar si un proyecto contribuye a los objetivos de la empresa, identifica sus objetivos y compáralos con las normas rectoras. También es inteligente identificar las métricas de éxito, como el aumento de la cuota de mercado.

Prioriza los proyectos

Al seleccionar los proyectos para la cartera, ten en cuenta criterios específicos, como los posibles riesgos, los costes, el posible ROI, los indicadores de éxito y el objetivo general.

Después de analizar los proyectos disponibles, el siguiente paso en la planificación de proyectos es la priorización. Determina qué proyectos reciben más recursos examinando su valor estratégico y los riesgos inherentes.

Una matriz de priorización de proyectos puede aportar mayor claridad: la red traza los proyectos según criterios como el coste, el tiempo de finalización y el potencial de ingresos. Un modelo de puntuación ponderada añade más valor a los factores que más importan al equipo.

Equilibra la cartera

Una cartera repleta de proyectos de alto riesgo y alta recompensa (como la creación de nuevo software) podría dar sus frutos. Sin embargo, también podría agotar los fondos y provocar problemas con las nóminas.

Evitar esfuerzos arriesgados podría salvar a la empresa de una catástrofe, pero este plan también reduce las recompensas desproporcionadamente grandes. Las mejores carteras equilibran los proyectos con mayor riesgo con los más predecibles.

Realizar una simulación puede ayudarte a ahondar en los matices de los riesgos individuales de los proyectos.

Sigue supervisando y ajustando

El éxito de la PPM depende de una supervisión y un ajuste continuos. Los objetivos fluctúan debido a la competencia, la tecnología y otros cambios. Si bien el cronograma de proyectos de tu cartera puede ser correcto, es una buena idea mantener la flexibilidad. La nueva competencia podría significar que hay que modificar tu matriz de priorización.

Realizar una revisión en la que se describan los objetivos, los costes y los ingresos de los proyectos te ayudará a evaluar si un proyecto concreto necesita más o menos atención. También puede ser necesaria una realineación del proyecto para mantenerse conectado con los objetivos empresariales. Las métricas específicas relacionadas con el proyecto, como el ROI y la interacción con los anuncios, te permiten hacer un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo.

Ventajas de la gestión de carteras de proyectos

Las empresas que adoptan la PPM pueden disfrutar de ventajas transformadoras, desde un mejor uso de los recursos hasta una mayor cooperación en equipo. El enfoque global de la PPM mantiene cada proyecto vinculado a los ideales de la empresa, lo que aumenta las probabilidades de éxito.

Estas son algunas de las distintas ventajas de una herramienta de gestión ágil de carteras (PPM, por sus siglas en inglés):

Mejora del aprovechamiento de los recursos

Si gestor de proyectos solo conoce el alcance de su propio trabajo, corre el riesgo de asignar recursos en exceso durante la planificación de sprints. Es algo inevitable, ya que los proyectos de las empresas se nutren de la misma reserva limitada de recursos. Un gestor encargado de supervisar un equipo de programadores se preocupará por terminar el backlog de sprint. Financiar al equipo de investigación o determinar el presupuesto de desarrollo del producto no entrará en sus cálculos.

La PPM presenta el panorama completo y permite una asignación óptima de los recursos.

Mejora de la toma de decisiones

Cuando se dispone de toda la información, se toman mejores decisiones. Los flujos de trabajo de metodología ágil generan constantemente datos sobre tus proyectos y procesos. Las estrategias de la PPM te permiten agregar esos datos y aprovechar la información relevante. De este modo, obtienes los datos que necesitas para determinar los próximos pasos.

Por ejemplo, el equipo de PPM puede evaluar si la empresa dispone de suficientes recursos para iniciar nuevos proyectos. Los datos recopilados también permiten hacer un seguimiento de los cambios mínimos en el rendimiento.

Gestión de riesgos

La mayoría de las empresas supervisan ya los riesgos de los proyectos. La incorporación de una estrategia de riesgo a nivel de cartera, permite aumentar la capacidad de resiliencia. ¿Tu línea de productos depende de una cadena de suministro incierta? La PPM te permite prever las dificultades y preparar una respuesta para los equipos de ventas, finanzas y almacén. Un sistema de gestión de proyectos más sencillo puede conducir a un enfoque más fragmentado.

Alineación estratégica

La PPM identifica y vincula las contribuciones específicas de los proyectos a los objetivos de la empresa para conseguir una mejor alineación. Como las revisiones continuas forman parte de la estrategia, sabrás cuando los proyectos dejen de ajustarse a la filosofía de la empresa. Esta investigación rigurosa y continua maximiza el valor empresarial.

Prácticas recomendadas para la PPM

Introducir y mantener un entorno de PPM requiere un esfuerzo concentrado, independientemente del tamaño de la empresa. Estas son algunas de las prácticas recomendadas:

• Establecer un marco de PPM. Antes de la implementación, define tu estrategia de PPM. Plantéate los criterios de selección de proyectos y las métricas de priorización. Orienta todos los proyectos en torno a los objetivos establecidos.
• Usar herramientas y software de PPM. La PPM es una función definitoria de las plataformas de gestión de proyectos, como Jira. El software empresarial estándar, como Quickbooks, suele incluir herramientas de PPM. Estas ayudas de software son beneficiosas si se gestiona una cartera ágil y se precisa cuadrar diversos proyectos.
• Crear un equipo de PPM. Un gestor de carteras puede dar forma a las operaciones del día a día, pero requiere un equipo de soporte técnico que optimice sus esfuerzos. Para reducir la confusión, asegúrate de que cada equipo de PPM tenga claras sus responsabilidades. Fomentar siempre la colaboración interfuncional: las variadas perspectivas del equipo contribuyen a la excelencia de la PPM.
• Implementar un gobierno eficaz. El cumplimiento de los procesos empresariales puede fallar por muchas razones, entre ellas la falta de responsabilidad y las instrucciones poco claras. La PPM, respaldada por protocolos de gobierno sólidos, elimina estos riesgos al garantizar que todos los proyectos siguen las mismas directrices y se mantienen en sintonía con los objetivos de la empresa.
• Mejorar continuamente. Las prácticas de PPM deberían evolucionar de forma natural para adaptarse a los cambiantes objetivos empresariales. Estos cambios pueden producirse debido a la alteración de las presiones del mercado o a las nuevas líneas de productos, por ejemplo. Si examinas con regularidad los indicadores de rendimiento críticos, como las tasas de finalización de los proyectos, puedes medir el estado de la cartera y aprender de los errores de los proyectos anteriores.

La función Planes de Jira permite llevar a cabo una PPM estratégica al crear una fuente única de información para planificar el trabajo, asignar las dependencias y mucho más. Puede que conozcas Planes de Jira como Advanced Roadmaps, el nombre original de la función.

Aumenta al máximo el éxito con una gestión estratégica de carteras de proyectos

La PPM consigue que tu empresa vaya por buen camino. Los proyectos con los que se pierde dinero o que se desvían de los estándares definidos no pasarán las revisiones de la PPM. Adoptar los métodos de la PPM ayuda a maximizar el éxito al destacar los proyectos con mejor rendimiento.

Usar Jira para gestionar la cartera de proyectos presenta aún más ventajas. El software contribuye a lo siguiente:

• Cumplimiento normativo y coordinación
• Adaptación de tus planes a las nuevas normas
• Respuesta ante los cambios del sector
• Aprovechamiento de los datos para simular posibles resultados

¿Todo listo para ver el efecto que la PPM puede tener en tus operaciones? Ponte en marcha con Planes de Jira hoy mismo.