¿Qué es el plazo? Definición y estrategias de optimización

Definición de plazo

El plazo es el tiempo que transcurre desde el inicio de un proceso hasta su finalización. Se puede aplicar a cualquier proceso en el que se lleve a cabo una serie de acciones. Por ejemplo, un producto muy personalizado, como una obra de arte, puede tener un plazo largo debido a sus requisitos específicos y adaptados al cliente. En cambio, los productos estandarizados, como las aspiradoras, pueden requerir un plazo breve, pues cuentan con procesos de producción y gestión de inventario consolidados.

Las métricas de los plazos son cruciales para entender y optimizar los distintos procesos empresariales. Son parte fundamental de la planificación estratégica y la toma de decisiones, ya que conducen a una mayor satisfacción de los clientes y a una mejora continua.

Tipos de plazos

Hay tres tipos de plazos:

• El plazo de entrega al cliente es el tiempo que transcurre entre el momento en que un cliente realiza un pedido y la fecha en que recibe el producto. Suele comenzar con la confirmación del pedido, pero puede incluir el momento en que este se realiza. Abarca la preparación del producto, el embalaje y el envío, y termina con la entrega final.
• El plazo del material es común en la fabricación de productos. Mide el tiempo comprendido entre la identificación de la necesidad de materiales y su recepción. Por ejemplo, si un fabricante utiliza acero en bruto, el plazo del material incluye la definición de la cantidad y el grado necesarios, la realización del pedido al proveedor, el conocimiento del plazo del proveedor para fabricar los materiales según las especificaciones, el embalaje y el envío.
• El plazo de producción es el tiempo que se tarda en crear un producto una vez que se dispone de todas las materias primas. Esta métrica interna de plazos no incluye el envío a los clientes, sino que termina cuando el producto está listo. Por ejemplo, el plazo de producción en el desarrollo de software abarca la recopilación de requisitos, la elaboración de especificaciones de diseño y desarrollo, el desarrollo del software, las pruebas y la publicación.

Aunque se miden por separado, puedes incluirlos en un plazo acumulado que mida el ciclo de principio a fin, por ejemplo, desde la materia prima hasta las manos del cliente.

Componentes del plazo

El plazo se divide en una serie de elementos específicos que permiten medir, supervisar y optimizar los procesos. Entre los componentes se incluyen los siguientes:

• El preprocesamiento comprende las actividades previas a la compra de materiales o productos, como la identificación de los requisitos, la creación del trabajo o de la declaración de trabajo y la compra. Estas actividades preceden a la realización del pedido real y pueden variar según el sector.
• El procesamiento incluye el tiempo transcurrido desde la recepción del pedido hasta la producción del producto. En el desarrollo de software, se corresponde con el momento de crear una nueva función. En la fabricación, se trata del momento de crear el producto físico.
• El tiempo de espera es el tiempo comprendido entre el preprocesamiento y el procesamiento. Por ejemplo, si el producto figura en una hoja de ruta estratégica, pero tiene proyectos por delante, el tiempo de espera indica el tiempo transcurrido entre la realización del pedido y el inicio del procesamiento.
• El almacenamiento se refiere al tiempo que un producto se conserva en una instalación, como un almacén, antes de su envío.
• El transporte es el tiempo que un producto está en tránsito, desde que sale del almacén hasta que llega al cliente.
• La inspección es cuando el cliente debe comprobar que el producto cumple con su aprobación. En el caso de los artículos fabricados, esto puede corresponderse con una prueba de que el producto funciona como se espera. En el desarrollo de software, este suele ser el periodo de prueba de aceptación del usuario. En todos los ejemplos, el tiempo de inspección puede incluir la corrección del producto.

Factores que afectan al plazo

Muchos factores pueden influir en el plazo, incluidos los siguientes:

• Disponibilidad de los proveedores: la precisión de tus previsiones sobre los plazos dependerá de la exactitud de las de tu proveedor. Si el proveedor no puede conseguir los materiales, sus plazos se alargan.
• Fiabilidad del proveedor: la calidad de los materiales que recibe tu proveedor puede afectar a tu plazo, sobre todo si hay que reparar o sustituir los productos.
• Procesos de producción: cada paso del proceso de producción puede alargar o acortar los plazos. Los procesos eficientes mejoran los plazos, mientras que los procesos opacos o complejos pueden provocar plazos más largos.
• Niveles de inventario: los niveles de inventario bajos durante una alta demanda pueden alargar los plazos. Sin embargo, un exceso de inventario que requiera almacenamiento también puede provocar ineficiencias en el procesamiento de los pedidos.
• Transporte: la distancia que deben recorrer los productos entre tu almacén y tu cliente, o si deben pasar por la aduana o someterse a una inspección reglamentaria, puede afectar a los plazos.
• Calidad: la fiabilidad de tus productos y el incumplimiento de las expectativas del cliente pueden traducirse en el envío de productos de sustitución. Cuando esto ocurre, el plazo desde el pedido hasta la entrega al cliente se duplica prácticamente.
• Demanda: la demanda de productos puede ser estacional. Por ejemplo, si fabricas muebles de exterior, la demanda aumenta durante los meses cálidos. Si la demanda supera el proceso de producción, pueden producirse retrasos en los pedidos. Cada vez que un pedido se atrasa, el plazo medio aumenta.
• Comunicación: una mala comunicación entre los equipos o con los proveedores y los transportistas puede generar ineficiencias. Por ejemplo, puede ocurrir que los pedidos no se envíen aunque el producto esté disponible o que se retrase el pedido de materias primas.
• Eventos externos: la pandemia de COVID-19 interrumpió la cadena de suministro y provocó plazos prolongados. Otros acontecimientos, como los desastres naturales, los cortes eléctricos, la construcción de carreteras y los eventos políticos, también pueden afectar a los plazos.

Cómo medir el plazo

Una fórmula genérica para calcular el plazo es la fecha de finalización del proceso menos la fecha de inicio del proceso.

Para tipos de plazos específicos, las fórmulas son las siguientes:

• El plazo de producción es la suma del tiempo de producción, el tiempo de adquisición y el tiempo de envío.
• El plazo de inventario es la suma del tiempo de retraso en el suministro y el tiempo de retraso en la repetición del pedido.
• El plazo de tramitación del pedido es la fecha de entrega menos la fecha de recepción del pedido.

Estrategias para reducir los plazos

Hay muchas maneras de reducir los plazos, todas ellas encaminadas a desarrollar una estrategia que mida, supervise y optimice cada paso de los procesos. Este proceso iterativo forma parte integral de tu estrategia de producto general. Estas son algunas formas de mejorar tus plazos:

Optimización de los procesos

Revisa los procesos que contribuyen al plazo. Elimina cualquier paso innecesario o actividad que no aporte valor. Recuerda que la optimización de los procesos puede requerir añadir nuevos pasos para reducir el plazo.

Por ejemplo, si las revisiones reglamentarias afectan a tus plazos, determina el grado de reelaboración al que se someten tus productos finalizados. Asigna a una persona o un equipo para que comprenda el cumplimiento y valide que las especificaciones cumplen con esos requisitos. También pueden ser de gran ayuda medidas adicionales, como las pruebas de conformidad de los productos acabados. Si bien estas medidas pueden aumentar el plazo de producción al principio, pueden reducir el plazo acumulado de tus productos.

Si vas a comprar materias primas, revisa el ratio de repetición de pedidos y rechazos por motivos de calidad. Busca oportunidades de mejorar la calidad. Por ejemplo, definir requisitos más claros para los materiales que necesitas, auditar la calidad de varios proveedores o revisar cómo almacenas y utilizas los materiales.

Automatización

Los informes automatizados durante la planificación del proyecto y cada fase de gestión del proyecto pueden alertarte sobre el bajo inventario, los plazos más largos de lo habitual, la fluctuación de la demanda de los clientes y los errores de cumplimiento. Con herramientas como los informes de Jira, puedes hacer un seguimiento de las duraciones de los ciclos y de las incidencias que los afectan. Por ejemplo, un diagrama de flujo acumulado puede ayudarte a detectar bloqueos en tiempo real, y un gráfico de control puede proporcionar datos relevantes sobre la duración de los ciclos y plazos.

Otras medidas de automatización pueden incluir alertas cuando el inventario alcanza un nivel determinado, errores críticos durante las pruebas del producto o activaciones de comentarios de los clientes. Para una entrega más fluida, incorpora la automatización del impacto en el tiempo de ejecución como función estándar de gestión de proyectos.

Gestión de relaciones con los proveedores

Conoce a tus proveedores y haz tus deberes. Los productos más baratos pueden convertirse en los más caros si afectan al tiempo de ejecución por su reelaboración, la falta de fiabilidad o la disponibilidad inconsistente. Gestionar la relación con los proveedores es fundamental para conseguir materiales de calidad, negociar los precios y gestionar los materiales rechazados o reelaborados.

Al seleccionar los proveedores, revisa sus tiempos de ejecución, ubicaciones y fiabilidad. Los proveedores locales suelen entregar con mayor rapidez y la proximidad te permite desarrollar mejores relaciones. Cuando se produce un problema, tener una relación sólida con tu proveedor puede ayudarte a superar los desafíos rápidamente.

Técnicas de producción lean

La producción lean es una filosofía y una práctica desarrolladas por Toyota y que muchos negocios han adoptado para eliminar el despilfarro en sus procesos. Pretende crear el máximo valor para los clientes que utilizan el menor número de recursos. Algunos de los principios de metodología lean son los siguientes:

• Identificar el valor mediante el mapa de flujo de valor. Se trata de un análisis del valor que se proporciona al cliente en cada paso del proceso. Permite a las empresas ver en qué dedican tiempo y recursos a actividades que ofrecen poco o ningún valor y eliminar esas actividades.
• Crear flujo eliminando los cuellos de botella y secuenciando los pasos del proceso de forma eficiente de principio a fin.
• Establecer la incorporación de cambios fabricando productos en función de la demanda real. Esto ayuda a reducir el exceso de inventario al producir solo lo que es necesario y cuando hace falta.

Los principios de metodología lean se centran en lograr la excelencia de los productos y los procesos mediante la creación de actividades de mejora continua en el ciclo de vida del desarrollo del producto.

Optimiza el tiempo de ejecución con Jira

Jira proporciona datos relevantes en tiempo real que pueden ayudarte a mejorar el tiempo de ejecución y la gestión general del trabajo. Desde la gestión de previsiones hasta el seguimiento del tiempo de resolución, Jira ayuda a los equipos a identificar y resolver los problemas con antelación.

Los informes ágiles de Jira ayudan a los equipos a identificar el exceso de compromiso y la corrupción del alcance en los sprints, a hacer un seguimiento del progreso en los diagramas de trabajo pendiente y a mejorar las estimaciones del trabajo con gráficos de velocidad.

Los entornos ágiles y lean utilizan Jira para optimizar sus flujos de trabajo con el fin de entregar y mejorar de forma continua.

Tiempo de ejecución: preguntas frecuentes

¿Cuál sería un ejemplo de tiempo de ejecución?

El tiempo de ejecución puede aplicarse a cualquier producto o servicio. Por ejemplo, si eres un agente inmobiliario que ayuda a una familia a comprar una casa, es posible que tengas los siguientes tiempos de ejecución:

• La investigación de las propiedades disponibles requiere cuatro horas.
• Tienes dos días para mostrar posibles viviendas.
• El plazo para que se acepte una oferta puede ser de dos días.
• La inspección dura 10 días.
• El depósito en garantía requiere cinco días.

Puede haber pasos adicionales con el tiempo de ejecución, como conseguir financiación, negociar las reparaciones, etc. Con un proceso optimizado, el plazo desde que la familia inicia el proceso de compra hasta la mudanza a una nueva casa puede ser de tan solo 31 días.

¿Cuál es la diferencia entre el tiempo de ejecución y el tiempo de respuesta?

El tiempo de ejecución y el tiempo de respuesta miden diferentes actividades. El tiempo de ejecución es el tiempo transcurrido de principio a fin, como gestionar el pedido de un cliente o fabricar un componente.

Por su parte, el tiempo de respuesta mide la duración del procedimiento, como pedir una comida en un restaurante o ser atendido en un centro de salud. En una clínica, el tiempo de respuesta es el tiempo que el paciente permanece en la misma: desde que llega, espera y le atiende el médico hasta que se va. El tiempo de ejecución suele ser más corto e incluye más variables; por ejemplo, un paciente puede tener que esperar más si se da prioridad a otro paciente con un problema más urgente.

¿El tiempo de ejecución es el mismo que el plazo de entrega?

Aunque la gente los usa indistintamente, el tiempo de ejecución y el plazo de entrega no son lo mismo. El tiempo de ejecución es el tiempo transcurrido en un proceso empresarial definido, que puede incluir la entrega, pero no tiene por qué. El tiempo de entrega es un término más específico que mide el tiempo transcurrido entre el momento en que un cliente hace un pedido y la llegada de este.