Cómo mejorar el proceso de gestión de documentos
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La velocidad es muy importante. La rapidez con la que tu empresa puede lanzar un producto, responder a la pregunta de un cliente, reaccionar ante un incidente o tomar una decisión puede afectar directamente al éxito a corto y largo plazo.
Cada acción y decisión empresarial exige que los miembros del equipo recopilen y compartan experiencias, conocimientos e información. Gran parte de esa información existe como documentos. La eficiencia con la que tu empresa los gestione, especialmente la categorización, almacenamiento, intercambio y recuperación, repercute en la agilidad y la capacidad de respuesta de tu empresa.
Este artículo te ayudará a entender el proceso de gestión de documentos y sus componentes esenciales. También ofrece consejos para ayudarte a optimizar la gestión de documentos y explica cómo las herramientas de gestión de documentos pueden ayudar a agilizar el proceso.
Qué es el proceso de gestión de documentos
El proceso de gestión de documentos define la forma en que creas, organizas, almacenas, recuperas y desechas los documentos en tu empresa. La forma en que gestiones los documentos es fundamental para el éxito empresarial. Estas son algunas de las razones por las que es crucial:
- La organización, la búsqueda y la recuperación eficientes de los documentos te permiten encontrar la información más rápidamente y utilizarla de forma más eficiente. También contribuyen a agilizar los flujos de trabajo.
- El fomento de la creación y revisión de documentos digitales, así como de la colaboración pueden facilitar y acelerar la recuperación de la información y, al mismo tiempo, reducir los costes de impresión, almacenamiento y distribución. Los documentos digitales pueden hacer que tus operaciones comerciales sean más rentables.
- Las prácticas eficaces de protección de los documentos y control de acceso pueden mitigar los riesgos y mejorar la recuperación ante desastres y el cumplimiento normativo. Algunos ejemplos son las copias de seguridad periódicas, el cifrado y los requisitos exigibles de entrada y salida.
- Los documentos bien gestionados pueden mejorar casi todos los aspectos de la planificación, la gestión y la ejecución de los proyectos. Una gestión eficaz de los documentos puede acelerar y mejorar el establecimiento del alcance del proyecto, acortar el cronograma del proyecto y mejorar todo el ciclo de vida del proyecto.
- La gestión de documentos que facilita el acceso a la información puede contribuir a ofrecer respuestas mejores y más rápidas a las consultas y solicitudes de los clientes y a simplificar la toma de decisiones estratégicas. Pueden aumentar la satisfacción y la retención de clientes y el crecimiento y éxito sostenidos.
Componentes esenciales para una gestión eficaz de documentos
La gestión eficaz de documentos depende de un sistema bien estructurado. Analicemos los componentes esenciales que forman la base de un sistema de este tipo para garantizar que tus documentos estén organizados, seguros y disponibles cuando los necesites.
Organización y clasificación de documentos
Para organizar y mantener tus documentos, selecciona o crea una convención de nomenclatura clara y coherente. Incluye el autor, el tipo de documento y la fecha. Usa una estructura de carpetas lógica y jerárquica. Un ejemplo es una jerarquía de tres niveles que ordena los documentos por tipo, proyecto y equipo. Estas prácticas facilitan el almacenamiento y el acceso a tus documentos.
Control y seguimiento de versiones
Uno de los retos más comunes de la gestión de documentos es el control de versiones. Sin ella, los creadores de contenido y los buscadores de información deben determinar cuál de las múltiples versiones del documento es la más reciente, la mejor o la correcta. Un control de versiones preciso y coherente también puede ayudar a rastrear el historial de un documento, lo que puede resultar útil a la hora de entender los cambios en ese documento.
Plantéate incluir la información sobre la versión en tus convenciones y prácticas de nomenclatura. En tus documentos digitales, exige incluir metadatos descriptivos y con capacidad de búsqueda para mejorar la clasificación, la búsqueda y la recuperación.
Control de acceso y medidas de seguridad
Los documentos de la empresa suelen contener información personal, exclusiva o confidencial. Para mejorar tus esfuerzos de protección de documentos, incluye varias protecciones para ese contenido en tu proceso de gestión de documentos. Algunos ejemplos son los requisitos de permisos obligatorios y los protocolos de acceso seguro. Cifra los documentos digitales con copias de seguridad externas que se comprueben con asiduidad y con una planificación de actualizaciones regular. Aplica de forma clara y coherente las normas de acceso, retención y eliminación de los documentos.
Revisa tu proceso de control de documentos con regularidad y actualízalo a medida que evolucionen los requisitos empresariales y la tecnología. Este enfoque garantiza que no dejes ningún contenido atrás a medida que los requisitos de gestión de documentos aumenten y cambien.
Optimización de las prácticas de gestión de documentos
Cuanto más eficientes y optimizados sean tus procesos y prácticas de gestión de documentos, más ágil, eficiente y segura será tu empresa. Los procesos optimizados de gestión de documentos pueden ayudarte a ti, a tu equipo y a tus compañeros a disfrutar de una mayor productividad, una mejor colaboración y menos pérdida de tiempo o frustración de los usuarios.
Céntrate en optimizar tus flujos de trabajo de gestión de documentos y en automatizar las tareas repetitivas siempre que sea posible. Explora las herramientas adecuadas para encontrar funciones que puedan ayudarte a optimizar tus flujos de trabajo y procesos de gestión de documentos. Plantéate utilizar un gestor de tareas, un software de gestión del conocimiento, un software de cronograma de proyectos, un software de documentación técnica, herramientas de gestión de la documentación y plantillas de documentación e informes.
Consejos prácticos para optimizar el proceso de gestión de documentos
Además de los componentes esenciales, veamos algunos consejos prácticos que pueden ayudarte a optimizar tu proceso de gestión de documentos y garantizar que siga siendo eficiente, fácil de usar y adaptable a tus necesidades cambiantes.
Establecimiento de políticas y procedimientos claros
A medida que crees y perfecciones tus procesos de gestión de documentos, desarrollarás, documentarás y garantizarás el cumplimiento de las políticas y los procedimientos que traducen el proceso y la práctica en acciones. Contar con políticas claramente expresadas y procedimientos bien documentados ayudará a garantizar la coherencia y el cumplimiento normativo.
Formación e incorporación
La incorporación de cada nuevo empleado debe incluir una introducción al proceso de gestión de documentos, las prácticas recomendadas y los requisitos básicos de la empresa. Trabaja en estrecha colaboración con tu equipo de RR. HH. para determinar la mejor manera de entregar esta información. Establece un proceso para evaluar a los nuevos empleados y hacer un seguimiento con los que requieran orientación adicional.
Para los empleados actuales, plantéate la posibilidad de introducir formalmente tu proceso de gestión de documentos como lo harías con la publicación de un nuevo producto. Trabaja con RR. HH. para planificar una presentación formal de tu procedimiento de gestión de documentos, ya sea nuevo o actualizado. Un simple correo electrónico para toda la empresa puede bastar, pero puedes optar por una presentación en línea en directo o grabada y por una visión general de los elementos y herramientas más críticos.
Incluye formas directas y sencillas para que tus compañeros hagan preguntas y obtengan ayuda. Considera la posibilidad de crear conjuntos de preguntas de antemano y haz que se pueda acceder a ellos fácilmente. Cuanta más educación, ánimo y apoyo ofrezcas, más éxito tendrá la adopción y el cumplimiento del proceso de gestión de documentos.
Auditorías y revisiones periódicas
Revisa y reevalúa todos los procesos críticos de tu empresa de forma periódica para asegurarte de que siguen orientados hacia los objetivos y las realidades actuales. Esto es especialmente cierto en el caso del proceso de gestión de documentos. Afecta a la accesibilidad y la usabilidad de la información en toda la empresa. La documentación debe incluir una guía explícita sobre los procesos de auditoría y sobre cómo identificar y responder a los desafíos u oportunidades de mejora.
Mejora el proceso de gestión de documentos con Confluence
Las herramientas eficaces y flexibles facilitan y respaldan los procesos de gestión de documentos más eficaces. Confluence ofrece muchas funciones que te ayudan a mejorar la gestión de documentos, así como a adaptarla a tus necesidades y objetivos empresariales.
Confluence permite a los equipos y las empresas de todos los tamaños crear, organizar y compartir información de forma fácil y segura. Facilita y acelera el acceso y la búsqueda de la información y ayuda a mantener a los compañeros en sintonía. Confluence incluye plantillas fáciles de usar para crear distintos tipos de documentos, como documentación y artículos de instrucciones.
El proceso de gestión de documentos y las políticas, las prácticas y las herramientas de apoyo son esenciales para tu empresa. Haz que explorar soluciones sofisticadas para la gestión de documentos sea una prioridad e implementa aquellas que puedan optimizarla de forma eficaz y te ayuden a alcanzar los objetivos empresariales.