What are deliverables in project management?

Entender las entregas

Las entregas son los productos o resultados específicos que un proyecto pretende producir y ofrecer a las partes interesadas. Son una parte fundamental de la gestión de proyectos. Pueden ser tangibles, como un edificio o un informe, o intangibles, como una aplicación de software o un programa de formación.

Las entregas son componentes esenciales del alcance del proyecto. Los gestores de proyectos utilizan herramientas como diagramas de Gantt o software de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de las entregas y garantizar una finalización a tiempo y de alta calidad.

Tipos de entregas

Las entregas específicas de un proyecto dependen de su alcance, objetivos y requisitos. Estos son varios tipos de entregas del proyecto:

• Internal deliverables: These are created for use within the company, such as project plans, status reports, risk assessments, and other documentation needed to manage the project internally. They help the project team track progress and ensure the project stays on track.
• Entregas externas: son los resultados o productos finales que se entregan al cliente o a las partes interesadas externas. Son la razón principal para emprender el proyecto. Algunos ejemplos son una nueva aplicación de software, un edificio, una campaña de marketing o un programa de formación.
• Entregas de proceso: son los resultados provisionales que se producen durante la ejecución del proyecto y que contribuyen al producto final. Marcan el progreso hacia el objetivo final. Los ejemplos incluyen prototipos, informes de pruebas, especificaciones de diseño e hitos del proyecto.
• Entregas del producto: son los bienes o servicios finales que el proyecto pretende producir. Satisfacen directamente los objetivos y requisitos del proyecto. Estas entregas incluyen, por ejemplo, un nuevo producto, un sitio web, un documento de políticas o un proceso empresarial.
• Entregas tangibles: son productos físicos cuantificables, tangibles o medibles. Los ejemplos incluyen hardware, equipos, instalaciones, productos y documentación.
• Entregas intangibles: son productos no físicos, como el software, los servicios, las competencias o la experiencia que se han creado y desarrollado durante el proyecto. Los ejemplos incluyen un nuevo proceso empresarial, un programa de formación o una estrategia de marketing.

La importancia de las entregas en la gestión de proyectos

Las entregas proporcionan objetivos claros, facilitan el seguimiento de los proyectos y garantizan la satisfacción de las partes interesadas. A continuación veremos otras razones por las que las entregas son importantes.

Sirven como hitos del proyecto

Las entregas suelen actuar como hitos y marcan puntos importantes en el cronograma del proyecto. Estos hitos ayudan a los gestores de proyectos y a los equipos a saber cuándo se han completado las fases críticas y a pasar de forma fluida a las siguientes etapas. Al dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables, las entregas permiten seguir el progreso y mantener el impulso a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Ayudan a hacer un seguimiento y a medir el progreso

Las entregas ofrecen resultados tangibles que puedes rastrear y medir según el plan del proyecto. Este seguimiento permite a los gestores de proyectos evaluar si el proyecto se ajusta a los plazos marcados y al presupuesto. Las herramientas de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt y el software de gestión de proyectos, pueden ayudar a visualizar y controlar el estado de las entregas, lo que sirve para identificar y abordar cualquier desviación.

Mejoran la comunicación con las partes interesadas

Las entregas claras mejoran la comunicación con las partes interesadas al establecer expectativas explícitas de producción. Esta transparencia ayuda a fomentar la confianza y garantiza que todas las partes se mantengan alineadas con respecto a los objetivos y el progreso del proyecto. Las actualizaciones periódicas sobre las entregas informan e involucran a las partes interesadas, lo que reduce el riesgo de que haya malentendidos y evita la corrupción del alcance.

Garantizan los estándares de calidad

Las entregas mantienen los estándares de calidad durante todo el proyecto. Al definir criterios específicos para cada entrega, los gestores de proyectos pueden asegurarse de que los productos cumplan con los niveles de calidad requeridos. Este enfoque en la calidad evita tener que repetir el trabajo y garantiza que el producto o servicio final satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Determinar las entregas

Para identificar las entregas en función del alcance y los objetivos del proyecto, divide el proyecto en tareas más pequeñas y gestionables que cumplan con los objetivos generales. Asegúrate de que cada tarea produzca un resultado específico y medible que contribuya a alcanzar los objetivos del proyecto. Crear un flujograma puede ayudar a visualizar las relaciones entre las tareas y las entregas.

Gathering requirements from stakeholders to define deliverables involves identifying and engaging all relevant stakeholders to understand their needs, expectations, and goals. Use interviews, workshops, and surveys to collect detailed information. Document, validate, and refine the data to ensure clarity and alignment with the project’s objectives. This helps form the basis for defining specific, measurable deliverables.

Si quieres utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para dividir un proyecto en tareas de gestión e identificar las entregas correspondientes, sigue estos pasos:

1. Define el alcance y los objetivos del proyecto: describe claramente las metas y los objetivos del proyecto para guiar el proceso de la EDT.
2. Identifica las entregas principales: divide el proyecto en resultados generales, como una aplicación funcional o un plan de marketing.
3. Desglosa las entregas en paquetes de trabajo: divide cada entrega principal en componentes más pequeños y gestionables denominados paquetes de trabajo.
4. Define las tareas y las subtareas: identifica las tareas y subtareas necesarias para completar cada paquete de trabajo y así tener una planificación y una ejecución del proyecto detalladas.
5. Establece relaciones entre tareas: determina las dependencias entre las tareas para secuenciarlas y entender el flujo de trabajo.
6. Asigna recursos y duraciones: asigna los recursos necesarios y estima el tiempo necesario para cada tarea o paquete de trabajo.
7. Revisa y perfecciona la EDT: revisa y perfecciona la EDT con regularidad para adaptarla si los requisitos cambian y abordar los desafíos.
8. Visualiza la EDT: utiliza herramientas visuales como diagramas de árbol o diagramas de Gantt para representar la EDT y hacer un seguimiento del progreso.

Cómo gestionar las entregas

Gestionar las entregas de forma eficaz garantiza que los proyectos permanezcan según lo previsto y cumplan con las expectativas de las partes interesadas. Estos son los pasos clave que hay que seguir para gestionar las entregas.

Definir unos criterios claros

Empieza por definir unos criterios de aceptación claros para cada entrega. Estos criterios deben ser específicos, medibles y acordados con todas las partes interesadas. Este paso garantiza que todos entiendan qué se considera una entrega completa, lo que reduce el riesgo de malentendidos y de corrupción del alcance.

Establecer plazos realistas

Fija plazos alcanzables para cada entrega teniendo en cuenta el alcance del proyecto, los recursos disponibles y los posibles riesgos. Involucra a tu equipo en el proceso de fijar los cronogramas para garantizar que sean realistas y alcanzables. Este enfoque colaborativo ayuda a identificar cualquier posible incidencia desde el principio. También permite una mejor planificación y asignación de los recursos.

Asignar responsabilidades

Assign responsibilities for each deliverable to specific team members. Ensure that everyone knows their role and key expectations. This step not only fosters accountability but also helps track progress and address any issues that may arise. Use a responsibility assignment matrix to determine who is responsible for what tasks.

Supervisa el progreso de tus proyectos

Regularly track the progress of deliverables using project management software. Monitor the status, quality, and any risks associated with each deliverable. Regular updates and reviews help identify issues early and allow for timely adjustments. Tools like dashboard reporting and status reports can provide real-time insights into the project’s progress.

Jira offers robust features for tracking progress, such as time tracking, progress bars, and detailed reports. It provides real-time insights into the status of deliverables, which helps project managers make informed decisions and keep the project on track.

Dificultades habituales con las entregas

Gestionar las entregas de un proyecto puede resultar difícil debido a varios factores:

• Corrupción del alcance: se produce cuando el alcance del proyecto se amplía más allá de los requisitos iniciales debido a cambios en las necesidades de las partes interesadas o a una mala gestión de cambios.
• Limitaciones de recursos: la disponibilidad limitada de personas cualificadas, equipos, materiales o presupuesto puede comprometer la puntualidad y la calidad.
• Problemas de calidad: los requisitos poco claros, las pruebas inadecuadas y la falta de procesos de control de calidad pueden llevar a que los productos sean deficientes.
• Expectativas de las partes interesadas: las expectativas inadecuadas o poco realistas de las partes interesadas pueden provocar insatisfacción, incluso si el proyecto cumple sus objetivos originales.

Aquí tienes algunas estrategias fundamentales para mitigar dichas dificultades:

• Definir el alcance, los requisitos y los resultados del proyecto desde el principio, con la participación de todas las partes interesadas.
• Implementar un proceso de gestión de cambios sólido para controlar la corrupción del alcance y gestionar las expectativas de las partes interesadas.
• Llevar a cabo una planificación y una asignación exhaustivas de los recursos, teniendo en cuenta las restricciones y los posibles riesgos.
• Establecer procesos de garantía y control de calidad, incluidas pruebas y revisiones.
• Mantener una comunicación abierta y regular con las partes interesadas para alinear las expectativas y abordar las inquietudes.

Identify and prioritize your deliverables with Confluence

Esforzarse por rastrear y priorizar las entregas de tu proyecto puede provocar el incumplimiento de los plazos y la insatisfacción de las partes interesadas. Sin un sistema claro, es fácil que las tareas importantes pasen desapercibidas, lo que causa retrasos y confusión en tu equipo.

Con Confluence, puedes agilizar el proceso de identificación y priorización de las entregas:

• Crea una hoja de ruta del proyecto: describe tus principales entregas para los distintos tipos de proyectos mediante una amplia gama de herramientas interconectadas, como pizarras, bases de datos y vídeos, en cada página de Confluence.
• Trabaja de forma colaborativa: invita a tus compañeros a colaborar contigo mediante la edición en tiempo real y los comentarios en línea. Para mejorar la colaboración en el proyecto, haz que tu equipo participe en la definición de los criterios claros para cada entrega.
• Fija plazos realistas: establece cronogramas viables para cada tarea.
• Asigna responsabilidades: asigna tareas directamente dentro de la plataforma.
• Haz un seguimiento del progreso en tiempo real: utiliza la integración de Confluence con Jira para supervisar el cronograma y los objetivos del proyecto. Añade proyectos de Jira o sincronízalos con tus productos favoritos sin cambiar de aplicación.

Cuando esté todo listo, comparte fácilmente los planes y el progreso del proyecto con tu empresa. Empieza a usar Confluence hoy mismo para mantener tus proyectos según lo previsto, colaborar en los planes y cumplir tus objetivos de forma eficiente.