FOMO o información: gestionar el exceso de notificaciones
Descubre cómo puedes programar alertas para que tú y tu equipo podáis ahorrar tiempo, estar informados y ser más productivos cada día
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Contactar con otras personas es hoy más fácil que nunca. Solo tienes que coger el móvil y tienes un sinfín de oportunidades para intercambiar al instante Me gusta, comentarios y mensajes con tus amigos, familiares y compañeros de trabajo. Cuanto más trabajamos a distancia (de forma remota, híbrida o distribuida, en los desplazamientos, en casa cuando los niños están enfermos, o cuando respondemos a un correo electrónico mientras vamos a por café), más formas buscamos de estar conectados. Esto nos permite hacer un buen trabajo y encontrar ideas brillantes.
Aunque gestionar las comunicaciones entre equipos interdisciplinares es clave para intercambiar conocimientos, no siempre resulta eficaz ni efectivo. En la gestión moderna de las comunicaciones, la esencia del problema es que a menudo dejamos que un pequeño sonido o un pequeño icono dirijan nuestro trabajo; las notificaciones y las alertas nos distraen y al final de la jornada nos damos cuenta de que hemos perdido una buena parte del día.
Las nuevas formas de trabajar y las nuevas responsabilidades laborales están haciendo evolucionar el entorno empresarial y suponen un cambio constante en la gestión del envío y la recepción de las comunicaciones. La cantidad y la diversidad de plataformas que usamos para comunicarnos, tanto en la vida personal como profesional, siguen en aumento. Podemos dejar que las herramientas nos controlen o elegir cómo controlarlas nosotros. Obviamente, una de estas dos opciones es más inteligente que la otra.
Podemos dejar que las herramientas nos controlen o elegir cómo controlarlas nosotros. Obviamente, una de estas dos opciones es más inteligente que la otra.
Sin embargo, la facilidad de acceso a los dispositivos hace que cada vez sea más difícil marcar límites con respecto a las notificaciones, tanto para nosotros como para los demás. Por un lado, cuando ocurre algo realmente importante, no queremos quedarnos al margen. Por el otro, el bombardeo constante de mensajes puede distraernos de las tareas realmente importantes.
¿Cómo podemos encontrar el equilibrio perfecto para estar al día sin que la información nos abrume?
Controla tus notificaciones
Si quieres controlar las notificaciones, debes vencer el miedo de perderte algo (o síndrome FOMO, del inglés "Fear Of Missing Out") para así poder concentrarte. Porque, seamos honestos, ¿son tantas las veces que necesitas consultar una notificación concreta al instante? Si no trabajas en un servicio de emergencias, probablemente puedes esperar.
A continuación te ofrecemos algunos consejos para lograr controlar las interrupciones gestionando las notificaciones con Confluence:
Consejo 1: elige una plataforma "urgente"
Supongamos que trabajas en un proyecto con un equipo formado por muchas personas y, cada vez que alguien hace una modificación en una página, recibes una alerta. Llega un punto en el que dejas de hacer caso a estas alertas para poder terminar tu trabajo. Sin embargo, es probable que te pierdas algo importante y crees que no puedes permitirte este lujo.
Para remediarlo, puedes crear un plan de comunicación con tu equipo. Podéis decidir utilizar una plataforma concreta, como los mensajes directos de Slack o los SMS del móvil, si una notificación es realmente urgente. Solo usarás este medio de comunicación para las notificaciones que requieran una atención inmediata y dejarás de prestar atención a las demás plataformas hasta que dispongas de tiempo. Se trata de una decisión consciente. Esto seguramente te permitirá trabajar con mayor rapidez porque podrás concentrarte y querrás terminar pronto para poder consultar las notificaciones (de nuevo entrarás en la rueda de recompensas).
Consejo de Confluence: para las alertas o comunicaciones urgentes con personas concretas, prueba a usar las @menciones en Confluence. Cada @mención envía una notificación directa únicamente a la persona o personas etiquetadas, y no a todos los usuarios que siguen la página. Es una buena manera de captar la atención de alguien. Y lo que es aún mejor, la persona en cuestión tendrá la información relevante en la página y no tendrá que buscar en otro sitio los datos que necesita para responder.
Consejo 2: marca límites
Una vez que tus compañeros y tú hayáis acordado cómo notificar la información realmente urgente, podéis relajaros y concentraros en el trabajo, sabiendo que recibiréis las alertas necesarias y que el resto de las notificaciones pueden esperar. Pero de repente puede que alguien empiece a usar la plataforma "urgente" para cosas que no lo son tanto. Por ello, debes definir unas normas que determinen cuándo se considera que algo es urgente.
Puede que no haya un consenso general, pero si marcas límites claros, puedes pedir a tus compañeros que los respeten. Por otro lado, si tienes dudas respecto a las preferencias de comunicación de otro usuario, siempre puedes pedirle que te las aclare.
O mejor aún, pide a tu equipo que elabore manuales de usuario para no tener que hacer suposiciones.
Consejo de Confluence: con Confluence, puedes desactivar la mayoría de las notificaciones y, aun así, seguir estando al día. Todos los comentarios que hagan tus compañeros estarán en la página para cuando tengas tiempo de consultarlos. Si también utilizas Jira, las modificaciones realizadas en los tickets de esta plataforma también se mostrarán en la página y en tu feed.
Consejo 3: ajusta la configuración según tus necesidades
En algunas tareas puede que, a pesar de haber implementado los dos pasos anteriores, todavía recibas demasiadas notificaciones. Por ejemplo, si gestionas un equipo grande o si eres gestor de proyectos, puede que necesites recibir el máximo volumen de información posible a lo largo del día. En ese caso, la configuración será tu mejor aliado. Por lo general, en todas las plataformas en las que recibes montones de alertas puedes personalizar las notificaciones con filtros, lotes y otros métodos para no estar oyendo pitidos todo el día. Busca la manera de priorizar las alertas procedentes de tu jefe o de marcar los proyectos urgentes como "importantes". Si dedicas unos minutos a explorar la configuración de las plataformas de comunicación más activas, te ahorrarás horas de distracción y minimizarás los cambios de contexto.
Consejos de Confluence: en Confluence hay varias formas de personalizar las notificaciones. Estas son algunas de nuestras favoritas:
- Elige "Publicar sin notificar a los usuarios" cuando haces muchos cambios en una página y quieres evitar que los usuarios reciban avisos no deseados.
- Elige la opción para mostrar solo las notificaciones no leídas si quieres filtrar fácilmente las notificaciones relevantes del resto de las alertas.
- También puedes elegir enviar las notificaciones por lotes. Seguirás recibiendo correos instantáneos cuando las notificaciones sean importantes, como @menciones y páginas nuevas, pero si se hacen muchos cambios en un periodo de diez minutos, solo recibirás un correo electrónico que los agrupará todos.
- Si el número de notificaciones es menor, puedes elegir recibir un resumen diario para mantenerte al tanto de la información importante del día con un solo correo electrónico.
- También puedes configurar todas tus notificaciones de Confluence para que se envíen a través de un canal específico de Slack. Puedes filtrarlas para que tu equipo solo reciba las notificaciones más importantes.
