Acta de proyecto y cartel de proyecto: ¿cuál es la diferencia?

Las actas del proyecto desempeñan un papel fundamental en el proceso de gestión de proyectos, ya que proporcionan una base estructurada y ofrecen varias ventajas específicas. En primer lugar, sirven de brújula y proporcionan instrucciones claras para el equipo del proyecto al describir el propósito, los objetivos y el alcance del proyecto. Esta claridad permite alinear los esfuerzos hacia objetivos comunes y minimiza el riesgo de prioridades divergentes. Además, las actas del proyecto contribuyen a una mitigación eficaz de los riesgos al identificar los posibles desafíos e incertidumbres desde el principio, lo que permite desarrollar estrategias proactivas de planificación y gestión de riesgos.

Es más, las actas de proyecto son fundamentales para optimizar la asignación de recursos. Esto es así porque detallan requisitos como las tareas, los costes y los plazos, lo que garantiza que los recursos, tanto humanos como financieros, se asignen con prudencia y de acuerdo con las necesidades del proyecto. Esto, a su vez, mejora la eficiencia y evita los cuellos de botella en los recursos. Otra ventaja importante es que las actas de proyecto facilitan la toma de decisiones fundamentadas. Al contar con un conocimiento exhaustivo del propósito del proyecto, de los beneficios esperados y de los posibles riesgos, las partes interesadas pueden tomar decisiones bien fundamentadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Por último, las actas de proyecto sirven como un acuerdo documentado entre las partes interesadas y son la prueba del trabajo y la base para la rendir cuentas. Esto fomenta la transparencia y ayuda a resolver las disputas o malentendidos que puedan surgir durante la ejecución del proyecto. En resumen, las actas de proyecto contribuyen a su éxito al ofrecer una orientación clara, estrategias de mitigación de riesgos, una asignación óptima de los recursos y un marco de toma de decisiones bien fundamentado.

Un cartel de proyecto es una herramienta de planificación de proyectos que permite a tu equipo analizar el problema que intentas resolver, las posibles soluciones y el resultado ideal de tu proyecto. Un cartel de proyecto no es una actividad esporádica sino un documento que sirve de visión general del proyecto. A diferencia de las actas de proyecto estáticas, los carteles de proyecto están diseñados para evolucionar y actualizarse a medida que el equipo avanza en la investigación y las actividades del proyecto.

El cartel de proyecto es una herramienta dinámica que permite a los equipos analizar los problemas, explorar las posibles soluciones y refinar la visión del proyecto. Esta actualización continua garantiza que el cartel sea un recurso relevante y valioso durante todo el ciclo de vida del proyecto, ya que es capaz de adaptarse a medida que el proyecto evoluciona.

El cartel de proyecto es el comienzo de la planificación del proyecto de tu equipo. En última instancia, te ayuda a llegar a conclusiones sobre los riesgos del proyecto, la solución que queréis alcanzar y la visión ideal de que esperáis obtener con el proyecto y lo que necesitaréis para conseguirlo.

Un cartel de proyecto ayuda a los equipos a responder a preguntas importantes, por ejemplo:

• ¿Qué problema vas a solucionar?
• ¿Por qué es importante solucionar ese problema?
• ¿Cuáles son las metas y los objetivos del proyecto?
• ¿Qué sabes y qué información debes averiguar?
• ¿Cuáles son las posibles soluciones?

Hay varias diferencias entre un cartel de proyecto y un acta de proyecto. El cartel de proyecto es un documento vivo, no como las actas de constitución de proyectos. Puedes actualizarlo a medida que explores el espacio del problema, pongas a prueba las presuposiciones, valides las soluciones, recopiles feedback y, por supuesto, corrijas el rumbo del proyecto antes de seguir adelante.

Un cartel de proyecto incluye las tres categorías siguientes para organizar la información:

Espacio del problema: es la declaración del proyecto. Explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Hay que ser claro al plantear los objetivos de tu proyecto y las posibles soluciones.

Validación: identifica las lagunas de conocimientos y los riesgos. ¿Qué sabes y qué debes averiguar?

Todo listo para la ejecución: visualiza la solución e implementa un plan de proyecto.

Para preparar a todo tu equipo y conseguir un buen resultado, usa la plantilla de cartel de proyecto para la Estrategia del Cartel de Proyecto. La estrategia del cartel de proyecto te ayuda a comprobar la validez de vuestras suposiciones y a entender mejor el problema que tratáis de resolver. Cuando hayáis terminado, este sencillo documento colaborativo incluirá todos los detalles esenciales del proyecto. Esto os ayudará a todos a entender el contexto y el plan de negocio del proyecto.

En la primera sesión, concéntrate en definir el problema y en fijar los objetivos del proyecto. Seguidamente, comparte tus conclusiones cuanto antes con el patrocinador del proyecto para que te dé feedback e incorporarlo en futuras sesiones a medida que avance el proyecto.

Consulta la plantilla del cartel de proyecto de Confluence

Empecemos con lo más fácil. La sección superior de la plantilla es un espacio que se debe rellenar con información como esta: datos como el propietario del proyecto, los miembros del equipo, el estado actual y una breve descripción de cómo encaja este proyecto en tu estrategia más amplia. Normalmente, un director de proyecto completa esta parte como iniciador del proyecto.

Piensa muy bien en el problema que intentas resolver antes de entrar en los detalles del proyecto. Este proceso ayuda a captar el propósito del proyecto.

¿Cuál es el problema? ¿Cómo afecta a los clientes o al equipo del proyecto? ¿Cómo sabrás que lo has resuelto? ¿Qué posibles soluciones se te ocurren?

Esos son los tipos de preguntas en los que pensarás y que escribirás aquí. Tómatelo con calma. Es probable que vuelvas a esta sección varias veces antes de seguir adelante con el proyecto, e incluso puede que tengas que hacer algunos ajustes a medida que vayas recopilando más feedback y opiniones. Es normal, todo forma parte del proceso de aprendizaje.

Seguramente habrás hecho muchas suposiciones al definir el problema. En la siguiente sección de la plantilla se te proporciona un espacio para confrontarlas con hechos y cifras.

Aquí hay dos secciones diferenciadas: una en la que enumerarás lo que ya sabes y otra en la que anotarás las preguntas que aún tienes que responder.

Por ejemplo, imagina que estás planeando rediseñar el blog de tu empresa para que resulte más fácil de usar. Sabes que el 56 % de los visitantes abandonan el blog tras leer una sola publicación; eso iría en el primer hueco de la sección de validación. No obstante, también quieres averiguar qué haría que permanecieran en la página durante más tiempo; eso va en el segundo hueco de esta sección.

Recuerda que tu objetivo aquí es confirmar o refutar los elementos críticos de la solución que has ideado antes de seguir adelante. Si aún no puedes hacerlo con seguridad, puede que tengas que volver al espacio del problema o buscar soluciones alternativas.

En esta sección final es donde pondrás el proceso en marcha. Ya has trabajado para definir el problema y elegir una solución validada. Utiliza esta última sección para explicarla y resumir el motivo por el que podría gustarle a un cliente. Añade notas y escribe /image para añadir capturas de pantalla y bocetos. También hay un hueco para definir la escala y el alcance del proyecto (como el tamaño del equipo que necesitarás).

El hecho de contar con todos los detalles ahora te ayudará a centrar tu atención en lo que es importante para las principales partes interesadas del proyecto y a asegurarte de que el proyecto está dentro de tus posibilidades y capacidades.

Quieres que tu plan de proyecto sea el recurso centralizado para toda la información esencial relacionada con el proyecto. Usa el comando "/link" para incluir los materiales de referencia que puedan hacer falta. Esta función permite añadir material relevante, como un resumen creativo o ejemplos, para garantizar que el plan del proyecto sea un recurso completo y de fácil acceso para todas las partes interesadas involucradas.

Ya sea un resumen creativo o un ejemplo que quieras que consulten, añádelo todo en esta página para que esté organizado y sea accesible.