Cómo dar en el clavo con el lanzamiento del proyecto

Trabajo previo

Una reunión de lanzamiento del proyecto no debería ser una "transmisión de información". Si tienes que proporcionar información contextual por anticipado, hazlo en un documento compartido como, por ejemplo, una página de Confluence. Las reuniones de lanzamiento del proyecto deben implicar activamente al equipo y a cualquier otra parte interesada o cuyo trabajo se verá afectado por el proyecto.

Prepara un orden del día para que la reunión se desarrolle en todo momento de forma fluida y eficiente, e intenta hacer una lista de las preguntas que quieras plantearle al equipo. (O, mejor todavía: envíales esas preguntas con antelación para que les dé tiempo a pensarse las respuestas). Prepárate unas cuantas respuestas a partir de las preguntas que creas que podría hacerte el equipo.

Estructuración de la reunión

La estructura del orden del día dependerá del proyecto, pero entre sus elementos clave deberían incluirse las 5 "w" y la "h": quién (who), qué (what), dónde (where), cuándo (when), por qué (why) y cómo (how):

• Presentaciones
• En qué contexto se enmarca el proyecto
• Por qué lo hacéis
• Cuál es el alcance del proyecto
• Cuál es el plan de acción
• Quién hará qué
• Cómo vais a colaborar
• Cómo sabréis si lo habéis hecho todo bien

Procura tratar también el formato del orden del día para la reunión de lanzamiento del equipo, y si hay alguna cuestión o cualquier tema que no se haya comentado.

¿Cuál es la diferencia entre hacer una reunión de lanzamiento del proyecto con tu equipo y hacerla con los clientes?

El proyecto que estás a punto de lanzar podría ser interno, como sería el caso de la implementación de un nuevo sistema de gestión de documentos o la compilación de una nueva función de diseño. Otra posibilidad es que estés a punto de iniciar un proyecto externo para un cliente. En ambos casos, la reunión de lanzamiento inicial tiene la misma función básica: se trata de una reunión para establecer el tono, el estilo y la visión del proyecto en su conjunto, así como para fijar objetivos, tareas y cronogramas comunes con el equipo del proyecto.

Para el trabajo con el cliente, la reunión de lanzamiento del proyecto deberá incluir la presentación del equipo que trabajará en el proyecto, explicarle al cliente las fases del proyecto, y ponerse de acuerdo sobre cómo trabajar de forma eficaz para entregar el proyecto con éxito. Es una oportunidad para que tu equipo reciba una base contextual más sólida sobre el proyecto, para que demuestren que han comprendido el proyecto y les entusiasma, y para allanar el terreno de cara a una relación laboral positiva con el cliente.

¿Qué interviene en una reunión de lanzamiento?

Vale, ya has hecho la planificación previa y lo tienes todo listo para arrancar una excepcional reunión de lanzamiento del proyecto con tu equipo. ¡Cuánta organización! Cada proyecto es distinto, pero te recomendamos que intentes tratar los siguientes temas en la reunión:

Presentaciones

Pon en marcha la maquinaria. No des por sentado que todos se conocen, así que deja que todo el mundo se presente, explique su papel en el proyecto y lo que deben entregar. Puntos extra si se te ocurre alguna forma divertida y rápida de romper el hielo.

Plan de trabajo, alcance del proyecto, cronograma y entregas

De todas las cuestiones que trataréis durante la reunión de lanzamiento del proyecto, esta es una de las partes más importantes, ya que afianza lo que interviene en el proyecto, así como si hay un consenso general o no.

El plan de trabajo que enviaste al cliente expone el trabajo que desempeñarás y el plazo de entrega.

El alcance del proyecto incluye una descripción detallada de las entregas del proyecto y del trabajo necesario para materializarlas.

El cronograma del proyecto es un resumen de las entregas previstas y las correspondientes fechas de entrega. El nivel de detalle puede variar en función de las necesidades de tu proyecto.

Las entregas son los elementos que acabarás remitiendo al cliente, de los que se suele dejar constancia en el cronograma.

Monitorización y comunicación del progresos o los hitos

Durante la reunión de lanzamiento, debes asentar las bases sobre la forma en que tienes previsto comunicar el progreso a las partes interesadas o al cliente. Puedes utilizar un informe de estado para mostrar cómo se monitorizan el presupuesto, las tareas, los hitos y el cronograma del proyecto. El informe de estado debe estar a disposición de todas las partes interesadas y de cualquiera cuyo trabajo pueda verse afectado por el proyecto, a fin de garantizar que todo el mundo esté al tanto del progreso (o de los retrasos). En el caso de los proyectos de cara al cliente, es importante que este acepte el nivel de detalle que recibirá en los informes de estado para garantizar que la facturación y los pagos resulten más sencillos.

Herramientas y métodos

Reúne el conjunto de herramientas de colaboración que utilizarás durante el proyecto y decide con el equipo cómo las usarás para comunicarte. ¿Cómo comunicarás tus informes de estado y el resto de los archivos? Consensuar estas cuestiones desde el principio ayudará a mantener optimizada la comunicación del proyecto. También resulta útil asegurarte de que tu equipo o cliente puedan acceder a las herramientas que decidas usar para mantenerles al día del proyecto. Entre las herramientas del proyecto que podrías usar se incluyen las siguientes:

• Un sistema de gestión del trabajo para monitorizar los elementos en curso. Por ejemplo, Jira, Basecamp o Asana, entre otros.
• Un sistema de documentos compartidos para garantizar que todos (incluido tu cliente) puedan acceder a documentos e información importantes del proyecto. Por ejemplo, documentos de Microsoft Docs o Google Docs, o puedes utilizar un sistema de gestión de documentos que integre herramientas de jerarquía y organización, como Confluence.
• Una herramienta de comunicación como el correo electrónico o Slack para que los equipos puedan mantenerse en contacto sobre preguntas o necesidades que surjan.

Para el trabajo con el cliente, puede que tengas que acceder a otras herramientas antes de ponerte manos a la obra. Piensa en activos de diseño como, por ejemplo, logotipos, tipografías o guías de estilo, plantillas, bases de datos, credenciales de inicio de sesión (en CMS, redes sociales, herramientas de análisis, etc.), mecanismos de acceso a la intranet del cliente y los datos correctos para la facturación.

Gestión de riesgos e incidencias

Dile a tu equipo (y al cliente) cómo vais a identificar las incidencias y responder a ellas de forma conjunta. Aun con la mejor de las planificaciones, en un proyecto a veces surgen imprevistos. Una gestión de riesgos del proyecto adecuada, tanto en el caso de proyectos internos como externos, conlleva que tu equipo y tú estéis identificando, analizando, priorizando y mitigando continuamente los riesgos que pudieran interponerse en la entrega de un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, lo cual puede incluir que los miembros del equipo sigan de cerca las horas de trabajo facturables y se mantengan al corriente de las próximas actualizaciones de software o de los próximos cambios en las herramientas técnicas utilizadas durante el proyecto.

En la reunión de lanzamiento con el cliente, también es aconsejable preguntarle cuál es su actitud hacia el cambio, por ejemplo, en lo tocante al margen de maniobra con el presupuesto.