Cómo puede ayudarte un marco de trabajo de planificación estratégica a lograr tus ambiciosos objetivos

¿Quién necesita un marco de trabajo de planificación estratégica?

Respuesta corta: cualquiera que lleve a cabo un plan estratégico, ya sea un plan para un solo proyecto o para toda una organización.

La buena noticia es que estos marcos de trabajo son mucho más sencillos de lo que crees. Cualquiera, desde tu abuela hasta tu perro, podrá usarlos.

Vaaaale, puede que tu perro no... pero ya me entiendes.

Los marcos de trabajo de planificación estratégica y los modelos no son lo mismo

Muchas personas utilizan indistintamente los términos "marco de trabajo de planificación estratégica" y "modelos de planificación estratégica". Sin embargo, son dos cosas distintas.

El modelo de planificación estratégica proporciona una visión general de alto nivel de todos los elementos de tu plan estratégico. El modelo va primero, ya que dicta la estructura de todo el plan.

Tom Wright, director ejecutivo y cofundador de Cascade Strategy, una plataforma de ejecución de estrategias, lo compara con la construcción de un aeropuerto. "Un modelo de aeropuerto mostraría, a un alto nivel, cómo las carreteras de acceso conectan con la zona de salidas, y cómo la zona de salidas conecta con inmigración, que luego conecta con las terminales, las pistas de aterrizaje, etc.", escribe en una entrada de blog.

Por el contrario, los marcos de trabajo ayudan a rellenar diferentes elementos con información específica.

"En el ejemplo del aeropuerto, podríamos aplicar un marco de construcción diseñado para maximizar la velocidad a la que las personas se desplazan por el aeropuerto para mejorar la eficiencia", añade Wright. "O bien podríamos aplicar un marco de trabajo diseñado para maximizar no la velocidad, sino la cantidad de tiempo que la gente pasa en las tiendas del aeropuerto".

El modelo abarca todas las piezas de tu plan estratégico, pero el marco de trabajo consiste en el enfoque que adoptas sobre una pieza específica. Piensa en el modelo como si fuera un bosque y en los diferentes marcos como si fueran los árboles. Solo utilizarás un modelo de planificación estratégica, pero puedes usar numerosos marcos.

8 marcos de trabajo de planificación estratégica para debatir tu estrategia con seguridad

Utilizarás diferentes marcos de trabajo para diferentes aspectos del plan estratégico, desde el desarrollo de tus elementos de acción hasta la evaluación de la competencia.

Estos son ocho de los marcos de trabajo de planificación estratégica más comunes y las partes de la estrategia que te pueden ayudar.

1. Análisis DAFO

Utiliza este marco de trabajo: para saber qué factores internos y externos pueden afectar a tu estrategia

DAFO son las siglas de "debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades". Las fortalezas y debilidades son factores internos (sobre los cuales tienes algún control), mientras que las oportunidades y las amenazas son factores externos (sobre los que tienes poco o ningún control).

Reúne a tu equipo para una sesión de lluvia de ideas donde podréis abordar cada categoría. Con nuestro ejemplo de atención al cliente, podéis determinar lo siguiente:

• Fortalezas: tenemos un producto nuevo e innovador que la gente adora.
• Debilidades: nuestro sistema de tickets para clientes está obsoleto y es ineficaz.
• Oportunidades: los clientes tienen cada vez más interés en la atención por chat, que podríamos implementar con relativa facilidad.
• Amenazas: toda la competencia está dando prioridad a la atención al cliente.

Utilizarás este marco de trabajo al comienzo del proceso de planificación estratégica, ya que te ayuda a saber dónde van bien las cosas para la empresa, así como en qué hay que mejorar. Esta información será de importancia a medida que se debate la estrategia.

2. Planificación estratégica basada en incidencias

Utiliza este marco de trabajo: para crear un plan estratégico que aborde los mayores problemas de la organización

Si bien la mayoría de los marcos de trabajo de planificación estratégica comienzan con objetivos (donde se mira hacia el futuro), este comienza con problemas (donde se mira al presente). Identificarás los desafíos a los que se enfrenta tu organización en este momento y crearás planes de acción para abordarlos.

Este es otro marco de trabajo que utilizarás al comienzo del proceso de planificación estratégica, ya que dará forma a todo el plan.

Empieza haciendo la siguiente pregunta: ¿cuáles son los mayores problemas a los que se enfrenta nuestra organización?

Tal vez te des cuenta de que las puntuaciones del feedback de tus clientes están cayendo en picado. A partir de ahí, tu plan estratégico debe detallar los pasos que tomarás para resolver esa incidencia.

3. Cuadro de mando integral

Utiliza este marco de trabajo: para definir tus objetivos y los pasos que darás para lograrlos

Un cuadro de mando integral describe lo que tu equipo u organización está intentando lograr, así como el trabajo que debe hacer todo el mundo para que suceda. Es útil para comprender los objetivos, conectar y priorizar el trabajo diario y supervisar el progreso con métricas establecidas.

Con este marco de trabajo, deberás identificar lo siguiente:

• Objetivos: la meta que quieres alcanzar (ser considerado el estándar de la industria en cuanto a atención al cliente de calidad)
• Medidas: cómo definirás el éxito (puntuación media del feedback de los clientes de 8 sobre 10)
• Iniciativas: programas establecidos para lograr objetivos (lanzar un nuevo sistema de tickets para clientes para gestionar los casos de atención al cliente)
• Elementos de acción: los pasos que dará una persona o un equipo pequeño (Rico investigará el software de seguimiento de tickets, Sarah completará la migración desde nuestra plataforma actual, etc.)

¿Ves cómo pasas de la gran meta aparentemente inalcanzable hasta las pequeñas acciones que puedes realizar? Ahí está la clave del cuadro de mando integral: conecta los objetivos de toda la organización con las tareas diarias de todos los miembros del equipo.

4. Mapas de estrategia

Utiliza este marco de trabajo: para entender cómo encajan todos los objetivos de tu empresa

Un mapa de estrategia se utiliza a menudo como complemento del cuadro de mando integral y en él enumerarás todos los objetivos de dicho cuadro de mando. Debe representarse con una forma.

A continuación, agruparás los objetivos en diferentes perspectivas. Piensa en estas como si fueran cubos o temas para objetivos similares. Las perspectivas más comunes son:

• Finanzas
• Cliente
• Procesos empresariales internos
• Aprendizaje y crecimiento

Una vez dibujados todos los óvalos, trazarás flechas entre ellos para mostrar la causa y el efecto. ¿Tiene un objetivo un impacto directo en otro?

Por ejemplo, puede que potenciar la experiencia de tu equipo de atención al cliente (perspectiva: aprendizaje y crecimiento) afecte directamente a tu capacidad para prestar atención al cliente de primera categoría (perspectiva: cliente).

El mapa de estrategia puede convertirse en un recurso vivo y puedes codificar con colores las burbujas de objetivos (verde, amarillo y rojo) para mostrar tu progreso hacia ese objetivo.

5. Objetivos y resultados clave (OKR)

Utiliza este marco de trabajo: para seguir de cerca el progreso

Objetivos y resultados clave (OKR) es una popular metodología de establecimiento de objetivos para ayudar a los equipos a seguir objetivos audaces. Con este marco de trabajo, identificarás:

• Objetivos: lo que quieres lograr
• Resultados clave: cómo medirás tu progreso

Ten en cuenta que los resultados clave deben ser resultados cuantitativos y mensurables, no tareas ni cosas pendientes. Por lo tanto, ateniéndonos a nuestro ejemplo de atención al cliente de clase mundial, un resultado clave podría ser "asegurar más de 25 revisiones de cinco estrellas al final del segundo trimestre".

Los objetivos y resultados clave están diseñados para ser ambiciosos, y no es conveniente excederte ni abrumar a tu equipo. Establece solo de tres a cinco a la vez ( esta plantilla puede ayudar) para asegurarte de que motivan y de que no provocan agobio.

6. Las cinco fuerzas de Porter

Utiliza este marco de trabajo: para conocer los detalles de la competencia actual y potencial

La mayoría de los planes estratégicos incluyen una sección para el análisis competitivo, y las cinco fuerzas de Porter son un marco de trabajo que usarás para completar esa sección. Las cinco fuerzas competitivas que identificarás son:

• Competencia en el sector: ¿están creciendo rápidamente tus competidores?
• Potencial de los nuevos participantes en el sector: ¿son muchos nuevos jugadores capaces de entrar fácilmente en tu mercado y prosperar? ¿O es difícil ponerse en marcha?
• Poder de los proveedores: ¿cuánto poder de negociación tienen tus proveedores para presionarte para reducir costes?
• Poder de los clientes: ¿cuánto poder de negociación tienen tus clientes para presionarte para reducir costes?
• Amenaza de productos sustitutos: ¿se puede sustituir fácilmente tu producto por otro? ¿O es "único en su especie"?

La competencia dará forma a tu estrategia y este marco de trabajo te ayudará a entender cómo hacerlo. Si observas que hay una gran amenaza de productos sustitutos, puede que diferenciarte deba ser una pieza clave de tu plan estratégico.

7. Planificación de brechas

Utiliza este marco de trabajo: para determinar cómo vas a cerrar la brecha entre dónde te encuentras y dónde quieres estar

Tienes una fuerte visión para tu organización. Puede parecer que dicha visión esté al alcance de tu mano o que todavía esté a kilómetros de distancia.

De cualquier manera, llenar ese vacío entre dónde estás ahora y dónde quieres estar no es tarea fácil. Ese complicado punto medio es donde ocurre todo el trabajo duro.

Ahí es donde entra en juego la planificación de brechas (también llamada evaluación de necesidades). Se centra en todo lo que debes hacer para pasar de tu estado actual a tu visión. Cuando analizas una brecha, debes desafiarte para pensar en por qué no has alcanzado tu estado ideal. ¿Cuál es la causa raíz?

Este es un ejemplo muy simple de cómo podría ser:

Visión: reputación de atención al cliente líder del sector

Estado actual: atención al cliente buena, pero no excelente (puntuación media de 7 sobre 10)

Brecha: los representantes de atención al cliente utilizan software obsoleto

Mejora: implementa un nuevo sistema de tickets para ayudar al equipo de atención al cliente

Este marco de trabajo es otra manera de dividir tu visión en pasos tácticos y mejoras.

8. Análisis PEST

Utiliza este marco de trabajo: para comprender los factores externos que pueden afectar a tu empresa

Al redactar tu plan estratégico, no puedes pensar simplemente en lo que está sucediendo internamente, sino que también debes pensar en lo que está sucediendo fuera. Un análisis PEST te ayudará a echar un vistazo holístico al entorno en el que estás llevando tu empresa.

PEST son las siglas de "político, económico, sociocultural y tecnológico", y este marco de trabajo exige determinar cómo podría cada uno de esos factores afectar al estado general de tu empresa. Estos son algunos (de muchos) ejemplos:

• Política: ¿hay muchas regulaciones gubernamentales que dicten cómo tu sector puede corresponderse con los clientes?
• Económico: ¿los clientes de tu sector vigilan de cerca sus carteras?
• Sociocultural: ¿esperan los clientes una respuesta cada vez más rápida?
• Tecnológico: ¿estás trabajando con software de seguimiento de tickets obsoleto para clientes?

Estos son temas importantes que tener en cuenta, así que evita debatir sobre una estrategia que no concuerde con lo que está sucediendo a tu alrededor.

Los marcos de trabajo de planificación estratégica y los modelos no son lo mismo

Hay muchos marcos de trabajo de planificación estratégica entre los que elegir, y no hay ninguno que sea intrínsecamente mejor que los demás. Todos tienen diferentes propósitos.

Entonces, cuando debas elegir un marco de trabajo, empieza por tu objetivo y trabaja hacia atrás desde ahí.

¿Debes identificar elementos de acción claros? Entonces, la planificación de brechas o un cuadro de mando integral son las mejores apuestas. ¿Quieres conocer el impacto de las fuerzas externas? Observa un análisis DAFO o PEST.

Ten en cuenta que no tienes por qué elegir solo uno. Puedes utilizar diferentes marcos de trabajo para diferentes etapas y elementos de tu proceso de planificación estratégica. Además, a menudo, se reexaminan y reevalúan los planes estratégicos. Es posible que necesites un marco de trabajo diferente a medida que tu plan y tu empresa evolucionan con el tiempo.

Independientemente de qué marcos de trabajo utilices, te interesará mantener el plan estratégico y toda tu documentación de apoyo en algún lugar organizado y accesible. El plan estratégico no sirve de nada si lo abandonas y lo dejas acumulando polvo digital. Un espacio de trabajo colaborativo como Confluence hace que sea fácil para todo el equipo hacer referencia a esa información siempre que la necesite.

Los objetivos requieren estrategia (y acción)

Proponerse objetivos es fácil. Lo difícil es averiguar cómo lograrlos.

Tu plan estratégico toma tu visión de alto nivel y la divide en pasos procesables que dar para hacerlo posible.

El proceso de planificación estratégica en sí mismo puede sonar soso y desalentador, pero un marco de trabajo de planificación estratégica facilita mucho el adentrarse en los detalles de cada elemento de tu plan estratégico.

Utiliza uno (o algunos) de los ocho marcos de trabajo de los que hemos hablado aquí y podrás tomar medidas en relación con los objetivos más ambiciosos de tu empresa.

Documenta todos los objetivos, planes, desafíos, etc. de tu empresa. Consulta la galería de plantillas de Confluence para facilitar aún más el intercambio de conocimientos.