Cómo elaborar un plan de gestión de riesgos

¿En qué consiste un plan de gestión de riesgos?

Un plan de gestión de riesgos es un documento detallado que captura y codifica los procesos y las personas responsables de identificar, evaluar, gestionar, supervisar y mitigar los riesgos. Tu empresa necesita un plan de gestión de riesgos empresariales y un plan de gestión de riesgos del proyecto para cada proyecto corporativo importante.

¿Por qué son importantes los planes de gestión de riesgos?

Si los riesgos no se abordan pueden convertirse en amenazas que interrumpan un proyecto relevante o todo tu negocio. Los planes de gestión de riesgos te ayudan a implementar defensas eficaces contra ellos, ya que ofrecen múltiples beneficios:

• Identificación proactiva de los riesgos: unos planes de gestión de riesgos eficaces pueden ayudar a tu empresa a identificar los riesgos y a tomar medidas para mitigarlos antes de que afecten al cronograma de un proyecto o a operaciones empresariales importantes.
• Mejora de la toma de decisiones: los planes de gestión de riesgos pueden ayudarte a recopilar y aprovechar mejores datos de riesgo, lo que mejora tus esfuerzos de prevención y mitigación de riesgos.
• Asignación eficiente de recursos: unos planes de gestión de riesgos claros y bien elaborados pueden mejorar la planificación de los recursos. Esto ayuda a asignar a las personas y los recursos adecuados a cada proyecto de gestión de riesgos, lo que reduce o elimina la duplicación de esfuerzos y las tareas incompletas.
• Comunicación mejorada: tus planes de gestión de riesgos pueden ayudar a mantener informados a los equipos de gestión de proyectos y riesgos, a los responsables de la toma de decisiones y a las partes interesadas del progreso del proyecto. Estos planes también pueden incluir planificaciones para revisiones periódicas, actualizaciones y detalles sobre los miembros del equipo.
• Éxito del proyecto: los planes de gestión de riesgos bien diseñados proporcionan toda la información necesaria para maximizar la protección contra las amenazas a las que se pueden enfrentar tus proyectos y tu negocio. Todas las fases de la gestión de proyectos (planificación, ejecución y gestión) deben incorporar medidas de gestión de riesgos. La gestión y protección eficaces contra amenazas son un proyecto de éxito en sí mismo. Hace que tengas más probabilidades de alcanzar los hitos más importantes en lo que se refiere a la gestión de proyectos.

7 pasos para elaborar un buen plan de gestión de riesgos

Todos los planes de gestión de riesgos deben seguir siete pasos para ofrecer una protección eficaz contra los riesgos a los proyectos y a tu empresa.

Identifica los riesgos

• Usa técnicas como la lluvia de ideas y el análisis FODA (puntos fuertes, débiles, oportunidades y amenazas) para detectar los riesgos potenciales.
• Trabaja en estrecha colaboración con los líderes y equipos de TI para integrar y sincronizar las iniciativas de gestión del riesgo cibernético y no cibernético siempre que sea posible.
• Dispón de listas detalladas de todos los riesgos identificados.
• Asigna a personas concretas para que mantengan y actualicen tus listas de riesgos.

Realiza una evaluación de los riesgos

• Usa métodos cualitativos y cuantitativos para evaluar cada riesgo.
• Da prioridad a los riesgos según el impacto que puedan tener sobre el proyecto o las operaciones empresariales.

Analiza los factores desencadenantes del riesgo

• Determina qué eventos o condiciones pueden derivar en cada riesgo.
• Supervisa continuamente tu entorno en busca de señales de riesgo. Usa la supervisión y la notificación automatizadas siempre que sea posible.
• Desarrolla, documenta, distribuye, y prueba y actualiza con regularidad los planes de contingencia para responder con rapidez ante un factor desencadenante identificado.

Define un plan de respuesta a los riesgos

• Elige las estrategias adecuadas para cada riesgo. Entre las opciones de las que dispones se encuentran la evitación, la reducción, la retención, la distribución, la transferencia mediante contratos y pólizas de seguro, y la aceptación.
• Desarrolla, documenta, distribuye, y prueba y actualiza con regularidad planes exhaustivos para gestionar los riesgos de alta prioridad.

Designa a las personas encargadas de los riesgos

• Asigna responsabilidades detalladas a miembros concretos del equipo.
• Asegúrate de que todo el mundo entienda su rol y responsabilidad.
• Revisa con regularidad todas las tareas y actualízalas según sea necesario en respuesta a los cambios en las personas o en el entorno de riesgo.

Implementa el plan de gestión de riesgos

• Pon en marcha el plan de gestión de riesgos después de avisar a todos los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas que estén involucrados.
• Asegúrate de que la implementación de los planes de gestión de riesgos específicos del proyecto cause poca o ninguna interrupción en las operaciones empresariales que no correspondan al proyecto.

Supervisa y revisa

• Asegúrate de que cada plan de gestión de riesgos incluya medidas y planificaciones para las pruebas y revisiones periódicas.
• Supervisa todo lo relacionado con cada esfuerzo de gestión de riesgos, utilizando soluciones automatizadas de monitorización y notificación siempre que sea posible.
• Revisa y actualiza el plan de gestión de riesgos con regularidad para que refleje la nueva información y los cambios.

Prácticas recomendadas para los planes de gestión de riesgos

Ni siquiera los mejores planes de gestión de riesgos pueden identificar, evaluar, priorizar, supervisar o mitigar los riesgos sin ayuda ni apoyo. Algunas prácticas recomendadas adicionales te ayudarán a convertir tus planes de gestión de riesgos en medidas eficaces de gestión de riesgos:

• Crea una cultura de gestión de riesgos. Los usuarios (incluidos los colegas, los clientes, los responsables de la toma de decisiones y los socios) representan en conjunto el mayor riesgo para tu empresa, especialmente en lo que respecta al entorno de TI, donde los riesgos cibernéticos pueden incapacitar a toda tu empresa. Una educación, formación y comunicación periódicas sobre los riesgos y su mitigación pueden ayudar a reducir los riesgos provocados por los usuarios. Estos esfuerzos pueden crear una cultura de gestión de riesgos en la que los usuarios los eviten en lugar de desencadenarlos o ignorarlos.
• Implica e involucra a las partes interesadas. Tus planes de gestión de riesgos deben incluir medidas concretas para identificar, interactuar y comunicarse regularmente con las personas más afectadas por dichos planes. Estas medidas ayudan a minimizar las interrupciones y a evitar que se pille por sorpresa a las partes interesadas. También pueden convertir a algunos observadores pasivos en seguidores activos.
• No ignores el cumplimiento normativo. Las normativas que afectan a la forma en que las empresas gestionan la información personal, privada y exclusiva evolucionan constantemente. Las grandes empresas exigen cada vez más el cumplimiento de varios marcos y reglamentos. Los ejemplos más destacados de planes de gestión de riesgos incluyen el marco de ciberseguridad SOC 2 (Controles de sistemas y organizaciones) y la norma internacional de gestión de la información ISO/IEC 27001. El incumplimiento de las normativas puede hacer que tu empresa se vea sometida a importantes multas, a un riesgo para la reputación y a una capacidad limitada para trabajar con socios más importantes. Es fundamental que entiendas y abordes todas las cuestiones de cumplimiento pertinentes como parte de tus planes de gestión de riesgos.
• Utiliza herramientas de gestión de proyectos. Tus esfuerzos de gestión de riesgos deben usar los sistemas, los procesos y las personas que tu empresa utiliza para la gestión de proyectos. La familiaridad, la experiencia y los recursos (como las plantillas y las integraciones con otros sistemas empresariales) pueden facilitar y acelerar tus esfuerzos, especialmente si tu empresa utiliza herramientas potentes, flexibles y fácilmente adaptables, como Confluence.

Prepara tu empresa para el futuro con un plan de gestión de riesgos

Los planes de gestión de riesgos pueden ayudar a tu empresa a identificar, gestionar y mitigar los riesgos de forma coherente y eficaz. Minimizar y mitigar los riesgos ayuda a proporcionar a tu empresa una base más flexible, fiable y segura para el crecimiento y la transformación digital.

Confluence te ayuda a crear e implementar planes de gestión de riesgos eficaces gracias a su capacidad para:

• Pon orden en el caos: Confluence puede ayudar a convertir islas dispares de información y experiencia en un recurso compartido y práctico. Centraliza los conocimientos clave de toda la empresa y relacionados con los proyectos, lo que hace que sea accesible de forma instantánea y segura. Confluence ayuda a los gestores de proyectos y riesgos a encontrar lo que quieren y a descubrir lo que necesitan.
• Comparte información entre equipos: los líderes y miembros de tu equipo pueden invitar a sus compañeros a colaborar mediante la edición en tiempo real y los comentarios en línea. Cuando finalices los planes de gestión de riesgos y otros documentos, podrás compartirlos con las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones de tu empresa.
• Proporciona plantillas y ayuda a crearlas: Confluence ofrece plantillas gratuitas que pueden ayudar a planificar y gestionar los riesgos en tu empresa, así como a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Ponte en marcha hoy mismo con una plantilla de matriz de evaluación de riesgos gratuita.