Cómo simplificar la planificación de recursos en todos los proyectos
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Cuando los recursos se planifican correctamente, los equipos pueden trabajar con fluidez. Una buena asignación de recursos contribuye a que los proyectos terminen a tiempo y la productividad se dispare.
En la gestión de proyectos, la planificación de los recursos puede resultar compleja, sobre todo para los responsables de dicha gestión. Cuando se cuenta con equipos grandes y varios flujos de trabajo, no es de extrañar que los recursos de la empresa no se gestionen como es debido. Debes combinar los recursos y los proyectos sin provocar conflictos; basta con un imprevisto para que los planes se vayan al traste.
En este artículo se explica en qué consiste la planificación de recursos y cuál es su importancia en el ámbito de la gestión de proyectos. Asimismo, se mencionan las complejidades más comunes que lleva asociadas.
Utiliza la plantilla gratuita de planificación de proyectos de Jira para mejorar tu planificación de recursos.
¿Qué es la planificación de recursos?
La planificación de recursos consiste en asignar activos a tareas y proyectos específicos dentro de un plazo determinado. Según el sector al que pertenezcas, pueden considerarse recursos el personal, el equipo y las instalaciones de la empresa.
Para evitar confusiones, todo el mundo debe tener acceso a la planificación de recursos, en la que se describen los compromisos de tiempo y las responsabilidades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Para la mayoría de los equipos, la planificación de recursos conlleva responder a tres preguntas:
- ¿Qué recursos se necesitan en este proyecto?
- ¿Cuándo hacen falta esos recursos?
- ¿Están disponibles esos recursos?
Responder a estas preguntas ayuda a que todo se desarrolle según lo previsto y evita retrasos.
La importancia de la planificación de recursos en el ámbito de la gestión de proyectos
Si no se planifican los recursos, mantenerse al tanto de los cambios en las prioridades se hace cuesta arriba. Gracias a esa planificación, se evitan las interrupciones en el desempeño de las tareas cuando hay escasez de recursos y los plazos son ajustados.
A continuación, se exponen las razones por las que la planificación de recursos es tan importante:
Mejora la eficiencia del proyecto
Hay varias formas de obstaculizar la eficiencia de los proyectos, desde asignar los recursos incorrectos hasta delegar tareas demasiado tarde. La planificación de recursos proporciona a los gestores una perspectiva de todo el alcance y las necesidades de cada proyecto.
Imagina que necesitas que un desarrollador sénior trabaje en la aplicación de la empresa, pero no has planificado los recursos. Puede que olvides que el desarrollador tiene que colaborar con el departamento de finanzas y que cuando lo recuerdes sea demasiado tarde y tengas que cambiar el cronograma del proyecto.
Al realizar ese trabajo de planificación, asignarás todos los recursos y tareas durante la fase de planificación del proyecto y no tendrás que preocuparte por solucionar los conflictos de recursos.
Evita la sobreasignación de recursos
Imaginemos que tienes un desarrollador sénior trabajando en una nueva aplicación. ¿También está trabajando en el nuevo sitio web? ¿Qué hay del chatbot que queréis lanzar al mismo tiempo? Si en el proceso de toma de decisiones solo se tiene en cuenta el momento en que el desarrollador está disponible, podrías saturarlo.
La gestión de los recursos te permite distribuir el trabajo de manera uniforme para evitar el agotamiento. Así, sabrás si hay que quitar o añadir carga de trabajo a algún miembro del equipo.
Prevenir la sobreasignación de recursos tiene sentido desde el punto de vista financiero. Si tienes una planificación de recursos defectuosa o no la tienes, es de esperar que se asignen demasiados recursos a un proyecto. Los recursos adicionales se suman a la factura final y limitan la capacidad del equipo para hacer otras cosas.
El software de planificación de recursos pone fin a la sobreasignación. Sin embargo, puede que lleve tiempo aprender a usarlo. Evalúa la productividad media de tu equipo para garantizar una asignación equitativa de las tareas.
Mejora los cronogramas y la entrega de los proyectos
Un proyecto típico puede incluir varias fechas de vencimiento. Para introducir una nueva función en tu sitio web, planifica la comprobación del diseño, las pruebas con los usuarios y la revisión el presupuesto.
Esto puede resultar confuso si no utilizas las herramientas de gestión de recursos. La sobreasignación, las dependencias entre tareas que pasan desapercibidas y otros factores pueden impedir el cumplimiento de plazos de entrega.
La planificación de recursos pone todos tus activos y proyectos en manos del equipo y permite crear un cronograma de proyecto sensato. Tal vez no tenga sentido dedicar horas a perfeccionar el diseño de tu sitio web ahora mismo si hacerlo retrasará otros proyectos.
Con mejores cronogramas también mejora la ejecución de los proyectos. A todo el mundo le gusta que los proyectos lleguen a tiempo y cumplan con los parámetros más importantes.
Garantiza una utilización óptima de los recursos
La planificación de recursos muestra cómo tu equipo utiliza los recursos. ¿Les sobra tiempo a algunos miembros de tu equipo porque sus proyectos no ocupan toda su jornada laboral? ¿Trabajan más allá de sus capacidades?
Para lograr una utilización óptima de los recursos, hay que sacarles el máximo partido y tener un despilfarro mínimo. Encontrar ese equilibrio manualmente es casi imposible.
Sin la planificación de recursos, no se puede obtener una visión general de los recursos y su disponibilidad. Reconocer los recursos infrautilizados o sobreutilizados se vuelve complicado y puede que tengas problemas para asignar las funciones de forma eficaz.
La planificación de recursos muestra las tareas de cada miembro del equipo en tiempo real para que puedas adaptarlas rápidamente cuando surjan problemas. Por ejemplo, puedes reasignar una tarea a alguien que disponga de más tiempo y habilidades o reequilibrar la capacidad de tu equipo.
Los desafíos más habituales en la planificación de recursos
En un mundo perfecto, no habría complicaciones en la planificación de recursos. Las planificaciones se ajustarían sin problemas y los recursos siempre estarían disponibles.
Los equipos suelen tener problemas con las limitaciones de los proyectos, los distintos alcances y los conflictos de intereses. Por ejemplo, puede que el equipo de contenido quiera utilizar a tu nuevo trabajador autónomo para crear las entradas de blog del sitio web, mientras que el equipo de publicidad cree que hay que dar prioridad al nuevo texto del anuncio.
La definición de prioridades es una parte vital de la planificación de recursos. Estos son los cuatro desafíos más comunes que puede que te encuentres:
Conflictos y sobreasignación de recursos
La sobreasignación podría ser el mayor problema de tu equipo. Una planificación de recursos sencilla suele prevenir los casos extremos de sobreasignación. Sin embargo, el problema es más persistente de lo que parece.
Supongamos que asignas a alguien tres tareas simultáneas, cada una de las cuales ocupa un tercio de su jornada laboral. Eso no deja mucho margen de maniobra. Si un proyecto se retrasa, los demás proyectos también lo harán, lo que producirá estrés en el trabajador al tener que invertir demasiada energía para obtener resultados. Ahora el equipo tiene un conflicto de recursos.
Puede que no puedas erradicar los problemas de sobreasignación con la planificación de recursos, pero puedes limitar su aparición. Asegúrate de tener un plan de gestión de recursos y presta atención a los cambios y novedades.
Gestionar la disponibilidad de los recursos y las habilidades
La planificación de recursos facilita la asignación de tareas, pero ¿qué pasa si alguien no está disponible?
Puede que tengas dificultades para encontrar la información necesaria si te basas en hojas de cálculo y pizarras. Tener una visión general de quién trabaja en un proyecto en particular no ayudará a la hora de buscar habilidades o disponibilidad específicas.
Con un software como Jira y sus herramientas de gestión de recursos, puedes hacer un seguimiento de la planificación y las habilidades de cada miembro del equipo. Este software permite detectar los posibles cuellos de botella antes de que crezcan y emplear tácticas como la redistribución de recursos.
En la redistribución de recursos, se modifican las fechas de vencimiento de las tareas para adaptarse a los recursos limitados. Por ejemplo, si un diseñador tiene que trabajar en dos campañas publicitarias, puedes alargar el cronograma del proyecto en lugar de contratar a otro diseñador.
Gestionar los cambios y las incertidumbres
La planificación de recursos ayuda a tu equipo de gestión de proyectos a responder ante los cambios, pero puede que no sea suficiente si la planificación tiene un espacio limitado.
Puede que consigas un nuevo cliente o que un miembro del equipo deba ausentarse por baja de maternidad. ¿Cómo tenerlo en cuenta si la planificación está llena y no tienes recursos adicionales disponibles?
Tienes tres opciones: poner un proyecto en pausa, retrasar los plazos o contratar más ayuda.
El software hace que los cambios sean más gestionables. Con Jira, recibes notificaciones automáticas sobre los cambios y tienes más tiempo para decidir qué hacer.
Equilibrar varios proyectos y prioridades
Todos los miembros de tu equipo tienen proyectos y prioridades. Planificar correctamente los recursos ayuda a solucionar las dificultades, pero no es la única solución. Puede que pases por alto las motivaciones individuales. Es fundamental que te comuniques con tu equipo de forma regular.
Pide actualizaciones del proyecto y acepta las críticas.
Aunque los objetivos de los miembros del equipo estén coordinados, tienes que equilibrar varios proyectos. La planificación de recursos no te da la clave para determinar las prioridades. Da un paso atrás y piensa de forma crítica en la finalidad de cada proyecto.
Prioriza la planificación de recursos en la gestión de proyectos con Jira
Para que la gestión de proyectos funcione, muchos elementos móviles deben unirse. Un plan de planificación de recursos perfecto es uno de ellos. El tablero de kanban de Jira ayuda a equilibrar las responsabilidades del equipo y a entregar los proyectos a tiempo. Con Jira, puedes asignar tareas fácilmente a la persona adecuada. Los tableros de Jira ofrecen visibilidad en tiempo real de la capacidad del equipo y hacen un seguimiento de cada incidencia.
Con funciones como los tableros multiproyecto y los datos relevantes en Jira, Jira puede reducir tus responsabilidades. Deja que Jira analice los detalles del proyecto y dé ideas según el tipo de incidencia y el rendimiento del sprint anterior. Si algo va mal, Jira te permite cambiar las tareas rápidamente y reequilibrar tu equipo.
La planificación de recursos es un proceso continuo. Evalúa y adapta continuamente para sacar el máximo partido a cada proyecto y equipo. Y eso es, precisamente, lo que te permiten hacer las herramientas y los datos relevantes que ofrece Jira.