The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• ¿Cuál es la incidencia específica que hay que abordar?
• ¿Cuándo surgió o surgirá el problema?
• ¿Dónde está ocurriendo el problema o en qué afecta a la empresa?
• ¿Por qué tiene que abordarlo la empresa?
• ¿Cómo ocurrió o cómo lo resolverá el equipo?

• ¿Cuánto costará resolver el problema en términos de dinero y otros recursos?

Otro método popular para elaborar enunciados de problemas concisos es el diagrama de raspa de pescado, una herramienta visual que los equipos utilizan para identificar el origen de un problema. El diagrama se parece al esqueleto de un pez: en la cabeza se representa el problema y cada espina es una posible causa. Las causas suelen clasificarse en una de estas cinco categorías:

• La mano de obra se refiere a incidencias relacionadas con las personas, como la experiencia o la formación.
• Las incidencias de máquinas están relacionadas con el equipo o la maquinaria.
• Las incidencias de método implican procedimientos y procesos.
• Las incidencias materiales afectan a los componentes, las materias primas o los suministros.

• Las incidencias de medición se refieren a la evaluación, la inspección o la medición, incluida la adecuación a los objetivos y resultados clave (OKR) pertinentes.

D3: Desarrolla acciones de contención provisionales

Una vez que tu equipo defina el problema, debe implementar soluciones temporales que sean eficaces para aislar y limitar sus efectos de forma rápida y segura y, al mismo tiempo, elaborar una solución a largo plazo. Estas soluciones temporales son acciones de contención provisionales (ACP, por sus siglas en inglés).

Para crear ACP eficaces, hay que identificar el problema, evaluar los riesgos y plantearse de forma colaborativa las opciones de contención, como el aislamiento, la mitigación, la corrección y la prevención. Analiza la viabilidad y la eficacia probable de cada opción y, a continuación, implementa ACP que sean factibles y tengan probabilidades de éxito. Supervisa el rendimiento y haz los ajustes necesarios.

D4: Determina el origen

Esta disciplina del proceso 8D es fundamental para evitar que los problemas se repitan. El éxito en este caso requiere que el equipo determine el origen del problema a partir de los síntomas, que pueden tener un aspecto suficientemente similar al del origen del problema como para cambiar el enfoque.

Una de las muchas técnicas populares de análisis del origen del problema, conocida como los "cinco porqués", consiste en preguntarse varias veces "¿por qué?". Al hacerlo cinco veces, puedes profundizar en el verdadero origen del problema.

Otra técnica popular es el análisis del árbol de errores. Esta herramienta visual se parece al diagrama de raspa de pescado, pero utilizando la metáfora de un árbol. Aquí, las raíces del árbol representan el problema, mientras que las ramas representan las causas que contribuyen a él.

D5: Desarrolla medidas correctivas permanentes

Tras identificar el origen del problema y localizar las ACP, céntrate en las medidas correctivas permanentes (MCP). Usa los esfuerzos de tu equipo para crear las ACP y evaluar sus efectos para ayudar a crear las MCP. Garantiza una validación y unas pruebas cuidadosas y exhaustivas. El fracaso de una MCP puede interrumpir o incluso detener las operaciones empresariales críticas. No implementes las MCP hasta que hayas llevado a cabo pruebas rigurosas para comprobar su funcionalidad.

D6: Implementa las MCP

Crea un plan de implementación después de desarrollar, probar y garantizar la seguridad y la eficacia de una MCP. Incluye una comunicación clara y frecuente con las partes interesadas sobre los posibles efectos y los efectos previstos de su trabajo. Supervisa de cerca cada MCP durante el funcionamiento en tiempo real. Valida el rendimiento de tus MCP con pruebas periódicas y después de cada incidente importante.

D7: Prevén la recurrencia

Integra completamente las MCP en las políticas, los procedimientos y los procesos de tu empresa para ofrecer el máximo nivel de protección. Para conseguir este objetivo, comunícate de forma concisa y creíble con todas las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones involucrados antes, durante y después de cada paso importante. Supervisa y actualiza todos los procedimientos y la formación relacionados según lo justifiquen los cambios en el entorno o las condiciones pertinentes. Esto garantiza que las medidas correctivas sigan en vigor.

D8: Felicita al equipo

Resolver los problemas y evitar que se repitan requiere un esfuerzo importante y sostenido por parte de todos los miembros del equipo. Apóyalos y anímalos en sus esfuerzos y felicítalos cuando tengan buenos resultados. Saca partido de todas las herramientas y recursos disponibles para recopilar, documentar y dar acceso a los conocimientos adquiridos y a las lecciones aprendidas. Incluye los reconocimientos adecuados de los logros en cualquier informe que entregues a tu equipo, a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones involucrados.

Estrategias para el proceso 8D

Un elemento clave de tu estrategia de éxito con el proceso 8D es usar herramientas y técnicas que faciliten y aceleren ese éxito. Descubre las herramientas y técnicas de recopilación y análisis de datos, la colaboración, la documentación, la gestión de la calidad y otras funciones que tus compañeros ya utilizan. Incorporarlas a tu proceso 8D puede reducir el tiempo y el esfuerzo de formación y acortar el tiempo hasta el éxito.

Utilizar herramientas, técnicas y conocimientos actuales es una de las prácticas recomendadas para el éxito de los procesos 8D. Otras prácticas consisten en crear y capacitar un equipo multifuncional, fomentar y permitir una comunicación clara y constante y formular con claridad los problemas.

Céntrate en el análisis del origen del problema y en crear, supervisar y probar todas las medidas correctivas antes, durante y después de la implementación. También es recomendable hacer reuniones Standup o de otro tipo con regularidad, especialmente si tu empresa fomenta y captura el combate entre los miembros de tu equipo.

Para agilizar aún más tu proceso 8D, utiliza Confluence como centro de colaboración, documentación y comunicación. Se integra a la perfección con otras herramientas, con lo que puede mejorar la productividad del equipo, garantizar la transparencia y mantener a todo el mundo coordinado en cada fase del proceso.

Beneficios del proceso de resolución de problemas 8D

El proceso 8D ofrece un gran número de ventajas a los equipos que tratan de resolver problemas recurrentes. Centrarse en el origen del problema ayuda a los equipos a abordar las incidencias subyacentes, no solo los síntomas. Incluir medidas preventivas ayuda a evitar que los problemas vuelvan a aparecer. Priorizar el trabajo en equipo y la colaboración mejora las experiencias, perspectivas y habilidades colectivas de todos los miembros del equipo.

El proceso 8D ayuda a las empresas a reducir los defectos y errores de producción, a mejorar la calidad de los productos y servicios y a aumentar la satisfacción de los clientes. También ayuda a que las empresas sean más eficientes y ágiles gracias a una mejora de la colaboración y la resolución de problemas.