What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Pasos para crear el resumen de una propuesta de proyecto

Ahora que tienes una estructura utilizable, puedes empezar a crear tu resumen. Aquí tienes una síntesis de los pasos más importantes.

Haz una investigación preliminar

Empieza por investigar a tu público, sus principales objetivos e inquietudes y cómo puedes adaptar al máximo el proyecto propuesto a ellos. Recopila información a través de encuestas, entrevistas y conversaciones informales para dar forma a la estructura y el contenido del resumen de tu propuesta.

Toma buenas notas y graba las conversaciones siempre que sea posible; esto te ayudará a recopilar toda la información valiosa que descubras en tu investigación.

Estructura el resumen

Estructura el resumen basándote en tu investigación principal y en la lista de componentes anterior. Organiza la información de forma lógica y crea encabezados y subtítulos para cada sección con el fin de mejorar la legibilidad. Céntrate en presentar el resumen de tu propuesta de proyecto de forma clara y concisa.

Redacta el resumen de la propuesta

Cuando ya tengas la estructura, empieza a escribir. Redacta cada sección con un lenguaje claro y profesional, e incorpora términos familiares o esenciales para tu público principal cuando corresponda.

Revisa cada sección del resumen para que sea lo más preciso y completo posible. Si el tiempo y las circunstancias lo permiten, intenta que al menos uno o dos miembros de tu público principal revisen y comenten tu resumen antes de desarrollar y presentar la versión final.

Prácticas recomendadas para crear resúmenes de propuestas

Al crear el resumen de la propuesta de proyecto, es fundamental que sea claro y conciso, y que esté en línea con tus metas y objetivos (y los de tu público principal). Utiliza un lenguaje sencillo y familiar e incluye datos de apoyo creíbles en el cuerpo del resumen o en forma de apéndice. Usa formatos y fuentes coherentes para evitar interferencias visuales y centrar la atención de tus lectores en el contenido del resumen.

Crea resúmenes de propuestas de proyectos eficaces con Confluence

El software adecuado puede facilitar y agilizar todo el proceso de creación de la propuesta de tu proyecto, lo que incluye la revisión y la edición colaborativas. Y en esto Confluence es insuperable.

Confluence reúne a todo el mundo en un espacio de trabajo conectado para sacar los proyectos adelante. Los equipos pueden crear, editar y compartir los planes de los proyectos para que todo el mundo esté coordinado. Cada proyecto, propuesta y resumen puede incluir distintos tipos de información, como elementos de acción, personas asignadas, fechas, tablas y mucho más.

Confluence ofrece varias plantillas, entre ellas la plantilla de propuesta de proyecto, que te ayudará a dar los primeros pasos de forma rápida y eficaz, y la plantilla de cartel de proyecto. Empieza ya a usar Confluence para redactar el resumen de tu propuesta de proyecto de forma gratuita.

Resumen de la propuesta: preguntas frecuentes

¿Por qué es importante el resumen de una propuesta?

El resumen de una propuesta de proyecto te ayuda a organizar tus ideas y a garantizar que abordas todos los puntos críticos. También hace que el proceso de redacción sea más eficaz y te permite comunicar con claridad los objetivos y la metodología de la propuesta a los revisores y a las partes interesadas. Un resumen sólido puede ser beneficioso para todas las fases de gestión del proyecto, incluida la planificación del proyecto.

¿Se puede usar el mismo resumen para diferentes tipos de propuestas?

Puedes utilizar la misma estructura básica del resumen para diferentes tipos de propuestas. Adapta cada resumen para que se ajuste al contexto y los objetivos específicos de cada propuesta, así como a las necesidades y expectativas de tu público principal y de las partes interesadas. La investigación principal puede ayudarte a seleccionar el mejor tipo y estructura de propuesta para tu resumen concreto.

¿Qué errores habituales hay que evitar al crear el resumen de una propuesta?

Algunos errores habituales que se deben evitar al crear el resumen de una propuesta son la sobrecarga de información, las instrucciones poco claras o la falta de precisión. Otros son ignorar las necesidades y expectativas del público principal, la falta de cohesión y un mal flujo de la información.

Mantener una estructura bien diseñada, como la que se describe en este artículo, puede ayudarte a evitar estos y otros errores. Pedir a ciertas personas del público y de las partes interesadas que revisen y comenten tu resumen durante el proceso de elaboración puede ayudarte a garantizar que la versión final llegue y convenza a tu público.