¿En qué consiste la teoría de las partes interesadas?

Definición de la teoría de las partes interesadas

La teoría de las partes interesadas, presentada por R. Edward Freedman en 1984, es un marco conceptual que fusiona la ética y las operaciones empresariales. Sostiene que las empresas no deben centrarse exclusivamente en los accionistas, sino que deben equilibrar las necesidades de todas las partes interesadas afectadas por su trabajo.

Estas partes interesadas pueden incluir a los accionistas, los empleados, los clientes, los proveedores y la comunidad. Los entornos centrados en las partes interesadas se centran en la sostenibilidad, la satisfacción de los empleados, las relaciones con los clientes y la participación de la comunidad.

Por el contrario, los seguidores del economista Milton Friedman podrían decir que el único propósito de una empresa es satisfacer a sus partes interesadas. Las acciones que generan valor para las partes interesadas son buenas, y las que no lo hacen están fuera del alcance del proyecto. La teoría accionarial de Friedman, también conocida como Doctrina Friedman, alguna vez fue popular, pero en 1984, R. Edward Freeman publicó el libro «Strategic Management: A Stakeholder Approach», que contradecía esa teoría.

Este libro hizo hincapié en la idea de un ecosistema de partes interesadas y en la importancia de equilibrar las necesidades e intereses de varios grupos, incluidos los empleados, los clientes y la comunidad en general, en los procesos de toma de decisiones. La idea se difundió entre líderes empresariales influyentes y sigue resonando.

¿Cómo se aplica la teoría de las partes interesadas a la gestión de proyectos?

El propietario de una empresa que crea en la teoría de las partes interesadas debe tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas durante la planificación de los proyectos.

Así es como los intereses de las partes interesadas podrían afectar a las siguientes etapas de la gestión del proyecto, utilizando el ejemplo de una tienda de ultramarinos:

• Inicio del proyecto: ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Cuáles son sus preocupaciones? Los gestores de proyectos que creen en la importancia de las partes interesadas deben saber las respuestas a estas preguntas antes de esbozar la hoja de ruta del proyecto. Por ejemplo, los problemas de tráfico local podrían influir en el diseño del aparcamiento del supermercado.
• Estrategias de comunicación: explicar la teoría de las partes interesadas requiere una buena comunicación. Por ejemplo, el supermercado debería crear estrategias de comunicación que inviten a todas las partes interesadas a dar su opinión, independientemente de si a esas partes interesadas les importa el precio de la comida o las últimas opciones sobre acciones.
• Gestión de riesgos: cuando todas las partes interesadas importan, los riesgos se multiplican. Por ejemplo, la tienda de ultramarinos podría tener en cuenta los riesgos para la salud del vecindario, como la contaminación acústica o el tráfico peatonal intenso.

Ventajas de utilizar la teoría de las partes interesadas

Reorientar el enfoque de tu negocio para incluir un conjunto más amplio de partes interesadas puede no parecer rentable al principio. Puede parecer que te estás alejando de las ideologías que priorizan los beneficios y anteponen a las partes interesadas por encima de todo lo demás.

Pero dejar que los principios que dan prioridad a las partes interesadas guíen tus acciones puede mejorar la productividad de muchas maneras, entre ellas:

• Mejora de las tasas de éxito de los proyectos: centrarse exclusivamente en los accionistas podría impedir que reconozcas los posibles riesgos no relacionados con los beneficios. Ampliar tu perspectiva te permite anticipar los problemas y tomar medidas correctivas pronto, lo que se traduce en mayores tasas de éxito de los proyectos.
• Mejora de la toma de decisiones: ceñirse a la teoría de las partes interesadas conduce a un proceso de investigación más exhaustivo, que ofrece diversas perspectivas. Esto puede afectar al cronograma del proyecto, pero es probable que la empresa tome mejores decisiones en general.
• Más confianza y más relaciones a largo plazo: las relaciones comerciales prosperan o fracasan en función de la confianza. ¿Las partes interesadas creen que tienes en cuenta sus intereses? Si es así, tienes la base para relaciones a largo plazo. Tener en cuenta a todas las partes interesadas conduce naturalmente a un entorno de más confianza.

Cómo implementar la teoría de las partes interesadas

Aquí desglosamos cómo adoptar un enfoque de gestión de proyectos que dé prioridad a las partes interesadas:

Identificación de las partes interesadas

No hay ningún conjunto estándar de partes interesadas. El primer paso de la implementación es identificar cada grupo que participe en tu empresa. Si seguimos con el ejemplo de la tienda de ultramarinos anterior, las partes interesadas pueden incluir:

• Accionistas
• Empleados que trabajan por hora y asalariados
• Proveedores de alimentos
• Residentes y grupos comunitarios
• Agencias gubernamentales

Clasifica a las partes interesadas según el impacto. Por ejemplo, los accionistas y los empleados pueden ser las voces más influyentes de una empresa que cotiza en bolsa.

Análisis de las partes interesadas

Analiza los principales intereses y preocupaciones de tus partes interesadas. ¿Qué motiva sus acciones? ¿Puedes cumplir sus expectativas?

Las respuestas variarán según cada grupo de partes interesadas. Los clientes de las tiendas de ultramarinos se preocupan por la calidad y los costes de los alimentos, mientras que las agencias gubernamentales quieren mantener el orden y cumplir la normativa.

Desarrollar una estrategia de participación

Interactúa continuamente con tus partes interesadas. Establece una comunicación clara y constante y utiliza varios canales para mantenerlos informados. De esta forma, también se aumentará la reputación de transparencia de tu marca.

Crea planes de participación personalizados para cada categoría de partes interesadas. Utiliza correos electrónicos, avisos de la tienda y reuniones comunitarias.

Establecer ciclos de feedback periódicos

Los intereses de las partes interesadas pueden cambiar rápidamente. Los clientes que se quejan de los precios altos una semana pueden poner en duda la limpieza de la tienda a la siguiente. Mantente informado con los ciclos de feedback periódicos.

Asegúrate de que las partes interesadas puedan conectar contigo de forma sencilla y compartir sus opiniones. Puedes utilizar las encuestas, las reuniones y los foros. Incluso un diagrama de Gantt podría ayudarte a asignar las solicitudes de las partes interesadas con los plazos de los proyectos.

Supervisar continuamente las relaciones con las partes interesadas

La gestión de las partes interesadas no termina con el feedback. Tu empresa también necesita supervisar las relaciones con las partes interesadas.

Presta atención a lo que expresan las partes interesadas y actúa de inmediato si sientes insatisfacción. ¿Los accionistas se quejan de que se han desplomado los beneficios? Si así fuera, puede que tu equipo de contabilidad tenga que preparar una nueva perspectiva. ¿Los compradores están preocupados por la seguridad nocturna? Contrata a un vigilante e informa a la gente del cambio.

Evalúa también tus estrategias de participación. Puede que necesites hacer mejoras constantes.

Herramientas para el análisis de las partes interesadas

Algunas partes interesadas, como los empleados, son fáciles de detectar. Otros pueden ser más difíciles de identificar. Descubre cómo analizar y comparar los deseos de las partes interesadas de forma adecuada con estas herramientas:

Red de interés de poder

Una red de interés de poder organiza a las partes interesadas según el nivel y el interés que ocupan en una empresa. La mayor parte de tu atención debería centrarse en los que están en la parte más alta de la red. Estas son las partes interesadas que pueden interrumpir gravemente tus operaciones diarias.

Las partes interesadas de la parte inferior de la red son las que tienen menos poder. Puedes supervisarlas de forma más pasiva.

Mapeo de las partes interesadas

El mapeo de las partes interesadas sitúa a cada parte interesada en un mapa visual en función de su apoyo e influencia. Es como un diagrama de flujo de las partes interesadas. Emplea este documento para entender cómo reaccionan las partes interesadas ante tu proyecto.

Análisis DAFO

Realizar un análisis DAFO te permite evaluar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de tu plan de partes interesadas. Este análisis muestra si las partes interesadas están contentas en este momento y modela los resultados futuros. Puede que descubras preocupaciones de las partes interesadas no abordadas o formas de mejorar la comunicación.

Matriz RACI

RACI son las siglas de responsable, aprobador, consultor e informado. Este gráfico asigna un rol a cada participante de un proyecto, tanto de forma interna como externa. Cuando tu matriz RACI esté completa, sabrás quién toma las decisiones y a quién se deben enviar actualizaciones con regularidad.

Las partes interesadas pueden desempeñar una o más funciones de la matriz.

Mejora la comunicación con las partes interesadas gracias a Confluence

Identificar y entender a las partes interesadas potencia tu negocio. Para que este sea todo un éxito, debes saber organizar los grupos de partes interesadas, tener capacidad de reacción y supervisar continuamente las relaciones.

Confluence es una plataforma centralizada que coordina a las partes interesadas en cada tarea.

Con Confluence, puedes crear páginas y espacios privados para cada grupo de partes interesadas y adaptar la información a sus intereses concretos. La colaboración en proyectos se simplifica con funciones como la edición en tiempo real y los comentarios en línea, que puedes compartir fácilmente con la empresa.

No importa el tamaño de tu equipo, las páginas de información y proyectos de la empresa son fáciles de encontrar y están actualizadas; además, incluyen una función de búsqueda con IA. Toma notas, haz una lluvia de ideas en una pizarra o graba vídeos con Confluence.

La plantilla gratuita de comunicación con las partes interesadas de Confluence te permite supervisar y gestionar tus iniciativas de interacción con las partes interesadas en un solo lugar. La plantilla incluye secciones para identificar a las partes interesadas y elegir la frecuencia de comunicación.

Ponte en marcha con una plantilla gratuita de comunicación con las partes interesadas de Confluence.