Ontdek kanban met Jira

In deze tutorial geven we je stapsgewijze instructies over hoe je een kanban-project aanstuurt, prioriteit geeft aan je werk, je workflow visualiseert en werk in uitvoering minimaliseert om te voorkomen dat je team overbelast raakt, allemaal met een gratis Kanban-bord van Jira.

Zodra je bent ingelogd bij Jira, heb je de mogelijkheid om een project aan te maken. Wanneer je een projecttype moet selecten, selecteer je het Kanban-softwareontwikkelingsproject.

Je nieuwe Kanban-softwareontwikkelingsproject omvat ook een Kanban-bord. Zodra je je project hebt aangemaakt, is het Kanban-bord van je team het eerste dat je ziet. Hier houdt je team uiteindelijk het werk bij.

In Jira biedt het Kanban-project je een workflow die klaar is voor gebruik met Backlog, Geselecteerd voor ontwikkeling, In uitvoering en Gereed. Hierdoor kan de producteigenaar taken aan de backlog toevoegen en deze verplaatsen naar 'Gereed voor ontwikkeling' zodra de taak of userstory voorbereid is. Teamleden kunnen vervolgens kiezen uit die kolom en doorgaan naar In uitvoering en naar Gereed. Als je ontwikkelingsworkflow anders is, kun je eenvoudig een workflow toevoegen of verwijderen. Veel teams willen bijvoorbeeld een QA- of beoordelingsfase toevoegen aan hun workflow.

Om je kolommen en workflow te configureren, klik je op Bord in de rechterbovenhoek van de backlog en selecteer je vervolgens Configureren.

Zodra je op de configuratiepagina van het bord bent, selecteer je Kolommen in de zijbalk. Je kunt een status of kolom toevoegen met de knoppen aan de rechterkant, of op het prullenbakpictogram drukken om een kolom te verwijderen. Zodra je de gewenste workflowkolommen hebt, klik je op Terug naar bord in de rechterbovenhoek.

Gebruik de knop Aanmaken om taken, bugtracking of userstory's aan je backlog toe te voegen. In Kanban is dit de eerste kolom van je bord. Als je geen project of functie in gedachten hebt, probeer dan enkele voorbeeldtaken te maken om aan de slag te gaan en te zien hoe het werkt.

Als je de items in de backlog wilt rangschikken of prioriteren, sleep je kaarten omhoog of omlaag in de eerste kolom op basis van hun prioriteit.

Het kan handig zijn om de prioriteitssleutel te gebruiken bij het toevoegen van issues aan het bord, zodat het gemakkelijk te visualiseren is bij het prioriteren. Met de standaardinstellingen in Kanban worden swimlanes toegevoegd aan je board: één voor items met hoge prioriteit, met het label 'Versnellen' en één voor de rest. Je kunt ook hulpmiddelen zoals labels of functies binnen elke issue gebruiken om je te helpen werkonderdelen te categoriseren.

In Kanban verplaatsen teamleden items uit de kolom Backlog of Geselecteerd voor ontwikkeling naar In uitvoering.

We raden aan om werk dat in uitvoering is te beperken. Om dit gemakkelijker te maken, kun je overwegen limieten toe te voegen aan je kolommen. Als je dit doet, wordt er een waarschuwing weergegeven als je team te veel taken naar een kolom verplaatst.

In Jira kun je minimum- of maximumlimieten voor elke kolom toevoegen in het gedeelte Kolommen van de bordconfiguratie.

In Kanban zijn dagelijkse stand-ups en retrospectieven optioneel. We raden je echter aan dat jij en je team beslissen over de cadans van meetings. Een dagelijkse stand-up kan nog steeds nuttig zijn voor het team om te benadrukken waar er blockers in hun werk zitten. Het kan ook nuttig zijn voor de producteigenaar om te delen waaraan hij of zij prioriteit heeft gegeven en waarom. Zoek uit wat voor je team werkt en probeer het uit. Je kunt dit altijd aanpassen terwijl je bezig bent.

Met regelmatige tussenpozen kun je het beheerschema raadplegen om de voortgang van je team te volgen.

Het beheerschema is handig omdat het je helpt te analyseren hoe je team werkt. Enkele vragen die je zou kunnen stellen zijn:

• Zijn er bepaalde typen issues waarvan de voltooiing te lang duurt? Dit kan betekenen dat de issues te complex zijn of dat ze steeds worden weggezet om ruimte te maken voor werk met een hogere prioriteit.
• Duurt de transitie van sommige issues naar een bepaalde status te lang? Dit kan duiden op een knelpunt in het proces van je team.
• Wat is het voortschrijdend gemiddelde van je team? Wordt je team efficiënter? Waarom wel of waarom niet?

Veel teams houden van de flexibiliteit van Kanban, maar ze kunnen het gevoel krijgen dat de eerste kolom van hun bord (de backlog) lang en onhandelbaar wordt. Daarom hebben we een backlog toegevoegd in Kanban-softwareontwikkelingsprojecten.

De Kanban-backlog is een backlog voor je bord en bevindt zich op een ander tabblad in je project. De Kanban-backlog biedt productmanagers een grotere en toegewijde space om vrij de backlog op te bouwen en te prioriteren, zonder het team af te leiden van hun huidige werk. De productmanager kan vervolgens het werk van de backlog verplaatsen naar 'gereed voor ontwikkeling' om het team op de hoogte te stellen van het werk dat eraan komt.

Lees Je Kanban-backlog gebruiken en De Kanban-backlog inschakelen voor meer informatie.

Inmiddels heb je misschien al beseft hoe extreem aanpasbaar Jira kan zijn. Lees verder voor enkele geavanceerde tips en trucs die je team kan gebruiken om hun potentieel te benutten en werk in uitvoering sneller en efficiënter af te ronden.

Als je eenmaal de kunst van Kanban onder de knie hebt, kun je beginnen met het automatiseren van enkele meer repetitieve taken. Dit is een geweldige manier om je bord schoon te houden, je backlog up-to-date te houden en in het algemeen je werk up-to-date te houden.

Bekijk enkele van de meest gebruikte automatiseringsregels voor Kanban in de Jira Automation-sjabloonbibliotheek.

Naar bibliotheek

In stap 5 hebben we al gesproken over het belang van het beperken van werk in uitvoering. In dit gedeelte gaan we ons daar meer op concentreren, vooral omdat limieten daadwerkelijk eventuele knelpunten voor je team aan het licht brengen. Door deze al vroeg onder de aandacht te brengen, kan je team prioriteiten herschikken en een realistisch actieplan bedenken.

Je kunt de kolombeperkingen van je bord configureren door naar het gedeelte Kolommen van Bordconfiguratie te gaan. Stel daar de minimale en maximale beperkingen in voor elke kolom.

Als je meer dan 10 issues hebt in de kolommen Geselecteerd voor ontwikkeling of In uitvoering, worden de kolommen bovenaan rood gekleurd:

Merk op dat je bord er anders uit kan zien als je de Kanban-backlog voor je bord hebt ingeschakeld.

Afhankelijk van de behoeften van je team kun je nog een stap verder gaan en je kolombeperkingen configureren om subtaken uit te sluiten van de telling.

Ga naar Kolommen configureren voor meer informatie over hoe je dit doet.

Het cumulatief stroomdiagram is een van de belangrijke rapporten die je ooit zult gebruiken bij het werken met Kanban-methodologieën. Met het cumulatief stroomdiagram kan je team snel hun inspanningen visualiseren en afstemmen op de algemene voortgang van het project.

In Jira toont het cumulatieve stroomdiagram de status van de issues van je team gedurende een bepaalde periode:

Eventuele knelpunten verschijnen als een plotselinge verandering van de issuestatussen in het diagram. En of de verandering nu een plotselinge stijging of daling is, het is zeker de moeite waard om de issues te onderzoeken.

Bij het voorspellen van potentiële knelpunten is het cumulatief stroomdiagram inderdaad een hulpmiddel dat je team zou moeten overwegen te gebruiken.