Spotkania zespołu, od których nikt nie będzie stronił
Porady, dzięki którym sprawisz, że spotkania będą warte poświęconego czasu
Przeglądaj tematy
Wszyscy słyszeliśmy narzekanie na temat spotkań. Są bezproduktywne. Blokują nasze kalendarze. Są nudne i odrywają nas od tego, nad czym powinniśmy pracować.
Jednak jedno z badań wykazało, że profesjonaliści spędzają 21% swojego czasu pracy na spotkaniach. A co jest jeszcze gorsze? Ci sami respondenci uważają, że co najmniej jedna czwarta czasu spotkań jest całkowicie zmarnowana. Nic dziwnego, że większość z nas jęczy, gdy widzi kolejne spotkanie wpisane w nasze już i tak zapełnione kalendarze.
Sprawa wygląda tak: spotkania zespołu są niezbędnym elementem świata pracy. Jeśli są dobrze zaplanowane i zarządzane, mogą wzmocnić zespół w generowaniu pomysłów, rozwiązywaniu problemy i osiąganiu celów.
Więc wszystko to nasuwa pytanie: jak przeprowadzić efektywne spotkanie, aby magia mogła się rzeczywiście wydarzyć? Jak możesz zapewnić, że to spotkanie będzie produktywnym wykorzystaniem czasu Twojego zespołu — a nie kolejnym niegodnym uwagi fragmentem dnia pracy?
W tym przewodniku przedstawiamy to, co musisz wiedzieć, aby jak najlepiej wykorzystać spotkania zespołu (w razie wątpliwości — przyniesienie pączków nigdy nie zaszkodzi).
Kiedy spotkanie zespołu jest potrzebne, a kiedy nie
Każdemu zdarzyło się wychodzić ze spotkań i myśleć: „Zamiast tego wystarczyłby e-mail!”
Jednym ze sposobów unikania skarg na własne spotkania jest upewnienie się, że nadszedł czas na wpisanie czegoś do kalendarza — i to nie tylko dlatego, że czujesz, że wypadałoby porozmawiać.
Jak stwierdzić, gdzie się znajdujesz w tym spektrum? Użyj poniższych znaków, aby zdiagnozować własną sytuację i ustalić, czy spotkanie zespołu jest naprawdę konieczne.
Zaplanuj to spotkanie, jeśli...
1. Masz jasny cel.
Każde spotkanie wymaga jasno sprecyzowanej misji lub celu, w przeciwnym razie naprawdę nie ma sensu się spotykać. Co chcesz osiągnąć? Chcesz rozwiązać problem? Zaplanować oś czasu? Omówić wyzwanie? Poddać pomysł burzy mózgów? Zanim umieścisz spotkanie w kalendarzu, upewnij się, że możesz wskazać wyraźne korzyści z niego płynące. Jeśli możesz to zrobić, zarezerwuj termin.
2. Masz opracowany plan spotkania.
Po ustaleniu misji nie zachowuj jej dla siebie — poinformuj resztę zespołu, o czym będziesz rozmawiać, a także co próbujesz osiągnąć. Największą pułapką, w którą wpadają organizatorzy spotkań, jest odwrócenie kolejności. Rezerwują termin na spotkanie, a potem próbują wymyślić, jak ten czas wypełnią. Mądrzej jest najpierw opracować plan, a następnie zarezerwować czas spotkania, aby go dopasować. Masz już gotowy plan? Zaplanuj spotkanie.
3. Wiesz dokładnie, kogo zaprosić.
Nie ma nic gorszego niż bycie zmuszonym do siedzenia na spotkaniu, z którym nie masz nic wspólnego. To kolejny powód, dla którego wcześniej opracowany plan jest pomocny — wiedząc, co chcesz omówić, masz dobre rozeznanie, kogo musisz zaprosić. Jeśli więc wiesz dokładnie, kto zasługuje na zaproszenie, to prawdopodobnie masz dobre pojęcie o pozostałych praktycznych aspektach. Zaplanowanie terminu spotkania jest uzasadnione.
Pomiń to spotkanie, jeśli...
1. Po prostu dzielisz się informacjami.
Czy musisz tylko zaktualizować projekt, czy poinformować wszystkich o zmianie menu na wycieczkę zespołu z pizzy na tacos? Masz krótką aktualizację lub informacje oparte na faktach, które prawdopodobnie nie doprowadzą do dyskusji? Do tego służy poczta e-mail lub platforma wiadomości błyskawicznych. To o wiele szybsze niż zbieranie wszystkich, a ponadto pracownicy będą mieli coś, do czego wrócą, jeśli zapomną. Istnieje kilka wyjątków od tej reguły: np. firmowe spotkania wszystkich pracowników i spotkania kadry kierowniczej.
2. Organizujesz spotkanie dla samej organizacji.
Może się to wydawać boleśnie oczywiste, gdy to czytasz, ale zdarza się to częściej niż myślisz — zwłaszcza przy regularnie zaplanowanych lub cyklicznych spotkań. Te konsekwentne terminy w kalendarzu mogą przekształcić się w osławione sesje nadrabiania zaległości lub aktualizacje statusu, zamiast produktywnych rozmów. Jeśli więc masz cykliczne spotkanie w kalendarzu swojego zespołu, upewnij się, że często oceniasz, czy naprawdę warto poświęcić na to czas.
3. Brakuje Ci przygotowania.
Czy masz swoje materiały pomocnicze — takie jak kreatywne streszczenie, slajdy lub cokolwiek innego, czego potrzebujesz, aby przedstawić swój punkt widzenia — wszystko przygotowane i gotowe do pracy? Czy masz opracowany i gotowy do udostępnienia plan? Jeśli nie, jest za wcześnie, aby wyznaczyć termin spotkania. Pewnie, możesz mieć trochę czasu, by zrobić to po wyznaczeniu terminu spotkania. Natomiast często przygotowanie tych rzeczy trwa dłużej, niż się spodziewasz i nie chcesz, by spotkanie zbliżało się, gdy wciąż nie będziesz mieć połowy tego, czego potrzebujesz.
Jak przeprowadzić produktywne spotkanie zespołu
Masz więc cel, program i listę zaproszonych uczestników, a także pewność, że spotkanie jest konieczne. Jak możesz w takim razie upewnić się, że przebiegnie sprawnie? Wprowadź w życie te strategie.
1. Zorganizuj spotkanie w oparciu o plan.
Nie chcemy brzmieć jak zacięta płyta, a już prawdopodobnie wychwytujesz znaczenie planu udanego spotkania zespołowego. Jednakże zgłoszone 63% spotkań nie ma wcześniej ustalonego planu.
Nie bądź częścią tej statystyki. Plan jest zaskakująco prosty do ułożenia (i wart zachodu). W swojej najbardziej podstawowej formie jest to krótki opis, który zawiera następujące informacje:
- Data i godzina spotkania
- Cel spotkania
- Uczestniczące działy lub osoby
- Tematy do omówienia
- Kto poprowadzi dyskusję na każdy temat
- Ile czasu zostanie przeznaczone każdemu tematowi
I to naprawdę wszystko, czego potrzebujesz. Opracowanie i udostępnienie tego przed rozmową zapewni bardzo potrzebną organizację spotkania (nie wspominając o zarządzaniu czasem).
2. Z wyprzedzeniem wyślij dokumenty pomocnicze.
Nie chcesz tracić cennego czasu spotkania, a przecież łatwo to zrobić — zwłaszcza jeśli pierwsze 10 minut poświęcisz na zapoznanie wszystkich z tym, o czym będzie mowa.
Pomiń ten etap, udostępniając plan i wszelkie inne dokumenty pomocnicze (takie jak streszczenia kreatywne, osie czasu, slajdy, wykresy, raporty itp.) wszystkim uczestnikom przynajmniej na jeden pełny dzień roboczy przed planowanym spotkaniem.
W ten sposób każdy będzie miał czas na zapoznanie się i przeanalizowanie istoty spotkania i będzie mógł przygotować najlepsze pytania i sugestie.
3. Ogranicz losowość.
Co może zakłócić przebieg Twojego spotkania? Losowe tematy i dygresje, które nie mają nic wspólnego z celem spotkania. Czy naprawdę musisz teraz zastanawiać się, jak wymówić nazwisko tego klienta?
Usuń tę pułapkę, zanim cały zespół w nią wpadnie. Zamiast angażować się w rozmowę, powiedz zespołowi, że odnotujesz obawy, aby można było do nich wrócić w innym czasie.
Czasami usłyszysz, że ta metoda zwana jest „parkingową”, ponieważ odkładasz ten temat na chwilę, kontynuując jednocześnie jazdę (porozumiewawcze mrugnięcie) po punktach planu.
4. Wprowadź zasadę: żadnych ekranów.
Aby spotkanie było produktywne, każdy uczestnik musi być skupiony i zaangażowany. Jest to niemożliwe, jeśli wszyscy Twoi uczestnicy mają nosy w telefonach i odpowiadają na e-maile lub przewijają Instagram.
O ile uczestnicy nie potrzebują swoich urządzeń do dyskusji lub jakichkolwiek zaplanowanych działań, poproś, aby zostawili je przy biurkach. Możesz nawet rozważyć ustawienie kosza na zewnątrz sali, w której odbędzie się spotkanie, aby przypomnieć uczestnikom o nowej zasadzie. W ten sposób wszyscy możecie skupić się na tym, co najważniejsze, czyli rozmowie.
5. Pilnuj czasu.
Na początek: niezwykle ważne jest punktualne rozpoczęcie i zakończenie spotkania. To nie tylko pokazuje szacunek dla planów wszystkich obecnych, oznacza to również, że maksymalnie wykorzystasz czas. Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli zaczniesz półgodzinne spotkanie z pięciominutowym opóźnieniem, stracisz 17% czasu. Oj!
Poza rozpoczęciem i zakończeniem łatwo jest stracić poczucie czasu, jeśli rozmowa się naprawdę rozkręca. Wyznaczenie przedziałów czasowych w planie z pewnością pomaga, ale tak naprawdę musisz obserwować zegar i trzymać się planu.
Martwisz się, że nie możesz tego zrobić, gdy prowadzisz dyskusję? Na początku spotkania wyznacz osobę odpowiedzialną za pilnowanie czasu, który da Ci przyjazne kuksańce, gdy zbliżysz się do końca przydzielonego czasu.
6. Podsumuj i udostępnij.
Twój plan jest ważny, tak jak i podsumowanie spotkania. Po rozmowie podsumuj kluczowe punkty w dokumencie lub e-mailu i wyślij je wszystkim uczestnikom spotkania (i każdemu, kto może potrzebować tych informacji). Podsumowanie spotkania powinno zawierać:
- Krótkie uwagi dotyczące poruszanych tematów
- Czynności do wykonania i komu są przypisane (z terminami!)
- Wszelkie elementy na „parkingu”, do których wrócicie później
Ujęcie tego wszystkiego na piśmie gwarantuje, że wszyscy mają jasność co do kolejnych kroków i nie ma wątpliwości co do tego, o czym wszyscy rozmawialiście i zgodziliście się zrobić. Podsumowanie daje Ci również zapis, do którego możesz wrócić na kolejnym spotkaniu, aby upewnić się, że nic Ci nie umknęło.
