Resumen: Para obtener buenos resultados con una metodología ágil, los equipos deben desarrollar una mentalidad ágil. Se trata de un proceso mental que implica comprender, colaborar, aprender y ser flexible para lograr unos resultados de alto rendimiento. Al combinar esa mentalidad ágil con procesos y herramientas, los equipos pueden adaptarse al cambio y ofrecer cada vez más valor a sus clientes.
Imagínate que es verano y vas a ir a un concierto al aire libre. Seguramente en tu cabeza hayas visualizado ambiente relajado, tranquilo y agradable. Vas con la idea de que los músicos van a improvisar y armonizar las canciones en directo.
Sin embargo, empieza la actuación, y en seguida te das cuenta de que los músicos no van coordinados y están tocando en diferentes tonos. Desde luego, no sería una actuación muy buena, y probablemente te daría rabia que el concierto fuera así.
Ahora imagínate que ocurriera algo similar, pero en el trabajo.
Un equipo no puede funcionar bien sin ningún tipo de estructura. De la misma forma que la música necesita tener una melodía, una armonía y un ritmo, un equipo necesita tener un sistema subyacente sólido para lograr un objetivo común. Las restricciones se suelen ver como limitaciones y obstáculos, pero en realidad se complementan entre sí para dotar al equipo de una flexibilidad total en el proyecto.
En un entorno de trabajo ágil, el sólido sistema subyacente de directrices proporciona a los equipos la agilidad necesaria para optimizar su trabajo y hacer entregas de una forma mejorada y más eficiente.
Sigue leyendo para descubrir cómo puedes ayudar a tu equipo a familiarizarse con una metodología ágil y adoptarla, empezando por la mentalidad correcta.
La mentalidad ágil
Se trata de un proceso mental que implica comprender, colaborar, aprender y ser flexible para lograr unos resultados de alto rendimiento. Esta mentalidad ayuda a los equipos a adaptarse al cambio, en lugar de esforzarse por evitarlo. Es muy importante que todos los miembros de un equipo entiendan y adopten por completo la metodología ágil en todos los ámbitos del trabajo, en vez de adoptar las prácticas ágiles sin más y realizar las tareas por puro trámite. Una vez que se entiende claramente el "por qué" de la metodología ágil, el "cómo" se va gestando solo en función de las necesidades del equipo.
Todos sabemos que los cambios son difíciles y que a veces cuesta adaptarse a ellos, sobre todo en el caso de proyectos complejos. Hasta el más mínimo cambio en un sistema existente puede hacerse pesado y no valer la pena. Los estudios indican que entre el 60 y el 80 % de los fracasos en los proyectos pueden atribuirse directamente a una mala recopilación de requisitos, análisis y gestión de cambios. La mentalidad ágil es el enfoque perfecto para estos entornos turbulentos y desafiantes, ya que enseña a aceptar el cambio en lugar de evitarlo continuamente.
Detrás de una mentalidad ágil hay una intención de empoderar a los empleados para que den lo mejor de sí mismos. Tener una mentalidad fuerte es sinónimo de autonomía, libertad, creatividad e innovación. Así el equipo es feliz y funciona bien, lo que a su vez mejora continuamente el sólido sistema implantado.
Los cuatro pilares de la mentalidad ágil
El objetivo de la metodología ágil es coger a un equipo que vive aislado en una isla rodeado de procesos de cascadas y llevarlo a un sistema próspero que sabe cómo surfear las olas en un entorno de trabajo en el que hay que adaptarse rápidamente a la demanda de los clientes y a un mercado en constante cambio. Y aun disponiendo de los métodos y herramientas adecuados, la mentalidad de una organización no cambia por sí sola.
Los valores fundamentales de la mentalidad ágil abrazan el cambio con agilidad y flexibilidad, lo cual lleva tiempo de implementación. Si bien no hay reglas específicas para adoptar una mentalidad ágil, existen cuatro pilares clave que hacen que el proceso sea más fluido y ayudan a los equipos a fomentar un entorno próspero.
Respeto por todos los miembros del equipo
El pilar más importante a tener en cuenta es que los integrantes del equipo son imprescindibles para el éxito de la organización. Si el equipo trabaja en la misma dirección, todo el mundo se sentirá unido por una visión, un propósito y un objetivo comunes. Si se trata a todos los miembros con respeto, les saldrá de dentro entregar resultados continuos, sostenibles y valiosos.
Fomentar una cultura de respeto y seguridad psicológica (es decir, la creencia de que no te castigarán ni humillarán por compartir tus ideas, preguntas, dudas o errores) es una de las formas más potentes de que los equipos logren una mentalidad ágil. La necesidad de agilidad nace de la motivación de satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes. Por tanto, es fundamental que los miembros de los equipos se sientan seguros a la hora de asumir riesgos y mostrarse vulnerables delante de los demás.
Esta mentalidad crea un espacio de trabajo positivo y seguro en el que todo el mundo tiene capacidad para hacer evolucionar su práctica ágil. Es más, los miembros de los equipos se sienten valorados e involucrados en el proceso, en vez de verse como un engranaje más de la máquina. Una buena forma de fomentar este sentimiento es creando páginas abiertas en Confluence para que todo el mundo pueda estar al día. Las páginas abiertas son la opción predeterminada en Confluence y permiten que los miembros de una organización no solo estén al tanto de la información, sino que también contribuyan a la visión del proyecto.
Escribe una entrada de blog para explicar a tu equipo cómo la adopción de un enfoque ágil puede beneficiar a toda la organización.
Los empleados necesitan ver a los responsables de equipo predicar con el ejemplo y hablar en nombre de "nosotros" en vez de "yo". En otras palabras, el respeto mutuo en toda la organización es esencial para crear de verdad esa visión de mentalidad ágil. Apostar por la colaboración, admitir los errores y fomentar una actitud de mejora en el equipo contribuye a crear un sistema sólido y una práctica eficiente en constante evolución. La ausencia de colaboración puede traducirse en una falta de productividad. La mentalidad ágil anima a todo el mundo a trabajar en equipo y a contribuir al proyecto por igual.
Flujo optimizado y sostenible
Un flujo de trabajo optimizado hace referencia a la implementación de entregas incrementales, lotes reducidos y una mejora continua. La mentalidad ágil se basa en la calidad, ya que permite a los equipos maximizar el valor y minimizar el despilfarro. Es mucho más fácil solucionar un problema cuando surge que al final del flujo de trabajo. Por ejemplo, fíjate en el proceso de pintar una casa. Si pintas una pared del color que no toca, no te llevará mucho tiempo volver a pintarla y solucionar el problema. Pero si pintas toda la casa del color que no debes, el problema será mucho más grave y tendrás que desperdiciar mucho tiempo y energía en arreglarlo.
La mentalidad ágil ayuda a los equipos a evitar retrasos del tipo "empezar/parar/continuar" y a detectar estos defectos en las fases iniciales, antes de que se implemente un producto. De este modo, los equipos pueden responder de una manera mucho más eficiente ante las publicaciones fiables y uniformes, en vez de verse obligados a rehacer grandes lotes de trabajo en caso de deficiencias. En resumen, las respuestas uniformes y el feedback rápido permiten a los equipos hacer los ajustes correspondientes y evitar retrasos importantes. Un flujo de trabajo optimizado y sostenible marcará la diferencia entre un equipo agotado y sobrecargado de trabajo y uno próspero, colaborativo y ágil.
Fomentar la innovación en el equipo
La innovación es la fuerza motriz de los equipos con una mentalidad ágil. Si dejas que tu equipo proporcione feedback constructivo de forma colaborativa, así como ideas nuevas y puntos de vista diferentes, abrirás la puerta a la experimentación, la cual podría transformar la cultura de empresa por completo.
Uno de los principales beneficios del enfoque ágil es la autonomía que aporta a los miembros de los equipos a lo largo de un proyecto. Cuando las personas tienen la libertad de buscar soluciones nuevas, mejoradas y más eficientes para sus tareas en vez de simplemente seguir indicaciones, la innovación avanza. Como responsable de equipo, es importante dar tiempo y espacio suficientes para alimentar la creatividad y la capacidad de pensar libremente de tu equipo.
Por ejemplo, la plantilla de lluvia de ideas de Confluence es una excelente manera de compartir ideas entre todos y de poner sobre la mesa la oportunidad de poder innovar. Con este enfoque colectivo, todos tienen la misma oportunidad de aportar su opinión. Además, el feedback y las aportaciones constructivas del equipo pueden dar lugar a procesos mentales que no hayan surgido antes, lo que contribuye a desarrollar la mentalidad ágil entre los miembros del equipo.
Centrarse en la mejora constante
La mentalidad ágil no es algo que los equipos lleguen a alcanzar, sino algo que se fomenta continuamente. Los equipos deben esforzarse por encontrar formas de optimizar y mejorar el proceso, así como reflexionar sobre él y resolver problemas. Además de colaborar, optimizar el flujo de trabajo y fomentar la innovación, los equipos deben implementar retrospectivas (o periodos de reflexión) para mejorar los procesos futuros.
Crear una cadencia entre la estructura y la innovación genera expectativas en el equipo, al mismo tiempo que mantiene la libertad de explorar diferentes formas de mejorar. Los equipos deben reunirse regularmente para mantenerse al día de todo, hacer los ajustes necesarios y asegurarse de que todos los miembros estén trabajando en la misma dirección con una mentalidad ágil. La entrega continua ofrecerá buenos resultados cuando el feedback y las mejoras del equipo se incorporen al proceso en curso. Y así se completa el ciclo de la mentalidad ágil y se crean acciones para mejorar los resultados.
Cuando un equipo se centra en la mejora constante, debe identificar el origen del problema y explorar diferentes soluciones de inmediato. Utilizando herramientas como Jira y Confluence, puedes organizar fácilmente el espacio de trabajo y las técnicas necesarias para implementar una solución.
Las herramientas te ayudan a simplificar los procesos ágiles. Así tu equipo puede centrarse en resolver problemas y avanzar con facilidad. A medida que tu equipo mejore su mentalidad y prácticas ágiles, estas herramientas se adaptarán a cada etapa de sus necesidades de crecimiento y flujo de trabajo.
Cómo usar Confluence y Jira para alcanzar una mentalidad ágil
Cuando los equipos tienen sus propias maneras de sacar el trabajo adelante, es imprescindible crear un espacio en el que puedan coordinarse. Un sistema sólido contribuye a fomentar un rendimiento óptimo y hace que las prácticas ágiles de los equipos sean mucho más eficaces. Gracias a las herramientas especialmente diseñadas para adaptarse a las necesidades ágiles, los equipos tienen más capacidad de colaborar, coordinarse y hacer contribuciones a lo largo de todo el proyecto. Con las herramientas ágiles adecuadas, tu equipo tendrá todo lo necesario para alcanzar su máximo potencial.
Recomendamos el binomio formado por Confluence y Jira. Confluence ofrece páginas y un espacio abierto y compartido para que todo el equipo contribuya y colabore en la visión, los objetivos y el rendimiento de los proyectos. Jira, por su lado, libera todo el potencial de la metodología ágil mediante una planificación flexible, una ejecución transparente, escalabilidad y mucho más. Son los imprescindibles para que cualquier equipo ágil obtenga buenos resultados.
Al utilizar estas dos herramientas, se crea una relación directa entre el rendimiento, la calidad y el éxito del proyecto. Estas herramientas ofrecen una solución perfectamente integrada para todas las necesidades de desarrollo. Confluence y Jira se encargan de optimizar los procesos de trabajo para que tu equipo pueda centrarse en fomentar y construir un auténtico proceso ágil.
¿Tienes ganas de iniciarte en la metodología ágil? Consulta las plantillas de Jira para todos los equipos de tu empresa.
