Los roles de director de programas y gestor de proyectos pueden parecer similares, pero son dos puestos distintos en la metodología ágil. Los directores de programas se aseguran de que el trabajo de los equipos ágiles vaya en línea con la estrategia a largo plazo de la empresa. Tienen en cuenta el panorama general y colaboran en la iniciativa global de la empresa. Los gestores de proyectos, por su parte, son trabajadores de primera línea que lideran un equipo según los plazos y las entregas. Se centran en las actividades del día a día que contribuyen a los objetivos globales.
En este artículo se describe la diferencia entre los roles de director de programas y gestor de proyectos, incluidas sus responsabilidades y funciones en una empresa.
El rol del director de programas
Los directores de programas se encargan de un grupo de proyectos que, en su conjunto, se conocen como "programa". Este rol es similar al de un gestor de productos, que se encarga de identificar las necesidades de los clientes y la empresa. Los gestores de proyectos, por su parte, trabajan con los directores de programas para desarrollar un plan de proyecto para su equipo. Se ponen de acuerdo con los altos ejecutivos en cuanto a las metas y los objetivos empresariales de la empresa. Actúan como asesores estratégicos y proponen nuevas tácticas. Garantizan la coordinación entre los objetivos estratégicos, el programa y los equipos individuales.
Los directores de programas supervisan la ejecución del programa y garantizan la colaboración entre proyectos y equipos. Su éxito en la empresa viene determinado por su habilidad para ejecutar un programa de forma eficaz.
Los directores de programas formulan y organizan proyectos interconectados. Deben decidir qué estrategias y objetivos perseguir, y coordinarse con los distintos equipos del proyecto. Puede que incluso desempeñen una función de liderazgo y que deban supervisar y evaluar el rendimiento de los gestores de proyectos.
Todos los plazos y presupuestos deben pasar por el director de programas, ya que es el responsable de la gestión de los riesgos y los recursos.
El rol del gestor de proyectos
Los gestores de proyectos supervisan un equipo que realiza las actividades relacionadas con un proyecto del programa. Son los propietarios del proyecto y se encargan de su ejecución de principio a fin.
La gestión de proyectos implica supervisar y dirigir proyectos a corto plazo con un cronograma y una fecha de finalización establecidos. Por ejemplo, los gestores de proyectos crean el flujo de trabajo multifuncional de un proyecto y un equipo. Se centran en las operaciones diarias, como las prioridades, las tareas, los hitos y las entregas.
Los gestores de proyectos se centran en cumplir los plazos e intervienen menos en el panorama general de la organización. Por ejemplo, participan en proyectos a pequeña escala, como la implementación de una nueva solicitud de función. Establecen el alcance de un proyecto y asignan los recursos para cumplir los objetivos correspondientes. O puede que sean expertos en scrum si la empresa utiliza el marco Scrum.
Diferencias clave entre los directores de programas y los gestores de proyectos
Los directores de programas y los gestores de proyectos ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos de diferentes maneras. El siguiente diagrama ilustra las principales diferencias y similitudes entre estos dos roles:
Este gráfico muestra un desglose de la dirección de programas y la gestión de proyectos, y los puntos en los que se solapan.
Responsabilidades
Las responsabilidades del director de programas y el gestor de proyectos difieren en muchos sentidos. Los gestores de proyectos supervisan proyectos pequeños que contribuyen de forma gradual a un programa. Gestionan los recursos, las entregas y los plazos.
Los directores de programas, en cambio, establecen los programas y sus objetivos en función de las necesidades de la empresa. Son importantes asesores estratégicos que colaboran con las partes interesadas y los altos ejecutivos y se coordinan con los gestores de proyectos. Crean hojas de ruta, presupuestos y planificaciones, pero sobre todo deben mitigar los riesgos. Por ejemplo, determinan si un programa puede tener un coste demasiado elevado y convertirse en un pozo sin fondo. En última instancia, supervisan y miden la eficacia de un programa.
Destrezas
Las habilidades del director de programas y el gestor de proyectos tienden a solaparse. Ambos deben saber comunicarse de forma clara, estar orientados a los procesos, tener un pensamiento táctico y estratégico, y conocer las metodologías ágiles. También deben estar enfocados en las métricas, ser capaces de analizar los datos y ajustar los proyectos y los plazos en función de los resultados de este análisis.
Además de estas habilidades comunes, los directores de programas deben ser capaces de tener una visión más amplia que los gestores de proyectos. Deben centrarse en los aspectos globales de distintos proyectos y decisiones, así como en la forma en que los proyectos interrelacionados contribuyen a los objetivos de la empresa.
Objetivos
Los objetivos de los directores de programas y los gestores de proyectos también son diferentes. En lo que respecta a los directores de programas, los objetivos son más estratégicos y tratan de alinear el propósito del programa con la misión de la empresa. Se centran en la forma en que los objetivos del programa aportan valor a la empresa y a las partes interesadas.
Los gestores de proyectos, por su parte, tienen en cuenta los detalles del día a día de un proyecto para garantizar que el equipo cumpla los objetivos del proyecto. Se centran en los hitos, las entregas y la gestión de los recursos para ejecutar de manera eficiente los proyectos que aportan valor a los clientes. Otra de las prioridades de los gestores de proyectos es cumplir los plazos, mientras que los directores de programas se encargan de la forma en que cada proyecto contribuye al panorama general de la organización.
Herramientas necesarias
Ambos profesionales deben dominar el software de gestión de programas y proyectos para asignar los recursos, hacer un seguimiento del progreso y medir el éxito con precisión. También deben estar familiarizados con los sistemas de gestión de contenido y utilizar herramientas como las tablas de RACI, que definen los roles de los miembros del equipo en un proyecto determinado.
Las historias de usuario son una herramienta útil que permite a los gestores de programas centrar los objetivos empresariales en las necesidades de los usuarios.
Dado que los gestores de programas tienen un enfoque más amplio que los gestores de proyectos, también deberían conocer las soluciones de gestión del trabajo para gestionar varios proyectos de forma impecable.
¿Cómo colaboran los gestores de programas y los gestores de proyectos?
Los gestores de programas y los gestores de proyectos deben colaborar estrechamente. Confían mutuamente para lograr las metas y los objetivos de los programas.
En la jerarquía tradicional, el gestor de proyectos depende del gestor de programas. Esto se debe a que un gestor de proyectos trabaja en una parte del programa, de la que el gestor de programas es el principal responsable. Sin embargo, en estructuras más horizontales, trabajan como partners para determinar la manera más adecuada de dividir un programa en proyectos más pequeños e interconectados.
¿Qué es lo más adecuado para tu equipo: un gestor de programas o de proyectos?
Ambos roles son beneficiosos para una empresa, ya que un gestor de proyectos eficaz ejecutará los proyectos que se alineen con los objetivos de tu empresa y un gestor de programas determinará cuáles son esos objetivos y cómo deben llevarse a cabo en un proyecto interconectado.
Determinar si necesitas un gestor de programas o un gestor de proyectos depende de las necesidades de tu empresa. ¿Necesitas a una persona estratégica para alinear el trabajo de la empresa con su misión o a alguien que se asegure de que tus equipos cumplen con sus entregas y plazos?
Si necesitas a alguien estratégico que pueda llevar varios proyectos al mismo tiempo, elige a un gestor de programas. Pero si necesitas a alguien que dirija un solo proyecto, un gestor de proyectos es una mejor opción. Sin embargo, puede que descubras que necesitarás a ambas figuras para llevar a cabo todas las tareas de un programa.
Logra el éxito con el rol adecuado
Los gestores de programas y los gestores de proyectos son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Necesitarás a unos o a otros para asegurarte de poder mejorar tu producto y servicios. Sin embargo, los gestores de programas y los gestores de proyectos necesitan las herramientas adecuadas para hacer bien su trabajo.
Jira Align de Atlassian es un software de gestión de programas que puede ayudar a hacer un seguimiento de los programas en un panel sencillo con visibilidad en tiempo real. Permite a los gestores de programas asignar los recursos de forma adecuada y ejecutar los programas sin problemas. También les permite coordinarse con los gestores de proyectos y comunicar los resultados a las partes interesadas.
Jira es una herramienta excelente para que los gestores de proyectos planifiquen el progreso de los proyectos y hagan un seguimiento de él en todos los equipos de la empresa. Les permite alinear el trabajo de desarrollo con otros equipos como, por ejemplo, el de la empresa, el de ventas, el de marketing y el de recursos humanos. Dado que los equipos de desarrollo y sus homólogos no técnicos trabajan con la misma herramienta de gestión de proyectos, los directores de proyectos pueden detectar los cuellos de botella y las dependencias entre los equipos, asignar los recursos adecuados y alinear a todos en torno a hitos compartidos.
Gestor de programas frente a gestor de proyectos: preguntas frecuentes
¿Pueden los gestores de proyectos convertirse en gestores de programas?
Sí, muchos gestores de programas comienzan como gestores de proyectos. Sin embargo, para progresar a ese nuevo rol, un gestor de proyectos debe estar dispuesto a adquirir competencias nuevas y a recibir formación laboral adicional, lo que incluye programas de certificación.
Si gestionas proyectos, te interesará participar más en proyectos a gran escala. De esa forma, adquieres las herramientas para dirigir varios proyectos a la vez.
¿Se considera que los gestores de programas están por encima de los gestores de proyectos?
La primacía de estos roles depende totalmente de la estructura jerárquica de la empresa. En una jerarquía más tradicional, el gestor de proyectos suele estar subordinado al gestor de programas, quien a su vez, está subordinado a la alta dirección, los vicepresidentes o el presidente de la empresa. Sin embargo, en jerarquías más horizontales, los gestores de programas y proyectos son partners cercanos, que colaboran para cumplir los objetivos de la empresa.