Funciones y responsabilidades de scrum de metodología ágil

Scrum presenta tres funciones: el propietario del producto, el experto en scrum y los miembros del equipo de desarrollo. Aunque esto está bastante claro, lo que hay que hacer con los cargos actuales puede resultar confuso. Muchos equipos se preguntan si deben cambiar los cargos al adoptar scrum. La respuesta corta es "no".

En este artículo, definiremos las funciones de scrum y la forma en la que puedes incorporarlas en la organización, sin imprimir tarjetas de visita nuevas.

Las tres funciones de scrum describen las responsabilidades clave de los miembros del equipo de scrum. No son cargos, lo que significa que cualquier cargo, incluso los que tienes en la actualidad, puede desempeñar una de las funciones. Como la esencia del scrum es el empirismo, la autoorganización y la mejora continua, las tres funciones dan una definición mínima de las responsabilidades y obligaciones para permitir a los equipos realizar el trabajo de manera eficaz; así se consigue que asuman la tarea de organizarse y seguir mejorando.

Scrum es un marco sobre el que los equipos desarrollan sus procesos. Proporciona la estructura básica para hacer reuniones periódicas, crear artefactos y definir quién hace qué.

Lo que no hace es ofrecer un modelo rígido al que tienen que ajustarse todos los equipos. Por ejemplo, si el equipo está trabajando en una aplicación de seguros web, necesitará gente que conozca la tecnología, los sistemas back-end y el dominio del negocio. Si, por el contrario, está trabajando en la nueva versión de Donkey Kong, las habilidades necesarias serían muy diferentes. Incluirían un diseñador gráfico, un ingeniero de sonido y un desarrollador gráfico. Como los problemas son distintos, las estructuras del equipo y las habilidades necesarias también son diferentes.

Esto se hace más difícil cuanto más complejo es el problema que un equipo está tratando de resolver. Como dice el viejo refrán: “A más vivir, más saber”. Puede que los equipos no sepan las habilidades ni la cantidad de trabajo necesario por adelantado, así que necesitan tener la flexibilidad necesaria para cambiar de rumbo una vez que obtengan más datos.

Con el fin de organizar un poco este mundo complejo, cambiante y, a menudo, fastidioso, scrum ofrece una estructura ligera con las tres funciones de scrum: miembro del equipo de desarrollo, propietario del producto y experto en scrum.

El equipo de desarrollo es la gente que hace el trabajo. De primeras, solemos pensar que el "equipo de desarrollo" solo está formado por ingenieros, pero no siempre es así. Según la Guía de la metodología scrum, puede estar compuesto por todo tipo de personas, entre las que se incluyen diseñadores, redactores, programadores, etc.

Puedes pensar en ello de la misma manera que cuando tienes un proyecto de reforma y contratas a un promotor. Ellos desarrollan el proyecto y llevan a cabo el trabajo. Sí, puede que esto signifique que ponen ladrillos, instalan la fontanería e incluso cavan hoyos, pero la persona se denomina “promotor”. Si lo extrapolamos a la función de “desarrollador” en scrum, se trata de un miembro del equipo que tiene las habilidades adecuadas, como parte del equipo, para realizar el trabajo.

El equipo de desarrollo debe ser capaz de autoorganizarse para poder tomar decisiones con el fin de llevar a cabo el trabajo. Piensa en un equipo de desarrollo como en un equipo de apoyo a la producción al que se contacta durante la noche porque algo ha salido mal. El equipo de desarrollo, al igual que el equipo de apoyo a la producción, puede tomar decisiones y entregar el arreglo o el valor del problema en cuestión. La autoorganización no consiste en faltar al respeto a la organización, sino en capacitar a las personas más cercanas al trabajo para que hagan lo necesario para resolver el problema.

Entre las responsabilidades del equipo de desarrollo, se encuentran las siguientes:

• Entrega del trabajo a través del sprint.
• Con el fin de garantizar la transparencia durante el sprint, se reúnen diariamente en el scrum diario (a veces llamado “reunión rápida”). El scrum diario proporciona transparencia al trabajo y ofrece un lugar exclusivo para que los miembros del equipo busquen ayuda, hablen sobre el éxito y destaquen las incidencias y los impedimentos. El experto en scrum puede facilitar el scrum diario, pero, en última instancia, es responsabilidad del equipo de desarrollo llevar a cabo esta reunión, ya que sirve para ayudarles, como grupo, a inspeccionar y adaptar el trabajo que están haciendo y trabajar de una manera más eficaz.

Los propietarios de producto que utilizan scrum conocen los requisitos de los clientes y la empresa y, a partir de ahí, crean y gestionan el backlog del producto en función de ellos. Puesto que los equipos ágiles son, por naturaleza, flexibles y receptivos, es responsabilidad del propietario del producto asegurarse de que ofrezcan el máximo valor. La empresa está representada por esta persona, que le dice al desarrollador lo que prima entregar. La confianza entre estos dos roles es crucial.

El propietario del producto no solo debe conocer al cliente, sino también contar con una visión del valor que el equipo de scrum le está entregando. También equilibra las necesidades de otras partes interesadas en la organización.

Por lo tanto, el propietario del producto debe tener en cuenta todos estos aportes y establecer la prioridad del trabajo. Esta es probablemente su responsabilidad más importante porque las prioridades conflictivas y las instrucciones que no sean muy claras no solo reducirán la eficacia del equipo, sino que también podrían romper la importante relación de confianza que la empresa tiene con el equipo de desarrollo.

Los equipos ágiles se han diseñado para inspeccionar y adaptarse, lo que significa que un cambio de prioridad puede llevar a un cambio importante en la estructura de estos, en los productos de trabajo y en el resultado final. Por lo tanto, resulta fundamental que solo una persona establezca las prioridades para que los equipos de scrum tengan éxito: el propietario del producto.

En la guía de la metodología scrum se definen las responsabilidades de los propietarios del producto de la siguiente manera:

• Gestión del backlog de scrum: esto no significa que sean los únicos en poner los elementos nuevos del backlog del producto en el backlog, pero, en última instancia, son responsables del backlog en el que el equipo de desarrollo trabaja. Esto significa que el propietario del producto debe ser consciente de todo lo que hay en el backlog, y las demás personas que añaden elementos al backlog del producto deben asegurarse de que se comunican con el propietario del producto. Incluso ofrecemos una plantilla gratuita de scrum que facilita la puesta en marcha del backlog.
• Gestión de publicaciones: el sprint no es un ciclo de publicación, sino de planificación. Eso significa que los equipos de scrum pueden realizar lanzamientos en cualquier momento. Lo ideal sería que hicieran lanzamientos frecuentes durante el sprint, lo que permitiría que en la revisión del sprint se comprobara el uso real de los clientes y sus comentarios; sin embargo, la entrega continua no siempre es posible y se requieren otros modelos de publicación. Es importante que el propietario del producto sepa cuándo se pueden y se deben publicar los elementos.
• Gestión de partes interesadas: en cualquier producto participarán muchas partes interesadas, como los usuarios, los clientes, la administración y el equipo directivo de la organización. El propietario del producto tendrá que trabajar con todas estas personas para garantizar de forma eficaz que el equipo de desarrollo esté aportando valor, lo que puede implicar una gran cantidad de gestión y comunicación con las partes interesadas.

El experto en scrum es la función que se encarga de unirlo todo y de garantizar que el scrum se haga bien. En términos prácticos, eso significa que ayuda al propietario del producto a definir el valor, al equipo de desarrollo a entregarlo y al equipo de scrum a mejorar. Es un líder servidor que no solo representa un estilo de liderazgo de apoyo, sino que describe lo que hacen en el día a día.

Sirve al propietario del producto ayudándole a entender y comunicar mejor el valor, a gestionar el backlog, a planificar el trabajo con el equipo y a desglosarlo para ofrecer el conocimiento más eficaz. Al servir al equipo de desarrollo, el experto en scrum les ayuda a autoorganizarse, a centrarse en los resultados, a conseguir un incremento de tareas finalizadas y a gestionar los impedimentos. También sirve a la organización en general y les ayuda a entender qué es el scrum y a crear un ambiente que lo fomente.

El experto en scrum se centra en lo siguiente:

• Transparencia: para inspeccionar y adaptar de forma eficaz es importante que las personas adecuadas puedan ver lo que está pasando; sin embargo, esto resulta en realidad mucho más complicado de lo que parece. El experto en scrum tiene la tarea de garantizar que el equipo de scrum trabaje de manera transparente. Entre los ejemplos se incluyen la creación de mapas de historias y la actualización de las páginas de Confluence con las ideas de las retrospectivas.
• Empirismo: la idea de que la mejor manera de planificar es llevar a cabo el trabajo y aprender de él constituye un aspecto básico de las estrategias ágiles y de scrum. El proceso empírico no es fácil y requiere que el experto en scrum oriente al equipo de scrum en el desglose del trabajo, además de proporcionar resultados claros y revisarlos.
• Autoorganización: si un equipo de desarrollo sabe que puede autoorganizarse, lo hará. De hecho, la autoorganización llega con el tiempo y necesita ayuda y apoyo. El experto en scrum animará a los miembros del equipo a salir de su zona de confort, probar cosas distintas y utilizar prácticas como el “póker de delegación” para exponer y cuestionar las ideas predefinidas sobre los límites y las responsabilidades de las funciones.
• Valores: el scrum define cinco valores de voluntad, concentración, compromiso, respeto y transparencia, no porque sea bueno tenerlos, sino porque crean un ambiente de seguridad fisiológica y confianza. Este entorno es necesario para que la agilidad prospere. Poner en práctica los valores es responsabilidad de todos los miembros del equipo de scrum, pero el experto en scrum asume una función activa para alentar y recordar a todos la importancia de dichos valores.

El experto en scrum ayuda al propietario del producto en la planificación del sprint y en las revisiones de este para garantizar que se haya descrito el valor con claridad y que se haya establecido una dirección. Ayuda al equipo de desarrollo en el scrum diario, donde se asegura de que el trabajo se esté realizando y de que los impedimentos se estén eliminando. También se responsabiliza de los impedimentos que se encuentran fuera de la capacidad de resolución del equipo. El experto en scrum comprueba que todas las oportunidades de mejorar se hagan transparentes para el equipo de scrum y que la retrospectiva cuente con un conjunto claro de resultados que se puedan ejecutar.

Las tres funciones de scrum son bastante simples para describir las tres principales áreas de responsabilidad en cualquier equipo de scrum, pero a menudo resulta complicado asignarlas a los puestos de trabajo existentes. Puedes empezar por aquí:

• Si tienes muchas habilidades excepcionales para ofrecer valor al cliente y eso es lo que te gusta, deberías ser miembro del equipo de desarrollo de scrum. De hecho, el equipo es el elemento más importante de cualquier organización ágil, ya que son los que realmente proporcionan valor a los clientes y a las partes interesadas. Eso significa que la antigüedad está determinada por la cantidad de valor que ofrezcas o cuánto ayudes a otros a hacerlo.
• Si eres experto en el cliente, la gestión de las partes interesadas y el dominio de la empresa, la función del propietario del producto sería la más adecuada para tu perfil. En la mayoría de las organizaciones, esta persona debe contar con el respeto y la confianza de la empresa para que pueda tomar decisiones. La función también requiere cierto nivel de politiqueo, ya que se deben negociar las compensaciones y mantener a todos satisfechos.
• Si quieres ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma eficaz y también cambiar el mundo con el scrum y la metodología ágil, la función de experto en scrum es para ti, ya que se centra mucho en las personas y hace especial hincapié en la orientación, la formación y el asesoramiento.