Twitter es una red social emblemática que cuenta con más de 186 millones de usuarios, y el número no para de crecer. Entre bastidores, Twitter es una empresa con miles de empleados y cientos de equipos diferentes, que utilizan numerosas herramientas para llevar a cabo el trabajo interno. Desde 2007, los equipos de desarrollo de Twitter han confiado en Jira Software para gestionar su trabajo. En 2019, la adopción de Jira se había expandido rápidamente a casi todos los equipos de Twitter, ya que descubrieron que Jira les ayudaba a gestionar y supervisar mejor el trabajo.
Cuando la adopción de Jira en Twitter se estaba extendiendo, los proyectos de Jira existían de forma independiente entre sí, sin estandarización en cuanto al uso de tipos de incidencias, campos, funciones o gestión de dependencias. Además, muchos equipos de Twitter no contaban con un sistema de informes eficaz. En su lugar, usaban hojas de cálculo y otras herramientas para sus informes, y esto no proporcionaba una visión general para planificar y supervisar de forma estratégica el trabajo de varios equipos, proyectos e iniciativas más grandes.
La experiencia de Twitter con el seguimiento de proyectos
Para la Hack Week de Twitter de 2019, el ingeniero de aplicaciones sénior de Twitter, Joe Pursel, propuso modificar Jira para ayudar al equipo de desarrollo de experiencias de Twitter a gestionar y supervisar mejor el trabajo. El proyecto, denominado Experience Project Tracking (Experiencia de seguimiento de proyectos), consistía en un conjunto de directrices para hacer el seguimiento de proyectos con Jira Software y Advanced Roadmaps para Jira. Pursel forma parte del equipo de Atlassian de Twitter, que gestiona las actualizaciones de software para Jira y Confluence. El equipo también proporciona soporte al usuario, lo que incluye la creación de proyectos y flujos de trabajo personalizados, así como portales de gestión de servicios con automatización personalizada.
“Gracias a nuestros estudios y entrevistas externas, nos dimos cuenta de que las empresas exitosas ponen énfasis en el trabajo y los objetivos, quién trabaja en qué, el seguimiento de los proyectos, la medición de los impactos o el ROI y la mejora continua”, afirmó Pursel.
Al darse cuenta de lo dinámicas que son las funciones de informes de Jira, el equipo de Atlassian de Twitter desarrolló una secuencia de comandos para Jira que aplicaba una plantilla de proyecto a los tipos de incidencias, flujos de trabajo y pantallas. Cuando la secuencia de comandos inicial se ejecutó durante un fin de semana, convirtió más de 500 proyectos de Jira de forma automática, transformando los flujos de trabajo y dando a los ejecutivos de Twitter información y visibilidad sobre el trabajo.
“Cualquier persona a nivel de director o responsable de programa técnico puede mirar un panel y obtener un informe dinámico con lo que quiere ver y consultar cómo va el rendimiento de un equipo”, afirmó Aswin Achuthan, ingeniero de aplicaciones sénior de Twitter. “Por ejemplo, un responsable de producto puede obtener un informe dinámico alineado con la organización para ver la información que necesita y cómo va el rendimiento de un equipo”.
De Experience Project Tracking a Unified Project Tracking
Experience Project Tracking fue un éxito inmediato. Poco después, los equipos de otros departamentos se dieron cuenta del potencial para sus departamentos y solicitaron la misma función. Los ejecutivos de Twitter vieron la oportunidad de reorganizar el propósito, la visión y los objetivos de Twitter y pronto aprobaron el proyecto Unified Project Tracking (Seguimiento de proyectos unificado).
Unified Project Tracking consiste en nuevas pautas para crear proyectos y vincular el trabajo con una jerarquía claramente definida. Mediante el uso de Advanced Roadmaps para los proyectos y flujos de trabajo de Jira, la jerarquía utiliza tipos de incidencias de nivel superior e introduce cinco niveles por encima de los epics ágiles para definir y guiar los proyectos. El nivel superior es el Propósito, seguido de Visión/objetivo, Meta/iniciativa estratégica, Estrategia/flujo de trabajo, Proyecto/iniciativa de hoja de ruta y Epic/hito/riesgo.
Jerarquía de Unified Project Tracking de Twitter en Advanced Roadmaps para Jira
La jerarquía se implementó para proyectos de Jira nuevos y existentes y ayuda con la planificación, el seguimiento y la rendición de cuentas. Jira Advanced Roadmaps permite a los equipos personalizar los tipos de incidencias y asignar la prioridad de los tipos de datos. Esto permite a Twitter organizar el trabajo de cada equipo funcional de acuerdo con el objetivo de la empresa.
El mapeo de dependencias se lleva a cabo añadiendo tickets de epic como elementos secundarios del tipo de incidencia de proyecto de hoja de ruta. Cuando se crea una incidencia de proyecto de hoja de ruta, el informador o persona asignada puede hacer clic en un botón del flujo de trabajo para crear un epic secundario, que se rellena con el nombre de la incidencia de proyecto de hoja de ruta para la vinculación y las dependencias.
Twitter tiene dos tipos de usuarios para proyectos de hojas de ruta y epics: propietarios de carteras y propietarios de epics. Los propietarios de carteras son responsables de proyectos de Jira y los propietarios de epics identifican y completan todos los elementos de trabajo del epic. Además, las incidencias de proyecto de hoja de ruta utilizan el vínculo principal para vincular la jerarquía con las incidencias problemas de estrategia o de flujo de trabajo.
Al utilizar estos tipos de incidencias recién creados, los ejecutivos tienen una mayor visibilidad sobre el progreso del trabajo. Además, equipos de toda la empresa ahora utilizan Jira para la gestión de proyectos.
Unified Project Tracking de Twitter tiene las siguientes características:
- Basado en objetivos: cada equipo de Twitter sabe cómo contribuye su trabajo de cara a la estrategia y los objetivos de la empresa. Los impulsores de proyectos son responsables de las actualizaciones y del progreso de los proyectos relacionados con los objetivos.
- Asincrónico: las actualizaciones de estado o los comentarios se pueden realizar en cualquier momento y lugar, siempre y cuando los equipos utilicen Jira. No hace falta celebrar reuniones de estado para generar estas notas.
- Accesible (y equitativo): cualquier empleado de Twitter puede ver quién es el propietario de un proyecto y hacer una pregunta en Jira sin importar su puesto o posición en la organización.
Jira y Confluence están estrechamente integrados en Twitter. Confluence se utiliza como recurso de conocimiento para la documentación, que incluye tutoriales e información de proyectos. También se usa para crear espacios de equipo, que pueden incluir planes de proyectos, informes y calendarios, así como espacios personales. El complemento Questions for Confluence permite a los usuarios hacer preguntas y compartir conocimientos con los compañeros.
El equipo de Atlassian de Twitter también creó secuencias de comandos personalizadas para notificar a los miembros de los canales de Slack de los equipos sobre las actualizaciones de incidencias que se producen en Jira. Además, se añadieron nuevas funciones para mejorar los objetivos de generación de informes y seguimiento, como el filtro enriquecido para paneles de Jira, los paneles de seguimiento del tiempo y los paneles de Service Desk.
“Algo sorprendente de Jira es que es tan flexible que lo puede usar cualquier equipo y lo único que necesitan es una línea de comandos de código”, afirmó Achuthan.
Al crear una experiencia unificada con flujos de trabajo estandarizados para proyectos en todos los equipos, Unified Project Tracking permite a los equipos de Twitter medir el progreso con mayor facilidad y ejecutar de manera más eficiente. Advanced Roadmaps para Jira permite a los equipos establecer fácilmente la ruta crítica de un plan, probar distintas variaciones y actualizar Jira en consecuencia. Los nuevos miembros del equipo pueden sumergirse rápidamente en los proyectos e iniciativas, y los equipos saben dónde deben centrar su atención.
Los ejecutivos y responsables de Twitter pueden planificar y supervisar el trabajo de distintos equipos y proyectos de forma estratégica. Los responsables pueden responder fácilmente a preguntas como las siguientes:
- ¿Cómo se hace el seguimiento de los proyectos de equipo cada semana, en cuanto a objetivos, iniciativas, flujos de trabajo, mejoras esenciales y trabajo normal necesario para llevar el negocio?
- ¿Qué proyectos se entregarán en un plazo determinado?
- ¿Cómo está evolucionando esa tasa de entrega a lo largo del tiempo?
Unified Project Tracking consigue que todos en Twitter sean más responsables, a todos los niveles de gestión. El uso innovador de Jira y Advanced Roadmaps por parte de Twitter ayudó a transformar el trabajo en toda la organización, razón por la cual la empresa obtuvo el galardón Best in Class (Technical) en los premios Team Awards de Atlassian.
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