La falta de flujos de trabajo transparentes puede provocar confusión, incumplimiento de plazos y una menor productividad, haciendo más difícil alcanzar los objetivos empresariales. Conociendo ejemplos y casos prácticos de flujos de trabajo, puedes optimizar las operaciones y mejorar la coordinación del equipo y los resultados de los proyectos, fomentando una cultura colaborativa. Estos ejemplos de diagramas de flujo de trabajo sirven como guías visuales que ilustran los procesos paso a paso de diversas funciones empresariales, para que sea más sencillo conocer e implementar trabajo eficaces.
Este artículo presenta casos prácticos y ofrece ejemplos de automatización del flujo de trabajo para empresas. También explica cómo Jira optimiza los flujos de trabajo para mejorar el éxito empresarial y te lo muestra también a través de ejemplos. Con ellos, las empresas pueden descubrir cómo los flujos de trabajo personalizables y adaptables ayudan a gestionar las tareas, supervisar el progreso y alcanzar los objetivos en los diferentes departamentos y proyectos.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una secuencia definida de tareas y actividades diseñada para lograr un objetivo específico, que agiliza los procesos, mejora la eficiencia y garantiza la coherencia en las distintas operaciones de una organización. Implica la ejecución y la revisión sistemáticas de las tareas para que los equipos puedan colaborar de forma eficaz, supervisar el progreso y lograr los resultados deseados con un mínimo de errores y redundancias.
Estos son algunos ejemplos de flujos de trabajo:
- Gestión de proyectos
- Ciclo de vida del desarrollo de software
- Campañas de marketing
- Proyectos de diseño
- Tareas de RR. HH. como la contratación, la incorporación y las evaluaciones del rendimiento
- Creación de contenido
- Diseño de páginas web
- Seguimiento de errores de TI
- Procesamiento de pedidos de venta
- Gestión de la atención al cliente
Incorporación de nuevos empleados
La importancia de unos flujos de trabajo eficientes
Para cualquier empresa es importante contar con unos flujos de trabajo eficientes, ya que agilizan los procesos, reducen las redundancias y minimizan la probabilidad de errores humanos. Todo esto maximiza la productividad y garantiza que las tareas se completen de forma precisa y eficiente.
Este concepto estructurado de la gestión de las tareas ayuda a los equipos a colaborar de forma eficaz, optimizar la asignación de recursos y cumplir los plazos de forma constante. Mejora la eficiencia general de las operaciones y facilita la toma de decisiones basada en los datos y la mejora continua, lo que, en última instancia, mejora los resultados de los proyectos y el éxito empresarial.
Casos prácticos de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo mejoran la gestión de proyectos, el servicio de atención al cliente, los procesos internos y la colaboración en equipo en diversas situaciones empresariales.
Jira, con sus plantillas personalizables y sus flujos de trabajo adaptables, satisface las necesidades únicas de los diferentes equipos y proyectos. De esta forma, es una herramienta ideal para optimizar los flujos de trabajo en todos los departamentos. Tanto si se trata de desarrollo de software, marketing, diseño o RR. HH., las funciones de Jira, como las plantillas de proyectos personalizables, la automatización del flujo de trabajo y las herramientas de colaboración, ayudan a agilizar los procesos, mejorar la eficiencia y obtener mejores resultados.
Gestión de proyectos
Unos procesos de gestión de proyectos simplificados mejoran la colaboración en equipo, la supervisión del progreso y el cumplimiento de los plazos mediante una comunicación clara, roles definidos y herramientas de seguimiento de las tareas.
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Desarrollo de software
El ciclo de vida de desarrollo de software abarca las fases de planificación, diseño, programación, prueba, implementación y mantenimiento. Metodologías como la metodología ágil y scrum ayudan a optimizar los flujos de trabajo de desarrollo de software. Estos marcos fomentan el progreso iterativo, la flexibilidad y la colaboración, ya que optimizan el desarrollo de productos y ayudan a los equipos a alcanzar sus objetivos.
La plantilla de seguimiento de errores es una herramienta clave en este proceso, ya que ayuda a los equipos a registrar, priorizar y solucionar los errores de software de forma eficaz.
Marketing
Los flujos de trabajo de marketing mejoran la planificación de las campañas, la creación de contenido, la ejecución de la estrategia y el análisis. Optimizan las tareas, los recursos y las decisiones basadas en datos para una ejecución puntual.
Diseño
Los flujos de trabajo de diseño fomentan el desarrollo del producto desde la concepción hasta la finalización. Mejoran la colaboración en equipo e incorporan comentarios para una mejora continua y una funcionalidad superior.
Recursos Humanos
Los flujos de trabajo de RR. HH. agilizan la contratación, la incorporación, las evaluaciones del rendimiento y la gestión de las licencias al estandarizar y automatizar las tareas. Esto garantiza el cumplimiento y ayuda a gestionar el ciclo de vida de los empleados.
Ejemplos de flujos de trabajo para empresas
Los flujos de trabajo empresariales integran diversas operaciones, como la gestión ágil de proyectos, el desarrollo de software, el marketing, el diseño y RR. HH., lo que mejora la productividad. Estos son algunos ejemplos de flujos de trabajo habituales para empresas:
Campaña de marketing
- Definir los objetivos: establece objetivos claros.
- Realizar estudios de mercado: conoce el público objetivo y el panorama competitivo.
- Identificar el público objetivo: adapta los mensajes al público objetivo y selecciona los canales adecuados.
- Crear contenido y materiales: produce contenido que llegue al público objetivo.
- Promocionar: ejecuta la campaña de marketing en diferentes canales para lograr el máximo impacto.
- Supervisar las métricas de rendimiento: supervisa el progreso y la eficacia de la campaña.
- Analizar los resultados: obtén datos relevantes e informa sobre las futuras iniciativas de optimización.
Lanzamiento de productos
- Creación de hojas de ruta: establece un plan de lanzamiento del producto que detalle la visión, las principales características y los hitos del producto.
- Aprobación del diseño: crea y finaliza el diseño del producto con las iteraciones necesarias y la aprobación de las partes interesadas.
- Comunicación entre el equipo y el cliente: garantiza una comunicación clara y uniforme entre todos los miembros del equipo y las partes interesadas durante todo el proceso de lanzamiento.
- Análisis de datos: configura sistemas para recopilar y analizar datos con los que fundamentar la toma de decisiones y medir el éxito del lanzamiento.
- Creación de informes: elabora informes para supervisar el progreso y compartir información con el equipo y las partes interesadas.
- Notificaciones automatizadas: implementa alertas automáticas para informar al equipo sobre la finalización de las tareas y la evolución de los proyectos.
- Coordinación de marketing y ventas: coordínate con marketing y ventas para garantizar la coherencia de los mensajes y que el equipo de ventas disponga de la información y los materiales necesarios.
- Comentarios de los clientes: recopila e incorpora los comentarios de los clientes durante y después del lanzamiento para refinar el producto y mejorar los proyectos futuros.
Creación de contenido
- Trabajo con ideas: genera ideas basadas en la investigación del público, las tendencias y los objetivos de contenido.
- Planificación: resume el contenido, define los objetivos y fija los plazos.
- Asignación: repartes las tareas entre los miembros del equipo, como redactores, diseñadores y editores.
- Producción de contenido: redacta, diseña y produce el contenido.
- Revisión y edición: revisa el contenido para garantizar su calidad, precisión y conexión con los objetivos.
- Aprobación: obtén la aprobación final de las partes interesadas o de los responsables de proyecto.
- Publicación: publica el contenido en las plataformas elegidas.
- Promoción: comparte y promociona el contenido a través de redes sociales, marketing por correo electrónico y otros canales.
- Supervisión del rendimiento: haz un seguimiento de la adhesión, el alcance y otros parámetros pertinentes.
- Análisis y comentarios: analiza los datos de rendimiento y recopila comentarios para mejorar el contenido en el futuro.
Diseño de páginas web
- Creación de wireframes: traza la estructura y el diseño básicos de las páginas web.
- Creación de prototipos: crea un prototipo en el que se pueda hacer clic para simular la interacción del usuario.
- Diseño visual: diseña los elementos visuales como colores, tipografías e imágenes.
- Programación: desarrolla el sitio web con HTML, CSS, JavaScript y otras tecnologías.
- Pruebas: comprueba la usabilidad, la accesibilidad y la compatibilidad entre navegadores de tu sitio web.
- Implementación: lanza el sitio web en un servidor de acceso público.
- Bucles de comentarios iterativos: recopila comentarios y haz los ajustes necesarios para mejorar el sitio web.
Seguimiento de errores de TI
- Identificación: reconoce y documenta la existencia de un error en el software.
- Informes: envía un informe detallado del error, que incluya los pasos para reproducirlo, los resultados esperados y los reales y las capturas de pantalla o los registros pertinentes.
- Clasificación: evalúa y prioriza el error en función de su gravedad, impacto y complejidad.
- Asignación: asigna el error al desarrollador o equipo correspondiente para que lo resuelvan.
- Resolución: documenta el proceso de corrección del error, que puede implicar programación, pruebas y revisión.
- Verificación: prueba el software después de la corrección para asegurarte de que se ha resuelto y no ha surgido ninguna nueva incidencia.
- Cierre: marca el error como resuelto y cierra el ticket de seguimiento de errores una vez verificado.
Pedido de venta
- Ubicación: los clientes hacen sus pedidos a través de una plataforma de comercio electrónico, por correo electrónico, por teléfono o en persona.
- Revisión y confirmación: el equipo de ventas verifica la exactitud del pedido y confirma que el producto está disponible.
- Generación de pedidos de venta: un pedido de venta formal detalla los productos, el envío, los precios y las condiciones de entrega.
- Logística: el departamento de almacén o inventario recoge, empaqueta y prepara el pedido para su envío.
- Envío: el departamento de logística envía el pedido a la dirección del cliente con un número de seguimiento.
- Facturación y pago: el cliente recibe una factura y la abona según las condiciones acordadas.
- Soporte posventa: el servicio de atención al cliente hace un seguimiento de los comentarios o aborda las preguntas o incidencias posteriores a la entrega.
Atención al cliente
- Inicio de la consulta del cliente: el cliente contacta con el servicio de asistencia por teléfono, correo electrónico, chat o redes sociales.
- Generación de tickets: un sistema automatizado crea un ticket de soporte con los datos del cliente y una descripción de la incidencia.
- Asignación de tickets: un agente de soporte recibe un ticket en función de su experiencia o disponibilidad.
- Investigación de la incidencia: el agente asignado investiga la incidencia y recopila información adicional del cliente si es necesario.
- Resolución y respuesta: el agente resuelve la incidencia y comunica la solución al cliente con instrucciones claras.
- Seguimiento: el agente contacta con el cliente para confirmar la resolución y recopilar comentarios.
- Cierre del ticket: el ticket se cierra tras la confirmación del cliente o tras un periodo de inactividad determinado.
- Análisis y comentarios: el equipo de soporte analiza los tickets resueltos para detectar incidencias comunes y comentarios para mejorar los productos y servicios.
Incorporación de nuevos empleados
- Preincorporación: completa la documentación necesaria y da la bienvenida al empleado a la empresa antes del primer día.
- Orientación para el primer día: presenta el nuevo empleado a sus compañeros de trabajo, ofrece un recorrido por la oficina e inicia la incorporación de la empresa.
- Fijación de objetivos para la primera semana: establece objetivos para 30, 60 y 90 días e inicia una formación basada en roles.
- Sesiones de seguimiento tras 30, 60 y 90 días: revisa el progreso, haz comentarios y asigna tareas en función de los roles para que todo vaya bien desde el principio.
- Revisión a los seis meses: evalúa la capacidad del empleado para trabajar de forma autónoma y proporciónale la formación o los recursos adicionales que necesite.
- Apoyo y desarrollo continuos: ofrece ayuda continua y oportunidades de desarrollo para que la integración en la cultura de la empresa y en el rol sea todo un éxito.
Jira mejora el proceso de incorporación de los empleados organizando las tareas, proporcionando plantillas de incorporación de nuevos empleados con listas de comprobación de hasta 55 elementos y agilizando el flujo de trabajo general.
Selección de personal
- Búsqueda de candidatos: identifica a posibles candidatos a través de ofertas de empleo, redes sociales, agencias de contratación y recomendaciones de empleados.
- Selección de currículums: revisa los currículums presentados y preselecciona a los candidatos en función de los requisitos y las aptitudes laborales.
- Realización de entrevistas: organiza y realiza entrevistas con los candidatos preseleccionados para evaluar sus aptitudes, experiencia y adecuación cultural.
- Ofertas de trabajo: selecciona y ofrece trabajo a los candidatos más adecuados, negociando las condiciones si es necesario.
- Incorporación: si el candidato acepta la oferta, inicia el proceso de incorporación en la empresa.
Aprobación de gastos
- Presentación de gastos: todos los informes de gastos de los empleados deben ir acompañados de la documentación necesaria, como recibos y una descripción de cada uno de ellos.
- Revisión automatizada: el sistema comprueba automáticamente si la presentación de datos cumple con las políticas de gastos de la empresa.
- Revisión gerencial: el informe se envía al gerente correspondiente para su revisión y aprobación. Se puede aprobar, rechazar o solicitar información adicional.
- Tramitación: el gerente remite los gastos aprobados a contabilidad o finanzas para su tramitación.
- Reembolso: el departamento financiero tramita el reembolso para que el empleado lo reciba a través del medio de pago seleccionado.
Evaluación del rendimiento
- Establecimiento de objetivos: establece las expectativas de rendimiento con el empleado al principio del periodo de evaluación.
- Supervisión continua: supervisa y documenta con regularidad el progreso y el rendimiento del empleado a lo largo del año.
- Recopilación de comentarios: reúne comentarios de distintas fuentes, como autoevaluaciones, revisiones de compañeros y evaluaciones de gerentes.
- Reunión de revisión: organiza una revisión formal del rendimiento para comentar los logros, retos y áreas de mejora del empleado.
- Planificación del desarrollo: elabora un plan de desarrollo que incluya una serie de acciones específicas para que el empleado mejore su rendimiento y alcance los objetivos.
- Documentación: completa y documenta la evaluación incluyendo los objetivos y los planes de desarrollo acordados para el siguiente periodo.
Optimización de los flujos de trabajo con Jira
La gestión de múltiples proyectos, partes interesadas y plazos puede llegar a ser compleja. Los flujos de trabajo agilizan las operaciones, mejoran la colaboración y promueven su ejecución en los plazos previstos, lo que aumenta la productividad. Un software de gestión de flujos de trabajo, como Jira, ayuda a los equipos a planificar, definir y supervisar el progreso de los proyectos en tiempo real, con lo que la gestión se adapta a las necesidades de cualquier equipo.
Jira ofrece plantillas de proyecto flexibles, flujos de trabajo personalizables y reglas de automatización para poder satisfacer las distintas necesidades de los proyectos. Proporciona funciones especializadas al integrarse con otras herramientas. Estas son algunas de las funciones principales:
- Tableros: utiliza los tableros para la gestión de tareas.
- Incidencias: divide los grandes volúmenes de trabajo en tareas más manejables llamadas "incidencias".
- Cronogramas: coordina con facilidad los proyectos y las dependencias con tu equipo gracias a los cronogramas.
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Paneles: visualiza los progresos y logros de manera conjunta mediante los paneles.
Ejemplos de flujo de trabajo: preguntas frecuentes
¿Cuáles son los distintos tipos de flujo de trabajo?
Existen cuatro tipos principales de flujos de trabajo: secuenciales, paralelos, de máquina de estados y basados en reglas. Los flujos de trabajo secuenciales facilitan la progresión lineal de las tareas, mientras que los paralelos permiten que las tareas se realicen de forma simultánea. Los flujos de trabajo de máquina de estados se basan en eventos y permiten gestionar procesos complejos con múltiples estados, mientras que los basados en reglas se adaptan en función de condiciones específicas.
¿Cuáles son los cinco pasos de un flujo de trabajo?
El flujo de trabajo se divide en cinco pasos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y finalización. El inicio determina la necesidad de la tarea y la planificación describe los pasos y los recursos. La ejecución desarrolla las actividades, el seguimiento supervisa y controla el progreso y la finalización concluye las tareas y las analiza para futuras mejoras.
¿Cómo crean las empresas los flujos de trabajo?
Las empresas establecen flujos de trabajo mediante la identificación de los procesos que requieren una estructura, la definición de los pasos y el diseño de la disposición. Después, implementan un software de gestión, como Jira, y lo optimizan de forma continuada basándose en los comentarios y el análisis del rendimiento.