Tarjetas kanban

Resumen: una tarjeta kanban es una representación visual de un elemento de trabajo. Es un Componente esencial de Kanban, un marco de gestión del trabajo que te ayuda a visualizar tu trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia.

Cuando Toyota buscó mejorar sus procesos de fabricación en la década de 1940, utilizó tarjetas para hacer un seguimiento visual del trabajo. Al igual que la proverbial nota adhesiva, estas tarjetas ayudaron a Toyota a mejorar sus procesos de fabricación. Cuando se desarrolló el método kanban en la década de 1990, como una forma de utilizar los mismos métodos de señales visuales para trabajar con el conocimiento, las tarjetas kanban pasaron a formar parte integral de los procesos de trabajo.

Una tarjeta kanban es una representación visual de un elemento de trabajo. Es un Componente esencial del método kanban, un marco de gestión del trabajo que ayuda a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso (WIP) y maximizar la eficiencia (o el flujo). Cada tarjeta kanban representa un único elemento de trabajo a medida que pasa por varias etapas de finalización, que se representan en un tablero de kanban físico o virtual.

Para tener una idea de lo que son las tarjetas kanban, imagina un equipo de desarrollo de software que utiliza pósits en una pizarra para representar sus elementos de trabajo. A medida que trabajan en los errores y las funciones, el equipo mueve los pósits a través de las columnas denominadas Prioridades, Diseño, Desarrollo, Pruebas, Bloqueado y Finalizado.

Por ejemplo, cuando los diseñadores puedan asumir una tarea, pasarán una tarjeta kanban de Prioridades a Diseño; a continuación, cuando todo esté preparado para iniciar la tarea de desarrollo, un desarrollador moverá una tarjeta terminada de Diseño a Desarrollo. Las tarjetas kanban siguen la progresión de un elemento de trabajo a través de las diversas etapas, de modo que el equipo siempre puede saber la historia y el estado de cualquier elemento de trabajo en cualquier momento.

“Kanban” es una palabra japonesa que significa “señal visual” o “tablero de señales”. Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota que buscaba formas de mejorar el proceso de fabricación de la empresa, inventó las tarjetas kanban a finales de los años 40.

La investigación de Ohno lo llevó a los pasillos de un supermercado americano, donde descubrió algo interesante. En lugar de mantener el inventario totalmente abastecido en todo momento, lo que conllevaría mucho tiempo y esfuerzo, el supermercado solo reabastecía los estantes cuando los empleados realmente veían que uno de ellos estaba casi vacío. En ese momento, la tienda lo reponía con la mercancía suficiente para satisfacer la demanda inmediata de esos productos por parte de los clientes.

Ohno tuvo la corazonada de que este tipo de entrega justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) revolucionaría la cadena de suministros de producción. Su primer reto fue averiguar la forma de visualizar el gran número de procesos de fabricación que se llevaban a cabo en la planta de la fábrica. Lo hizo con las tarjetas kanban.

Cada recipiente de piezas contaba con una tarjeta kanban adjunta que servía de señal de alerta para los trabajadores cuando las existencias descendían por debajo de la cantidad que se indicada en ella. Cuando eso ocurría, se desencadenaba el proceso de reposición y la fábrica enviaba el contenedor vacío con su tarjeta kanban al proveedor.

Consultando la tarjeta, que incluía información sobre las especificaciones de la pieza, la cantidad requerida y la hora de entrega prevista, el proveedor podía completar el pedido con rapidez y enviar el contenedor reabastecido con su tarjeta kanban de vuelta a la fábrica, justo a tiempo para mantener el ciclo de producción en marcha.

Durante casi medio siglo, este sistema de producción fue el “ingrediente secreto” del éxito de Toyota. Cuando la empresa comenzó a compartir públicamente detalles sobre este sistema en los años 90, la gente tomó nota.

Los pensadores del mundo de los negocios sintetizaron el sistema de producción de Toyota en un conjunto de procesos conocidos como “producción lean”. A medida que las empresas de tecnología comenzaron a estar en auge en los años 90, el consultor de gestión David J. Anderson creó el método kanban, que llevó las técnicas de la metodología lean a los ámbitos más intangibles del trabajo del conocimiento como la tecnología de la información y el desarrollo de software.

La tarjeta kanban se convirtió rápidamente en un artefacto visual que realiza el seguimiento de un elemento de trabajo mientras circula por un flujo de trabajo. En esencia, la tarjeta kanban fomenta el trabajo en grupo ayudando a los miembros del equipo a comunicarse y compartir información visualmente.

Las tarjetas kanban permiten a los equipos lo siguiente:

• Ver de un vistazo información importante sobre los elementos de trabajo. Cada tarjeta kanban suele contener una breve descripción de un elemento de trabajo, junto con su propietario, fecha de vencimiento y estado. La tarjeta puede incluir otra información, como indicadores de la documentación de origen o una lista de las incidencias que bloquean el progreso del elemento.
• Entregar los productos sin problemas y de manera eficiente. Las tarjetas kanban animan a los equipos a establecer expectativas claras y coherentes para cada área funcional. Cuando llega el momento de pasar un elemento de trabajo de un estado al siguiente, por ejemplo, de la etapa de planificación a la de implementación, estas políticas explícitas dejan claro quién se hace cargo y cuáles son los próximos pasos.
• Mejorar la eficiencia. Las tarjetas kanban facilitan el seguimiento del plazo, que es el tiempo que tarda un elemento de trabajo en pasar por todas las fases. Las tarjetas kanban, junto con un tablero de kanban, pueden ayudar a los equipos a identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo y optimizar su proceso. La mayoría de los equipos se esfuerzan por reducir el plazo, lo que significa que el trabajo se hace más rápido.

Además de facilitar la organización, resulta divertido utilizar las tarjetas kanban. Hay que admitirlo: da gustillo realizar el seguimiento del progreso de una manera tan clara y tangible.

Las tarjetas kanban presentan otras ventajas:

Como ya hemos dicho, puesto que las tarjetas kanban son tan visuales, resulta fácil saber cuándo se ha producido un problema con uno de los pasos de un proceso de trabajo echando un vistazo al tablero de kanban.

Si un equipo de desarrollo de software tiene constantemente el doble de tarjetas en la columna Pruebas que en las columnas Diseño y Desarrollo, los compañeros de grupo se darán cuenta rápidamente de que algo falla. Tal vez el equipo requiera más probadores o igual algo va mal con el criterio de la fase de pruebas.

Con el método kanban, los problemas se manifiestan de inmediato, lo que facilita que se puedan identificar y eliminar a medida que aparezcan. A esto se refieren los aficionados a la metodología kanban cuando hablan de “mejora continua”.

Las tarjetas kanban se desarrollaron para llevar un registro de los niveles de inventario y evitar que los materiales se amontonaran. El sector industrial sigue utilizando tarjetas kanban con ese fin, pero este tipo de metodología “justo a tiempo” resulta útil en otros sectores, como en el desarrollo de software, por ejemplo. Es igual de malo dejar que las funciones del software se acumulen en una fase del desarrollo que permitir que las piezas de automóviles se amontonen en el suelo.

Una forma en que los equipos evitan que los proyectos se estanquen es con un límite de trabajo en curso (WIP). Los equipos limitan el número de tarjetas kanban que pueden estar en cualquier fase de un flujo de trabajo a la vez. Cuando una columna está repleta, el equipo trabaja en conjunto para finalizar esos proyectos antes de que puedan asumir una tarea nueva; con esto se consigue que todo el trabajo siga adelante.

Una de las fantásticas características de los tableros de kanban es que se comparten. A medida que las tarjetas avanzan de columna en columna, suelen pasar de trabajador a trabajador o de equipo a equipo. Gracias a la metodología kanban, aunque cada uno es responsable de una parte distinta del proceso, todos miran lo mismo y, como el sistema es muy visual, resulta fácil conocer el flujo de trabajo de otro equipo echando un vistazo a sus columnas y tarjetas. Por esta razón, el método kanban se considera un buen antídoto para la mentalidad que fomenta el uso de silos.

Es muy divertido coger y mover las tarjetas kanban físicas, pero ¿qué pasa si los miembros de tu equipo no trabajan todos en la misma sala? Por suerte, hay muchas herramientas de software como Jira y Trello que te permiten configurar tableros de kanban digitales y rellenarlos con tarjetas kanban digitales.

Además de permitir que los equipos remotos colaboren, las tarjetas kanban digitales ofrecen varias ventajas sobre las físicas. Las de Jira y Trello se pueden personalizar mucho; por ejemplo, se pueden mostrar u ocultar los campos de información seleccionados y añadir contenido dinámico como comentarios, archivos adjuntos o enlaces a otras tarjetas. La mayoría de los softwares de kanban se pueden configurar para enviar notificaciones por correo electrónico cuando una tarjeta se reasigna, se mueve a una fase distinta en el flujo de trabajo o sufre algún otro cambio.

Las herramientas de software también ayudan a los equipos a comprender mejor la eficiencia de su trabajo. Herramientas como Jira realizan un seguimiento de las métricas importantes que un equipo kanban puede usar para mejorar su proceso. Poder analizar el plazo, el trabajo en curso y los diagramas de flujo acumulativo con solo un clic o dos supone una gran ventaja.

Las desventajas de la digitalización son sutiles, pero importantes. El objetivo de la metodología kanban es visualizar el trabajo. Ahora, en lugar de encontrarse en una pizarra o pared con colorines, el tablero de kanban vivirá en tu ordenador. Siempre me gusta decir que “no puedes abrir una nueva pestaña en una pizarra gigante”.

El método kanban es versátil y resulta fácil de adaptar a campos y ocupaciones diferentes. Ya hemos mencionado la forma en la que se utiliza en algunos sectores. En la fabricación, por ejemplo, agiliza el proceso de reabastecimiento de piezas en la línea de montaje, y en el comercio minorista puede ayudar a los empleados a realizar el seguimiento de los pedidos y cumplir con ellos. En el ámbito médico, las tarjetas kanban se usan para controlar los suministros.

La metodología kanban también resulta especialmente útil para la atención al cliente. Muchos equipos de asistencia utilizan software de centro de asistencia, como Jira Service Management. Estas aplicaciones recogen los comentarios de los clientes y crean automáticamente tarjetas de kanban que están listas para que el equipo de asistencia actúe.

En el sector del software, las tarjetas kanban se utilizan para facilitar la entrega continua, en la que los equipos lanzan actualizaciones pequeñas y frecuentes en un ciclo de publicación rápido, en lugar de dejar que las correcciones de errores y las funciones se acumulen en lanzamientos masivos y a menudo problemáticos de tipo “big bang”.

Independientemente del sector en el que te encuentres, las tarjetas kanban pueden ayudarte a organizar los elementos de trabajo y llevar a cabo tu labor de manera eficiente. Con suerte, a lo largo del camino, los miembros de tu equipo absorberán los valores kanban de mejora continua, transparencia, etc.

Antes de utilizar una plantilla de tablero de kanban, lee nuestra descripción general de kanban y los tableros de kanban. Recuerda que el método kanban fomenta la mejora continua y el cambio evolutivo, por lo que siempre podrás hacer ajustes más adelante.