¿Necesitas ayuda con la ineficiencia y la desorganización? ¿Te has cansado de hacer malabares con las tareas, incumplir los plazos y recibir un sinfín de correos electrónicos? Si es así, necesitas una herramienta de gestión de flujos de trabajo.
Las herramientas de gestión de proyectos para flujos de trabajo abordan las ineficiencias de forma frontal. Además, ayudan a tu equipo a agilizar los procesos, mejorar la comunicación y llevar un seguimiento de los detalles del proyecto.
En este artículo se definen las herramientas de gestión de flujos de trabajo, se destacan sus ventajas y se exploran algunas de las mejores herramientas disponibles para los equipos.
¿Qué son las herramientas de gestión de flujos de trabajo?
Las herramientas de gestión de flujos de trabajo ayudan a los equipos a planificar, organizar y llevar un seguimiento de las tareas y los proyectos. Asimismo, establecen un enfoque estructurado para gestionar el trabajo y definir y asignar las tareas con claridad.
Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo automatizan las tareas repetitivas y reducen el esfuerzo manual, lo que garantiza un rendimiento coherente y eficiente. Estas herramientas también proporcionan una plataforma centralizada para la comunicación en equipo, ya que permiten compartir archivos y conocimientos y, al mismo tiempo, facilitan la retroalimentación instantánea.
Las herramientas de gestión de flujos de trabajo agilizan los procesos que mejoran la comunicación colaborativa y la eficiencia.
Ventajas de las herramientas de gestión de flujos de trabajo
Una herramienta de gestión de flujos de trabajo beneficiará a tus procesos empresariales de las siguientes maneras:
- Las soluciones de automatización de flujos de trabajo gestionan las asignaciones de tareas periódicas, las notificaciones y las actualizaciones de estado, lo que permite a tu equipo centrarse en un trabajo más complejo y estratégico.
- Minimizan la necesidad de introducir datos manualmente, reducen los errores y ahorran tiempo para que tus equipos puedan lograr más en menos tiempo.
- Ofrecen plataformas compartidas y actualizaciones en tiempo real para mejorar la comunicación y la colaboración. Las actualizaciones periódicas informan a todos los miembros del equipo sobre los avances y los cambios.
- Ofrecen una comunicación optimizada para fomentar un entorno de colaboración y permitir a los miembros del equipo trabajar juntos de forma más eficiente.
Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo del mercado
Las principales herramientas de gestión de flujos de trabajo incluyen Jira, Trello y Confluence, que ayudan a los equipos a planificar, organizar y llevar un seguimiento de su trabajo de forma eficaz. Sin embargo, cada herramienta tiene una finalidad distinta y ofrece funciones únicas, por lo que es crucial sopesar las opciones y determinar cuál es la mejor para tu empresa.
Jira: la mejor herramienta de gestión de flujos de trabajo en general
Jira se considera una de las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo porque facilita la finalización de proyectos complejos. Además, reúne a todo tu equipo y tus recursos bajo un mismo techo y permite a los gestores de proyectos ver el progreso de cada equipo en un solo cronograma.
La función de seguimiento de incidencias de Jira identifica las tareas críticas y muestra el impacto de las diferentes acciones en los objetivos de la empresa. Jira también admite metodologías ágiles, como los tableros de kanban, por lo que es ideal para el desarrollo de software y otros entornos de proyectos iterativos.
Confluence: lo mejor para la documentación
Confluence facilita la creación, el intercambio y la colaboración en documentos y bases de conocimientos. Proporciona una plataforma centralizada en la que los equipos crean documentación detallada del proyecto, notas de reuniones y artículos de conocimiento.
La herramienta permite a los usuarios crear pizarras, bases de datos y vídeos dinámicos. Las herramientas de IA integradas resumen documentos extensos para que la gestión de proyectos sea más eficaz.
Una de las funciones más eficaces de Confluence es su perfecta integración con otras herramientas de Atlassian, como Jira. Tu equipo puede vincular diferentes tareas y recursos entre los programas para lograr un flujo de trabajo unificado.
Jira: lo mejor para la gestión visual de tareas
Jira destaca en la gestión visual de tareas. Los equipos pueden organizar las tareas y los proyectos mediante tableros, listas y tarjetas. Los tableros representan proyectos, las listas representan las categorías o fases de los proyectos y las tarjetas representan tareas individuales.
La interfaz intuitiva de Jira es lo suficientemente fácil de usar como para que los equipos la entiendan y la usen sin necesidad de una formación exhaustiva, y las opciones de personalización con integraciones permiten a los equipos adaptar Jira a sus necesidades específicas.
Jira Product Discovery: la mejor herramienta para priorizar
Jira Product Discovery ayuda a los equipos a recopilar, priorizar y gestionar las ideas y la información sobre los productos de forma eficaz. Además, proporciona un espacio estructurado para recopilar ideas sin pasar nada por alto.
Tu equipo puede evaluar y clasificar las ideas para perseguir primero las más viables. Las herramientas de colaboración de Jira Product Discovery permiten a los miembros del equipo comentar, votar o reaccionar ante las ideas, y su integración con Jira permite una transición sin problemas de la gestión de ideas a la ejecución de proyectos.
Pizarras de Confluence: las mejores para la colaboración visual
Las pizarras de Confluence permiten la lluvia de ideas y la planificación en tiempo real con una interfaz visual intuitiva. Tu equipo puede capturar ideas y esbozar planes con notas de recordatorio, dibujos y diagramas digitales. Las pizarras facilitan la contribución y la organización visual de las ideas.
Se puede acceder fácilmente al contenido de las pizarras mediante la integración con las páginas de Confluence, lo que permite un acceso rápido a las sesiones de lluvia de ideas y a las imágenes de planificación para maximizar la eficacia del flujo de trabajo.
Jira Service Management: lo mejor para la gestión de servicios de TI
Jira Service Management ofrece herramientas dinámicas para gestionar las solicitudes de asistencia, las incidencias y los cambios de TI. Las funciones incluyen colas personalizables, funciones de automatización y acuerdos de nivel de servicio.
Jira Service Management se alinea con los estándares de ITIL para la gestión de incidentes, problemas y cambios, lo que permite una prestación eficaz de servicios de TI y el cumplimiento de las mejores prácticas. La integración con Jira ofrece flujos de trabajo fluidos entre los equipos de gestión y desarrollo de servicios.
Atlas: lo mejor para la comunicación en los proyectos
Atlas proporciona una plataforma centralizada para las actualizaciones de los proyectos, que permite a las partes interesadas acceder a los últimos detalles y avances del proyecto.
Tu equipo puede publicar actualizaciones del tamaño de un tuit, supervisar los hitos y ver los resúmenes completos de los proyectos. Además, Atlas permite compartir conocimientos al integrarse con otras herramientas y sincronizar automáticamente las actualizaciones de la plataforma y los informes de progreso.
Confluence: lo mejor para la colaboración interdisciplinar
Las páginas de Confluence facilitan la comunicación colaborativa entre distintos equipos. Mantente al día con tu proyecto con notificaciones y comentarios para mejorar la colaboración entre los equipos multifuncionales y completar los proyectos de forma eficiente y eficaz.
Jira Align: lo mejor para una planificación empresarial
Jira Align conecta la estrategia con la ejecución y ayuda a las empresas a planificar y gestionar las transformaciones ágiles a escala. Su completa plataforma combina objetivos estratégicos de alto nivel y el trabajo diario.
Jira Align ofrece visibilidad en tiempo real y otras funciones cruciales para la planificación empresarial. Los ejecutivos y las partes interesadas reciben información actualizada sobre el progreso para una mayor transparencia y alineación.
Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de flujos de trabajo para tu empresa
Seleccionar la herramienta adecuada de gestión de proyectos para flujos de trabajo para tu empresa implica evaluar las necesidades y los requisitos de tu equipo con respecto a los flujos de trabajo.
Empieza por evaluar la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo y la naturaleza de tus tareas. Luego, identifica las funciones esenciales del flujo de trabajo, como la gestión de tareas, las herramientas de colaboración, la automatización y las funciones de elaboración de informes. Considera también la facilidad de uso. Una interfaz fácil de usar puede reducir la curva de aprendizaje y mejorar la adopción entre los miembros del equipo.
Las capacidades de integración también son cruciales. Cualquier herramienta que elijas debe conectarse con el resto del software de tu equipo y debe poder escalarse para crecer con tus procesos empresariales.
Los flujos de trabajo de Jira permiten una gestión eficaz de los flujos de trabajo al adaptar estos a los procesos únicos de tu equipo.
Empieza a gestionar los flujos de trabajo en Jira
Todas las herramientas de gestión de flujos de trabajo anteriores hacen que la gestión de proyectos sea más cómoda y sencilla. Sin embargo, Jira puede satisfacer casi todas las necesidades de gestión de flujos de trabajo.
Mejora la visualización de las tareas con los tableros de Jira para llevar un seguimiento sencillo del progreso. Aprovecha los tableros de sprints y los backlogs para gestionar los sprints, asignar tareas y supervisar el progreso en tiempo real. Utiliza las funciones de informes y paneles de Jira para mantener los proyectos en marcha.
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