Eres gestor de proyectos y tu equipo está a punto de embarcarse en su próximo sprint. Pero ¿están las tareas listas para que tu equipo trabaje en ellas?
Para determinarlo, necesitarás una definición de "listo" (DoR), un elemento vital en la gestión ágil de proyectos. Con una DoR, te aseguras de que tu equipo pueda abordar la tarea de forma eficaz. También puede ayudar a tu equipo con la mejora del backlog.
En esta página, analizaremos lo que es la definición de "listo" en las metodologías ágil y scrum y te indicaremos cómo evaluar si una tarea cumple sus criterios.
¿Qué es la definición de "listo"?
La definición de "listo" (DoR) te permite evaluar el trabajo antes de que tu equipo se ponga con ello. Define una tarea, una historia de usuario o un punto de historia para tu equipo. Si utilizas una metodología scrum, con la DoR puedes tomar medidas inmediatas. Antes de empezar un proyecto, tu equipo necesita saber:
- Tus clientes objetivo: ¿Cuáles son sus motivaciones, puntos débiles y necesidades?
- Los objetivos del proyecto: ¿Cuál es el propósito del proyecto?
- Las tareas necesarias: ¿son valiosas, tanto para la empresa como para el usuario? ¿Son claras y factibles?
- Requisitos técnicos: ¿Cuentan con los recursos necesarios? ¿Comprenden el enfoque técnico o la solución? ¿Puedes ponerlo a prueba?
- Estimación del tiempo: ¿Cuál es el plazo de finalización del trabajo? ¿Han llegado las partes interesadas y el equipo a un acuerdo sobre la fecha de finalización?
- La definición de "hecho" (DoD, por sus siglas en inglés): ¿Qué significa DoD o que el proyecto haya finalizado? ¿Qué métricas de scrum piensas utilizar para evaluar el éxito?
El trabajo solo podrá pasar del backlog del producto a estar activo una vez que el equipo conozca el alcance del proyecto. Todo el mundo debe ponerse de acuerdo sobre si el trabajo está listo. Así, reducirás las idas y venidas en la carga de trabajo del equipo.
Componentes clave de la DoR
Deberás tener en cuenta los seis componentes fundamentales de una DoR. Estos componentes te ayudan durante la planificación ágil. Se les llama "el método INVEST", que significa:
Independent (independiente)
Sea cual sea el elemento del backlog en el que estés trabajando no debe depender de ninguna otra tarea. Debe ser independiente. Así, tu equipo evitará cualquier trabajo innecesario.
Negotiable (negociable)
Una tarea no debe ser rígida. Debes ser lo suficientemente flexible como para tener en cuenta otras opciones que el equipo pueda ofrecer.
Valuable (valiosa)
Tu trabajo debe tener un propósito. Y lo que es más importante, debe añadir valor al producto, al cliente y a la empresa.
Estimable (estimable)
La tarea debe ser factible, alcanzable y cuantificable. Tu equipo necesita saber cuánto tiempo y esfuerzo vas a necesitar de ellos. Si el sprint requiere varias tareas, deberás tenerlo en cuenta para cada una de ellas.
Pequeña empresa
El trabajo debe ser gestionable. Si una tarea es compleja, deberías poder dividirla en tareas más pequeñas. Al hacerlo, se evitan los fracasos y el trabajo acelerado para cumplir plazos poco razonables. Y tu equipo no se agotará.
Testable (que se pueda probar)
Especifica los criterios de éxito y finalización en función de las necesidades de la empresa y de los usuarios, ya que permiten a tu equipo evaluar si la tarea se ha completado.
¿Por qué es importante la definición de "listo"?
Una DoR clara infundirá confianza y establecerá expectativas en ti, tu equipo y las partes interesadas.
He aquí por qué una DoR es fundamental para tu empresa:
- Mejora la comunicación: con la definición de "listo" tu equipo puede comunicar mejor si una tarea está lista para trabajar, minimizando así la confusión y los retrasos.
- Mejora la eficiencia: con la definición de "listo", tu equipo puede ejecutar las tareas de forma eficiente, ya que los miembros del equipo conocen los requisitos técnicos y pueden avanzar rápidamente.
- Reduce los errores: con un conocimiento firme de la tarea, el equipo puede mitigar los errores durante el sprint.
- Promueve la colaboración: la definición de "listo" viene a ser un acuerdo de trabajo y promueve una colaboración sana entre todo el equipo.
Capacita al equipo: con la definición de "listo", el equipo se implica y toma las riendas de su trabajo. "No olvides que la definición de 'listo' se crea por y para el equipo", subraya Mark Cruth, orientador de trabajo de Atlassian. "Se trata de lo que el equipo necesita para sentirse a gusto y ponerse manos a la obra".
Cómo crear una DoR eficaz
Ahora que entiendes lo que es la definición de "listo", es hora de crear una. Repasemos el proceso paso a paso de crear una definición de "listo" eficaz para tu empresa:
- Define las responsabilidades de tu equipo. Asegúrate de que cada miembro del equipo sepa de qué es responsable.
- Involucra a las partes interesadas fundamentales. Querrás su opinión y su aceptación de los criterios de la DoR para mitigar cualquier corrupción del alcance.
- Especifica la estructura y el formato de la DoR. ¿Para qué sirve la lista de comprobación? ¿Qué define si el trabajo está listo? ¿Cómo determina tu equipo lo que está listo? Estas son preguntas importantes que debes plantearte al crear una DoR.
- Mantén tu backlog limpio. No hay nada mejor que un backlog bien cuidado. Tu equipo debe comprobar si un elemento se ajusta a la hoja de ruta del producto y sigue siendo relevante.
- Identifica y define las historias de usuario. Determina los criterios de una historia de usuario y si es factible.
- Asegúrate de que cumple con los requisitos del método INVEST. Una lista de comprobación de la DoR determina si una tarea es independiente, negociable, valiosa, estimable, pequeña y se puede probar.
- Revisa tu definición de "listo" periódicamente. Las prioridades cambian y tu definición de "listo" debe reflejar estos cambios. De lo contrario, es posible que tu equipo no trabaje de forma tan eficiente. "Si ves que el equipo no suele terminar todo su trabajo en un sprint, o que hay muchos problemas para entender el trabajo del sprint, seguramente debas revisar y actualizar tu definición de 'listo'", explica Cruth.
Ahora que conoces todos los pasos, puedes crear una lista de comprobación de la definición de "listo" en Jira para asegurarte de que tu equipo sabe cómo completar una tarea y cuáles son las expectativas.
Perfecciona la definición de "listo" de tu equipo con Jira
¿Estás listo para empezar en una definición de "listo"? Con Jira, los equipos de software pueden seguir la metodología ágil fácilmente y tu trabajo repercutirá en los clientes en la empresa en su conjunto.
Crea tu definición de "listo" e incorpora los requisitos a Jira. Crea campos personalizados o descarga una extensión para hacer listas de comprobación de incidencias en Jira para cada incidencia de Jira. Si tienes diferentes tipos de trabajo, personaliza los tipos de incidencias de Jira para crear definiciones de "listo" diferentes.
Con Jira también es muy sencillo mejorar el backlog de sprint. Esto es lo que puede hacer tu equipo de software con Jira:
- Determinar qué tareas e historias de usuario están listas y son procesables.
- Dividir las tareas grandes en sprints más pequeños y gestionables.
- Ejecutar los sprints de forma eficiente y centrarse en la tarea.
- Reduce la fricción y aumenta la velocidad.
Definición de "listo": preguntas frecuentes
¿Cómo sería un ejemplo de una DoR?
Con una DoR, tu equipo puede saber si un elemento pendiente está listo para el sprint. He aquí un ejemplo de definición de "listo" para una corrección de errores:
Puede que haya quedado una corrección de errores en tu backlog, pero ahora puedes hacerla avanzar. Esto se debe a que tu equipo:
- Ha determinado que es procesable. El equipo cree que la corrección de errores es factible e independiente de otras tareas.
- Ha establecido una percepción común. El equipo entiende colectivamente lo que implica la corrección de errores. Saben lo que necesitan para que se lleve a cabo.
- Conoce su valor. El equipo conoce el impacto que tendrá la corrección de errores en los clientes y la empresa.
- Ha establecido los criterios y un plazo de finalización. El equipo estima el tiempo necesario para finalizar la corrección en función de los puntos de referencia clave.
- Cree que la corrección de errores se puede probar y verificar. El equipo puede probar la corrección para comprobar si funciona y demostrarla a las partes interesadas.
¿Cómo encaja la DoR en la gestión ágil de proyectos?
Con una DoR, tu equipo puede ser ágil. Es perfecta para la gestión de proyectos ágil, ya que tu equipo:
- Sabrá en qué tareas puede trabajar en un cronograma razonable.
- Trabajará de forma eficaz al conocer todas las dependencias y requisitos.
- Dispondrá de toda la información necesaria para garantizar que se pueda completar el alcance del trabajo a tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre la DoR y la DoD?
Tanto la DoR como la DoD son piedras angulares fundamentales en cualquier extremo de un sprint, pero hay algunas diferencias clave entre ellas:
- DoR: con este criterio se determina si una tarea o historia de usuario está lista para que la aborde tu equipo.
- DoD: con este punto de referencia se evalúa cuándo se ha completado una tarea o una historia de usuario.