Incluso los proyectos pequeños pueden resultar complejos en el entorno acelerado y altamente integrado de hoy en día. Una hoja de ruta del proyecto proporciona un enfoque integral para definir y gestionar el trabajo hasta completarlo de forma satisfactoria. Deja claro lo que construyes, y cómo y por qué lo haces. A diferencia de un plan de proyecto, que es más detallado y supervisa el progreso, la hoja de ruta del proyecto comunica los objetivos de alto nivel, el alcance del proyecto y las necesidades de recursos.
Una hoja de ruta del proyecto bien ejecutada es una importante herramienta de gestión de proyectos para mantener a los equipos y las partes interesadas concentrados durante todo el proceso con un documento visual y fácil de entender. Usa esta guía para descubrir cómo crear una hoja de ruta del proyecto que ayude a los equipos a planificar, definir y comunicar la información esencial de cada proyecto.
Cómo crear una hoja de ruta del proyecto en ocho pasos
La forma más sencilla de crear una hoja de ruta visual para un proyecto es dividirla en pasos, empezando por los objetivos y el alcance. Partiendo de esa base, puedes identificar a las partes interesadas, reunir los requisitos, dividir el trabajo en fases, definir las tareas y los recursos, estimar el tiempo de finalización y asignar las dependencias. El resultado es una hoja de ruta que comunica lo que estás creando, y cómo y por qué lo haces. Sigue leyendo para descubrir cómo redactar una hoja de ruta del proyecto en ocho sencillos pasos.
Jira ofrece una visibilidad descendente para ayudar a los equipos a planificar el trabajo, supervisar el progreso y asignar las dependencias. La plataforma fiable de Jira para crear hojas de ruta y su flexibilidad integrada proporcionan las herramientas necesarias para gestionar los proyectos desde su inicio hasta su comercialización, sin importar lo que surja en el proceso. Desde las partes interesadas hasta los desarrolladores, la presentación visual acelera la comprensión y promueve una toma de decisiones fundamentada.
Paso 1. Define los objetivos y el alcance del proyecto
El primer paso para crear una hoja de ruta del proyecto es definir los objetivos del proyecto, lo que ayuda a determinar qué incluir y qué guardar para más adelante en la hoja de ruta. Las empresas que ofrecen productos de alta calidad conocen las ventajas de mantener los proyectos centrados en los objetivos SMART. Aunque añadir funciones y opciones que no formen parte de los requisitos es tentador, lo mejor es planificar varios proyectos más pequeños, cada uno con su propio enfoque. Esto aumentará la calidad general y el tiempo de salida al mercado, y garantizará que las necesidades de los clientes se satisfagan de forma exhaustiva.
El alcance es el trabajo que abarca el proyecto. Por ejemplo, supongamos que tu objetivo es mejorar la estimación de costes de la construcción de viviendas nuevas con un margen del cinco por ciento del coste real. En ese caso, el alcance del proyecto puede incluir la integración con los datos actuales de los proveedores, la implementación de modelos de tendencias de la inteligencia artificial y la creación de actualizaciones en tiempo real.
Para mantener el proyecto centrado y alcanzable, el alcance puede excluir las mejoras en la experiencia de usuario e indicarlo ayuda a evitar que se amplíe el alcance.
Paso 2. Identifica a las partes interesadas
Identifica a las partes interesadas, los miembros del equipo, los patrocinadores, los clientes y otras partes importantes. Los equipos altamente colaborativos mejoran la productividad, ya que saben quién es el responsable de cada elemento del proyecto. Esto acelera la toma de decisiones y elimina el trabajo redundante. También promueve una comunicación eficaz desde el principio.
Paso 3. Reúne los requisitos
Los requisitos proporcionan directrices claras sobre lo que debe lograr el producto acabado. Si el ámbito incluye asociaciones estratégicas, los requisitos indican el socio, el tipo de datos que se van a integrar, la forma en que incorporarás los datos y los resultados esperados del proyecto.
Ejemplo de afirmación: la función de estimación de costes extrae datos de inventario en tiempo real de un proveedor a través de una API abierta, lo que permite a los usuarios seleccionar entre las opciones disponibles para ver los costes actuales.
Clasifica los requisitos de forma colaborativa según su prioridad y viabilidad. En función del cronograma del proyecto, el trabajo y los recursos disponibles, esto ayuda al equipo a decidir qué planificar y qué guardar para más adelante.
Paso 4. Divide el proyecto en fases
Divide el trabajo en fases o hitos. Cada fase representa un hito importante del proyecto con un resultado claramente definido.
Por ejemplo, la fase 1 puede consistir en recuperar todos los datos de socios de forma fiable bajo demanda; la fase 2 puede consistir en completar la interfaz de usuario de la aplicación en función de la forma en que el usuario interactúa con los datos; la fase 3 puede consistir en estandarizar los informes para el análisis continuo de los usuarios, etc.
Paso 5. Define las tareas y actividades
Desglosa las tareas y actividades en las fases para cumplir el objetivo. Por ejemplo, la fase 1 puede incluir la implementación de las claves de API y la validación de la accesibilidad e integridad de los datos.
Es importante involucrar al equipo en la colaboración en proyectos para adquirir la experiencia colectiva de todos los miembros. Este paso mejora la planificación del proyecto al garantizar la inclusión de todas las actividades. Identifica quién es el responsable de cada actividad para prepararte para el siguiente paso.
Paso 6. Calcula el tiempo y los recursos necesarios
Ya has definido los objetivos, las fases y las actividades. En este paso, una presentación visual ayuda a mostrar las estimaciones de tiempo y recursos. Los recursos pueden ser personas, tecnología, materiales y presupuestos, todo lo necesario para completar el proyecto.
Utiliza la experiencia de tu equipo para calcular el tiempo y los recursos necesarios. Es probable que tu ingeniero de datos sepa cuánto tiempo se tarda en integrar los datos en función del tipo, el volumen y la madurez de la fuente. Los miembros encargados de la seguridad pueden identificar el hardware o las políticas necesarias para cumplir con la normativa. Todo esto puede afectar al presupuesto y al cronograma, así que ahora es el momento de identificarlos.
Paso 7. Identifica las dependencias
Asigna las dependencias para crear un cronograma del proyecto mediante un diagrama de Gantt, un tablero de kanban u otra presentación visual de las tareas. Por ejemplo, crear una interfaz para datos externos depende del desarrollo de una API u otra integración para obtenerlos. Una presentación visual ayuda a identificar rápidamente los cuellos de botella, las restricciones y la carga de recursos.
Paso 8. Comunica y supervisa el progreso
Comparte la hoja de ruta de tu proyecto con las partes interesadas y obtén su aprobación antes de que comience el proyecto. Los resultados deben satisfacer sus necesidades y ajustar el alcance o el enfoque será más fácil si ya tienes una hoja de ruta. Los gestores de proyectos suelen celebrar una reunión inicial en la que participa todo el mundo para hablar sobre el trabajo y hacer preguntas.
Sin embargo, la comunicación no termina en la reunión inicial. Asegúrate de supervisar el progreso del proyecto y de mantenerte al día de las incidencias. Organiza reuniones periódicas de estado con las partes interesadas para mantenerlas informadas durante todo el proyecto.
Componentes esenciales de una hoja de ruta del proyecto
Una hoja de ruta integral del proyecto incluye lo siguiente:
- Los objetivos guían el trabajo del equipo a la hora de definir lo que están creando y por qué.
- Los hitos ayudan al equipo a dividir el trabajo en fases alcanzables y a mostrar el progreso.
- Los requisitos sirven para medir el éxito de los hitos y las tareas.
- Las tareas identifican todo el trabajo necesario para completar el proyecto.
- Los cronogramas proporcionan la duración y la secuencia de cada hito y tarea.
- Las dependencias ayudan a identificar la secuencia lógica de las tareas y a mejorar las estimaciones de tiempo.
Elegir la herramienta adecuada para la hoja de ruta del proyecto
La selección de la herramienta adecuada depende de los requisitos y preferencias del proyecto. Funciones como los diagramas de Gantt y los tableros de kanban proporcionan información del proyecto en un diseño visual que facilita la comprensión de las dependencias y los plazos. Jira proporciona herramientas de gestión de proyectos integrales e incluye las siguientes funciones de hoja de ruta:
- Los tableros ayudan a los equipos a planificar, visualizar y gestionar el trabajo al mostrar las porciones de trabajo en forma de tarjetas visuales, que puedes mover entre columnas o fases y que actualizan automáticamente la información del cronograma.
- Las incidencias dividen los trabajos más grandes en partes más pequeñas y gestionables. Puedes usar las incidencias para recopilar la información relevante de las tareas y los estados para mantener al equipo al día.
- Los cronogramas permiten a los equipos añadir epics y asignar elementos de trabajo, dependencias y publicaciones.
Si lo tienes todo listo para crear una hoja de ruta del proyecto hoy mismo, usa la plantilla gratuita de hoja de ruta del proyecto de Jira para coordinar a los equipos sin complicaciones y mejorar la colaboración.
Prácticas recomendadas para la creación de hojas de ruta de proyectos
Involucrar a las partes interesadas en el proceso de planificación ayuda a garantizar que lo que estás construyendo satisface sus necesidades. Una hoja de ruta sencilla y atractiva desde el punto de vista visual hace que los equipos y las partes interesadas participen a medida que avanza el proyecto, y actualizarla con regularidad ayuda al equipo a mantener la flexibilidad. Prepárate para el cambio y adáptate a él.
Jira puede ayudar a los equipos a seguir las prácticas recomendadas. Dividir el trabajo complejo en incidencias proporciona flexibilidad para cambiar las prioridades, identificar los problemas desde el principio y mantener el rumbo gestionando incrementos de trabajo más pequeños. Los equipos pueden crear páginas de Confluence directamente desde Jira, proporcionando una única fuente de información que mantiene la organización del proyecto de principio a fin.
Crea hojas de ruta del proyecto con Jira
Ver y conocer los objetivos generales te ayuda a planificar y priorizar el trabajo de forma eficaz, asignar las dependencias, gestionar los recursos y supervisar el progreso. Jira ofrece flexibilidad en la presentación visual para que todo el mundo esté en sintonía. Los equipos pueden ver en qué están trabajando y lo que viene después en el contexto de los objetivos del proyecto y colaborar de forma eficaz en toda la empresa mediante un repositorio central.
Hoja de ruta del proyecto: preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una hoja de ruta del proyecto?
Casi todas las hojas de ruta de los proyectos, sin importar su tamaño, incluyen los mismos elementos: objetivos, hitos, requisitos, tareas, recursos, plazos y dependencias.
¿Qué es la hoja de ruta de un proyecto?
El formato de la hoja de ruta de un proyecto puede variar según el tipo de proyecto. Una hoja de ruta de desarrollo de software puede incluir las fases de planificación, desarrollo, prueba e implementación. Dentro de cada fase, puede haber hitos específicos según las tareas y los plazos.
Por ejemplo, la fase de desarrollo puede incluir hitos en materia de estandarización de datos, integración de terceros y cálculos de precios y descuentos. Las tareas detalladas, las dependencias, las asignaciones de recursos y los plazos están dentro de esos hitos.
¿Se puede usar una plantilla para crear las hojas de ruta de los proyectos?
Los equipos suelen utilizar plantillas para acelerar la creación de la hoja de ruta de un proyecto. A la hora de elegir la herramienta que se va a utilizar, se deben tener en cuenta las necesidades específicas del proyecto. Las herramientas altamente flexibles permiten adaptar el proceso sin importar el tamaño ni el alcance de los proyectos.
Jira ofrece la flexibilidad necesaria para personalizar la hoja de ruta de tu proyecto, incluidas las plantillas, y ofrece herramientas de gestión de proyectos integrales que te ayudan a pasar de una idea a un proyecto y a apoyarte en una única herramienta centralizada.