Cada equipo de software sigue un proceso para realizar el trabajo. Establecer ese proceso como un flujo de trabajo hace que sea estructurado, repetible y escalable. Cuando se combinan con un alcance de proyecto bien definido, los flujos de trabajo ayudan a mejorar la planificación del proyecto y otras fases de la gestión del proyecto.
Los flujos de trabajo respaldan tu proceso de toma de decisiones, te ayudan a alcanzar los objetivos del proyecto de manera más eficiente y a ofrecer resultados estrechamente alineados con las necesidades y objetivos empresariales.
Este artículo define los flujos de trabajo y los diferentes tipos, describe las fases clave de los flujos de trabajo eficaces de gestión de proyectos y ofrece los pasos específicos y las prácticas recomendadas para ayudarte a ti y a tus equipos a crear flujos de trabajo de proyectos eficientes.
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¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo define una secuencia de tareas del proyecto de principio a fin. Cada flujo de trabajo detalla las funciones, los procesos y los plazos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Tipos de flujos de trabajo
En el desarrollo de software se utilizan varias metodologías populares de gestión de proyectos, como la metodología ágil, DevOps, Kanban, Lean, la metodología Waterfall y la híbrida. Cada metodología tiene sus propias funciones y flujos de trabajo que la hacen adecuada para tipos particulares de proyectos y necesidades empresariales.
Los flujos de trabajo Kanban, Lean, Waterfall e híbridos son especialmente populares entre las empresas de fabricación y servicios. Los desarrolladores de software también las utilizan, pero el desarrollo de software utiliza la metodología ágil más que cualquier otra metodología, que será el tema central de este artículo.
La importancia de los flujos de trabajo ágiles en la gestión de proyectos
Los flujos de trabajo ágiles ayudan a los equipos de desarrollo a lograr y garantizar la claridad, la eficiencia y la coordinación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Los flujos de trabajo ayudan a los equipos ágiles a cumplir los plazos de forma coherente, a asignar los recursos de forma eficaz y a gestionar y mitigar los riesgos. Estas ventajas hacen que los flujos de trabajo sean fundamentales para el desarrollo y la gestión de proyectos ágiles.
Fases de un flujo de trabajo eficaz de gestión de proyectos
El flujo de trabajo de gestión de proyectos normalmente pasa por las cuatro fases siguientes:
- Inicio: esta fase define los objetivos, el alcance y los recursos iniciales del proyecto.
- Planificación: en esta fase, el equipo desglosa las tareas, crea horarios y asigna los recursos.
- Ejecución: esta fase implementa las tareas de acuerdo con el plan y gestiona el rendimiento del equipo.
- Supervisión y control: esta fase hace un seguimiento del progreso y se ajusta para garantizar el éxito del proyecto y la mejora continua.
Cómo crear un flujo de trabajo ágil para garantizar el éxito del proyecto
Los flujos de trabajo ágiles cuentan con cinco pasos que permiten una gestión eficaz de los proyectos y su éxito: definir los objetivos del proyecto, desglosar las tareas y los hitos, asignar tareas y responsabilidades, crear una planificación y un cronograma, supervisar el progreso y adaptarse.
Definir los objetivos del proyecto
Esbozar los objetivos, las entregas y las restricciones del proyecto. Colabora con los miembros del equipo, las partes interesadas y los líderes empresariales para entender sus expectativas y optimizar la alineación de los objetivos de tu proyecto con las necesidades y los objetivos empresariales.
Desglosar las tareas y los hitos
Divide el proyecto en tareas gestionables y establece hitos asertivos pero alcanzables para ellas. Equilibra cuidadosamente el deseo de ofrecer resultados rápidamente con los recursos disponibles. Considera la posibilidad de ofrecer resultados que se ajusten a las metas y objetivos previstos con un mínimo de errores o modificaciones.
Asignar tareas y responsabilidades
Asigna tareas y responsabilidades a los miembros del equipo en función de las habilidades y la disponibilidad. Utiliza herramientas de gestión de recursos para obtener información precisa y completa sobre la disponibilidad de los miembros del equipo. Esto ayuda a evitar tareas conflictivas o superpuestas de personas críticas.
Crea un cronograma y una planificación
Crea un cronograma detallado con plazos y dependencias claros. Resalta todos los posibles conflictos o retrasos conocidos y previstos.
Supervisar el progreso y ajustar
Asegúrate de contar con flujos de trabajo y procesos eficaces para supervisar el progreso, identificar los problemas y realizar los ajustes necesarios para mantener tu proyecto en marcha. Siempre que sea posible y apropiado, incluye medidas que respalden los esfuerzos de mejora continua.
Prácticas recomendadas del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo eficaces te permiten automatizar y estandarizar varias tareas y procesos de gestión de proyectos. Las competencias de automatización de Jira permiten agilizar los flujos de trabajo e impulsar los procesos al eliminar los cuellos de botella y escalar las operaciones de los proyectos, haciendo que la gestión de los proyectos sea más eficaz y coherente en tu empresa. Puedes mejorar aún más el valor de tus flujos de trabajo con estas prácticas recomendadas:
- Apuesta por la sencillez. Los procesos complejos son difíciles de entender, implementar y ajustar. Estos son algunos estados de flujo de trabajo recomendados:
- Tareas pendientes: las tareas que están a la espera de empezarse.
- En curso: el equipo está trabajando en estos elementos.
- Revisión del código: el trabajo terminado está pendiente de revisión.
- Terminado: estas tareas cumplen con la definición del equipo de Terminado.
- En espera de control de calidad: esta categoría es para trabajos implementados y está a la espera de que los evaluadores la revisen.
- Listo para fusionarse: se trata de un código revisado que está listo para fusionarse con la rama principal o la rama de publicación.
No es necesario que cada estado del flujo de trabajo lo gestione una persona diferente. A medida que un equipo ágil madura, los desarrolladores se encargan cada vez más del trabajo, desde el diseño hasta la entrega. Una de las características de la agilidad consiste en contar con un equipo autónomo que pueda gestionar un trabajo heterogéneo.
- Comunícate con claridad. Establece una comunicación frecuente y regular con tus equipos. Anímalos a compartir cualquier información que pueda afectar a su capacidad para mantener su esfuerzo por buen camino.
- Busca el compromiso de partes interesadas. Las partes interesadas afectadas por tus proyectos también pueden afectar a esos esfuerzos. Mantenlos comprometidos a lo largo de cada proyecto, fomenta su apoyo y aborda sus preocupaciones de forma rápida y creíble.
- Mejora de forma continua. Recopila los comentarios de los desarrolladores y las partes interesadas. Toma nota detallada de lo que ha ido bien y de todo lo que no. Usa esa información para impulsar ajustes y mejoras graduales en esos resultados, flujos de trabajo y procesos.
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Los flujos de trabajo eficaces pueden proporcionar una base firme y flexible para que los proyectos de desarrollo ágil tengan un éxito constante y para avanzar hacia la mejora y la entrega continuas. Los procesos bien diseñados pueden ayudarte a ti y a tus equipos a desarrollar, ejecutar y gestionar esos flujos de trabajo y a maximizar los beneficios para tu empresa.
Los flujos de trabajo de Jira pueden ayudarte a ti y a tus equipos a optimizar la gestión ágil de proyectos. Jira facilita el seguimiento de las tareas, la colaboración en equipo, la gestión de problemas y la elaboración de informes, y es compatible con la metodología ágil y otras metodologías de gestión de proyectos.