Planificación ágil trimestral: 8 pasos para ponerse en marcha

De camino a otra reunión de planificación trimestral ágil en el trabajo, me di cuenta de que yo también estoy trabajando en un proyecto a largo plazo. Estoy construyéndome una casa. La creación de software y la construcción de una casa no son cosas tan distintas: ambos son proyectos a largo plazo donde varios equipos deben coordinarse y, como podría confirmar cualquiera que se haya embarcado en la construcción de una casa, nunca terminan del todo. Siempre pueden hacerse mejoras, siempre hay algo que se rompe y las tendencias del mercado siempre cambian. Sin un plan, corres el riesgo de que surjan impedimentos o que se aplace la eterna mudanza que siempre está programada para dentro de dos meses.

Donde el desarrollo de software difiere y la construcción de una casa podría salir totalmente beneficiada, es en el uso de la metodología ágil. Esta metodología permite que varios equipos puedan responder a los cambios rápidamente. Así que ¿cómo puede la metodología ágil, un método basado en una entrega frecuente y continua, combinarse con una planificación general y a largo plazo? ¿Es posible crear un pronóstico realista durante un periodo prolongado, sabiendo que la única constante es el cambio?

Con independencia de tu progreso actual hacia la metodología ágil, y tanto si utilizas kanban, scrum o estás empezando a probar la agilidad a gran escala, es necesario gestionar personas, trabajo y tiempo al planificar la visión estratégica a largo plazo. A la hora de gestionar el desarrollo de software, resulta difícil pensar en un enfoque con herramientas desconectadas, como los diagramas de Gantt, las hojas de cálculo y mezclas personalizadas de herramientas de gestión de carteras de proyectos. O, en el caso de mi contratista, su combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos y mensajes de texto pasa a ser al instante algo poco práctico.

Antes de tratar el tema de las soluciones de pronóstico dinámico, veamos los pasos que debes seguir para crear un plan ágil a largo plazo con la metáfora de construir una casa:

Ya sea una casa o un producto, tienes que definir la visión y perfilar los temas estratégicos. Piensa en los temas como áreas prioritarias para toda la organización. ¿En qué quieres centrarte el próximo trimestre, los próximos 6 meses y el próximo año? ¿Dónde quieres dedicar tiempo y emplear recursos? ¿Rendimiento, experiencia del usuario, seguridad, nuevas funciones competitivas (¿un jacuzzi, por ejemplo?) o una combinación de todo ello?

Claro que lo quería todo, pero siempre están esas dos molestas realidades: el tiempo y el dinero. Establecer los temas de mayor prioridad te ayudará a centrar tu tiempo y energía en hacer pocas cosas pero hacerlas verdaderamente bien.

Para respaldar, por ejemplo, el tema de la seguridad, tendremos que construir nuevos cimientos, con muros verticales en la estructura, puertas de madera maciza y ventanas de doble acristalamiento.

Así las cosas, ¿qué trabajo se necesita realmente para instalar ventanas nuevas y seguras? Desglosa el trabajo de la iniciativa más ambiciosa en acciones más asequibles, como epics que puedan ayudarte con la planificación trimestral ágil. Así tendrás una visión detallada de todos los pasos necesarios para completar tu iniciativa.

Por ejemplo, tienes que quitar las ventanas antiguas, comprar unas nuevas, instalarlas, mejorar el rendimiento de las ventanas con cortinas o persianas, etc. Estas pequeñas acciones formarían tu backlog.

Esto te ayudará en el siguiente paso del proceso de planificación, y el más importante, la estimación.

Una vez desglosado el trabajo, deberás realizar una estimación aproximada del tiempo necesario para crear una hoja de ruta. Una hoja de ruta es un plan de acción de cómo un producto o una solución evoluciona a lo largo del tiempo. Necesitas esto para comprender cuándo ocurrirán los acontecimientos importantes y en qué orden.

Aquí es donde entra verdaderamente en juego la experiencia de tu contratista (o gestores de productos y jefes de desarrollo). Al observar esfuerzos similares en el pasado, puedes hacerte una buena idea del tiempo necesario para completar cada epic.

Dado que para estimar es preciso conocer los esfuerzos del pasado con epics similares, es aún más importante almacenar la información en un único lugar. De esa forma, resulta mucho más sencillo mirar atrás y lograr unas estimaciones más exactas. Mi contratista confía en su experiencia, pero ¿qué sucede si se olvida o si un contratista diferente tiene una experiencia distinta?

Más adelante, pasarás la hoja de ruta final al equipo (desarrolladores, instaladores de ventanas, etc.) donde analizarán el alcance con más exactitud si cabe.

Al utilizar un desarrollo ágil, los equipos suelen entregar un fragmento de software al final de cada sprint como una publicación (versión). No obstante, cuando planificas y estableces una hoja de ruta a largo plazo, tienes que definir algunos puntos de publicación aproximados en tu hoja de ruta, de modo que puedas estimar las fechas de publicación del siguiente trimestre con la planificación trimestral ágil. Por ejemplo, "Exterior de la casa completo", que combinaría la iniciativa de ventanas de seguridad con la estructuración, la pintura, el aislamiento, etc.

Agrupa los elementos de trabajo en tu backlog con funcionalidades similares, aúna el mayor sentido común posible u ofrece valor en conjunto a los clientes. Y, recuerda, las versiones están totalmente impulsadas por el alcance y no por exigentes fechas límite.

Ahora ya dispones de una estimación de backlog, publicaciones y equipos con una velocidad. El tradicional triángulo de planificación indica que un plan cuenta con tres variables: alcance (lo que quieres hacer), duración (cuánto tiempo te llevará hacerlo) y recursos (quién puede hacerlo). Tienes todo lo que necesitas para crear una hoja de ruta realista. Por último, el contratista puede darte una idea de la fecha de traslado real.

Consejo de experto: Aquí es donde puedes utilizar una herramienta como los cronogramas de Jira para crear una hoja de ruta realista para tus equipos, tomar decisiones basadas en datos y mantener a las partes interesadas al tanto de cómo llevan el seguimiento tus equipos.

Entrega tu nueva y reluciente hoja de ruta al equipo y valídala. Deja que sea el equipo quien desglose los epics en historias y dé sus mejores estimaciones de cuánto tiempo tardará en completarse el trabajo. Es posible que los techadores tengan algún problema de calendario o que la empresa de cimentación se haya quedado sin cemento, para lo que se tardará seis semanas en hacer el pedido. Utiliza estos factores externos para validar tus suposiciones y realizar tus estimaciones, y los pasos necesarios para completar los epics de manera más precisa. También debes poner en práctica tu hoja de ruta teniendo en cuenta a las principales partes interesadas, especialmente, si se requiere su aprobación para avanzar con determinadas fases del proceso.

Con la metodología ágil, al igual que con la construcción de una casa, ningún proyecto se termina jamás. Seguir proporcionando valor a través de mejoras paulatinas es lo que impulsa la innovación y una casa letal. Utiliza tu hoja de ruta para informar y optimizar hojas de ruta futuras. Solicita feedback a tu cliente o tu familia, y sigue probando y mejorando de forma frecuente y periódica.

¿Te interesa crear una hoja de ruta para mostrar tu visión a largo plazo? Planes de Jira y Jira Align ofrecen funciones de hoja de ruta para ayudarte. Descubre las diferencias y determina cuál se adapta mejor a tu negocio.