Cómo prosperar en la gestión de productos a distancia

Este año ha sido cuando menos difícil. Mientras el mundo se enfrentaba a una pandemia mundial, Atlassian tomó la decisión de hacer que todos sus empleados, repartidos por todo el planeta, trabajaran completamente a distancia hasta finales de 2020. Recientemente, Atlassian ha anunciado la iniciativa “TEAM Anywhere”, que permite a nuestros empleados elegir en última instancia su lugar de trabajo, ya sea en casa, en la oficina o una combinación de ambas opciones. Una cosa es trabajar de forma independiente en casa, a solas, y otra muy distinta, trabajar en equipo a distancia.

Cuando se anunció el cambio de toda nuestra plantilla al teletrabajo, me encontraba en plena creación de una estrategia empresarial de tres años aplicable a toda la empresa. Aunque todavía buscaba alcanzar los mismos objetivos, había que rediseñar la forma de lograrlos. Nuestro equipo de gestión de productos aplicó nuevas formas de trabajar y colaborar a distancia con los compañeros y los clientes. Si bien la gestión de productos requiere una estrecha colaboración con las partes interesadas y los compañeros de trabajo, se pueden adoptar nuevas prácticas de colaboración y conseguir que prosperen los gestores de productos remotos.

Pronto nos dimos cuenta de que no podíamos trabajar como siempre lo habíamos hecho. En las oficinas domésticas hay diferentes distracciones y dificultades. Los hijos, las parejas, los compañeros de piso o las mascotas pueden interferir en el trabajo y las reuniones. De hecho, durante una presentación que hice en una videoconferencia, mi perro se coló detrás de mí y me puso un juguete en la cabeza.

En Atlassian, creemos que centrarse en el cliente es esencial para crear magníficos productos. Por lo general, los gestores de productos dedican una buena cantidad de tiempo a reunirse en persona con el cliente para forjar una relación, conocer su entorno de trabajo y dar con la mejor manera de que un producto satisfaga sus necesidades. Sin embargo, nuestros gestores de productos a distancia deben comunicarse, colaborar y entablar relaciones a través de videoconferencias, en lugar de hacerlo cara a cara.

A pesar de que Zoom ha contribuido en gran medida a hacernos sentir como si estuviéramos interactuando con alguien cercano, las referencias visuales a través de la herramienta son completamente diferentes. Cuando se mantiene una conversación en persona, la mayoría de la gente tiende a mirar a su alrededor mientras habla. Se está centrado, pero sin que llegue a resultar algo intenso. Sin embargo, con Zoom, la cámara apunta en todo momento a la cara. Cualquier pausa puede tomarse como una señal para que hable alguien más.

Además, como pueden enlazarse varias reuniones en vídeo a lo largo del día, no disfrutas del típico descanso para poner en orden tus ideas cuando te diriges a la siguiente sala de reuniones de la oficina. Hacer una presentación en vídeo conlleva sus propios retos al no contar con las reacciones que se tienen en persona. De hecho, hemos descargado un complemento de Zoom para aplaudir cuando la gente hace sus presentaciones.

Personalmente, he descubierto que, al teletrabajar, es importante marcarse unos límites claros. He creado una página de Confluence que refleja exactamente cuándo trabajo, cuándo estoy disponible (y en qué zona horaria) y cuáles son mis prioridades de la semana. Aunque Slack es una herramienta muy útil para el teletrabajo, también puede provocar distracciones, por lo que indico que no lo consulto los lunes (al igual que el correo electrónico).

Una forma de superar los retos de comunicación del teletrabajo es asegurarse de comunicarse de más, como mi compañero Dan Radigan ha señalado. Cuando se toma una decisión, todos los miembros del equipo deben entenderla, y lo ideal sería que también comprendieran el porqué. Para ello, se puede utilizar un sistema de gestión de contenido tipo wiki, donde los miembros del equipo pueden buscar actualizaciones de todo el equipo fácilmente. Luego, se les puede enviar una notificación a través de un chat grupal de Slack.

La gestión de productos requiere un contacto estrecho con los clientes y es especialmente importante cuando se teletrabaja. Incluso antes de la COVID-19, gran parte del trabajo de investigación que realizábamos en Atlassian se llevaba a cabo a distancia. Al utilizar Zoom, nuestros clientes pueden compartir sus espacios de trabajo y mostrar cómo prefieren realmente las cosas.

Ahora que teletrabajamos totalmente, hemos pensado en cómo gestionar a los miembros del equipo para la investigación de productos a distancia. Aunque para nosotros es una experiencia de equipo fantástica ver una sesión de investigación, puede resultar intimidante para el cliente si participan muchos miembros del equipo. Por ello, ahora limitamos el número de observadores y participantes de nuestro equipo en cada llamada. Para los que no están presentes en ella, solemos organizar “reuniones de puesta al día” tras las sesiones para que todo el equipo pueda ver los vídeos de la investigación y hablar sobre ello. Utilizamos herramientas como Trello y Mural para capturar lo que extraemos de estas sesiones, lo que sirve de ayuda para el análisis remoto en colaboración.

Es importante esbozar una idea clara del producto con documentación concisa, bien definida, convincente y visualmente atractiva (con diagramas, gráficos, etc.). Un gestor de productos debe hacer una presentación que articule claramente el valor del producto, sus elementos, las expectativas y un camino concreto para alcanzar el éxito. Esto ayuda a reducir la duración de las reuniones.

Durante las presentaciones, seguimos de cerca lo que se comenta en el chat y respondemos a los asuntos o a las preguntas que se plantean. Esto da una idea de la reacción del público y ayuda a que las presentaciones de Zoom sean más interactivas. Ahora también compartimos las presentaciones internamente con páginas de preguntas y respuestas, lo que permite a los miembros del equipo verlas cuando sea conveniente y seguir dejando comentarios o recibiendo aclaraciones.

Cada viernes, todo el equipo de marketing de productos se reúne por videoconferencia y comparte los logros, los retos y las preocupaciones, entre otras cosas. También tenemos una reunión de marketing de productos cada semana donde se congregan los empleados que trabajan de cara a los clientes, incluidos algunos integrantes del equipo de soporte y del equipo de gerentes de cuentas técnicas. En esta reunión, todo el mundo comparte los cinco aspectos principales que les importan a los clientes. De este modo, se consigue un resumen rápido e informativo de lo que sucede en cada equipo y se observa si los patrones abarcan distintas áreas también.

Somos muy rigurosos a la hora de documentar el compromiso de cada uno de nuestros equipos con las diferentes dependencias. En lugar de organizar una reunión para tratar estas dependencias, las documentamos por adelantado y nos reunimos más tarde para hablar sobre ellas, lo que ayuda a reducir el tiempo que pasamos en las reuniones.

También somos muy estrictos en cuanto a definir los objetivos adecuados a nivel individual y para los equipos. Cuando tenemos nuestras reuniones generales, primero identificamos la misión del equipo, los objetivos de la empresa y nuestro progreso con respecto a cada objetivo. Poner en común los objetivos nos ayuda a todos a trabajar en la dirección correcta, aunque no podamos estar todos juntos y tener esas charlas casuales para ponernos al día en la oficina.

Afortunadamente, Atlassian crea herramientas que ayudan a los equipos a trabajar mejor juntos. Así que, en cierto modo, contábamos con una buena base para gestionar el cambio repentino de toda nuestra plantilla al teletrabajo. Ahora utilizamos una combinación de herramientas propias y de terceros. Estas son las herramientas que usamos en la actualidad:

Zoom ha ayudado al mundo entero a conectarse a través de una de las mejores herramientas de videoconferencia que hay disponibles. Resulta ideal para reuniones individuales, llamadas con los clientes, sesiones por grupos, reuniones de equipo, etc. Yo recomiendo utilizar un temporizador en las reuniones de Zoom para que no se alarguen más de lo previsto.

Cuando necesitamos respuestas a preguntas sencillas, Slack es la mejor opción. Gracias a la posibilidad de crear canales, Slack también permite a los equipos compartir y hacer lluvias de ideas. Muchos de nosotros instalamos Giphy para que la comunicación sea más divertida y personal. También puede ayudar a desarrollar la empatía y el compañerismo en el equipo. En ocasiones, hemos hecho que los miembros de nuestros equipos publicaran canciones para expresar cómo se sentían un día determinado y listas de reproducción de música enteras. Asimismo, creamos una integración en Slack que enviaba una encuesta al equipo para determinar si entendía el propósito del equipo, los objetivos, los valores, etc.

La plantilla de hoy en día necesita herramientas en línea intuitivas y fiables para compartir y revisar contenido, así como para colaborar en él. Esto adquiere especial importancia para los equipos remotos. Esto es lo que usamos:

Google Drive y Google Docs ofrecen una única fuente de información para el uso compartido de nuestro contenido, lo que nos permite crear y compartir documentos, y colaborar en ellos. Todos los miembros del equipo pueden acceder al contenido, comentar y revisar los archivos fácilmente.

Sin ánimo de sonar poco imparcial, creo que Confluence es una de las mejores aplicaciones de colaboración que existen. Gracias a ella, nuestros equipos remotos pueden supervisar y actualizar detalles concretos de los proyectos. Los miembros de nuestro equipo de productos pueden integrar hojas de ruta de productos en las páginas de Confluence, vincularlas a documentos complementarios que incluyan tickets de Jira, y mucho más. Ayuda a mantener a todos al día sobre las estrategias y el progreso de los productos.

Confluence constituye una magnífica fuente de información para las decisiones que se toman. En el teletrabajo, esto reviste especial importancia, ya que las decisiones se toman cuando algunas personas no están disponibles. Sin embargo, al utilizar Confluence, estamos al día y proporcionamos una rápida respuesta si es necesario. También funciona como wiki para nuestros equipos. Por ejemplo, hemos creado una página para las preguntas habituales que surgían una y otra vez. También hemos hecho plantillas de Confluence para las retrospectivas que compartimos con todo el equipo.