Qué es una reunión rápida y consejos para organizar una

En este artículo, hablaremos sobre cómo gestionar de forma eficaz los impedimentos, y ofreceremos fantásticos consejos y trucos que utilizamos en Atlassian. Queremos ayudarte a que tus reuniones rápidas (y tu programa de metodología ágil en general) sean fantásticas.

La reunión (stand-up) diaria es una reunión corta que se lleva a cabo cada día para hablar sobre el progreso e identificar los impedimentos. La razón por la que se llama stand-up (de pie) es porque, si los asistentes participan de pie, la reunión debe ser breve.

Para los equipos de software, la reunión rápida es como la piña de un equipo deportivo. Como ocurre el fútbol americano y en el rugby, el equipo se reúne antes de cada jugada. La reunión diaria es estratégica: mantiene al equipo informado, conectado y calibrado durante todo el juego. Para los equipos de software, la reunión rápida es como la piña de un equipo deportivo. Incluso se conoce comúnmente como scrum diario y refuerza el "nosotros" para que todos conozcan el panorama y el progreso del equipo.

Dicho de otra forma, una reunión rápida es una reunión diaria en la que se implica al equipo básico: propietarios del producto, desarrolladores y el experto en scrum. La esencia de la reunión es única para cada equipo, pero en Atlassian utilizamos tres sencillas preguntas para generar una estructura:

• ¿En qué estuve trabajando ayer?

• ¿En qué estoy trabajando hoy?

• ¿Qué problemas me están bloqueando?

Estas preguntas destacan los progresos y ayudan a señalar los impedimentos de los equipos. Asimismo, fortalece al equipo cuando todo el mundo comparte el progreso con el que está contribuyendo al equipo. El refuerzo diario que aporta compartir los planes y éxitos individuales mantiene a todo el mundo entusiasmado con la contribución general del equipo a la organización.

A nivel individual, es importante acudir a la reunión rápida del día sabiendo lo que se va a decir. Mantiene la vitalidad de la reunión y a todo el mundo involucrado. En Atlassian, la gente utiliza los tableros de Jira para mantenerse al tanto de sus proyectos con filtros rápidos. Dos filtros importantes que pueden usarse a la vez para ayudarte a preparar la reunión rápida son los de “solo mis incidencias” y “actualizadas recientemente”. Cuando estos dos filtros se usan juntos, muestran las incidencias que tienes asignadas y que se han actualizado en el último día.

Las reuniones rápidas no son una reunión general. En Atlassian, cada equipo celebra reuniones rápidas personalizadas que mantienen a todo el mundo involucrado y comprometido. No hay dos exactamente iguales.

Indaga en lo que hace que una reunión rápida sea fantástica, y comprueba algunos de nuestros ejemplos.

1. Elige un horario que funcione para todos: En Atlassian, la mayoría de las reuniones rápidas para equipos ubicados en el mismo lugar tienen lugar entre las 9 y las 10 de la mañana. Así todo el mundo tiene tiempo para situarse con el trabajo del día y no requiere que todos los miembros del equipo sean madrugadores. Para los equipos repartidos en distintos lugares de la geografía, elige una hora que vaya bien a todos. Por ejemplo, el equipo de Jira Service Management está dividido entre San Francisco y Sídney. Su reunión rápida tiene lugar a las 15:30 (hora de San Francisco). Sin duda, una reunión rápida por la tarde es poco habitual, pero es una gran manera de estar en contacto con los compañeros del otro lado del planeta en Sídney.

2. Logra que la reunión rápida resulte eficaz: Muchos equipos de Atlassian cronometran, de manera informal, sus reuniones rápidas con el fin de mantener a todos los participantes centrados y de lograr que la reunión resulte eficaz. Ve turnando a los encargados de cronometrar para asegurarte de que todos sean responsables. Limita la duración de las reuniones rápidas a 15 minutos como máximo. ¿Tienes un equipo más pequeño? Convierte en una práctica el lograr que las reuniones rápidas sean aún más breves.

3. Juega a atrapar la pelota: El equipo de Jira lanza una pelota de playa entre los miembros para mantener a todo el mundo involucrado. Nadie puede lanzar la pelota al que tiene al lado ni a alguien que ya la haya tenido. ¡No hay distracciones que valgan! Si no has probado la técnica, debes saber que es una gran manera de mantener a todos involucrados.

4. Convierte la reunión rápida en parte de la retrospectiva del equipo: Las reuniones rápidas forman parte de muchas culturas ágiles, pero eso no significa que el equipo no pueda debatir la eficacia de estas en las retrospectivas. Algunos equipos de Atlassian se reúnen a diario. Otros se reúnen tres veces en semana. El equipo de Jira suele debatir en las retrospectivas cómo hacer que las reuniones rápidas sean mejores para el equipo. Si el equipo no saca partido a la reunión rápida, averigua por qué. ¡Haz algunos cambios! Las reuniones rápidas también son ágiles.

En Atlassian, contamos con equipos repartidos por todo el mundo: en una de nuestras 12 oficinas, o bien trabajando a distancia. Confiamos en las reuniones rápidas para mantenerlos a todos conectados a pesar de la distancia geográfica. Nuestra heurística para los equipos remotos es sencilla: si un miembro del equipo teletrabaja, trata a todos los miembros del equipo como remotos. Esto se aplica tanto a las reuniones rápidas como a todos los protocolos de equipo.

Nuestro consejo para los equipos distribuidos es que todos los miembros del equipo se unan a una reunión rápida por vídeo en su propio ordenador. Con todo el mundo en su propio espacio exclusivo y en la misma llamada de videoconferencia, el equipo ha igualado el terreno de juego. Todos los miembros del equipo pueden ver, escuchar y experimentar la misma información al mismo tiempo.

Echa un vistazo a nuestra plantilla de reuniones remotas.

Imagínate a un equipo de ocho personas, con cinco de los miembros del equipo que trabajan en la misma oficina en una sala de reuniones y tres miembros del equipo remotos en una llamada de videoconferencia. Esto supone un reto para los miembros del equipo remotos que quieren enterarse de las conversaciones secundarias, el lenguaje corporal y los gestos que no siempre se transmiten a través del vídeo. Por no mencionar el reto que supone interrumpir para hablar en un grupo grande. Si los ocho miembros del equipo están en sus propios ordenadores, nadie se perderá ninguna dinámica de equipo importante.

• Haz que los miembros del equipo se vean: en Trello, los equipos utilizan la vista de “La tribu de los Brady” en las llamadas de videoconferencia del equipo. Esto da visibilidad a todos los miembros del equipo para que puedas conectar no solo con la persona que está hablando. Zoom ofrece esta función, al igual que otras plataformas de conferencias.
• Consulta tu tablero de scrum: reunirse “en” el tablero de scrum de tu equipo puede ser una excepcional forma de que todos remen en la misma dirección. Tu tablero de trabajo puede ayudar a visualizar cada historia de usuario y elemento de trabajo a medida que los miembros del equipo comparten en qué están trabajando y dónde están bloqueados.
• Sé receptivo a las reuniones rápidas asíncronas: las reuniones rápidas asíncronas son la solución para los equipos que no tienen horas de trabajo en común. Los equipos pueden utilizar Slack o comentarios en su tablero de trabajo para compartir la información nueva cuando se conecten. Con Slack y Jira integrados, podrás comunicar toda la información que te gustaría obtener de una reunión rápida. Añadir unos emoticonos y algo de personalidad a las reuniones rápidas asíncronas ayuda a mantener el interés de todo el mundo.

Las reuniones rápidas son solo una parte de un programa de metodología ágil sano. Al igual que otros protocolos de scrum como la planificación de sprints, las revisiones de sprints y las retrospectivas, las reuniones rápidas requieren tiempo e iteraciones para salir bien. No tengas miedo de hacer mejoras para adaptarlas a tu equipo y tu programa. Y no te olvides de pasártelo bien.