Tres grandes actores dominan el vertiginoso mundo de la gestión de proyectos: las metodologías lean, ágil y DevOps. La ágil piensa rápido, siempre está lista para adaptarse a los nuevos desafíos. DevOps es la experta en tecnología y multitarea, que salva las brechas entre el desarrollo y las operaciones. La metodología lean es la experta en eficiencia, ya que se basa en minimizar el despilfarro y maximizar el valor. Las principales diferencias radican en su enfoque. La metodología ágil se centra en la adaptabilidad, los principios de DevOps, en la automatización, y la metodología lean, en la eficiencia.
En este artículo se abordará la gestión de proyectos lean: se explicará en qué se diferencia de las metodologías ágil y DevOps y se destacarán sus beneficios, sus principios fundamentales y las mejores herramientas y técnicas para implementar estas metodologías.
Entender la gestión de proyectos lean
A menudo malinterpretada como un subconjunto de la metodología ágil, la metodología lean es distinta, ya que tiene sus propios objetivos principales: eliminar el despilfarro y mejorar el flujo operativo. La metodología lean hace hincapié en el respeto por las personas al implicar a los empleados en una cultura de mejora continua.
El objetivo final es crear un sistema que maximice el valor y, al mismo tiempo, minimice el consumo de recursos. Las metodologías y los principios fundamentales de la gestión de proyectos lean ayudan a los equipos a centrarse en la reducción del despilfarro y la mejora continua de los procesos.
La metodología lean frente a la ágil y DevOps
Cada una de las tres principales metodologías de gestión de proyectos tiene puntos fuertes y débiles. En la siguiente tabla se comparan y contrastan los puntos fuertes y desafíos de la metodología lean con respecto a los de las metodologías ágil y DevOps.
¿Cuáles son los principios fundamentales de la metodología lean y de la metodología ágil?
| | Infalible | Agile | DevOps |
|---|---|---|---|
| Enfoque principal | Infalible
| Agile
| DevOps
|
| Ideal para... | Infalible
| Agile | DevOps
|
| Herramientas y técnicas | Infalible | Agile
| DevOps
|
| Desafíos de la implementación | Infalible
| Agile
| DevOps
|
Ventajas de la gestión de proyectos lean
Los principios de gestión de proyectos lean se centran en identificar y buscar formas de reducir o eliminar el despilfarro y aumentar la eficiencia en todas las fases de planificación del proyecto, incluidas la planificación de los recursos y de la capacidad. Este enfoque ofrece varios beneficios importantes, como la mejora de la productividad y la calidad, la reducción de los costes y el aumento de la satisfacción de los clientes.
Principios de la gestión de proyectos lean
Los equipos deben tener en cuenta los principios fundamentales para implementar las metodologías lean de forma eficaz en los procesos de sus proyectos. Estos son cinco principios básicos de la metodología lean de gestión de proyectos.
Identificar el valor
Todos los esfuerzos deben identificar y priorizar las necesidades de los clientes y el valor percibido de cada elemento del proyecto para garantizar que los recursos y las entregas se centren en las actividades más importantes.
Asignar flujos de valor
Una vez que hayas establecido el cronograma del proyecto, deberás visualizar y analizar los flujos de trabajo para identificar y eliminar los muda (que en japonés significa "despilfarro" o "derroche"), las mura (irregularidades o variabilidades) y los muri (sobrecargas o excesos). Los flujos de valor bien asignados pueden acortar el cronograma de tu proyecto, ya que se eliminan los pasos innecesarios o duplicados.
Optimizar el flujo
Una vez que hayas asignado tus flujos de valor, tus compañeros y tú deberéis centraros en los métodos para agilizar los procesos y mejorar los flujos de trabajo. Esto contribuirá a reducir la duración de los ciclos y a mejorar la eficiencia. La asignación visual de los procesos puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella u oportunidades de mejora. Otras opciones son la automatización, las plantillas y los procedimientos coherentes para simplificar y consolidar las tareas con el fin de eliminar pasos innecesarios.
Establecer un sistema de incorporación
Los llamados "sistemas basados en la incorporación" consisten en iniciar el trabajo en función de la demanda real en lugar de crear trabajo en función de las previsiones o las especulaciones sobre lo que quieren los clientes. Este enfoque puede ayudarte a reducir al máximo el inventario y a evitar la sobreproducción.
Impulsar la mejora continua
"Kaizen" es una combinación de dos palabras japonesas que se traducen como "buen cambio" o "mejora". Para quienes utilizan la metodología lean, "kaizen" es un sinónimo de "mejora continua". Con el tiempo, el éxito de los esfuerzos de gestión de proyectos lean puede fomentar una cultura de mejora continua a través de pequeños cambios graduales que mejoran los resultados generales del proyecto.
Herramientas y técnicas de gestión de proyectos lean
Tanto tus equipos como tú podéis emplear una serie de herramientas y técnicas para hacer que la gestión de proyectos lean funcione para tu empresa. Algunas de ellas son kanban, la gestión visual del flujo de trabajo, los mapas de flujo de valor y los análisis de causas principales.
Otra herramienta útil para organizar, desarrollar y mantener entornos de trabajo productivos es la metodología de las "5S", un término acuñado a partir de cinco palabras en inglés cuyos significados son organizar, ordenar, pulir, estandarizar y mantener. En función de las especificaciones del proyecto y de cómo trabajen mejor tus equipos, combinar estas herramientas y técnicas puede contribuir a mejorar tus esfuerzos de gestión de proyectos lean y sus resultados.
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Cómo aplicar los principios de lean para mejorar la gestión de los proyectos
Integrar los principios de lean en la planificación y ejecución de los proyectos puede reforzar la eficiencia, la asignación de recursos y los resultados del proyecto. También puede mejorar la satisfacción de tus clientes y de los miembros del equipo de tu proyecto.
La mejor manera de implementar los principios de lean es explicar sus ventajas a los equipos. Si a esto le sigue una selección cuidadosa del proyecto adecuado y el cumplimiento de los principios anteriores, tu equipo y tú podréis demostrar y ofrecer con éxito los beneficios de la gestión de proyectos lean.
Usa los primeros triunfos para ajustar y modificar tu enfoque centrándote en los cambios graduales que impulsen la mejora continua. Recuerda comunicarte con regularidad y transparencia con los equipos de tu proyecto y las partes interesadas.
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La gestión de proyectos lean puede ayudar a tu empresa a agilizar y optimizar numerosos procesos operativos y flujos de trabajo. El software de gestión de proyectos lean puede ayudarte a alcanzar estos objetivos de forma eficiente y coherente.
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