Leer este artículo sobre la toma de decisiones es lo mejor que harás hoy

No hace falta que te expliquemos qué es tomar decisiones, pero lo vamos a hacer. Es el proceso mental por el que se pasa para tomar una decisión o seleccionar un curso de acción. Se aplica a opciones pequeñas (como qué grupo escuchar durante un viaje) y también a las grandes (como si debes o no mudarte por trabajo). Asimismo, es un proceso que atravesarás independientemente de si tomas decisiones individuales o para todo tu equipo.

Para aclararnos, vayamos con un ejemplo sencillo: tienes dudas sobre si tomarte una ensalada o un bocadillo para almorzar.

Pasarás rápidamente por distintas actividades para tomar tu decisión. Puede que sopeses algunos criterios, como qué es lo más barato o qué opción es la que has comido más recientemente. O bien puede que pidas la opinión de los miembros de tu equipo, que también podrían querer pedir algo.

Esas cosas, entre muchas otras, son parte del proceso de toma de decisiones: la serie de pasos que sigue para la elección final.

En realidad es bastante simple para decisiones más pequeñas y aparentemente insignificantes. Al fin y al cabo, por muy rico que esté, es probable que un bocadillo no te vaya a cambiar la vida.

Sin embargo, las decisiones más complejas a menudo exigen un proceso más complejo. Por eso, hay muchísimos marcos de trabajo y modelos diferentes para la toma de decisiones, desde una lista de toda la vida con pros y contras hasta una matriz que te ayudará a evaluar tus elecciones. Más adelante, profundizaremos en algunos de los marcos de trabajo más comunes.

Cuando ya sientes angustia por la necesidad de tomar una decisión, es probable que evaluar y perfeccionar tu proceso de toma de decisiones no sea tu prioridad.

Es comprensible. Sin embargo, hay muchos beneficios para asegurarte de contar con un proceso sólido de toma de decisiones que incluya lo siguiente:

Para muchos de nosotros, tomar decisiones no es algo natural, sino que puede resultar difícil (para eso existe esta guía). Para tomar una decisión, debes confiar en tus capacidades de pensamiento crítico porque tienes que recopilar y analizar información para decidir qué camino seguir.

¿Cuánto tiempo ahorrarías si no tuvieras que darle tantas vueltas a cada elección? Perfeccionar tus habilidades de toma de decisiones le da un gran impulso a tu productividad; puedes sentirte bien con la dirección en la que vas en menos tiempo y con mucho menos estrés.

La capacidad de tomar una decisión rápida y bien fundamentada, en lugar de divagar sobre cómo avanzar, inspira confianza a tu equipo. Al fin y al cabo, ¿confiarías en un líder que parece no tomar una decisión y que te complica la vida? No mucho, ¿verdad? Este podría ser el motivo por el que el 63 % de los empleados señala que sus jefes son poco o nada creíbles.

Este modelo no te dirige a una elección final, pero es un excelente primer paso para ayudarte a planear qué hacer a continuación; además, te dirige a uno de los cinco posibles procesos de toma de decisiones que pueden llevarte a tu objetivo final.

Este modelo es útil cuando debes tomar una decisión para todo tu equipo. Comenzarás este ejercicio respondiendo a siete preguntas diferentes de "sí" o "no". Después de trabajar en un árbol de decisiones, llegarás a un código que identifica la ruta de toma de decisiones ideal para ti y tu equipo. MindTools, un sitio que ofrece recursos de liderazgo y administración, explica que entre estos se incluyen:

• Autocrático (A1): confías en la información (y no en la contribución adicional de tu equipo) para tomar tu decisión.
• Autocrático (A2): hablas con tu equipo para obtener información más específica y luego tomar una decisión final.
• Consultivo (C1): pides a los miembros del equipo su opinión sin reunirlos a todos. Luego usas esa información para tomar la decisión final.
• Consultivo (C2): reúnes a todo el equipo para tener una conversación grupal sobre la decisión y luego usas esa información para tomar una decisión por tu cuenta.
• Colaborativo (G2): trabajas con tu equipo para llegar a un consenso grupal sobre la mejor manera de avanzar. Tu trabajo consiste en facilitar el debate, en lugar de tomar la decisión final tú mismo.

Este modelo alivia la presión que supone sentirte paralizado por tu decisión, ya que te mostrará próximos pasos viables. Sin embargo, algunos críticos señalan que puede ser poco flexible y que no deja mucho espacio para personalizarlo de acuerdo a tu situación u opinión.

Es fácil sacar conclusiones durante la toma de decisiones, pero la escalera de inferencia define un proceso mental por el que hay que pasar para evitar confiar en tus propios sesgos y suposiciones.

Usando este marco de trabajo, empieza por la parte inferior de la escalera y trabaja hacia arriba sin saltarte ningún peldaño. Entre estos pasos, se incluyen:

• Observar datos
• Seleccionar datos
• Añadir significado a los datos
• Hacer suposiciones basadas en ese significado
• Sacar conclusiones
• Adoptar creencias basadas en esas conclusiones
• Tomar medidas

Pasar por todos los peldaños ayuda a combatir tu inclinación natural para sacar conclusiones apresuradas. Un desafío que presenta este modelo es que resulta tentador seleccionar datos que respalden nuestras suposiciones existentes, lo que se conoce como bucle recursivo.

Por ejemplo, si ya tienes la impresión de que un miembro de tu equipo es perezoso, podrías adaptarte mucho más a todas las veces en que este escurre el bulto y pasar por alto sus auténticas contribuciones.

No siempre tomas decisiones por ti mismo. En el lugar de trabajo, muchas de las decisiones que tomas afectan a otros miembros del equipo y departamentos, lo que significa que tendrás que lidiar con muchas opiniones e ideas (a menudo en conflicto) sobre el camino que debes seguir.

Aquí en Atlassian nos encanta usar el marco DACI para aclarar las funciones de cada uno en la toma de decisiones en grupo y evitar tener demasiados cocineros en la cocina.

Con este marco de trabajo, se asignan personas a diferentes funciones:

• Conductor: la persona que se encarga de reunir a todos los interesados, recopilar la información necesaria y tomar una decisión en cada hito.
• Aprobador: la persona que toma la decisión final.
• Colaboradores: estas personas tienen voz, pero no voto. Pueden aportar conocimientos y experiencia que pueden influir en la decisión.
• Informados: estas personas no son jugadores activos en el proceso, pero se les informa de la decisión final.

Esto resulta útil para asegurarse de que todos sepan dónde están y cuánta influencia tienen. Por otro lado, podría hacer que tengan cuidado de invadirse el territorio unos a otros, por lo que pueden tomarse un descanso de participar activamente en el proceso de toma de decisiones.

Uno de los aspectos más difíciles de la toma de decisiones es hacer "malabares" con todas las variables. Por ejemplo, si debes elegir entre dos autónomos para un proyecto de redacción creativa, puede que debas sopesar la experiencia, la tarifa y la disponibilidad de cada uno.

Sin embargo, ¿qué pasa si un autónomo parece alguien increíble con el que trabajar, pero no lo borda en todas esas categorías? ¿A quién eliges?

Una matriz de decisiones requiere asignar un grado de relevancia a cada uno de esos factores y luego hacer unos sencillos cálculos para elegir lo que mejor cumpla tus criterios.

Es una excelente manera de pensar en todos los aspectos importantes que podrían influir en tu elección, pero ten en cuenta los sesgos. No estamos diciendo que vayas a tenerlos, pero es fácil inclinarse más por unos factores que por otros sin darse cuenta, lo que puede afectar al resultado final.

Aparte de los marcos de trabajo, ¿de qué otra manera puedes transformarte en un experto en la toma de decisiones?

Para empezar, establece una base de la clasificación actual de tus habilidades para la toma de decisiones. Realiza esta breve evaluación para valorar tu método actual y descubrir qué es lo debería trabajarse.

Independientemente de tu puntuación, siempre es útil tener consejos a mano. De este modo, repasemos algunos recordatorios importantes para perfeccionar tus capacidades para tomar decisiones.

Habrás notado que hemos mencionado los sesgos o las conclusiones precipitadas en más de una ocasión cuando explicábamos los diferentes modelos de toma de decisiones. Esto se debe a que ya habrás hecho suposiciones inoportunas que pueden sabotear tu capacidad para tomar decisiones fundamentadas.

Los sesgos cognitivos son naturales y, básicamente, un tanto inevitables. Una de las mejores maneras de tenerlos bajo control es cuestionar constantemente la información que utilizas para guiarte en tu decisión.

Por ejemplo, si ya estás suponiendo que un miembro del equipo no puede contribuir a un proyecto compartido, pregúntate por qué. ¿Acaso ha comentado que está demasiado ocupado o lo estás dando por sentado? ¿De verdad que no tiene la experiencia que necesitas o no te has parado a comprobar todo lo que es capaz de hacer?

Proponte ser lo más objetivo posible. Tampoco pasa nada por pedir una segunda opinión y así evitar juicios imparciales.

¿Qué otra gran forma hay de mantener los sesgos a raya? Confiar en los datos para tomar decisiones fundamentadas.

¿Puedes obtener métricas sobre cómo se ejecutó un proyecto similar en el pasado? ¿Qué pasa con el feedback sobre lo que salió bien y lo que no? ¿Hay algún tipo de información que favorezca ir en una dirección en lugar de la otra?

Cuando se recopilan los hechos concretos, los datos no mienten, de modo que se convierten en un recurso a prueba de sesgos en el que poder confiar para guiar tus decisiones.

Cuando estás estancado en medio del proceso de toma de decisiones, la visión en túnel es algo casi inevitable. Te centras tanto en elegir tu camino que no piensas necesariamente en el efecto dominó que inspirará.

Imagina que estás decidiendo si ampliar o no el cronograma para un proyecto en el que está trabajando tu equipo. Es el momento de la verdad y te preocupa no llegar al plazo.

Si solo piensas en los efectos a corto plazo, retrasar ese plazo parece evidente. Le quitarás algo de estrés a tu equipo, le darás más tiempo para producir trabajos de calidad y le brindarás tu apoyo.

Si te alejas y analizas los efectos a largo plazo, hay mucho más que tener en cuenta de lo que parece en un principio. No hay duda de que retrasar ese plazo hará retroceder los proyectos posteriores ya programados y que empezarás a tener como expectativa que los plazos sean sugerencias en lugar de reglas.

Pensar a corto y a largo plazo añade algo de complejidad (ya sabemos que es lo último que quieres), pero te ayudará a tomar la mejor y más lógica decisión.

Cuando por fin hayas tomado una decisión, querrás que tu equipo se reúna y se ponga las pilas.

La cosa es que tu equipo no estará listo ni dispuesto a llevar a cabo tu decisión si no entiende totalmente el contexto que lo rodea.

Entonces, después de haber sacado tu conclusión, informa a tu equipo de cómo la sacaste. ¿Qué factores tuviste en cuenta? ¿Qué esperas lograr a lo largo del camino?

Al meter a tu equipo en tu decisión, se sentirá parte del proceso (y no como destinatarios de direcciones unilaterales) y podrá hacer un mejor trabajo de seguir esa elección. En una encuesta de 2015, el 57 % de los encuestados sostiene que obtendría mejores resultados en su puesto de trabajo si conociera la dirección de la empresa.

Hemos abarcado muchos aspectos sobre la toma de decisiones. Por lo tanto, vamos a reducirlo todo a unos sencillos pasos que puedes seguir.

Debes saber que todos los marcos y consejos de los que ya hemos hablado se pueden incorporar en el proceso básico que describiremos a continuación. Piensa en los siguientes pasos como un plano que puedes modificar y al que puedes añadir elementos en función de la elección específica que tomes.

Supongamos que has obtenido presupuesto para añadir a alguien nuevo a tu equipo. Dadas todas las necesidades que tienes, debes averiguar qué tipo de hueco es más urgente de llenar. Estos son los siete pasos que seguirías:

• Céntrate en el objetivo de tu decisión: decide quién será el próximo al que debas contratar.
• Obtén información a tu alcance: ¿qué próximos proyectos tiene programados tu equipo? ¿Qué experiencia te falta para sacarlos adelante? ¿Qué habilidades estás externalizando actualmente?
• Identifica tus opciones: después de sopesar esa información, la has reducido a un diseñador gráfico, un redactor creativo o un especialista en SEO.
• Evalúa tus opciones: ahora es el momento de sopesar estas opciones. ¿Hay una que ya cubra un miembro del equipo sin muchos problemas? ¿Hay alguna gran necesidad que tenga tu equipo?
• Haz tu elección: basándote en todas las pruebas, has decidido contratar a un diseñador gráfico.
• Actúa: haz esa oferta e incorpora al miembro del equipo.
• Revisa tu decisión: reúne algunas ideas que puedas utilizar la próxima vez pidiendo al equipo feedback sobre la elección hecha.

Ese es el proceso de toma de decisiones en la gestión de proyectos en su forma más simple. Pero, de nuevo, hay sitio para añadir algunos de los otros elementos que hemos visto aquí.

Por ejemplo, puede que utilices una matriz de decisiones en el paso en el que tienes que evaluar tus elecciones. O puede que, conscientemente, dejes de lado tu propio sesgo contra incorporar a otro redactor creativo y lo mantengas como una opción porque sabes que tus redactores actuales están saturados.

Recuerda que el anterior es un proceso de toma de decisiones muy básico. Puedes (e incluso deberías) personalizarlo o incorporarlo.

Debes tomar decisiones a diario, desde opciones pequeñas y a corto plazo hasta las más importantes, que afectan a todo tu equipo.

¿Te da un síncope solo de pensarlo? No te preocupes... especialmente desde que se ha demostrado que el estrés cambia la forma en que se toman decisiones. Y oye, ¡para esto hay que estar lúcido!

Por lo tanto, tranquilízate y usa esto como tu guía. Irás por el buen camino para tomar decisiones eficaces y efectivas (con el menor estrés posible).