Strategieën voor efficiënt assetbeheer van hardware

Fasen van de levenscyclus van assetbeheer van hardware

De levenscyclus van assetbeheer van hardware biedt een gestructureerde aanpak voor de aankoop, het volgen, het onderhoud en het uitfaseren van fysieke assets. Door inzicht te krijgen in waar assets zich bevinden in hun levenscyclus, verbetert ook de planning en budgettering voor de toekomst. Dit zijn de fasen en activiteiten van de levenscyclus van het assetbeheer van IT-hardware:

Aanvraag

Begrijp en documenteer de behoeften van je organisatie. Verzamel de vereisten van verschillende teams over hun fysieke technologie. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit capaciteitsvereisten om te voldoen aan SLA's (Service Level Agreements) voor klanten, specificaties voor grafische afbeeldingen met hoge resolutie en connectiviteit voor samenwerking op afstand. Door gegevens van IT-services te analyseren om bestaande slecht presterende assets te identificeren, kun je ook beter anticiperen op vervangingsbehoeften.

Vervullen

Nadat je de hardwarevereisten hebt vastgesteld, moet je inzicht krijgen in leveranciers, offertes inwinnen, contracten afsluiten en apparatuur aanschaffen. Denk aan de compatibiliteit met bestaande en geplande assets, evenals de garantie en technische support van de leverancier.

Door het financiële team bij deze stap te betrekken, zorg je ervoor dat de hardwarebehoeften van het team in overeenstemming zijn met het budget, terwijl je tegelijkertijd een samenwerkingsomgeving bevordert.

Met tools voor assetbeheer, zoals Jira Service Management, kun je binnenkomende assets loggen, hun prestaties na de implementatie volgen en voorspellen wanneer iets moet worden vervangen.

Implementeren

Implementatie omvat fysieke installatie, software-installatie, beveiligingsconfiguratie en integratie van de IT-infrastructuur. Test op compatibiliteit en zorg ervoor dat het apparaat volledig functioneert. Documenteer eventuele niet-standaard configuraties of tijdelijke oplossingen om ervoor te zorgen dat het serviceteam het apparaat kan ondersteunen.

Beeldscherm

Het is essentieel om hardware te monitoren na de implementatie. Zo zorg je voor optimale prestaties en beveiliging. Monitoringstools en -processen kunnen dashboardrapportages en analyses bieden om hardwaregebruik, beveiligingsproblemen en algemene gezondheid te identificeren.

Deze tools helpen IT-teams problemen te identificeren en op te lossen voordat ze downtime of beveiligingslekken veroorzaken. Het helpt teams ook om de prestaties te optimaliseren om de maximale waarde te halen uit de asset.

service

Voltooi doorlopend onderhoud van hardware om ze soepel te laten werken. Plan routineonderhoud met behulp van monitoringsrapporten, aanbevelingen van de fabrikant, onderhoudsgeschiedenis en integratie- en beveiligingsbeleid. Het integreren van onderhoud in de levenscyclus van assetbeheer van hardware is een van de belangrijkste stappen om maximale betrouwbaarheid en duurzaamheid uit je investering te halen.

Uitfaseren

Het is belangrijk om te weten wanneer hardware het einde van de levenscyclus heeft bereikt. Een gepland proces voor het uitfaseren en wegdoen van hardware aan het einde van de levensduur voorkomt onverwachte productiviteitsproblemen en gegevensverlies of -diefstal. Stem deze stap af op het bedrijfsbeleid omtrent milieuverantwoordelijkheid.

Ontwikkel een plan of checklist voor het uitfaseren van assets, waaronder voor het bijwerken van inventarisgegevens, het verwijderen van gevoelige gegevens en het beheren van de inventaris en afschrijving.

Voordelen van assetbeheer van hardware

Een effectieve strategie voor het assetbeheer van hardware verbetert de algemene bedrijfsprestaties en flexibiliteit op verschillende belangrijke manieren:

• Verbetert zichtbaarheid. Het monitoren van de gezondheid en prestaties van assets ondersteunt geplande onderhoudswerkzaamheden en vervangingstermijnen. Probleembeheer is eenvoudiger wanneer teams problemen vroegtijdig kunnen identificeren en oplossen, waardoor onnodige downtime wordt voorkomen en de productiviteit wordt verhoogd.
• Bevordert naleving. Voorschriften en wettelijke vereisten, gedefinieerd in de levenscyclus van assetbeheer van hardware, zorgen ervoor dat alle nieuwe en bestaande hardware voldoet aan de vastgestelde normen en deze blijft naleven.
• Verbetert de beveiliging. Zorg voor bescherming tegen ongeautoriseerde activiteiten en gegevensverlies door middel van voortdurende monitoring en onderhoudswerkzaamheden, evenals door duidelijk gedocumenteerde processen voor het buiten gebruik stellen van assets.
• Optimaliseert de kosten. Het monitoren van huidige assets, het plannen van onderhoudswerkzaamheden en het plannen van vervanging vermindert de hoeveelheid onverwachte problemen en downtime. Als je weet wanneer assets moeten worden vervangen, heb je meer tijd om naar leveranciers te zoeken en om over nieuwe contracten te onderhandelen.

• Verbetert de besluitvorming. Met rapportage en analyses kan IT de prestaties, naleving en servicetrends vergelijken voor elke soort asset of individuele asset. Dit ondersteunt preventief onderhoud, identificeert defecten, lokaliseert goed presterende assets en maakt betere gebruikersaanbevelingen mogelijk.

Zo implementeer je een strategie voor assetbeheer

Met een duidelijke strategie voor assetbeheer kunnen bedrijven plannen in plaats van simpelweg reageren op nieuwe aanvragen en bestaande hardwarefouten. Ze kunnen betere beslissingen nemen, wat leidt tot kostenbesparingen en een langere levensduur van hun assets.

Een duurzame, herhaalbare strategie voor assetbeheer begint met je bedrijfsdoelstellingen en omvat de beste IT-praktijken.

Procedures vaststellen

Documenteer de stappen die betrokken zijn bij elke fase van de levenscyclus van het hardware-assetbeheer.

Creëer standaardprocessen voor nieuwe hardware-aanvragen, het opslaan van en toegang krijgen tot assetgegevens, het beoordelen van key performance indicators (KPI's) voor verschillende soorten hardware, evenals stappen voor het buiten gebruik stellen en vervangen van assets.

Als teamleden de procedures begrijpen en inzicht hebben in hoe de prestaties worden gemeten, nemen ze betere beslissingen over aanschaf, onderhoud en vervangingen. Dankzij een goed gedocumenteerd proces wordt een team juist proactief in plaats van reactief als het om assetbeheer. Dit bespaart kostbare tijd, vooral als bestaande hardware uitvalt. Hierdoor wordt de hoeveelheid downtime beperkt en worden kosten bespaard.

Documenteer de vereisten van elke fase in de levenscyclus, zoals naleving van de regelgeving tijdens de uitvoering en implementatie, en noteer het meetproces.

Geschikte tools kiezen

Gebruik een assetbeheersysteem waarmee je hardware-assets kunt volgen en beheren op basis van KPI's. De oplossing moet de volledige levenscyclus van hardware-assetbeheer ondersteunen en toegankelijke gegevens over prestaties bieden. Deze gegevens helpen de toekomstige productiviteit te optimaliseren, aanbevelingen te verbeteren en de totale kosten te verlagen.

De functies van Jira Service Management ondersteunen de levenscyclus van hardware-assetbeheer, van de eerste aanvraag tot het buiten gebruik stellen en het vervangen.

Personeel opleiden

Leer teamleden over de procedures, tools en beste praktijken om hun effectiviteit te vergroten. Inzicht in bedrijfsdoelstellingen, vereisten inzake naleving van regelgeving en overeenkomsten op serviceniveau stellen teams in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over de aanschaf, implementatie en monitoring van hardware.

Integreren met bestaande IT-beheerprocessen

Hardware-assets zijn van cruciaal belang voor IT-efficiëntie en bedrijfsproductiviteit. Assetbeheer moet worden geïntegreerd in de bredere ITSM-praktijken om de kosten- en productiviteitsvoordelen van assetbeheer te maximaliseren. Hieronder valt het beheren van serviceaanvragen, kennisbeheer, incidentmanagement, beveiligingsbeleidsregels en -planningen, upgrades, tests en KPI-rapportage. Hardware-assets zijn een belangrijk onderdeel van de ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen. Een geïntegreerde aanpak voor assetbeheer kan de algemene bedrijfsproductiviteit verbeteren.

Beste praktijken voor effectief hardware-assetbeheer

Deze beste praktijken voor IT-assetbeheer maken het beheren van de levenscyclus eenvoudiger en voorspelbaarder:

• Voer regelmatige audits uit. Door een auditplanning in het proces op te nemen, zorg je ervoor dat je assetdatabase overeenkomt met de IT-omgeving. Zijn apparaten op afstand verbonden met het netwerk? Voldoen ze aan de veiligheids- en reglementaire normen? Met regelmatige audits kan onbekende hardware worden geïdentificeerd, evenals hardware die niet aan de regelgeving voldoet.
• Behoud nauwkeurige documentatie. Definieer procedures om assetinformatie vast te leggen bij het aanschaffen, bijwerken en vervangen van hardware. Tools voor hardware-assetbeheer helpen bij het definiëren van de vereiste informatie en het bijhouden van veranderingen.
• Automatiseer taken. Ontdek en gebruik de automatiseringsfuncties in je systeem voor hardware-assetbeheer, zoals realtime updates over locatie, leeftijd, onderhoud en prestaties.

• Verbeter voortdurend. Terwijl je processen implementeert, gegevens verzamelt en issues identificeert, kun je projecten plannen voor continue verbetering om de algemene levenscyclus van hardware-assetbeheer te verfijnen. Dit omvat de integratie van de database met servicedesk-software of het vereenvoudigen van het nieuwe proces voor hardware-aanvragen.

Je IT-processen verbeteren met Jira Service Management

Efficiënt hardware-assetbeheer gaat verder dan het volgen van assets. Het documenteren van vereisten, het controleren van de status en naleving, het uitvoeren van doorlopend onderhoud, het plannen van vervanging en risicobeoordeling zijn cruciaal voor succes.

Jira Service Management vereenvoudigt alle aspecten van hardware-assetbeheer door een gecentraliseerd platform te bieden voor het volgen van assets en het integreren met de servicedesk, zoals het geautomatiseerd volgen van vereiste informatie, vooraf gedefinieerde planningsjablonen, detectie van assets met IP-ondersteuning, API-integratie van externe bronnen en analyses om de status van assets te controleren. Het volgen, monitoren en rapporteren is vereenvoudigd.

Jira Service Management bevordert de samenwerking tussen teams, waardoor de volledige levenscyclusprocessen worden ondersteund, van het documenteren van vereisten tot het analyseren van de status van individuele assets.

Hardware-assetbeheer: veelgestelde vragen

Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen bij hardware-assetbeheer?

De vroege stadia van hardware-assetbeheer kunnen enkele uitdagingen met zich meebrengen, maar een succesvolle implementatie kan deze problemen verminderen of zelfs elimineren. Hieronder valt onder meer het volgende:

• Onnauwkeurige voorraadgegevens. Een grondige audit van je hardware-assets kan onverwachte items aan het licht brengen. Inzicht krijgen in wat je hebt is de eerste stap bij het evalueren en beheren van apparatuur.
• Bruikbaarheid. Databases voor configuratiebeheer kunnen moeilijk zijn om in te stellen en te onderhouden. Tools voor assetbeheer kunnen de last van het identificeren, monitoren en beheren van hardware verminderen, in plaats van deze te verergeren.
• Risico's op het gebied van naleving. Het definiëren van de ernstniveaus voor verschillende soorten risico's op het gebied van naleving kan helpen om prioriteiten te stellen voor je werklast. Je systeem voor hardware-assetbeheer helpt om de naleving te controleren en je in staat te stellen assets te markeren voor onderhoud of vervanging op korte of lange termijn.
• Beveiligingskwetsbaarheden. Net als bij risico's op het gebied van naleving kan het definiëren van ernstniveaus en het volgen van assets met beveiligingskwetsbaarheden helpen om prioriteit te geven aan onderhoud of vervanging.

• Budgetbeperkingen. Alle bedrijven worstelen met het budgetteren van het juiste bedrag voor hardware-assets. Uit je eerste audit kan blijken dat er een grotere behoefte is dan je eerst dacht. Tools voor hardware-assetbeheer moeten dashboardrapporten bevatten van assets met een hoog ernstniveau of een hoog risico. Dit stelt besluitvormers in staat om effectief prioriteiten te stellen.

Wat is een voorbeeld van een hardware-asset?

Hardware-assets omvatten fysieke apparaten zoals servers, desktops, laptops, netwerkrouters, printers, mobiele apparaten en telecomapparatuur.

Wat is het verschil tussen ITAM en HAM?

IT-assetbeheer (ITAM) omvat het brede scala aan tools die door IT worden beheerd, waaronder hardware, software en cloud computing-omgevingen.

Hardware-assetbeheer (HAM) richt zich op de fysieke apparaten binnen de IT-omgeving, zoals servers, laptops en mobiele apparaten. Hardware-assetbeheer (HAM) is een onderdeel van IT-assetbeheer (ITAM).